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摘要为加强船公司海外代理的应收运费管理,介绍集装箱海运费的构成及其结算业务流程,分析影响应收运费的风险因素,从应收运费内部控制制度、客户信用动态管理体系、重点业务及事项控制活动等方面进行实务探讨。
关键词集装箱运输;海外代理;应收运费
1海运费的构成及其结算业务流程
1.1海运费的构成
海运费包括两部分:一是基本运费,以船公司对外公布的运价为基础;二是附加费,主要有燃油附加费(BAF)、旺季附加费(PSS)、一般性涨价(GRI)、码头操作费(THC)等。
随着国际贸易条款的多样化,海运费的支付也有多种形式。海外代理作为船公司设在境外的分支机构,以代理协议为基础,代表船公司向客户收取运费,并承担着船公司海外资金管理的重要职责。根据货物流向及贸易条款,海外代理需收取的是进口到付(进口货物在目的港支付)和出口预付(出口货物在起始港支付)的运费。通常情况下,海外代理与船公司之间按照运费舱单上标明的运费金额进行资金结算,并明确船舶开航后的付款结算期限,无论运费收到与否,海外代理均需按规定时间向船公司付款。
1.2结算业务流程
1.2.1进口货物
(1)货物运至目的港后,除另有约定外,船公司或其海外代理向收货人发出书面到货通知,收货人根据货物运输进口到付条款履行支付海运费的义务;
(2)海外代理确认收货人付款后向其放单、放货;
(3)卸货后的3个月内是收货人正常的清关提货期;
(4)卸货后的3个月至1年内,若货物无人认领,码头将对未提货物进行清理,并将情况通知有关部门;
(5)卸货1年后,港口当局将对未提货物进行拍卖处理,拍卖收入按照债务求偿权顺序进行分配,并将空箱还给船公司。
1.2.2出口货物
(1)海外代理接受发货人的货运委托;
(2)货物订舱、装箱;
(3)货物配载上船,海外代理签发提单;
(4)发货人根据货物运输出口预付条款履行支付海运费的义务;
(5)海外代理确认发货人付款后为其办理放单手续。
2影响应收运费的风险因素
海外代理在确认客户按照运费舱单所列的费用项目及金额支付运费后再授权放单、放货,是集装箱运输业通行的操作规则。应收运费是指集装箱运输服务提供后所发生的全部未收款项。在集装箱运输过程中,受诸多不确定因素的影响,运费被拖欠甚至索取无着,最终导致坏账、呆账的情况时有发生。应收运费不断增加会对海外代理的现金流产生严重影响,不仅制约企业正常发展,还会影响企业持续经营,不同国家在法律、金融、外汇等制度方面的差异更增加了海外代理应收运费管理的难度。
2.1进口到付运费的风险
(1)受国际金融危机影响,形成三角债。[1]海外代理的大部分客户是货运代理企业,而货运代理企业的客户才是贸易公司,由于部分贸易公司资金紧张,部分货运代理企业尚未从贸易公司那里收到运费,从而拖欠应向海外代理支付的运费。
(2)进口货物舱单显示“TO ORDER”,但无法找到当地收货人,因而无法联系收货人收取运费。
(3)汇率波动频繁,为避免汇兑损失,部分客户希望在汇率对己有利时付款。以巴西为例,该国实行严格的外汇管制,巴西币是市场上唯一流通的货币,而海运费通常以美元计价、以巴西币结算,美元兑换巴西币的汇率波动幅度较大,月均汇率变动率达5%。
(4)收货人弃货。主要原因为从与进口商签订合同至货物到港期间市场环境发生变化,进口商因无利可图而放弃货物,或是因资金出现问题而无力支付货款。
(5)部分码头无单放货。2008年4月,巴西海关启动SISCOMEX CARGA申报系统新规则,造成操作流程变化:巴西码头放货不看船公司或其海外代理签发的提货单及海运单,而只看海关是否放行,并取消原先收货人需向海外代理领取清关代码的环节,导致收货人不通过海外代理即可自行清关提货。
(6)海关扣货,譬如发生提单差错或货物问题。
2.2出口预付运费的风险
受市场经济竞争机制的影响,为争取货源、扩大市场占有率,海外代理不得不以各种手段扩大市场揽货范围,除运价降低、杂费折扣、客户服务等手段外,还通过提供运费付款信用期的方式吸引货源,如果到期客户不付款或没有能力付款,则造成运费拖欠或无法收回。[2]
3应收运费管理实务探讨
