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近20年来，我国的教育事业尤其是高等教育取得了飞跃性的发展。学籍档案管理为高校建设起了重要的作用。学籍档案主要由学生学籍卡、新生电子注册表、学生学籍异动、学生奖惩记载、学生学籍注销、毕业生学历证书电子注册、新生老生图像的管理等组成，经过科学整理归档的文字、表册、图像等材料。健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，对高校教育教学秩序的稳定、教育教学质量的提高、学校良好风气的形成、培养目标和培养规格的实现和向社会输送全面发展的新型建设人才等，都起着重要的作用。
本文将着重从以下几个方面谈谈高校学籍档案的作用及管理方法。
一、高校学籍档案的作用
（一）高校学籍档案是提高教学质量的管理水平的重要依据。一方面，学籍档案详细记录了高校教学与管理中的各个方面，成为学籍管理工作的记录。如新生录取名册、新生录取库、新生学籍数据库（电子注册）、新生照片、毕业生学历证书电子注册表、毕业生数据库、毕业生图像采集信息库、历年成绩记载、学籍异动情况、奖励惩处材料等都真实地记录在学籍档案中；另一方面，学籍档案的记录又反过来为教学和管理中的各项工作服务。从学籍档案的记录可以反映出一段时间内教学水平的高低以及管理的好坏。
（二）高校学籍档案对学生管理工作具有考察作用。高校的学籍档案不仅记载了学生的在校表现，而且记载了学生入学前的基础情况，这就使管理者对学生能有一个比较全面的了解，综合考察学生的素质。新时期的管理工作要求管理者能够"知己知彼"，有了一手材料的信息源，管理者就更容易开展学生的管理工作。根据不同学生的不同情况，采取不同的管理方法，选拔和任用学生干部，培养出优秀的高素质人才。
（三）高校学籍档案有利于教学研究水平的提高。高校进行教研活动都必须遵循客观规律，要依靠大量真实的资料，而学籍档案正是这样一个资料库。研究人员能够通过学籍档案中所反映出的情况发现教研活动中的优势与不足，组织听课、研讨等各项教研活动来提高高校的教研水平。同时，学籍档案中也记载了学生对教学的意见和建议等，可供教师参考、采纳。这样就构成了教师与学生互动的局面，教研不再只是教师的事情，有了学生意见的参与更有利于教研水平的提高。
（四）高校学籍档案对毕业生的分配以及用人单位的录用都具有参考价值。高校学籍档案真实而准确地记录了学生的入学和毕业时间，学籍变动（时间原因、类别）情况，成绩记载以及在校期间的各种表现，是学生在校成长全部过程的缩影。当今社会对人才要求越来越高，学籍档案理所当然地成为学校向社会推荐人才的根本依据和用人单位选用人才的重要参考材料。
二、高校学籍档案的管理
（一）加强领导，增强政策法规观念，提高对档案重要性的认识。主要领导及学籍档案管理人员要认真学习《档案法》和有关的政策法规，认识学籍档案在教学档案中的地位和作用，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍档案是一项经常全面的工作，不仅需要档案部门自身的努力，还需要其他部门的积极支持和互相配合才能使学籍档案更完整、准确、及时地归档。要进一步加强学籍档案工作的宣传，使广大师生树立正确的档案意识，能够自觉及时地提供各种资料。
（二）坚持学籍档案管理的严肃性、连续性、真实性、科学性。这四条原则的具体内容是：学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育部门有关规定，对学生的入学注册、在校学习成绩考核、转学、升级与留级、休学与退学、奖励与处分到毕业离校等方面完整连续的记载。学籍管理方面的内容必须实事求是客观的记载，不能弄虚作假，伪造涂改，而且工作程序应当符合客观实际，具有条理性、规范性。在这四项原则的指导下，制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准，建立健全搜集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。在实施过程中，学校要有整体观念，用标准去规范管理工作，使学籍档案管理工作进一步规范化。
（三）完善学籍档案管理工作体制，提高管理者的素质。要确定专职人员，形成学籍档案管理体系。重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，系统学习档案管理知识，要努力创造条件，提高管理者素质，不宜让他们兼过多的工作，要调动他们的工作积极性、主动性和创造性，使学籍档案管理工作逐步走向标准化、规范化和现代化。此外，还要保持学籍档案人员的相对稳定，这是由学籍档案工作的连续性决定的，这样才能使他们安心本职工作，增强事业心和责任感。要达到这样的效果就需要为他们提供一些优惠的政策。
