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近年来，国家教育部组织了本科教学工作水平评估，通过这次评估，充分看到了档案所起到的重要作用，不少二级学院也开始意识到建立档案的必要性，看到档案是记录学院发展的轨迹，也是学院发展的服务平台，为学院的教学科研、师资队伍建设与发展的研究提供了第一手资料，看到建立和完善档案管理，将成为二级学院发展的重要支撑。
一、高校权限下放后二级学院的现状与档案管理思路
在实施校院两级管理，管理重心下移后，学院权力加强，工作量增加，而学院的制度建设能力还较低，使得学院原有的规章制度显得陈旧。在旧有管理观念的惯性作用和新的校院两级管理观念下，学院管理层可能会出现急功近利、盲目追求学院的利益而忽视整个学校的整体发展和利益的现象。我校在完成学科布局调整后,也日渐需要实施校院两级管理改革。但不管改革从哪方面下手，进行到何种程度，都与档案管理水平密切相关，因为，学院专业的增加或更新、课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案之过程，而改革都需要依靠档案信息和档案数据在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
二、提高院长档案意识，为学院发展提供保障
档案工作的特点之一是它的连续性、准确性、完整性，如果学院整理的文件材料失去连续、准确、完整的特点，也就失去了档案收存的基本价值，这样的档案无异于一堆废纸，很难在工作中发挥其应有的作用，因此，院长们的档案意识，具体体现在他必须深谙档案工作的知识和特点，熟悉档案工作的基本规律，处处事事做档案工作的有心人。具体应做到如下几点：
（一）把档案工作列入议事日程，时时注意，及时过问，精心组织好档案工作。从机构设置、
干部选配、经费落实到有关档案立卷归档工作制度的建立都要亲自去抓，特别是对于文书、档案工作人员要及时地做好思想政治工作，协助他们解决工作中遇到的困难和问题，帮助他们提高思想素养和业务水平，对于档案工作的长期规划、改革目标、现代管理手段的运用，要与档案工作人员一起研究，共同制定，让他们看到档案工作发展的前途，了解档案工作的重要性。
（二）档案工作涉及面广。档案材料既来自于办公室，也来自各业务部门，触及到不同层次的干部和工作人员。因此，院长必须运用他联系左右、沟通各方、处于单位中枢地位的有利条件，来向各部门宣传档案工作的重要性，把部门搞好档案工作的积极性调动起来，特别要注意把档案工作与各项业务工作结合起来，使不同层次的干部和工作人员重视档案工作，把档案工作自觉地纳入自己的职责范围。例如，我们学校在成立档案馆以后，依据27号令，共同组成了以学院办公室主任为中心的专、兼职档案员的档案工作网络，同时要求每个学院必须指定一名院长作为档案工作主要负责人，以督促学院档案工作的开展。
（三）"依法治档"也是院长们需要充分认识的一个问题。二级学院院长既要"参与政务"，又要"管理事务"，工作十分繁忙，不可能抽出过多的时间去干具体的档案工作，因此就必须注意建立、完善档案工作的规章制度。对自己，对档案工作者，对档案使用者进行纪律约束，提出工作要求，依法治档。现在国家颁布了档案法，为我们建立各种规章制度提供了依据。有了规章制度，还要监督有关人员照章办事。
（四）档案工作是一行专业性很强的工作，它要求档案工作者必须具备一定的档案专业知识，熟知档案工作的基本规律。院长们既然是单位档案工作的组织者和领导者，理所当然应该成为档案工作的内行，以其昏昏，使人昭昭是不行的。要想搞好档案工作，就必须认真学习档案理论及与其相关的文书、秘书工作中出现的新问题，提高自己的业务水平。
三、二级学院档案管理平台建设的分类与设想
学院要建立学科、专业教学平台，各专业吸纳行业的高级工程师参与培养计划的制订，干涉相关的课程，教学与科研，教师与学生，学院与学校，学校与社会，这些都需要每一个人走下去，深入到生产一线，深入到日常生活第一线。
（一）为促进专业课程建设，应建立教学档案