2008年爆发的国际金融危机导致信用危机席卷全球,严重影响国际集装箱运输市场,船公司面临应收运费余额不断攀升、超期应收运费持续增加的严峻形势。
在国际金融危机的冲击下,海外代理不仅应关注市场开拓,更应加强应收运费回收,加快资金周转,降低财务风险。笔者认为:海外代理应从企业业务层面构建应收运费管理体系,以制度管理为保证,以风险防范为切入点,设置控制关键点并建立控制程序,使应收账款管理体系既能加强企业营运资金管理,又有助于提高企业市场反应的灵敏度。
3.1应收运费内部控制制度
应收运费管理是系统性的工作,海外代理应当在公司管理层的领导下,各部门紧紧围绕应收运费管理目标,根据客户的运费结算情况,以运价政策、结算方式、信用政策等为调控手段,不断优化业务流程,完善内部分工和岗位职责,形成各职能部门对应收运费的的全过程监控。
(1)加强对应收运费的财务反映和监督。设置专门的财务人员,负责应收运费的核算和核销,进行应收运费的账龄统计,并定期与市场部核对数据,保证账账相符;及时向客户方的财务人员了解付款进度并进行财务催收工作,每月向欠款客户发出催收对账单,取得客户的对账确认函;及时与市场揽货人员沟通客户的运费拖欠及拒付情况。
(2)建立、健全客户档案,完善合同管理。单证部应根据装货情况,及时建立客户档案,按规定时间向客户发出到货付款通知单;对未签订结算协议的客户应严格执行“见款放单”原则,对VIP 客户则根据结算协议上有关结算额度和结算期限的规定对放单及运费结算过程实施监控。
(3)明确应收运费回笼责任制。根据市场揽货人员“谁揽货、谁签合同、谁负责回收款项”的管理原则,以揽货人员回收运费情况作为评定其业绩的标准之一。揽货人员应建立客户台账,对客户发生的货运业务内容进行详细记录,如货量、运费结算信息等;严格执行公司制定的应收账款管理目标和催款计划,根据财务部反馈的客户付款情况及时向客户进行催收,对于信用状况不同的客户采用不同的催收方式。
(4)通过商务或法律手段加大催收力度。商务部结合财务部反馈的客户结算情况调查客户信誉,提供评价结果给市场部。为维护合法权益,对于货主没有明确还款计划或有效承诺的超期运费,在诉讼时效内付诸法律程序进行追讨。
(5)综合运用各种调控手段,提高应收运费的管理效率。海外代理应定期分析客户的运费结算情况,以季度、半年、年为单位统计客户的箱量、结算协议的执行情况等;根据客户的运费结算情况,适时提出运价政策、结算方式、信用政策等调整方案。
(6)建立应收运费内部控制的自我评价制度。海外代理通过定期对应收运费内部控制的自我评价,查缺补漏,降低风险;船公司以客户的运费结算情况为依据,对海外代理执行公司运价政策、信用政策等情况进行评价。
3.2客户信用动态管理体系
海外代理应建立客户信用动态管理体系,在公司管理层的直接领导下,以商务部作为专门的信用管理机构,针对不同的客户制定不同的信用政策。
3.2.1信用标准
信用标准指客户获得企业商业信用所应具备的条件。如果客户达不到信用标准,则不能享受企业信用或只能享受较低的信用优惠。
建立客户信用动态管理系统,参照国际惯例,应通过“5C”系统,即从品格(Character)、资本(Capital)、偿付能力(Capacity)、抵押品(Collateral)、周期形势(Cycle condition)等5个方面对客户的资信情况进行评级。海外代理可通过当地的资信评估机构,收集申请签订信用结算协议的客户的相关信息,了解其资信状况,据此对客户进行信用评级,并作出是否给予优惠的判断。
3.2.2信用期
信用期指允许出口货主从装货到支付运费的时间界限。通常情况下,延长信用期可在一定程度上扩大箱量,从而增加企业利润;但是,如果不适当地延长信用期,所得收益会被增长的催账费用抵消,甚至造成利润减少,给企业带来不良后果;因此,信用期的确定,主要是分析改变现行信用期对企业收入和成本的影响,同时,以企业每月现金流预算为依据,分析信用政策实施对现金流的影响程度,从而确定恰当的信用期和信用额度。
3.2.3收账政策
财务部门应及时办理运费结算、记账、对账等手续,如实反映客户信用执行情况。根据欠款单位应收运费拖欠的期限和金额划分若干时间段,编制“应收账款账龄分析表”,并实施严密监督,随时掌握收款情况,明确信用期内和超出信用期的欠款金额。对处于不同账龄期的应收运费采用不同的催收方式。
