论文部分内容阅读
情境再现
许明做项目经理将近10年,他从产品工程师做起,经过多年的一线摔打,积累了丰富的项目管理经验。半年前,他承接了一个大型私企数据采集和传输系统的开通项目。
项目开始,他和团队与客户接触时,客户领导非常热情,不仅管吃管住,还专门为项目团队提供了一辆工程车。这让许明很高兴,有了客户领导的支持,他觉得这个项目一定能顺利完成。但万万没想到,客户领导的这种热情态度没持续多久,就发生了180度的转变,之前给项目团队提供的种种“福利”没有了,工程车也被毫无理由地收回了,就连和自己说话的语气都变得生硬和冷漠了!
客户领导的这种态度转变让许明有些摸不着头脑,好在他经验丰富,与团队一起制订的计划也很周密,虽然项目实施过程中出现了不少风险,但凭借他出色的风险管理能力,问题都得到了有效解决,整体项目工作没有受到多大的影响。
但到了系统验收阶段,客户领导的态度更不友好了,这让许明很担心项目能否正常验收。一次偶然的机会,许明从一位熟识的客户口中了解到,原来他们公司的销售经理在与对方领导签订合同的时候,曾经私下承诺了一些事情,但没等兑现,这位销售经理就从公司离职了,这让客户领导非常生气,因此对项目团队的态度也发生了改变。
许明恍然大悟,居然是这个原因导致客户领导的态度变化。即使自己经验再丰富,也想不到还会有这种风险。那么,项目工作受阻,难道只能怪自己倒霉吗?
情境分析
每个项目经理对风险都不陌生。任何活动中都少不了风险,它们像病毒一样神出鬼没,让人防不胜防,稍不留神就可能给正常的工作造成或大或小的影响,甚至导致项目的失败。按照《PMBOK?指南》(第6版)的定义,那些发生在未来的不确定事件或条件就是风险。这些不确定的事件或条件一旦发生,就会对项目的一个或多个方面(比如范围、进度、成本、质量和资源等)造成消极或积极的影响,这是广义的风险,其中也包涵了我们习惯上所说的“机遇”。结合上面的具体情境,来分析一下那些“坏”的风险。
有经验的项目经理都知道,风险管理的核心思想是事前管理,要做到防患于未然。对经常发生的风险,或者能够被我们的经验识别出的风险,都可以通过全面的评估,提前给出合理的应对办法,包括事前的预防措施及必要的应急手段。对那些预期发生概率高、影响大的关键风险,还可以给出多套应对方案,多管齐下。总之,在很大程度上可以做到让风险受控。
对于可提前识别的风险(也称 “已知的未知风险”),我们能做到尽可能充分的事前管理。但是,越来越多的项目实践显示,那种超出常态的,特别是超出了项目经理和团队的经验、认知范围的极端风险(也称 “未知的未知风险”)在项目中发生,也并不是罕见的情况。怎样才能让这些只有在发生后才被发现的风险得到有效的管理呢?这要靠增强项目的韧性。
所谓“韧性”,就是抗打击能力。以拳击比赛为例,世界重量级拳击冠军中有一位传奇人物——迈克·泰森,他有个响当当的绰号“野兽”,有人测试过,他出拳的力度最大能达到800kg,光有无坚不摧的拳头还不算,迈克·泰森另一个无人能比的优势就是他的脖子,他的脖子周长近50cm,几乎等同于一位苗条女性的腰围。异常发达的颈部肌肉极大地提高了迈克·泰森的抗打击能力,即使挨了对手两三拳的重击,也依然能保持岿然不动。正是有了这攻防兼备的卓越能力,在迈克·泰森最辉煌的时期,几乎都在第一回合的若干秒内,以击倒对手的绝对优势获得胜利。
迈克·泰森的成功离不开他自身超常的抗打击能力。然而在项目管理中,一个项目要想最终实现目标,也需要足够的韧性。无论什么样的打击、风险,特别是那种无法被提前识别的、突发的、极端意外的风险,在《PMBOK?指南》(第6版)中,给出了5种有效提高项目韧性的方法和途径。
