利用模式化管理提升企业管理效率

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  1.模式化管理的概念
  模式(Pattern)是某种条件限定下某一类问题的解决方案或者方法论。把解决一个问题的一些案例经过适度抽象,总结为解决一类问题的方法,就是模式。衡量一个组织的管理是否模式化,第一是看组织的制度管理平台是否按照模式化管理要求创建,第二是看组织在遇到问题时是否采取了模式化管理。
  模式化管理旨在全面实施扁平化和精细化管理,从分解复杂问题的起因开始到最终量化考核结束的全过程管理。模式化管理根据组织的目标,设计组织机构级岗位职责,依据岗位的工作目标及任务,形成岗位工作标准,加大岗位工作的自主权,提升岗位工作任务分类管理能力,进而提高整体工作效率。
  2.模式化管理的必要性
  近年来企业持续推进开源节流和降本增效措施,生产量和销售量较往年有一定幅度提高,但企业的整体效益仍没得到明显提高。对安全的担忧和低层次的质量问题仍然困扰着企业发展。如何提升企业效益、降低低层次的质量问题,杜绝安全事故的发生,做到防患于未然,是企业必须关注的重点问题。本文认为通过模式化管理,提升企业整体管理水平,把可预见的各种风险降到最低,可有效提升企业的整体效益。
  3.模式化管理的原则
  一是无空白、无重叠的原则。责任界定不清晰和不具体,往往造成事事有人管,事事又不管的状态,工作效率较低。为此在工作界定上,严格确定各个工作岗位的工作内容、标准、权限和范围,确保所有岗位无空白、无重叠。
  二是把命令变培训的原则。合格的管理者即是合格的培训者,通过培训将企业的制度、规定、政策、等传达到每位员工,使员工从被动服从变为主动接受,提高员工的工作积极性。
  三是以流程图的形式阐明各项工作过程。改变繁琐的文字叙述,让员工易懂易学,直观/明确的知道自己的岗位职责、工作内容和工作标准,为确保工作质量、提高工作效率提供科学依据。
  四是将各岗位以“岗位描述”方式加以 诠释。岗位是组成企业管理的每一块砖,描述的内容包括每个岗位的工作内容、工作标准、 责任、直接下级、直接上级,使责任更加清晰,目标更加明确。
  4.实现模式化管理的途径
  企业管理活动异常复杂,可以将企业活动按照发生的频率进行分类,分为重复性活动、经常性活动和偶然性活动。
  对于重复性活动,企业要明确活动的目标,并根据活动目标梳理业务内容和流程, 岗位,制定岗位说明书,明确岗位对应担负的流程中某个或几个步骤运行控制责任,明确谁来做;通过操作规程和岗位指导说明书明确如何做。对重复活动通过目标细节量化,流程步骤控制细节量化,资源需求细节量化,反复的PDCA循环,达到持续改进的目的。提高重复性活动输出的效率和质量,缩短投入产出时间和成本。企业只有规范重复性活动,将重复性活动化,才有可能腾出精力来应对外部环境的变化。
  对于经常性活动,尽可能对活动进行细化,分出那些步骤可以进行模式化管理,经常性活动的模式化管理越高,工作效率越高。
  将偶然性活动通过建立模型,采取类似模式化管理方式,可以提高偶然性活动的模式化程度。如设备零故障运行不具有模式化管理的条件,但如果将设备管理拆分为“定置管理、工艺管理、质量管理”三个子流程,就会发现每一个子流程均可以实现模式化管理,当模式化管理水平提高后,能提前预知设备状态,设备零故障运行的模式化管理程度提升。
  加强部门内部及部门与部门之间衔接点的管理。提前梳理部门内岗位之间的交叉、衔接业务,明确划分业务权限和工作流程,减少不必要的协调和工作中存在的矛盾。
  5.模式化管理的意义
  提高对外部环境的适应性。顾客需求和企业环境不停变化,环境变化越快越剧烈,企业运营与发展的不确定性就越大越具有颠覆性。企业无法控制自身所处的外部环境,但可以通过将内部管理模式化来提高对外部环境的适应性。将企业视作一个系统的时候,尽管外部环境不断变化,但可以相对准确的判断外部的变化趋势。如果内部活动的管理混乱,就无法识别是内部问题还是外部问题,尽量将内部活动模式化,从而提高管理的确定性,从容应对外部变化。
  提高员工的工作效率和工作积极性。对各岗位工作职责、工作标准、岗位说明书明确后,采取人员工资与“计件”工作量挂钩,将工作任务内化为给自己工作,工作质量将会有一定幅度提高,有些员工为了提升工作效率,可能会利用闲暇时间主动学习业务知识,各岗位的创新性工资方法将不断涌现。
  提高产品质量,降低安全风险。通过模式化管理,可以极大地提高企业管理的确定性,减少不确定事件,及时发现和改进存在的问题,进而提高产品质量,降低安全风險。
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