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【摘 要】本文以功果桥水电工程为例，对目前我国水电工程项目档案管理进行例研究，介绍了水电工程项目档案的特点、归档内容，探讨了存在的问题，并提出了解决对策。
【关键词】项目档案；档案管理；水电工程
我国水电资源丰富，近年来水电开发迅猛，随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统做好水电工程档案管理，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要。然而，当前水电工程项目档案管理现状却与其重要性不匹配，档案管理缺失使各水电项目的档案专项验收成为难题。笔者以功果桥水电工程项目档案工作实际为例，对目前水电工程项目档案管理进行了研究，探讨了水电工程档案管理中存在的一些常见问题，并提出了粗浅的解决对策。
一、 水电工程项目档案概述
（一）水电工程项目档案特点
水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有 工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量 庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、与文书档案相互渗透等特点。水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。
（二）水电工程档案的内容
1、预可行性研究报告阶段
主要归档内容有项目规划、预可行性研究报告、移民安置初步规划、水库淹没实物指标、投资概算和一系列的合规性审批文件等。
2、可行性研究报告阶段
主要归档内容有选坝报告及审查会议纪要，可行性研究报告及批复，移民安置有关报告和文件以及环境影响评价报告等文件。
3、招投标、设计、施工阶段
主要归档内容有设计院编制的招投标设计文件，全部施工图、设计变更文件和设计概算，监理文件，土建、金属结构、机电安装施工文件，设备厂家文件等。
4、竣工阶段
主要归档内容有截留、蓄水、竣工验收等各阶段及专项验收文件，电站试运行文件，工程竣工报告及工程竣工总结报告等。
二、功果桥水电工程项目档案管理情况
功果桥水电工程项目档案由苗尾·功果桥水电工程建设管理局（以下简称建管局）管理。功果桥水电工程自2007年开始筹建，2008年年底配置了档案管理人员并依据国家、水电行业相关标准出台了《功果桥水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》；2010年成立了竣工办，直接负责功果桥项目档案管理工作，竣工办由工程部、机电物资部、安全质量环保部及档案室相关人员组成，分别对项目档案的真实性、完整性、系统性及合规性负责。各参建单位及建管局内部的竣工档案需经过竣工办各部门审核通过后才可办理移交归档。
功果桥水电工程项目档案利用清华紫光档案管理软件进行管理，并于2009年、2011年两次升级。2013年建管局开始组织电子档案异地备份工作，并委托专业档案咨询机构对全部归档的项目档案进行扫描备份，实现全部档案电子归档。
功果桥水电工程于2010年首台机组发电，2011年全部机组投产发电。由于项目前期档案管理不足，目前项目档案仍在整编中，档案专项验收并未组织。
三、竣工资料整编归档存在的主要问题
（一）各参建单位存在的主要问题。
1、重视不足
工程建筑物是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建各方一致努力，而且领导也在关心，社会各界也在关注；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才抽调人员，加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见，竣工资料整编工作能否作好，主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度，及有关专业技术管理人员的思想重视程度。
2、日常资料管理不规范
在工程实施过程中，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并未将其与最后的整编归档有机结合起来，资料的管理深度不够，规范程度较低。很多资料由于保存不当，或是管理人员变动，在竣工资料归档时，发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求，如资料签名漏签、代签，资料修改采用涂改的方式，纸张大小不符合要求等。在竣工整理时，补做、重做归档资料，造成时间、人力、物力浪费
3、资料管理制度不健全。
虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；没有定期的资料整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度，由于建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，给归档工作造成很大的困难。
4、档案专职经验不足。
虽然各参建单位配有专职的资料员，但这些资料员往往没竣工文件整理的经验，对需要归档的内容、归档要求、分类方式、立卷方法等各方面业务都不熟悉，甚至完全不懂对档案的基本概念。这就致使资料员工只会简单的收集各部门的文件，各参加单位的资料整理也始终停留在收集这一阶段。到工程竣工验收，需要移交资料的时候、由于前期工作不足，文件大量积压，归档工作量及难度巨大，再加上人员频繁调动，各档案整理人员都存在着拖着不做，等人接班的心理，这样就造成了项目档案归档严重滞后。 （二）建管局自身存在的问题
1、管理体系不健全
建管局办公室虽然设有竣工办专门负责档案的验收、整理。但是竣工办只是个兼职性部门，为工程部、机电物资部、安全质量环保部、档案室等部门的相关人员兼职，但是在实际管理中，由于没有明确的责任划分与考核，部分人员配置形同虚设，工程部等项目管理部门把主要精力集中在工程建设现场，档案管理工作仍集中在档案管理的最后一关，即档案室上，档案管理工作十分被动。
2、过程控制不够严格
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的各种形式的文件。它贯穿整个项目的始终，如果过程中不重视资料的收集、不按档案的格式要求形成文件，那么在最后整理资料的时候要进行大量的补做、重做归档资料，严重影响到档案的归档效率。现建管局在档案管理过程中对进行中的项目档案资料的管理不够严格，致使很多在过程中就能够避免和发现的问题积累到最后档案移交的时候，加大了施工单位和建管局档案管理人员的工作量。
3、对监理管理不足
监理在项目档案档案归档中起着非常重要的作用，但是就目前苗尾、功果桥两座电站及小湾改线公路的项目文件整理中，监理的作用都没有发挥出来。首先是对施工单位档案整理的催促力度不够，放任各施工单位拖延竣工文件移交时间，其次是在资料形成过程中档案规范认识不足，对施工单位的指导存在错误，
再次，是对项目文件的审核不够认真，移交到业主的档案文件往往存在着大量监理漏签、漏盖公章等显而易见的情况。这些都说明业主对监理的管理不够，不应该只把注意力放在施工单位上，要注重对监理的管理，使监理的作用充分发挥出来。
4、归档标准过于陈旧
目前功果桥使用的分类、归档标准是1991年发布的《水电厂企业档案分类表》，此分类表自实施至今已有20多年的时间，已经不能适应水电企业档案管理的需要，存在大量的问题，实用性差。该分类表内容庞杂、分类过细，破坏了各项工程的有机联系，同一个工程、同一个单位的文件往往被分散在好几个类别中，如所有单位工程的凭证性文件、设计文件、施工文件和竣工文件都从各自的工程文件材料中单独剥离出来，造成文件归档不系统。此外，该分类表档案分类划分存在大量的重复、露编情况，如没有工程管理文件、完工结算文件的分类，辅助工程的施工文件分类与竣工图的分类划分不清等。
四、竣工资料整编和归档工作的对策
（一）对各参建单位归档工作的建议
1、建立完善的资料管理制度
施工单位在资料整编中占据非常重要的地位，从工程施工开始，就应设专人负责施工过程资料的收集、整编、移交。按照国家和行业主管部门的有关规范、标准，制定相应的管理制度。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、移交保管，形成一套完整的制度。在施工过程中，还应根据情况的变化对管理制度进行补充和调整。
2、强化日常资料管理工作
日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。
3、加强人员学习、培训
各施工单位在施工过程中，应注重资料管理和整编方面的学习、培训，对工程技术人员和行政管理人员进行档案知识培训，力争做既懂工程技术也懂档案管理的复合型人材，掌握档案方面的有关规定和要求，在平常的工作中能按高标准搞好基础资料。
4、大力运用信息手段进行资料管理和整编
当今社会已进入信息时代，计算机正在诸多领域发挥着越来越重要的作用。从工程开工起，就应在资料管理、整编时充分运用这一工具。利用计算机建立信息资料管理系统协助日常管理；利用网络进行文件、资料的传输；将一些重要的文件、原始资料通过扫描方式输入计算机或制作成光盘，延长保管年限。信息手段的应用，不仅可以大大提高效率，也可提高整编工作的质量。
（二）对建管局档案管理工作的建议
1、健全建管局竣工文件管理体系
