论文部分内容阅读
【摘要】继续教育是我国教育事业极为重要的组成部分，大体上分为四大部分，即基础教育、职业技术教育、普通高等教育和成人教育。本文着重从成人教育学籍档案的种类、成人教育的基本特征两方面来分析成人教育教学档案管理中存在的问题，并提出了完善成人教育学籍档案管理工作的建议。
【关键词】学籍档案；成人教育；档案管理
成人教育学籍档案主要有：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实验设计、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、档案转递单及领取档案的签字、领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
一、成人教育同普通教育相比较，具有以下几方面的基本特征
1.教育对象的广泛性。成人教育的受教育对象范围甚广，包括所有的成人在内，不论其性别、年龄、受教育程度、职业、经历、居住地区的差异，个体人由前成年期发展历经成年早期、中期、晚期皆属于成年期的范围。换句话说，个人一生中的四分之三的时间均包括在成人教育的范围之内。可以说，哪里有社会人群，哪里就有成人教育。
2.教育领域的开放社会性。成人教育既有自己的独立体系，又包含在整个社会之中；既是教育工作的一部分，又是社会经济工作和社会群众工作的一部分，具的广泛的社会基础和群众基础。哪里有社会组织存在，哪里就有成人学习者；哪里有生产工作活动，哪里就有相应的成人教育活动。一切机关、学校、企事业单位、社会团体等都是成人教育的依托；一切社会公共文化教育设施和大众教育传播媒介，如广播媒、电视、图书馆、博物馆、展览馆、文化馆（站）等，都是成人教育的阵地。可以说，成人教育既向整个社会开放，为整个社会服务，又依赖于整个社会，其深深扎根于社会之中。成人教育境域的开放社会性，取决于其受教育对象的广泛性，以及成人教育的宗旨和职责。
3.教育过程的终身性。对于人的一生来说，接受普通学校教育的时间是短期的、有限的，只能与学校教育过程共始终；接受成人教育的时间是长期的、终身的，与人的生命共始终。成人处在教育、劳动、再教育，再劳动的过程中，知识信息不断传递、补充、更新、再传递、再更新，如此多次循环往复，生命不息，学而不止。因此，成人教育是教育、劳动、生活相统一的过程。
4.教育内容的丰富性。成人教育对象的广泛性，必然带来教育内容的丰富性。其内容包括基本的读、写、算课程，博雅的文字课程、各种职业课程、休闲与娱乐课程、自我发展课程、政治法律课程、文化陶冶课程、生活调适课程，还有高龄者、妇女和残疾人课程等等，几乎涵盖了人类生活的各个侧面和层面。
5.教育结构的多维性。成人教育对象的广泛性，经济结构的多结构性必然规定成人教育结构的多维性。这主要反映在成人教育的结构体系的多序列、多层次、多形式、多规格等。
6.教育途径方式的灵活多样性。全日制普通学校教育的学生，是同一年龄段的未成年人，具的相同的年龄特征，反映在教育上，其统一性特点十分突出。成人教育对象是成人，他们的情况远比未成年人复杂得多：年龄不同，有老、中、青之别；职业不同，有行业、职务、工作之区别；原有智能基础不同，有文化程度、技术水平、业务能力之差异；学习条件不同，身体有强弱，家址有远近，家务负担有轻重。单位、系统、地区之间更是存在种种差别。由于这种复杂差别的存在，成人教育的途径方式就必须灵活多样，这样才能适应成人学员的各种不同情况和不同需要，如教学组织形式采用课堂面授式、函授式、电授式、自学考试式等多种多样的形式。
二、目前成人教育学籍档案管理中存在的问题
1.档案在管理方面，领导重视不够，缺乏科学、规范的现代化管理手段。一是，有些领导没有充分认识到档案管理工作，对提高成人高校教学质量、发展成人教育事业的重要性，对成人高校教学档案管理投入不足；成人高校教学档案一般没有专人管理，大多是在处理日常管理工作时，为了工作便利，保存一些有关的资料、文件。由于不是专职、又没有经过档案管理的业务培训，管理工作人员缺乏档案管理知识，对档案专业的理论知识，对档案专业的理论知识和技能水平掌握有限，且办公自动化程度低下。致使资料不健全，影响了档案的客观真实性。二是，高校的主要精力是用普通教育的教学上，对成人教育的教学和管理关心很少，长期的成人教育粗放式管理方式和无序的管理状态，使成人教学管理成了高校的一个不明显的角落，没有形成体系的规范教学档案管理经验。当前成人教育学籍档案大部分还是手工操作，一些基本管理还没有电子档案信息。从长远来说，成人教学档案管理的这种原始粗放式现状，对成人教育的持久性、科学性、规范性发展是不利的。