受外汇管制的影响,海外代理与船公司之间以美元结算,而与客户之间以当地货币结算。在不发生汇兑损失的情况下,海外代理可以考虑给予客户一定的汇率优惠而收回逾期运费,这对盘活营运资金、降低坏账风险是较切合实际的方法。
3.2.4应收运费坏账准备制度
根据当地应收账款、坏账准备的核算准则,于期末分析各项应收运费的可回收性,明确坏账的计提范围、提取方法、账龄划分、提取比例等,结合实际操作情况计提坏账准备金。[3]
3.3重点业务及事项控制活动
(1)通过当地船舶所有人协会,协同同业公司,积极维护船公司利益,要求当地海关、码头根据国际集装箱运输行业惯例规范放货操作流程。
(2)对于弃货或无法找到当地收货人等情况,积极与当地码头及相关部门协调,通过法律途径回收应收运费。
(3)避免签发倒签提单和预借提单,以防范商务风险。
(4)加强商业票据管理,严格审查商业票据的受理范围、合法性和真实性;在运费结算中拒收远期支票,以避免财务结算风险。
(5)建立财务风险管理的应急机制,在客户超期拖欠运费时,尽快启动追讨和清偿程序,并及时通知船公司,中止与其订立优惠合同。
(6)对于三角债,探讨通过应收账款保理进行风险转嫁的可行性。应收账款保理指企业将由销售商品、提供劳务等形成的应收账款转移给商业银行,由商业银行为其提供贸易融资、应收账款催收、信用风险控制和坏账担保等服务。
4结束语
在后金融危机时代,市场运营中的不确定因素更趋复杂,应收运费管理已成为集装箱运输业关注的重点。上述探讨的应收运费管理模式,通过应收运费内部控制制度的设计和运行、客户信用动态管理体系的构建和维护、重点业务及事项控制活动的开展和强化,使各相关部门服务于同一目标,协调一致、统一行动,可以起到控制应收运费、加速资金周转、提高海外代理经营效率的良好效果。
参考文献:
[1]徐建民,邬辉林 中国出口企业海外应收账款追讨的法律实务——美国次贷危机背景下的延伸思考[C]. 2008年宁波律师事务理论研讨会论文集,2008:2-3.
[2] 张志勋. 企业应收账款管理的分析及对策[J]. 山西财经大学学报,2008,30(S1):164.
[3] 高洪岩,董国利,侯彦温. 中小企业应收账款管理对策[J]. 集团经济研究,2007,(09Z):229.
(编辑:张婕收稿日期:2010-08-27)
关键词集装箱运输;海外代理;应收运费
1海运费的构成及其结算业务流程
1.1海运费的构成
海运费包括两部分:一是基本运费,以船公司对外公布的运价为基础;二是附加费,主要有燃油附加费(BAF)、旺季附加费(PSS)、一般性涨价(GRI)、码头操作费(THC)等。
随着国际贸易条款的多样化,海运费的支付也有多种形式。海外代理作为船公司设在境外的分支机构,以代理协议为基础,代表船公司向客户收取运费,并承担着船公司海外资金管理的重要职责。根据货物流向及贸易条款,海外代理需收取的是进口到付(进口货物在目的港支付)和出口预付(出口货物在起始港支付)的运费。通常情况下,海外代理与船公司之间按照运费舱单上标明的运费金额进行资金结算,并明确船舶开航后的付款结算期限,无论运费收到与否,海外代理均需按规定时间向船公司付款。
1.2结算业务流程
1.2.1进口货物
(1)货物运至目的港后,除另有约定外,船公司或其海外代理向收货人发出书面到货通知,收货人根据货物运输进口到付条款履行支付海运费的义务;
(2)海外代理确认收货人付款后向其放单、放货;
(3)卸货后的3个月内是收货人正常的清关提货期;
(4)卸货后的3个月至1年内,若货物无人认领,码头将对未提货物进行清理,并将情况通知有关部门;
(5)卸货1年后,港口当局将对未提货物进行拍卖处理,拍卖收入按照债务求偿权顺序进行分配,并将空箱还给船公司。
1.2.2出口货物
(1)海外代理接受发货人的货运委托;
(2)货物订舱、装箱;
(3)货物配载上船,海外代理签发提单;
(4)发货人根据货物运输出口预付条款履行支付海运费的义务;
(5)海外代理确认发货人付款后为其办理放单手续。
2影响应收运费的风险因素