课程建设中课程内容建设是核心，课程内容要能够紧跟科技和时代的发展要求，能够满足就业的需要，教师得善于换位思考，认真研究教学方法，让学生便于接受，乐于接受。这就要求教师必须善于总结，善于发展，在日常的教学过程中积累经验，积累资料。这些经验和资料经过专门的整理，细心地编排便组成教学档案。而这些一线基础资料也都存在于二级学院中，二级学院的院长们掌握着第一手资料。
有了最初的资料，我们是否可以这样来看待教学档案。教学档案的分类一是专业培养计划、课程教学大纲、授课计划等；二是教师教学分工、教师的教学质量评价、教师的教学研究课题立项与结题、教师的教学研究成果等。专业培养计划记载着课程体系的变迁，建立专业培养计划档案，为研究社会经济的发展对人才知识结构的发展变化需求提供了依据，为研究社会对专业职业岗位的能力要求提供了依据，从而再根据社会经济的发展对专业能力要求的调研，制定新的专业培养计划。课程教学大纲记载着课程教学内容的变迁，它揭示了社会经济发展对本门课程教学内容的变化，是教学改革的依据。
教师的教学分工、教学质量、教学研究情况的档案建立，为研究教师的学科发展、教学的精力投入提供依据；为教师查找自身教学的不足提供依据；为教师教学方法、教学手段、考试方式方法的改革提供依据。
（二）有效服务社会，应建立科研档案
高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。科研档案的项目一是教师承担的各级各类科研课题，每年新增课题与验收课题，科研项目试验、试制全过程的材料。二是发表的论文与编著，获得的专利、科研成果，同时还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让以及新产品招投标等若干方面的档案材料等。科研档案的建立，为研究学科研究方向、发展趋势提供服务；为研究学科建设与发展以及硕士点、博士点建设与发展提供服务；为服务于社会，解决社会经济建设与发展出现的问题提供智力支持；为针对企业发展中遇到的技术难题，组织科研团队提供服务平台。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。
（三）为搞好教育教学创新，应建立学生档案
学生的跟踪调查发现，学生能否适应社会，能否具有适应岗位和岗位转换的能力，很大程度上取决于教师对学生创新能力的培养。以培养学生创新能力为主要出发点的创新教育，是知识经济对教育改革的必然要求，也是世界各国教育改革的主导方向。
建立学生档案，包括每年新生年龄、性别、来源地、籍贯、成绩等基本情况，包括每年毕业生就业去向、就业单位，也包括所有学生的学籍档案、奖惩情况，同时还包括毕业生跟踪调查档案。目前，特别是近几年高校毕业生就业压力越来越大，学生的档案建立，为推荐毕业生就业提供依据；学生档案的建立，为教学内容的改革和创新提供重要的依据，也为教学方法的创新提供依据。
（四）为构建合理的群体结构，应建立教师档案
二级学院应建立教师档案（包括其他教职工）。一个学院教师队伍的整体素质，不仅取决于每个专业教师的素质，而且也取决于专业教师队伍结构是否合理，是否处于最佳结构状态。教师档案包括个人简历、学历、毕业学校、年龄、职称等基本情况，它不仅仅记载学院师资队伍建设的过程，展现师资队伍的基本情况，而且为学院的发展提供师资队伍建设的依据，也是研究教师的素质和师资队伍结构的重要依据。教师档案的建立，有利于教师的培养和培训。教师档案又是研究师资队伍群体结构的重要依据。一个人良好的素质，只有在合理的群体结构中才能得到充分发挥和体现，合理的群体结构，能使有限的人力、物力和财力发挥较大的育人效益。
总之，高校二级学院档案的建立很有必要，它在构建合理的教师结构群体，进行教学改革、培养学生的创新能力，进行专业建设与改革，进行课程建设与改革，组织科研团队，有效服务于社会等方面都能起到良好的服务作用。
参考文献：
[1]唐小杰.高校二级管理模式下教务管理规范化透析[J].素质教育论坛,1986.
[2]张龙吉.提高公众档案意识明确档案质量[J].档案学通讯,2005,(3).
