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【摘要】：随着计算机及网络技术的蓬勃发展，人类社会经济、政治、文化等生活的各方面发生了巨大变革，手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，必须加快会计档案管理的信息化建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，由于会计电算化档案有其独特的特点，所以必须认真的做好电算化档案归档和保管工作，才能发挥传统意义上档案所无法比拟的优势。
【关键词】：会计档案 财务档案 档案管理 信息化
【中图分类号】F253.7
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作，规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
一、会计电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有一些显著特点即，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了；会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境；会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘；会计电算化档案的安全性、完整性要求更高；会计电算化档案更需要科学地管理。
电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
二、如何改进电算化会计档案工作
电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此，必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
1、加强企业财务档案管理的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。
2、做好电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
3、做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。
4、做好电算化会计档案的整理和利用。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。
5、提高财务档案管理人员的信息化素質。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。此外，还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
三、电算化会计档案应注意的问题
1、实行会计电算化之后，存贮在硬盘上的会计数据必须建立数据盘备份。备份数据盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；备份数据盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。
2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患。会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成，一旦硬件、软件系统出现故障或其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理。会计电算化系统的实施主体是“人”，无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
总之，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上，会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊地进行下去。
【参考文献】
（1）朱晓峰，福建电脑
（2）朱景亚， 《关于当前会计电算化有关问题的思考》
（3）王耿，《广域网络环境下会计电算化的安全问题》
地址：山东省滨州市邹平县财税劳动大厦2006办公室，电话13792250986
【关键词】：会计档案 财务档案 档案管理 信息化
【中图分类号】F253.7
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作，规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
一、会计电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有一些显著特点即，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了；会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境；会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘；会计电算化档案的安全性、完整性要求更高；会计电算化档案更需要科学地管理。
电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
二、如何改进电算化会计档案工作
电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此，必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
1、加强企业财务档案管理的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。
2、做好电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
3、做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。
4、做好电算化会计档案的整理和利用。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。
5、提高财务档案管理人员的信息化素質。财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。此外，还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
三、电算化会计档案应注意的问题
1、实行会计电算化之后，存贮在硬盘上的会计数据必须建立数据盘备份。备份数据盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；备份数据盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。
2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患。会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成，一旦硬件、软件系统出现故障或其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理。会计电算化系统的实施主体是“人”，无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
总之，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上，会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊地进行下去。
【参考文献】
（1）朱晓峰，福建电脑
（2）朱景亚， 《关于当前会计电算化有关问题的思考》
（3）王耿，《广域网络环境下会计电算化的安全问题》
地址：山东省滨州市邹平县财税劳动大厦2006办公室，电话13792250986