建立健全档案管理组织体系、人员体系和管理制度。成立竣工办的同时，要明确各组成人员的责任，尤其室领导的责任，明确各相关职能部门的档案管理职能。并设且要求计、监理和各施工单位按照项目负责制的要求，配备了档案人员，也相应地成立了档案管理领导小组和工作小组，负责工程资料的收集、整编、归档等工作，建立档案资料内部控制机制。每个单位应明确档案分管领导，都至少配备2名以上的专职档案人员，并根据人员变动及项目进展情况及时进行了补充和调整并上报建管局档案管理部门，便于各单位项目档案的动态管理管理。档案管理体系的建立和机构人员的落实，是档案工作坚实的基础。
2、运用经济手段，严把档案管理关。
在社会主义市场经济条件下，由于工程参建单位往往注重眼前的经济利益，把经济效益放在首先考虑的位置，对档案工作不重视，或互相推委，制定的档案管理制度形同虚设，没有约束力，不起作用。因此，要把合经济作为约束各施工单位的有效手段，把提交竣工资料列为工程价款结算的必要条件之一，并在参建单位奖励中提取部分作为项目档案整编奖励。建管局计划部要密切配合档案管理部门，在合同签订、结算时严格把关，从根本上扭转忽视档案管理工作的局面。在与各单位签订合同时，设立档案资料的专门条款，规定了合同单位档案资料方面的责任，明确了竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求及明确奖励、处罚条款，从源头上为竣工档案资料整编打好基础。
3、严格过程管理，档案管理与工程建设同步
建管局分管档案的负责人及项目工程师要定期率相关部门人员深入到各监理、施工单位，对其竣工档案资料整理情况进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议。尤其在单项工程竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导。通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员；二是掌握了各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度；三是检查各施工单位档案资料编制的规范性，及时制止敷衍塞责、弄虚作假的现象，催促整改不符合要求的地方。同时要严格限制项目档案归档时间，对于施工时间较长的工程，按年度或分部工程归档，即结束一个分部工程的施工就归档一个分部，而不是等全部工程建设竣工后再进行归档。 4、创新项目档案划分标准
目前使用的《水电厂企业档案分类表》已经发布20年有余，已经不能满足水电项目档案管理的需要，不但分类复杂，而且实用性差，破坏了项目档案的系统性。项目档案归档的主要目的在于用，笔者认为在新的分类表出台之前，各水电工程项目的业主单位，在便于归档、查找、使用的原则下，制定符合本工程实际的分类表。如水电工程业主单位在项目筹备阶段就成立项目档案管理小组，聘请档案、工程建设专家，结合本工程项目划分，研究项目档案分类，并确定该工程的项目档案大目录，明确各分类下参建各方应归档的文件。
5、积极开发利用档案资料
建管局档案部门要树立了正确的服务意识。认识到档案的价值在于利用，为工程建设服务，为企业管理服务是档案工作的宗旨。在做好档案基础查阅服务的同时还要做到以下几点：
第一，要积极开发档案信息。根据工程建设进展情况，搜集工程所需要的相关信息，主动为工程建设服务。
二是创新服务方式。全部档案都实行计算机管理，方便管理和查询，提高查找效率，现在建管局拥有方便的档案管理系统及网上借阅的条件，但是这个功能并没有被广大员工所熟悉。我们要充分利用现代化条件，改革档案服务方式，充分发挥档案的价值，从而使局内部及各单位加强对档案的重视程度。
五、结语
水电工程项目档案普遍存在着移交滞后的问题。水电工程项目的建设各方要充分认识到档案工作的重要性、艰巨性，抓住档案工作的关键环节，创新档案管理方式，扭转工程档案收集工作被动局面，确保竣工档案的系统、完整、准确、规范。
参考文献：
[1]张伟，王景龙，王婷婷.对水电项目工程档案管理的认识与建议[J].中国电力教育.2012（21）
[2]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊.2011（10）
[3]陈显超.浅析水电工程项目档案管理中存在的问题及对策[J].四川水力发电.2013（6）
[4]聂春霞，黄巧波.对重大建设项目档案管理的思考—以中山市重大建设项目档案管理情况为例[J].专门档案管理2011（5）
[5]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电. 2014（1）
[6]鱼爱云. 浅析城市重大工程项目档案管理[J].机电兵船档案.2012（4）
[7]陈静枝，高歌. 如何做好基本建设工程项目档案[J].科技资讯. 2007（7）
[8]贾卓，王海峰. 重点工程项目档案收集要超前介入全程跟踪[J].黑龙江档案. 2003（1）