第一,要留出必要的资源。当无法预知的风险发生时,不论影响了什么,事前规划好的工作安排肯定会被改变。要应对计划外的活动,就必须要有计划外的资源。最常见也是最有效的资源就是时间和金钱。在工期以外预留的时间内,使用项目预算以外的预留费用,为突发风险做好善后处理工作。虽然亡羊在先,但能迅速补牢,也可以让偏离正轨的项目工作得到高效的修正,这无疑是一种提高项目生存概率的有效手段。
在理论上,虽然每个项目都应该为突发风险预留必要的资源,但在实际工作中,这种被称为“管理储备”的预留资源一般是在组织高层,以类似“应急基金”的形式为所有项目提供保障。既然被高层掌控,项目经理原则上不能直接动用,需要通过申请,得到批准后才能使用。
第二,采用灵活的项目过程。用强有力的变更管理,来应对突发风险,这种方法对于项目经理并不陌生,就是提前留出“绿色通道”。小到项目,大到企业,要想做得更好,都离不开科学、严谨的流程和制度。但是,当发生了具有危害性的突发风险时,如果依然要按部就班地走流程,不利于风险的高效应对。因此,应提前制定可靠的应急机制,以便在需要时以最直接也是最安全稳妥的方式,应对风险所需要的支持。绿色通道应该有,但是为了维护正常情况下流程制度的严肃性,这种“一键操作”的方式确实又不能常用。
第三,在商定的限制范围内完成工作。既然突发意外风险难以应对,最有效的办法就是尽量不要让风险出现。项目经理提前为项目活动划定一个相对严格且安全的固定范围,很大程度上就能躲开那些超出团队经验的陌生风险事件。所以,要想不遭受意外风险的打击,最主动的方式是不要有冒险的行为。对于那些风险厌恶型的项目,如大型国事活动,不允许出现任何意外偏差。这些项目能做到万无一失、分秒不差,除了需要投入大量用于保障实施的资源,更离不开细致入微的规划和严格的范围边界划分,既要明确哪些是必须做的,也要明确哪些是必须不做的。只要不越雷池半步,就能最大限度地避免那些范围以外的不可控风险的发生。
第四,留意早期预警信号,尽早识别突发风险。虽然风险是发生在未来的、不确定的事件或条件,但任何风险都不是凭空出现的,一定是从量变到质变的过程,只不过有的过程比较清晰,有的过程相对隐蔽。如果能更加留意那些风险在早期量变过程中的蛛丝马迹,就有可能让无法预知的风险变得可以识别。受制于经验和认知能力,发现突发风险的早期预警信号并不是一件简单的事情,通常是通过对已经发生的突发风险进行复盘,来提升识别风险的能力,以便在后續的项目或阶段中发挥作用。
第五,征求相关方的意见。明确应对突发风险可以调整的项目范围或策略的领域,这种手段的本质是通过提前沟通,尽早了解相关方对风险后果的容忍程度。例如,客户能接受的工期延误最长是多久?客户允许的预算超支额度最多是多少?在所有需要提交的功能中,哪些是相对次要的,甚至通过协商可以暂时不提供?只有事前摸清客户的“底牌”,我们在为突发风险选择善后措施的时候,才能做到心里有数,更加从容应对。
如果把项目环境比作波涛汹涌的大海,项目就好比海上的航船。除了经验丰富的船长、水手,成熟的航线,以及准确的天气预报,船只本身也要足够坚固。这样的船才能劈波斩浪,最终顺利到达成功的彼岸。
情境回顾
(1)项目中的风险无法避免,有些可以被提前识别,有些只有等到发生以后才能被发现。通过提高项目的韧性——抗打击能力,就可以对那些“未知的未知风险”做出有效应对。
(2)提前留出管理储备,包括时间和金钱,为处理突发风险的后果提供资源支持。
(3)留出“绿色通道”,提升应对突发风险过程中的工作效率。
(4)明确规定项目活动的范围,不做范围以外的事,从而消除意外风险的发生。
(5)留意早期的风险预警信号,让突发风险提前被识别。
(6)摸清关键相关方的“底牌”,掌握他们对项目偏离的容忍程度,为应对突发风险提供依据。P