为了完整、系统地保存在工作活动中形成的文字、图表、声像等各种门类和各种载体的文件材料，为本机关各项工作服务和为党和国家积累档案史料。档案工作者应严格按照《归档文件整理规则》的规定要求开展归档文件整理工作，努力提高档案整理质量，确保归档文件整理工作的标准化、规范化。
　　一、文件归档工作中存在的问题
　　1、工作人员不熟悉业务。目前，由于文秘人员业务素质不高，档案管理人员未能全面系统的学习档案知识，难免在文件的形式、格式和文件归档中造成失误。工作人员不了解本单位的职能及业务工作流程，因而很难正确、合理的界定本机单位文件价值，缺少适合本单位特点的文书档案保管期限表，即使有也类目较粗放，操作容易失误。
　　2、文件材料不齐全完整。一些单位不注重平时文件的收集，业务材料分散在部门办理人员手中，声像、电子文件材料未列入收集范围，只注重收发文登记过的红头文件的收集，忽略了帐外文件的收集，各类统计年报、业务报表等材料收集不全。
　　3、文件质量不符合要求。一些单位文件材料质量差，纸张易破损，大小规格不统一，文件的字迹不清，复印等不耐久的字迹材料时有出现，如把这些复印件归档，则由于字迹材料的耐久性及制成材料本身的差异等原因，就会给归档工作带来许多不便，因此复印件是不适合作为档案进行长期保存的。在归档的文件材料中，有的只有原稿而缺少定稿，有的却只有定稿，在永久卷中有的只有请示，没有批复，文件应归年度不清楚等问题。
　　4、文件材料不按期归档。有少数单位的个别人将文件材料据为己有，存在文件材料不归档或不按期归档行为。产生这种现象的原因主要是某些部门某些人为了自己使用方便。
　　二、提高文件归档质量的几点建议
　　文件材料归档是档案工作中的基础性工作，应加强对文件归档整理工作的指导，解决好归档工作中所需的人财物等问题，切实做好年度各种文件材料的归档工作。
　　1、提高认识，增强做好文件归档工作的自觉性。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件材料形成过程和归档的质量，直接影响档案的寿命，还关系到档案的鉴定、 整理、检索、保管、利用等各环节，也制约档案管理标准化建设的进程。因此，机关档案工作的领导要结合文件材归档工作，认真学习和贯彻档案法规，提高档案法制意识，加强对文件材料归档工作的组织领导，切实解决好归档中文件材料收集难和必要人员、经费等问题，按时保质保量地完成文件归档工作。
　　2、健全制度，发挥文书部门的作用。文书工作各环节要纳入机关工作目标化管理，建立一套行之有效的制约手段和措施。明确职责，制定监督制度，层层把关，发现问题及时纠正。要制定出相应的考评方案，与业务考评、职称评聘挂钩，奖罚严明，使归档工作共同管理、持之以恒。
　　3、稳定队伍，提高工作人员业务素质。要保持文书、 档案工作人员的相对稳定，经常性地进行业务培训，明确文件体式，切实关心他们的自身利益，努力解决他们的后顾之忧。文书、档案人员要树立正确的人生观、价值观，有良好的职业道德，严格执行档案工作各项规章制度和业务建设规范，围绕“及时、完整、统一”的要求，做好文件材料的收集及管理工作，完善归档内容，制定本单位的文件材料归档范围和保管期限表，了解有关科室文件收集、归档及工作动态规律，争得收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的文件材料归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。
　　4、强化指导，发挥档案行政管理的监督职能。档案行政管理部门的业务监督指导是提高机关文件归档质量的有效途径，要加强区域内档案工作监督，档案工作应纳入本地年度政府综合目标管理考核之列，得到当地党委政府的重视与支持，强化宏观监督指导。要全面推行标准化、规范化建设， 制定出本地区统一的文件归档标准、检查验收办法及制约措施，并要坚持经常化和制度化。档案教育、培训要根据实际状况，结合工作中普遍存在的具体问题进行，注重理论与实践相结合，缺什么补什么，从提高全员的档案业务理论水平、业务技术能力出发，达到教育培训的目的。