2.档案在形成过程中，收集困难，归档材料不规范、不完整。鉴于成人教育学籍档案具有内容丰富、来源广泛、形式多样等多方面的特点，给档案材料收集工作带来了一定困难。主要原因有：一是部分老师档案意识不强，没有按要求及时将该归档的材料按时上交，有的甚至没及时形成材料，日子久了，材料补不起来，或找不到的现象时有发生。二是学校档案管理部门对下属教学站点缺乏进行档案业务指导与督促、沟通不够，使上交档案的材料不齐，质量不高。三是非学历教育的各类辅导班、进修班、培训班，面授教学时间短，没有固定教材，加之有些外聘老师来校兼课、作报告、讲座等，有关部门没有向他们明确要求，或没有及时提醒需要上交相关材料，使许多有价值的材料散存于个人手中。四是归档材料不规范，常出现纸张大小不一，用圆珠笔填写，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
3.档案在转递过程中，经过的中间环节多，管理工作者缺少档案意识，造成错投、误投、遗失等现象。由于成人教育学籍档案内容繁杂、形式多样，档案在转递的过程中经过的环节又较多，如高校形成档案的院系－高校档案管理部门（继续教育学院）－地、市级函授站－县级函授站－考生所在单位档案管理人事部门－考生本人（毕业证书），档案在投递的过程中，经过的中间环节多，各档案管理人员缺乏足够的认识，责任心不强。加之学员本人对档案意识淡薄，只认证书而不重视学籍档案存在与否，若学员本人在未投档之前发生过人事调动等原因，常会出现错投、误投及“死档”等现象。2002年全国进行了一次学历普查，查出很多问题档案，除学籍档案材料不齐全，纸张大小不规范等原因外，有些县、市和企事业单位存在着大批遗失或丢弃学籍档案的现象，多数原因都是档案在转递过程中遗失的。
三、完善成人教育学籍档案管理工作的建议
1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强成人教育学籍档案管理工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是成人教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入成人教育管理规划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.健全制度，加强统一管理。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。深知管理制度统一标准，克服各行其是的局面。在制定各类表格的形式、纸张大小、字号大小、页边距等细微之处都要考虑到，便于后期归档时的整理装订。学员所填写内容要翔实可信、学位证、毕业证切勿涂改或转借。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。做到有法可循、依法建档、照章办事。在日常工作中，用制度去规范我们的管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3.建立与全日制高等教育相衔接的成人教育学籍档案管理体系。在终身教育体系逐步建立的今天，成人教育已经逐步由高等教育的边缘化状态转入成为社会大众化高等教育的重要组成部分之一。成人教育的对象、教育内容和教育手段，与普通高等教育存在着相互依托、相系交错、协调发展的新趋势，在这种形势下，成人教育的发展规划、教学形式和教学内容及手段，都与普通高等教育有着很密切的互相依存关系，成人教育必须与普通高等教育科学成型的教学档案管理制度相参照，制订出一整套有成人教育特点的教学档案管理制度，并在实际教育实践过程中，加以贯彻实施。
4.加强队伍建设，提高专职档案员的素质。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化成人高校专职档案员的职业道德。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。
5.大力开发利用教学档案信息资源，主动提供服务。教学档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是成人教育学籍档案管理部门的职责。随着高等教育事业的快速发展，成人教育办学形式和教学管理方法也是多种多样的，因而教学活动中产生的信息以及学校内部各部门和社会各界对不同层面的教学信息的需求也日益增长。为便于利用，成人高校档案部门可在校园网上建立档案网页，并利用计算机收集、整理教学档案信息。有条件的高校可建立教学档案数据库，如必要的新生录取表、学员注册登记表、学生成绩单、毕业证书及学位证书编号、档案转递单等，以方便师生们通过计算机检索，获得自己需要的档案材料。只有将教学档案作为资源，围绕学校的中心工作、教学改革的任务，及时有效地开发利用，并为之服务，才能真正实现教学档案的利用价值。
总之，成人教育学籍档案与个人的利益息息相关，提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套成人教育学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
参考文献
[1]叶忠海,等.成人教育学通论[M].上海科技教育出版社,1997.
