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小城镇建设档案管理工作是小城镇建设的重要组成部分,也是发展小城镇建设不可缺少的重要条件,因此,依法加强和规范小城镇建设档案管理工作,对于加快小城镇建设步伐,进而促进当地经济建设和社会协调发展具有十分重要的现实意义。为此,笔者结合兼职工作实践,就如何加强小城镇建设档案管理工作浅谈几点建议。
一、建立体制,依法规范
小城镇建设档案作为档案家族中的一个新成员,是小城镇发展的原始记录和历史见证,不仅有当前的现实利用价值,而且,有着长远保存价值。做好小城镇建设档案管理工作,将对小城镇建设的长远发展有着深远影响。
当前,由于缺少实际工作经验,各地小城镇建设档案管理工作存在不少问题,主要表现为管理体制不将健全,造成档案管理工作混乱。目前,小城镇建设档案一般由各乡镇临时机构的建筑办或乡镇文体站代为管理,个别乡镇的档案还散存在临时负责小城镇建设负责人手里,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,笔者认为,从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及综合开发利用等诸多因素考虑,小城镇建设档案还是由各乡镇党委、政府对各门类档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为好,一是可以充分发挥党委、政府的直接组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二是能带来人财物的节省,并确保档案的齐全完整;三是有利于档案的规范化管理及其综合开发利用。为此,各乡镇党委、政府应依法成立统一的档案工作领导小组,设立综合档案室,配备专(兼)职档案管理人员,明确职责分工,形成全乡镇统一的档案管理网络体系,保证小城镇建设档案工作与城镇建设同起步,同规范,同发展。
二、主动介入,强化指导
县级档案部门面对档案工作的新领域,不能坐等上级业务主管部门下发文件、提出要求,然后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范小城镇建设档案与小城镇建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则,极易造成工作上的被动或推诿扯皮现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多,内容广,技术要求高,收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,在具体工作中,重点突出“三个狠抓”与“三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能。采取专题培训、上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时,结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提。二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列入有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率、完整率达到100%。三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让小城镇建设档案在当地的经济建设中发挥更大的作用。
三、上下联动,齐抓共管
实践证明,档案工作受多方面因素的影响,要抓好小城镇建设档案管理工作,仅凭档案部门自身的力量是远远不够的,必须大力联合其主管部门及相关业务主管部门共管共抓,齐心协力,才能取得事半功倍的效果。一方面,档案行政管理部门应主动加强与当地乡镇党委、政府的工作联系,定期进行工作交流和沟通,共同研究措施,共同抓好监督与指导;档案部门应重点制定关于小城镇建设档案管理规范制度,指导帮助各乡镇制定档案工作总体发展规划,负责对专兼职档案人员的业务培训工作,以及开展业务咨询指导服务;乡镇党委、政府应在加强组织领导、理顺管理体制、人员配备、经费投入、科学管理等方面,积极配合档案部门把档案工作抓好,落到实处。另一方面,在业务上加强与当地的国土资源局、城建局、农业局核乡企局等相关部门的工作协调,积极联合他们共同抓好对各乡镇小城镇建设档案的监管工作,以充分发挥其业务主管部门的职能作用和财力物力优势,从各方面激励和督促各乡镇依法建档、管档和用档,从而,为促进档案工作的健康发展营造良好的大环境。
四、与时俱进,注重开发
搞好建档管档工作的目的是为了开发利用。档案部门应按照“强基础、抓规范,重开发、增效益”的工作方针,全面加强小城镇档案的建设。利用各种渠道,通过多种形式,组织和引导他们积极主动地做好档案的开发利用工作,有效地为推进当地的小城镇建设步伐和经济发展提供优质服务,以有所作为来赢得各级领导和社会各界的肯定和支持。象利用档案资料为小城镇规划、勘测土地利用、牧业小区建设、招商引资等提供直接档案服务,利用档案资料编辑出版宣传画册、电视宣传片、刻录VCD光盘,给客商推介宣传当地的投资环境和自然优势等,都是很好的开发利用形式,既发挥了小城镇建设档案的价值和作用,又体现出档案工作与时俱进的时代特征,必然使小城镇建设档案充满活力和生命力。例如双辽市茂林镇在建设占地0.9平方公里的永超牧业小区过程中,每年平均查阅利用小城镇建设档案数卷次。如果没有相应的档案管理人员,档案材料丢失、散乱等现象,是难以避免的。目前,全市各乡镇都已经配备了兼职档案管理人员和必要设备,成立了组织,制定了制度,实现了小城镇建设档案管理工作正规化、常态化和法制化。