（四）加强高校学籍档案信息资源的开发和利用。高校的学籍档案不仅要做管理工作，更要做提供利用和服务工作，管理是手段，利用是目的，没有学籍档案的搜集、整理、保管，就谈不上学籍档案的利用，但光保管不利用，也谈不上发挥作用和体现学籍档案的作用。如在查询档案过程中，有的是为了适应市场经济的竞争和社会对人才的需求又继续深造，需复印成绩；也有的由于毕业证丢失需要查询全部个人学籍情况，补办学历证明；还有的是用人单位核实员工的学历真伪等。因各种原因学校档案室查阅档案者常年不断。这就体现了学籍档案的重要性和不可替代的原始凭证作用，同时也反映了社会的发展对档案工作的需求。
本文将着重从以下几个方面谈谈高校学籍档案的作用及管理方法。
一、高校学籍档案的作用
（一）高校学籍档案是提高教学质量的管理水平的重要依据。一方面，学籍档案详细记录了高校教学与管理中的各个方面，成为学籍管理工作的记录。如新生录取名册、新生录取库、新生学籍数据库（电子注册）、新生照片、毕业生学历证书电子注册表、毕业生数据库、毕业生图像采集信息库、历年成绩记载、学籍异动情况、奖励惩处材料等都真实地记录在学籍档案中；另一方面，学籍档案的记录又反过来为教学和管理中的各项工作服务。从学籍档案的记录可以反映出一段时间内教学水平的高低以及管理的好坏。
（二）高校学籍档案对学生管理工作具有考察作用。高校的学籍档案不仅记载了学生的在校表现，而且记载了学生入学前的基础情况，这就使管理者对学生能有一个比较全面的了解，综合考察学生的素质。新时期的管理工作要求管理者能够"知己知彼"，有了一手材料的信息源，管理者就更容易开展学生的管理工作。根据不同学生的不同情况，采取不同的管理方法，选拔和任用学生干部，培养出优秀的高素质人才。
（三）高校学籍档案有利于教学研究水平的提高。高校进行教研活动都必须遵循客观规律，要依靠大量真实的资料，而学籍档案正是这样一个资料库。研究人员能够通过学籍档案中所反映出的情况发现教研活动中的优势与不足，组织听课、研讨等各项教研活动来提高高校的教研水平。同时，学籍档案中也记载了学生对教学的意见和建议等，可供教师参考、采纳。这样就构成了教师与学生互动的局面，教研不再只是教师的事情，有了学生意见的参与更有利于教研水平的提高。
（四）高校学籍档案对毕业生的分配以及用人单位的录用都具有参考价值。高校学籍档案真实而准确地记录了学生的入学和毕业时间，学籍变动（时间原因、类别）情况，成绩记载以及在校期间的各种表现，是学生在校成长全部过程的缩影。当今社会对人才要求越来越高，学籍档案理所当然地成为学校向社会推荐人才的根本依据和用人单位选用人才的重要参考材料。
二、高校学籍档案的管理
（一）加强领导，增强政策法规观念，提高对档案重要性的认识。主要领导及学籍档案管理人员要认真学习《档案法》和有关的政策法规，认识学籍档案在教学档案中的地位和作用，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍档案是一项经常全面的工作，不仅需要档案部门自身的努力，还需要其他部门的积极支持和互相配合才能使学籍档案更完整、准确、及时地归档。要进一步加强学籍档案工作的宣传，使广大师生树立正确的档案意识，能够自觉及时地提供各种资料。
（二）坚持学籍档案管理的严肃性、连续性、真实性、科学性。这四条原则的具体内容是：学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育部门有关规定，对学生的入学注册、在校学习成绩考核、转学、升级与留级、休学与退学、奖励与处分到毕业离校等方面完整连续的记载。学籍管理方面的内容必须实事求是客观的记载，不能弄虚作假，伪造涂改，而且工作程序应当符合客观实际，具有条理性、规范性。在这四项原则的指导下，制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准，建立健全搜集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。在实施过程中，学校要有整体观念，用标准去规范管理工作，使学籍档案管理工作进一步规范化。
（三）完善学籍档案管理工作体制，提高管理者的素质。要确定专职人员，形成学籍档案管理体系。重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，系统学习档案管理知识，要努力创造条件，提高管理者素质，不宜让他们兼过多的工作，要调动他们的工作积极性、主动性和创造性，使学籍档案管理工作逐步走向标准化、规范化和现代化。此外，还要保持学籍档案人员的相对稳定，这是由学籍档案工作的连续性决定的，这样才能使他们安心本职工作，增强事业心和责任感。要达到这样的效果就需要为他们提供一些优惠的政策。
（四）加强高校学籍档案信息资源的开发和利用。高校的学籍档案不仅要做管理工作，更要做提供利用和服务工作，管理是手段，利用是目的，没有学籍档案的搜集、整理、保管，就谈不上学籍档案的利用，但光保管不利用，也谈不上发挥作用和体现学籍档案的作用。如在查询档案过程中，有的是为了适应市场经济的竞争和社会对人才的需求又继续深造，需复印成绩；也有的由于毕业证丢失需要查询全部个人学籍情况，补办学历证明；还有的是用人单位核实员工的学历真伪等。因各种原因学校档案室查阅档案者常年不断。这就体现了学籍档案的重要性和不可替代的原始凭证作用，同时也反映了社会的发展对档案工作的需求。