[2]张京国.论高校成人教育档案的优化管理[J].中国成人教育,2011.
[3]姜海花.加强成人高校教学档案管理[J].兰台世界,2007.
[4]丁保朗.成人教育继续教育终生教育概念之诠释[J].成人高教学刊,2006.
[5]曲秀芝,施玉华.从全国干部清查看地方档案管理存在的问题[J].兰台世界,2003.
[6]底红艳.对高校教学档案管理的几点认识[J].晋图学刊,2002.
[7]刘旭莹.高校基层教学档案管理刍议[J].青岛大学师范学院学报,2002,3.
本文属山东省社科规划项目：档案部门应对突发事件策略研究（项目编号：CTQZ02）。
作者简介：
曲秀芝（1966－），女，曲阜师范大学印刷学院副研究馆员。
施玉华（1971－），女，郑州大学生物工程系硕士研究生。
【关键词】学籍档案；成人教育；档案管理
成人教育学籍档案主要有：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实验设计、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、档案转递单及领取档案的签字、领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
一、成人教育同普通教育相比较，具有以下几方面的基本特征
1.教育对象的广泛性。成人教育的受教育对象范围甚广，包括所有的成人在内，不论其性别、年龄、受教育程度、职业、经历、居住地区的差异，个体人由前成年期发展历经成年早期、中期、晚期皆属于成年期的范围。换句话说，个人一生中的四分之三的时间均包括在成人教育的范围之内。可以说，哪里有社会人群，哪里就有成人教育。
2.教育领域的开放社会性。成人教育既有自己的独立体系，又包含在整个社会之中；既是教育工作的一部分，又是社会经济工作和社会群众工作的一部分，具的广泛的社会基础和群众基础。哪里有社会组织存在，哪里就有成人学习者；哪里有生产工作活动，哪里就有相应的成人教育活动。一切机关、学校、企事业单位、社会团体等都是成人教育的依托；一切社会公共文化教育设施和大众教育传播媒介，如广播媒、电视、图书馆、博物馆、展览馆、文化馆（站）等，都是成人教育的阵地。可以说，成人教育既向整个社会开放，为整个社会服务，又依赖于整个社会，其深深扎根于社会之中。成人教育境域的开放社会性，取决于其受教育对象的广泛性，以及成人教育的宗旨和职责。
3.教育过程的终身性。对于人的一生来说，接受普通学校教育的时间是短期的、有限的，只能与学校教育过程共始终；接受成人教育的时间是长期的、终身的，与人的生命共始终。成人处在教育、劳动、再教育，再劳动的过程中，知识信息不断传递、补充、更新、再传递、再更新，如此多次循环往复，生命不息，学而不止。因此，成人教育是教育、劳动、生活相统一的过程。
4.教育内容的丰富性。成人教育对象的广泛性，必然带来教育内容的丰富性。其内容包括基本的读、写、算课程，博雅的文字课程、各种职业课程、休闲与娱乐课程、自我发展课程、政治法律课程、文化陶冶课程、生活调适课程，还有高龄者、妇女和残疾人课程等等，几乎涵盖了人类生活的各个侧面和层面。
5.教育结构的多维性。成人教育对象的广泛性，经济结构的多结构性必然规定成人教育结构的多维性。这主要反映在成人教育的结构体系的多序列、多层次、多形式、多规格等。
6.教育途径方式的灵活多样性。全日制普通学校教育的学生，是同一年龄段的未成年人，具的相同的年龄特征，反映在教育上，其统一性特点十分突出。成人教育对象是成人，他们的情况远比未成年人复杂得多：年龄不同，有老、中、青之别；职业不同，有行业、职务、工作之区别；原有智能基础不同，有文化程度、技术水平、业务能力之差异；学习条件不同，身体有强弱，家址有远近，家务负担有轻重。单位、系统、地区之间更是存在种种差别。由于这种复杂差别的存在，成人教育的途径方式就必须灵活多样，这样才能适应成人学员的各种不同情况和不同需要，如教学组织形式采用课堂面授式、函授式、电授式、自学考试式等多种多样的形式。