[9]聂莹. 做好火电企业重点工程项目档案工作[J]. 兰台世界. 2008 （2）
【关键词】项目档案；档案管理；水电工程
我国水电资源丰富，近年来水电开发迅猛，随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统做好水电工程档案管理，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要。然而，当前水电工程项目档案管理现状却与其重要性不匹配，档案管理缺失使各水电项目的档案专项验收成为难题。笔者以功果桥水电工程项目档案工作实际为例，对目前水电工程项目档案管理进行了研究，探讨了水电工程档案管理中存在的一些常见问题，并提出了粗浅的解决对策。
一、 水电工程项目档案概述
（一）水电工程项目档案特点
水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有 工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量 庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、与文书档案相互渗透等特点。水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。
（二）水电工程档案的内容
1、预可行性研究报告阶段
主要归档内容有项目规划、预可行性研究报告、移民安置初步规划、水库淹没实物指标、投资概算和一系列的合规性审批文件等。
2、可行性研究报告阶段
主要归档内容有选坝报告及审查会议纪要，可行性研究报告及批复，移民安置有关报告和文件以及环境影响评价报告等文件。
3、招投标、设计、施工阶段
主要归档内容有设计院编制的招投标设计文件，全部施工图、设计变更文件和设计概算，监理文件，土建、金属结构、机电安装施工文件，设备厂家文件等。
4、竣工阶段
主要归档内容有截留、蓄水、竣工验收等各阶段及专项验收文件，电站试运行文件，工程竣工报告及工程竣工总结报告等。
二、功果桥水电工程项目档案管理情况
功果桥水电工程项目档案由苗尾·功果桥水电工程建设管理局（以下简称建管局）管理。功果桥水电工程自2007年开始筹建，2008年年底配置了档案管理人员并依据国家、水电行业相关标准出台了《功果桥水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》；2010年成立了竣工办，直接负责功果桥项目档案管理工作，竣工办由工程部、机电物资部、安全质量环保部及档案室相关人员组成，分别对项目档案的真实性、完整性、系统性及合规性负责。各参建单位及建管局内部的竣工档案需经过竣工办各部门审核通过后才可办理移交归档。
功果桥水电工程项目档案利用清华紫光档案管理软件进行管理，并于2009年、2011年两次升级。2013年建管局开始组织电子档案异地备份工作，并委托专业档案咨询机构对全部归档的项目档案进行扫描备份，实现全部档案电子归档。
功果桥水电工程于2010年首台机组发电，2011年全部机组投产发电。由于项目前期档案管理不足，目前项目档案仍在整编中，档案专项验收并未组织。
三、竣工资料整编归档存在的主要问题
（一）各参建单位存在的主要问题。
1、重视不足
工程建筑物是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建各方一致努力，而且领导也在关心，社会各界也在关注；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才抽调人员，加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见，竣工资料整编工作能否作好，主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度，及有关专业技术管理人员的思想重视程度。
2、日常资料管理不规范
在工程实施过程中，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并未将其与最后的整编归档有机结合起来，资料的管理深度不够，规范程度较低。很多资料由于保存不当，或是管理人员变动，在竣工资料归档时，发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求，如资料签名漏签、代签，资料修改采用涂改的方式，纸张大小不符合要求等。在竣工整理时，补做、重做归档资料，造成时间、人力、物力浪费
3、资料管理制度不健全。
虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；没有定期的资料整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度，由于建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，给归档工作造成很大的困难。
4、档案专职经验不足。
虽然各参建单位配有专职的资料员，但这些资料员往往没竣工文件整理的经验，对需要归档的内容、归档要求、分类方式、立卷方法等各方面业务都不熟悉，甚至完全不懂对档案的基本概念。这就致使资料员工只会简单的收集各部门的文件，各参加单位的资料整理也始终停留在收集这一阶段。到工程竣工验收，需要移交资料的时候、由于前期工作不足，文件大量积压，归档工作量及难度巨大，再加上人员频繁调动，各档案整理人员都存在着拖着不做，等人接班的心理，这样就造成了项目档案归档严重滞后。 （二）建管局自身存在的问题
1、管理体系不健全
建管局办公室虽然设有竣工办专门负责档案的验收、整理。但是竣工办只是个兼职性部门，为工程部、机电物资部、安全质量环保部、档案室等部门的相关人员兼职，但是在实际管理中，由于没有明确的责任划分与考核，部分人员配置形同虚设，工程部等项目管理部门把主要精力集中在工程建设现场，档案管理工作仍集中在档案管理的最后一关，即档案室上，档案管理工作十分被动。
2、过程控制不够严格
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的各种形式的文件。它贯穿整个项目的始终，如果过程中不重视资料的收集、不按档案的格式要求形成文件，那么在最后整理资料的时候要进行大量的补做、重做归档资料，严重影响到档案的归档效率。现建管局在档案管理过程中对进行中的项目档案资料的管理不够严格，致使很多在过程中就能够避免和发现的问题积累到最后档案移交的时候，加大了施工单位和建管局档案管理人员的工作量。
3、对监理管理不足
监理在项目档案档案归档中起着非常重要的作用，但是就目前苗尾、功果桥两座电站及小湾改线公路的项目文件整理中，监理的作用都没有发挥出来。首先是对施工单位档案整理的催促力度不够，放任各施工单位拖延竣工文件移交时间，其次是在资料形成过程中档案规范认识不足，对施工单位的指导存在错误，
再次，是对项目文件的审核不够认真，移交到业主的档案文件往往存在着大量监理漏签、漏盖公章等显而易见的情况。这些都说明业主对监理的管理不够，不应该只把注意力放在施工单位上，要注重对监理的管理，使监理的作用充分发挥出来。
4、归档标准过于陈旧
目前功果桥使用的分类、归档标准是1991年发布的《水电厂企业档案分类表》，此分类表自实施至今已有20多年的时间，已经不能适应水电企业档案管理的需要，存在大量的问题，实用性差。该分类表内容庞杂、分类过细，破坏了各项工程的有机联系，同一个工程、同一个单位的文件往往被分散在好几个类别中，如所有单位工程的凭证性文件、设计文件、施工文件和竣工文件都从各自的工程文件材料中单独剥离出来，造成文件归档不系统。此外，该分类表档案分类划分存在大量的重复、露编情况，如没有工程管理文件、完工结算文件的分类，辅助工程的施工文件分类与竣工图的分类划分不清等。
四、竣工资料整编和归档工作的对策
（一）对各参建单位归档工作的建议
1、建立完善的资料管理制度
施工单位在资料整编中占据非常重要的地位，从工程施工开始，就应设专人负责施工过程资料的收集、整编、移交。按照国家和行业主管部门的有关规范、标准，制定相应的管理制度。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、移交保管，形成一套完整的制度。在施工过程中，还应根据情况的变化对管理制度进行补充和调整。
2、强化日常资料管理工作
日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。
3、加强人员学习、培训
各施工单位在施工过程中，应注重资料管理和整编方面的学习、培训，对工程技术人员和行政管理人员进行档案知识培训，力争做既懂工程技术也懂档案管理的复合型人材，掌握档案方面的有关规定和要求，在平常的工作中能按高标准搞好基础资料。
4、大力运用信息手段进行资料管理和整编
当今社会已进入信息时代，计算机正在诸多领域发挥着越来越重要的作用。从工程开工起，就应在资料管理、整编时充分运用这一工具。利用计算机建立信息资料管理系统协助日常管理；利用网络进行文件、资料的传输；将一些重要的文件、原始资料通过扫描方式输入计算机或制作成光盘，延长保管年限。信息手段的应用，不仅可以大大提高效率，也可提高整编工作的质量。
（二）对建管局档案管理工作的建议
1、健全建管局竣工文件管理体系