[3]贺海林.市场经济与社会档案信息意识[J].中国档案,2003.
[4]朱秀花.提高档案管理工作队伍素质[J].兰台文萃,2005.
一、高校权限下放后二级学院的现状与档案管理思路
在实施校院两级管理，管理重心下移后，学院权力加强，工作量增加，而学院的制度建设能力还较低，使得学院原有的规章制度显得陈旧。在旧有管理观念的惯性作用和新的校院两级管理观念下，学院管理层可能会出现急功近利、盲目追求学院的利益而忽视整个学校的整体发展和利益的现象。我校在完成学科布局调整后,也日渐需要实施校院两级管理改革。但不管改革从哪方面下手，进行到何种程度，都与档案管理水平密切相关，因为，学院专业的增加或更新、课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案之过程，而改革都需要依靠档案信息和档案数据在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
二、提高院长档案意识，为学院发展提供保障
档案工作的特点之一是它的连续性、准确性、完整性，如果学院整理的文件材料失去连续、准确、完整的特点，也就失去了档案收存的基本价值，这样的档案无异于一堆废纸，很难在工作中发挥其应有的作用，因此，院长们的档案意识，具体体现在他必须深谙档案工作的知识和特点，熟悉档案工作的基本规律，处处事事做档案工作的有心人。具体应做到如下几点：
（一）把档案工作列入议事日程，时时注意，及时过问，精心组织好档案工作。从机构设置、
干部选配、经费落实到有关档案立卷归档工作制度的建立都要亲自去抓，特别是对于文书、档案工作人员要及时地做好思想政治工作，协助他们解决工作中遇到的困难和问题，帮助他们提高思想素养和业务水平，对于档案工作的长期规划、改革目标、现代管理手段的运用，要与档案工作人员一起研究，共同制定，让他们看到档案工作发展的前途，了解档案工作的重要性。
（二）档案工作涉及面广。档案材料既来自于办公室，也来自各业务部门，触及到不同层次的干部和工作人员。因此，院长必须运用他联系左右、沟通各方、处于单位中枢地位的有利条件，来向各部门宣传档案工作的重要性，把部门搞好档案工作的积极性调动起来，特别要注意把档案工作与各项业务工作结合起来，使不同层次的干部和工作人员重视档案工作，把档案工作自觉地纳入自己的职责范围。例如，我们学校在成立档案馆以后，依据27号令，共同组成了以学院办公室主任为中心的专、兼职档案员的档案工作网络，同时要求每个学院必须指定一名院长作为档案工作主要负责人，以督促学院档案工作的开展。
（三）"依法治档"也是院长们需要充分认识的一个问题。二级学院院长既要"参与政务"，又要"管理事务"，工作十分繁忙，不可能抽出过多的时间去干具体的档案工作，因此就必须注意建立、完善档案工作的规章制度。对自己，对档案工作者，对档案使用者进行纪律约束，提出工作要求，依法治档。现在国家颁布了档案法，为我们建立各种规章制度提供了依据。有了规章制度，还要监督有关人员照章办事。
（四）档案工作是一行专业性很强的工作，它要求档案工作者必须具备一定的档案专业知识，熟知档案工作的基本规律。院长们既然是单位档案工作的组织者和领导者，理所当然应该成为档案工作的内行，以其昏昏，使人昭昭是不行的。要想搞好档案工作，就必须认真学习档案理论及与其相关的文书、秘书工作中出现的新问题，提高自己的业务水平。
三、二级学院档案管理平台建设的分类与设想
学院要建立学科、专业教学平台，各专业吸纳行业的高级工程师参与培养计划的制订，干涉相关的课程，教学与科研，教师与学生，学院与学校，学校与社会，这些都需要每一个人走下去，深入到生产一线，深入到日常生活第一线。
（一）为促进专业课程建设，应建立教学档案
课程建设中课程内容建设是核心，课程内容要能够紧跟科技和时代的发展要求，能够满足就业的需要，教师得善于换位思考，认真研究教学方法，让学生便于接受，乐于接受。这就要求教师必须善于总结，善于发展，在日常的教学过程中积累经验，积累资料。这些经验和资料经过专门的整理，细心地编排便组成教学档案。而这些一线基础资料也都存在于二级学院中，二级学院的院长们掌握着第一手资料。