海外代理在确认客户按照运费舱单所列的费用项目及金额支付运费后再授权放单、放货,是集装箱运输业通行的操作规则。应收运费是指集装箱运输服务提供后所发生的全部未收款项。在集装箱运输过程中,受诸多不确定因素的影响,运费被拖欠甚至索取无着,最终导致坏账、呆账的情况时有发生。应收运费不断增加会对海外代理的现金流产生严重影响,不仅制约企业正常发展,还会影响企业持续经营,不同国家在法律、金融、外汇等制度方面的差异更增加了海外代理应收运费管理的难度。
2.1进口到付运费的风险
(1)受国际金融危机影响,形成三角债。[1]海外代理的大部分客户是货运代理企业,而货运代理企业的客户才是贸易公司,由于部分贸易公司资金紧张,部分货运代理企业尚未从贸易公司那里收到运费,从而拖欠应向海外代理支付的运费。
(2)进口货物舱单显示“TO ORDER”,但无法找到当地收货人,因而无法联系收货人收取运费。
(3)汇率波动频繁,为避免汇兑损失,部分客户希望在汇率对己有利时付款。以巴西为例,该国实行严格的外汇管制,巴西币是市场上唯一流通的货币,而海运费通常以美元计价、以巴西币结算,美元兑换巴西币的汇率波动幅度较大,月均汇率变动率达5%。
(4)收货人弃货。主要原因为从与进口商签订合同至货物到港期间市场环境发生变化,进口商因无利可图而放弃货物,或是因资金出现问题而无力支付货款。
(5)部分码头无单放货。2008年4月,巴西海关启动SISCOMEX CARGA申报系统新规则,造成操作流程变化:巴西码头放货不看船公司或其海外代理签发的提货单及海运单,而只看海关是否放行,并取消原先收货人需向海外代理领取清关代码的环节,导致收货人不通过海外代理即可自行清关提货。
(6)海关扣货,譬如发生提单差错或货物问题。
2.2出口预付运费的风险
受市场经济竞争机制的影响,为争取货源、扩大市场占有率,海外代理不得不以各种手段扩大市场揽货范围,除运价降低、杂费折扣、客户服务等手段外,还通过提供运费付款信用期的方式吸引货源,如果到期客户不付款或没有能力付款,则造成运费拖欠或无法收回。[2]
3应收运费管理实务探讨
2008年爆发的国际金融危机导致信用危机席卷全球,严重影响国际集装箱运输市场,船公司面临应收运费余额不断攀升、超期应收运费持续增加的严峻形势。
在国际金融危机的冲击下,海外代理不仅应关注市场开拓,更应加强应收运费回收,加快资金周转,降低财务风险。笔者认为:海外代理应从企业业务层面构建应收运费管理体系,以制度管理为保证,以风险防范为切入点,设置控制关键点并建立控制程序,使应收账款管理体系既能加强企业营运资金管理,又有助于提高企业市场反应的灵敏度。
3.1应收运费内部控制制度
应收运费管理是系统性的工作,海外代理应当在公司管理层的领导下,各部门紧紧围绕应收运费管理目标,根据客户的运费结算情况,以运价政策、结算方式、信用政策等为调控手段,不断优化业务流程,完善内部分工和岗位职责,形成各职能部门对应收运费的的全过程监控。
(1)加强对应收运费的财务反映和监督。设置专门的财务人员,负责应收运费的核算和核销,进行应收运费的账龄统计,并定期与市场部核对数据,保证账账相符;及时向客户方的财务人员了解付款进度并进行财务催收工作,每月向欠款客户发出催收对账单,取得客户的对账确认函;及时与市场揽货人员沟通客户的运费拖欠及拒付情况。
(2)建立、健全客户档案,完善合同管理。单证部应根据装货情况,及时建立客户档案,按规定时间向客户发出到货付款通知单;对未签订结算协议的客户应严格执行“见款放单”原则,对VIP 客户则根据结算协议上有关结算额度和结算期限的规定对放单及运费结算过程实施监控。
(3)明确应收运费回笼责任制。根据市场揽货人员“谁揽货、谁签合同、谁负责回收款项”的管理原则,以揽货人员回收运费情况作为评定其业绩的标准之一。揽货人员应建立客户台账,对客户发生的货运业务内容进行详细记录,如货量、运费结算信息等;严格执行公司制定的应收账款管理目标和催款计划,根据财务部反馈的客户付款情况及时向客户进行催收,对于信用状况不同的客户采用不同的催收方式。
(4)通过商务或法律手段加大催收力度。商务部结合财务部反馈的客户结算情况调查客户信誉,提供评价结果给市场部。为维护合法权益,对于货主没有明确还款计划或有效承诺的超期运费,在诉讼时效内付诸法律程序进行追讨。
(5)综合运用各种调控手段,提高应收运费的管理效率。海外代理应定期分析客户的运费结算情况,以季度、半年、年为单位统计客户的箱量、结算协议的执行情况等;根据客户的运费结算情况,适时提出运价政策、结算方式、信用政策等调整方案。