建立健全档案管理组织体系、人员体系和管理制度。成立竣工办的同时，要明确各组成人员的责任，尤其室领导的责任，明确各相关职能部门的档案管理职能。并设且要求计、监理和各施工单位按照项目负责制的要求，配备了档案人员，也相应地成立了档案管理领导小组和工作小组，负责工程资料的收集、整编、归档等工作，建立档案资料内部控制机制。每个单位应明确档案分管领导，都至少配备2名以上的专职档案人员，并根据人员变动及项目进展情况及时进行了补充和调整并上报建管局档案管理部门，便于各单位项目档案的动态管理管理。档案管理体系的建立和机构人员的落实，是档案工作坚实的基础。
2、运用经济手段，严把档案管理关。
在社会主义市场经济条件下，由于工程参建单位往往注重眼前的经济利益，把经济效益放在首先考虑的位置，对档案工作不重视，或互相推委，制定的档案管理制度形同虚设，没有约束力，不起作用。因此，要把合经济作为约束各施工单位的有效手段，把提交竣工资料列为工程价款结算的必要条件之一，并在参建单位奖励中提取部分作为项目档案整编奖励。建管局计划部要密切配合档案管理部门，在合同签订、结算时严格把关，从根本上扭转忽视档案管理工作的局面。在与各单位签订合同时，设立档案资料的专门条款，规定了合同单位档案资料方面的责任，明确了竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求及明确奖励、处罚条款，从源头上为竣工档案资料整编打好基础。
3、严格过程管理，档案管理与工程建设同步
建管局分管档案的负责人及项目工程师要定期率相关部门人员深入到各监理、施工单位，对其竣工档案资料整理情况进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议。尤其在单项工程竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导。通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员；二是掌握了各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度；三是检查各施工单位档案资料编制的规范性，及时制止敷衍塞责、弄虚作假的现象，催促整改不符合要求的地方。同时要严格限制项目档案归档时间，对于施工时间较长的工程，按年度或分部工程归档，即结束一个分部工程的施工就归档一个分部，而不是等全部工程建设竣工后再进行归档。 4、创新项目档案划分标准
目前使用的《水电厂企业档案分类表》已经发布20年有余，已经不能满足水电项目档案管理的需要，不但分类复杂，而且实用性差，破坏了项目档案的系统性。项目档案归档的主要目的在于用，笔者认为在新的分类表出台之前，各水电工程项目的业主单位，在便于归档、查找、使用的原则下，制定符合本工程实际的分类表。如水电工程业主单位在项目筹备阶段就成立项目档案管理小组，聘请档案、工程建设专家，结合本工程项目划分，研究项目档案分类，并确定该工程的项目档案大目录，明确各分类下参建各方应归档的文件。
5、积极开发利用档案资料
建管局档案部门要树立了正确的服务意识。认识到档案的价值在于利用，为工程建设服务，为企业管理服务是档案工作的宗旨。在做好档案基础查阅服务的同时还要做到以下几点：
第一，要积极开发档案信息。根据工程建设进展情况，搜集工程所需要的相关信息，主动为工程建设服务。
二是创新服务方式。全部档案都实行计算机管理，方便管理和查询，提高查找效率，现在建管局拥有方便的档案管理系统及网上借阅的条件，但是这个功能并没有被广大员工所熟悉。我们要充分利用现代化条件，改革档案服务方式，充分发挥档案的价值，从而使局内部及各单位加强对档案的重视程度。
五、结语
水电工程项目档案普遍存在着移交滞后的问题。水电工程项目的建设各方要充分认识到档案工作的重要性、艰巨性，抓住档案工作的关键环节，创新档案管理方式，扭转工程档案收集工作被动局面，确保竣工档案的系统、完整、准确、规范。
参考文献：
[1]张伟，王景龙，王婷婷.对水电项目工程档案管理的认识与建议[J].中国电力教育.2012（21）
[2]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊.2011（10）
[3]陈显超.浅析水电工程项目档案管理中存在的问题及对策[J].四川水力发电.2013（6）
[4]聂春霞，黄巧波.对重大建设项目档案管理的思考—以中山市重大建设项目档案管理情况为例[J].专门档案管理2011（5）
[5]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电. 2014（1）
[6]鱼爱云. 浅析城市重大工程项目档案管理[J].机电兵船档案.2012（4）
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[8]贾卓，王海峰. 重点工程项目档案收集要超前介入全程跟踪[J].黑龙江档案. 2003（1）
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