有了最初的资料，我们是否可以这样来看待教学档案。教学档案的分类一是专业培养计划、课程教学大纲、授课计划等；二是教师教学分工、教师的教学质量评价、教师的教学研究课题立项与结题、教师的教学研究成果等。专业培养计划记载着课程体系的变迁，建立专业培养计划档案，为研究社会经济的发展对人才知识结构的发展变化需求提供了依据，为研究社会对专业职业岗位的能力要求提供了依据，从而再根据社会经济的发展对专业能力要求的调研，制定新的专业培养计划。课程教学大纲记载着课程教学内容的变迁，它揭示了社会经济发展对本门课程教学内容的变化，是教学改革的依据。
教师的教学分工、教学质量、教学研究情况的档案建立，为研究教师的学科发展、教学的精力投入提供依据；为教师查找自身教学的不足提供依据；为教师教学方法、教学手段、考试方式方法的改革提供依据。
（二）有效服务社会，应建立科研档案
高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。科研档案的项目一是教师承担的各级各类科研课题，每年新增课题与验收课题，科研项目试验、试制全过程的材料。二是发表的论文与编著，获得的专利、科研成果，同时还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让以及新产品招投标等若干方面的档案材料等。科研档案的建立，为研究学科研究方向、发展趋势提供服务；为研究学科建设与发展以及硕士点、博士点建设与发展提供服务；为服务于社会，解决社会经济建设与发展出现的问题提供智力支持；为针对企业发展中遇到的技术难题，组织科研团队提供服务平台。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。
（三）为搞好教育教学创新，应建立学生档案
学生的跟踪调查发现，学生能否适应社会，能否具有适应岗位和岗位转换的能力，很大程度上取决于教师对学生创新能力的培养。以培养学生创新能力为主要出发点的创新教育，是知识经济对教育改革的必然要求，也是世界各国教育改革的主导方向。
建立学生档案，包括每年新生年龄、性别、来源地、籍贯、成绩等基本情况，包括每年毕业生就业去向、就业单位，也包括所有学生的学籍档案、奖惩情况，同时还包括毕业生跟踪调查档案。目前，特别是近几年高校毕业生就业压力越来越大，学生的档案建立，为推荐毕业生就业提供依据；学生档案的建立，为教学内容的改革和创新提供重要的依据，也为教学方法的创新提供依据。
（四）为构建合理的群体结构，应建立教师档案
二级学院应建立教师档案（包括其他教职工）。一个学院教师队伍的整体素质，不仅取决于每个专业教师的素质，而且也取决于专业教师队伍结构是否合理，是否处于最佳结构状态。教师档案包括个人简历、学历、毕业学校、年龄、职称等基本情况，它不仅仅记载学院师资队伍建设的过程，展现师资队伍的基本情况，而且为学院的发展提供师资队伍建设的依据，也是研究教师的素质和师资队伍结构的重要依据。教师档案的建立，有利于教师的培养和培训。教师档案又是研究师资队伍群体结构的重要依据。一个人良好的素质，只有在合理的群体结构中才能得到充分发挥和体现，合理的群体结构，能使有限的人力、物力和财力发挥较大的育人效益。
总之，高校二级学院档案的建立很有必要，它在构建合理的教师结构群体，进行教学改革、培养学生的创新能力，进行专业建设与改革，进行课程建设与改革，组织科研团队，有效服务于社会等方面都能起到良好的服务作用。
参考文献：
[1]唐小杰.高校二级管理模式下教务管理规范化透析[J].素质教育论坛,1986.
[2]张龙吉.提高公众档案意识明确档案质量[J].档案学通讯,2005,(3).
[3]贺海林.市场经济与社会档案信息意识[J].中国档案,2003.
[4]朱秀花.提高档案管理工作队伍素质[J].兰台文萃,2005.