(6)建立应收运费内部控制的自我评价制度。海外代理通过定期对应收运费内部控制的自我评价,查缺补漏,降低风险;船公司以客户的运费结算情况为依据,对海外代理执行公司运价政策、信用政策等情况进行评价。
3.2客户信用动态管理体系
海外代理应建立客户信用动态管理体系,在公司管理层的直接领导下,以商务部作为专门的信用管理机构,针对不同的客户制定不同的信用政策。
3.2.1信用标准
信用标准指客户获得企业商业信用所应具备的条件。如果客户达不到信用标准,则不能享受企业信用或只能享受较低的信用优惠。
建立客户信用动态管理系统,参照国际惯例,应通过“5C”系统,即从品格(Character)、资本(Capital)、偿付能力(Capacity)、抵押品(Collateral)、周期形势(Cycle condition)等5个方面对客户的资信情况进行评级。海外代理可通过当地的资信评估机构,收集申请签订信用结算协议的客户的相关信息,了解其资信状况,据此对客户进行信用评级,并作出是否给予优惠的判断。
3.2.2信用期
信用期指允许出口货主从装货到支付运费的时间界限。通常情况下,延长信用期可在一定程度上扩大箱量,从而增加企业利润;但是,如果不适当地延长信用期,所得收益会被增长的催账费用抵消,甚至造成利润减少,给企业带来不良后果;因此,信用期的确定,主要是分析改变现行信用期对企业收入和成本的影响,同时,以企业每月现金流预算为依据,分析信用政策实施对现金流的影响程度,从而确定恰当的信用期和信用额度。
3.2.3收账政策
财务部门应及时办理运费结算、记账、对账等手续,如实反映客户信用执行情况。根据欠款单位应收运费拖欠的期限和金额划分若干时间段,编制“应收账款账龄分析表”,并实施严密监督,随时掌握收款情况,明确信用期内和超出信用期的欠款金额。对处于不同账龄期的应收运费采用不同的催收方式。
受外汇管制的影响,海外代理与船公司之间以美元结算,而与客户之间以当地货币结算。在不发生汇兑损失的情况下,海外代理可以考虑给予客户一定的汇率优惠而收回逾期运费,这对盘活营运资金、降低坏账风险是较切合实际的方法。
3.2.4应收运费坏账准备制度
根据当地应收账款、坏账准备的核算准则,于期末分析各项应收运费的可回收性,明确坏账的计提范围、提取方法、账龄划分、提取比例等,结合实际操作情况计提坏账准备金。[3]
3.3重点业务及事项控制活动
(1)通过当地船舶所有人协会,协同同业公司,积极维护船公司利益,要求当地海关、码头根据国际集装箱运输行业惯例规范放货操作流程。
(2)对于弃货或无法找到当地收货人等情况,积极与当地码头及相关部门协调,通过法律途径回收应收运费。
(3)避免签发倒签提单和预借提单,以防范商务风险。
(4)加强商业票据管理,严格审查商业票据的受理范围、合法性和真实性;在运费结算中拒收远期支票,以避免财务结算风险。
(5)建立财务风险管理的应急机制,在客户超期拖欠运费时,尽快启动追讨和清偿程序,并及时通知船公司,中止与其订立优惠合同。
(6)对于三角债,探讨通过应收账款保理进行风险转嫁的可行性。应收账款保理指企业将由销售商品、提供劳务等形成的应收账款转移给商业银行,由商业银行为其提供贸易融资、应收账款催收、信用风险控制和坏账担保等服务。
4结束语
在后金融危机时代,市场运营中的不确定因素更趋复杂,应收运费管理已成为集装箱运输业关注的重点。上述探讨的应收运费管理模式,通过应收运费内部控制制度的设计和运行、客户信用动态管理体系的构建和维护、重点业务及事项控制活动的开展和强化,使各相关部门服务于同一目标,协调一致、统一行动,可以起到控制应收运费、加速资金周转、提高海外代理经营效率的良好效果。
参考文献:
[1]徐建民,邬辉林 中国出口企业海外应收账款追讨的法律实务——美国次贷危机背景下的延伸思考[C]. 2008年宁波律师事务理论研讨会论文集,2008:2-3.
[2] 张志勋. 企业应收账款管理的分析及对策[J]. 山西财经大学学报,2008,30(S1):164.
[3] 高洪岩,董国利,侯彦温. 中小企业应收账款管理对策[J]. 集团经济研究,2007,(09Z):229.
(编辑:张婕收稿日期:2010-08-27)