一、建立体制,依法规范
小城镇建设档案作为档案家族中的一个新成员,是小城镇发展的原始记录和历史见证,不仅有当前的现实利用价值,而且,有着长远保存价值。做好小城镇建设档案管理工作,将对小城镇建设的长远发展有着深远影响。
当前,由于缺少实际工作经验,各地小城镇建设档案管理工作存在不少问题,主要表现为管理体制不将健全,造成档案管理工作混乱。目前,小城镇建设档案一般由各乡镇临时机构的建筑办或乡镇文体站代为管理,个别乡镇的档案还散存在临时负责小城镇建设负责人手里,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,笔者认为,从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及综合开发利用等诸多因素考虑,小城镇建设档案还是由各乡镇党委、政府对各门类档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为好,一是可以充分发挥党委、政府的直接组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二是能带来人财物的节省,并确保档案的齐全完整;三是有利于档案的规范化管理及其综合开发利用。为此,各乡镇党委、政府应依法成立统一的档案工作领导小组,设立综合档案室,配备专(兼)职档案管理人员,明确职责分工,形成全乡镇统一的档案管理网络体系,保证小城镇建设档案工作与城镇建设同起步,同规范,同发展。
二、主动介入,强化指导
县级档案部门面对档案工作的新领域,不能坐等上级业务主管部门下发文件、提出要求,然后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范小城镇建设档案与小城镇建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则,极易造成工作上的被动或推诿扯皮现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多,内容广,技术要求高,收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,在具体工作中,重点突出“三个狠抓”与“三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能。采取专题培训、上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时,结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提。二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列入有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率、完整率达到100%。三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让小城镇建设档案在当地的经济建设中发挥更大的作用。
三、上下联动,齐抓共管
实践证明,档案工作受多方面因素的影响,要抓好小城镇建设档案管理工作,仅凭档案部门自身的力量是远远不够的,必须大力联合其主管部门及相关业务主管部门共管共抓,齐心协力,才能取得事半功倍的效果。一方面,档案行政管理部门应主动加强与当地乡镇党委、政府的工作联系,定期进行工作交流和沟通,共同研究措施,共同抓好监督与指导;档案部门应重点制定关于小城镇建设档案管理规范制度,指导帮助各乡镇制定档案工作总体发展规划,负责对专兼职档案人员的业务培训工作,以及开展业务咨询指导服务;乡镇党委、政府应在加强组织领导、理顺管理体制、人员配备、经费投入、科学管理等方面,积极配合档案部门把档案工作抓好,落到实处。另一方面,在业务上加强与当地的国土资源局、城建局、农业局核乡企局等相关部门的工作协调,积极联合他们共同抓好对各乡镇小城镇建设档案的监管工作,以充分发挥其业务主管部门的职能作用和财力物力优势,从各方面激励和督促各乡镇依法建档、管档和用档,从而,为促进档案工作的健康发展营造良好的大环境。
四、与时俱进,注重开发
搞好建档管档工作的目的是为了开发利用。档案部门应按照“强基础、抓规范,重开发、增效益”的工作方针,全面加强小城镇档案的建设。利用各种渠道,通过多种形式,组织和引导他们积极主动地做好档案的开发利用工作,有效地为推进当地的小城镇建设步伐和经济发展提供优质服务,以有所作为来赢得各级领导和社会各界的肯定和支持。象利用档案资料为小城镇规划、勘测土地利用、牧业小区建设、招商引资等提供直接档案服务,利用档案资料编辑出版宣传画册、电视宣传片、刻录VCD光盘,给客商推介宣传当地的投资环境和自然优势等,都是很好的开发利用形式,既发挥了小城镇建设档案的价值和作用,又体现出档案工作与时俱进的时代特征,必然使小城镇建设档案充满活力和生命力。例如双辽市茂林镇在建设占地0.9平方公里的永超牧业小区过程中,每年平均查阅利用小城镇建设档案数卷次。如果没有相应的档案管理人员,档案材料丢失、散乱等现象,是难以避免的。目前,全市各乡镇都已经配备了兼职档案管理人员和必要设备,成立了组织,制定了制度,实现了小城镇建设档案管理工作正规化、常态化和法制化。