现代科学技术的飞速发展，使全社会的信息意识不断增长，同时也给档案工作带来了极大的挑战和发展的机遇，如何加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设工作已势在必行，档案信息化建设是信息时代档案工作领域发展的必然结果，也是档案工作的一场变革，是从传统的档案管理向现代档案管理发展的一个重要标志，档案工作信息化建设是档案管理工作的必然发展趋势。
　　一、档案信息化建设的必要性
　　（一）档案管理的现代化、信息化是档案发展的必然趋势。传统的档案工作手段主要是依靠手工操作来进行的，比如传统的档案立卷装订，不仅程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异；又如档案检索，是建立档案检索工具时，耗时耗力的进行人工制作，在利用时仍然要通过人工查找，效率十分低下。很明显，传统的档案工作服务手段已经跟不上时代发展的步伐，远远不能适应时代发展的要求，必须大胆创新。信息技术的发展，为档案工作服务手段的创新提供了有力的武器，通过档案信息化建设工作，改变原有的浪费大量人力、物力的管理模式，实现由手工检索向计算机检索的全面过渡，大大提高了档案检索的效率，因此说，档案管理的现代化、信息化是档案发展的必然趋势。
　　（二）档案领域要有新突破。档案信息服务领域要有新突破。在计划经济环境中，档案部门在考虑开发利用档案信息资源时，因受传统保密意识的影响，档案服务对象仅局限在单位的领导和内部有关人员。因此，档案部门在信息建设过程中，一定要突破单位界限，考虑社会对本单位档案信息的需要；要突破行业界限，为当地引进外资、搞活经济提供良好的信息服务环境；要突破区域界限，把档案信息开发与网络信息结合起来，在保证不泄密的前提下，实现档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。
　　（三）档案信息化管理会增加信息存储量。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储量要比纸质档案高出很多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、声音、动画等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图标、声音等各种信息，这样利用小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。
　　二、如何实现档案信息化建设
　　（一）领导重视。信息化建设是一项复杂的系统工程，为了防止信息化建设过程中的浪费和避免走弯路，要争取主要领导对档案工作的重视和支持，并明确责任，根据工作中心对档案管理和利用提要求、出主意、给任务、给予资金上的投入，经常听取档案工作汇报，切实解决档案现代化、信息化发展建设中的重大问题和具体困难。
　　（二）增强档案管理信息化的意识。档案意识的浅薄使档案信息化缺乏应有精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动，一个有良好的档案意识的社会，必然对档案信息有着高度的认知，能充分认识到档案信息对社会发展的重要性，这样才会有利的推动档案信息化建设的发展进程。
　　（三）档案管理人员素质的提高。加强高素质创新人才的培养，首先，要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息化建设的关键，档案信息化建设要树立人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次,通过各种渠道，加快加强信息人才的培养工作。首先要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才；其次，要借助科研院所拓宽人才培训渠道，进行在职档案人员的继续教育。依托科研院所的教育资源和社会高新技术，有计划分步骤地组织在职档案人员到科研院所或有关部门接受培训。科研院所或有关部门采取专题讲座、培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。
　　（四）资源整合。在档案信息资源建设上，要按照“资源共享，加强整合”、“突出利用，务求实效”、“统一标准，确保安全”的要求，集中人力物力，利用现代化技术，通过接收电子档案、档案数字化加工、资源整合等途径，对传统纸质档案进行数字化处理，实现全部档案建立案卷级和文件级目录数据库，按照档案保准化、规范化建设新要求，依法保证对档案事业的投入，保证全部档案实现计算机查阅，实现信息资源共享，利用快捷方便，极大地满足社会各界的档案查询需求。
　　总之，档案信息化是一个全新的理念，它意味着档案信息资源成为普通公众手中的财富已不是一句空话，当然实现档案信息化建设不是一朝一夕的事，要真正实现它还要靠一代人或几代人的艰苦奋斗。