二、目前成人教育学籍档案管理中存在的问题
1.档案在管理方面，领导重视不够，缺乏科学、规范的现代化管理手段。一是，有些领导没有充分认识到档案管理工作，对提高成人高校教学质量、发展成人教育事业的重要性，对成人高校教学档案管理投入不足；成人高校教学档案一般没有专人管理，大多是在处理日常管理工作时，为了工作便利，保存一些有关的资料、文件。由于不是专职、又没有经过档案管理的业务培训，管理工作人员缺乏档案管理知识，对档案专业的理论知识，对档案专业的理论知识和技能水平掌握有限，且办公自动化程度低下。致使资料不健全，影响了档案的客观真实性。二是，高校的主要精力是用普通教育的教学上，对成人教育的教学和管理关心很少，长期的成人教育粗放式管理方式和无序的管理状态，使成人教学管理成了高校的一个不明显的角落，没有形成体系的规范教学档案管理经验。当前成人教育学籍档案大部分还是手工操作，一些基本管理还没有电子档案信息。从长远来说，成人教学档案管理的这种原始粗放式现状，对成人教育的持久性、科学性、规范性发展是不利的。
2.档案在形成过程中，收集困难，归档材料不规范、不完整。鉴于成人教育学籍档案具有内容丰富、来源广泛、形式多样等多方面的特点，给档案材料收集工作带来了一定困难。主要原因有：一是部分老师档案意识不强，没有按要求及时将该归档的材料按时上交，有的甚至没及时形成材料，日子久了，材料补不起来，或找不到的现象时有发生。二是学校档案管理部门对下属教学站点缺乏进行档案业务指导与督促、沟通不够，使上交档案的材料不齐，质量不高。三是非学历教育的各类辅导班、进修班、培训班，面授教学时间短，没有固定教材，加之有些外聘老师来校兼课、作报告、讲座等，有关部门没有向他们明确要求，或没有及时提醒需要上交相关材料，使许多有价值的材料散存于个人手中。四是归档材料不规范，常出现纸张大小不一，用圆珠笔填写，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
3.档案在转递过程中，经过的中间环节多，管理工作者缺少档案意识，造成错投、误投、遗失等现象。由于成人教育学籍档案内容繁杂、形式多样，档案在转递的过程中经过的环节又较多，如高校形成档案的院系－高校档案管理部门（继续教育学院）－地、市级函授站－县级函授站－考生所在单位档案管理人事部门－考生本人（毕业证书），档案在投递的过程中，经过的中间环节多，各档案管理人员缺乏足够的认识，责任心不强。加之学员本人对档案意识淡薄，只认证书而不重视学籍档案存在与否，若学员本人在未投档之前发生过人事调动等原因，常会出现错投、误投及“死档”等现象。2002年全国进行了一次学历普查，查出很多问题档案，除学籍档案材料不齐全，纸张大小不规范等原因外，有些县、市和企事业单位存在着大批遗失或丢弃学籍档案的现象，多数原因都是档案在转递过程中遗失的。
三、完善成人教育学籍档案管理工作的建议
1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强成人教育学籍档案管理工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是成人教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入成人教育管理规划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.健全制度，加强统一管理。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。深知管理制度统一标准，克服各行其是的局面。在制定各类表格的形式、纸张大小、字号大小、页边距等细微之处都要考虑到，便于后期归档时的整理装订。学员所填写内容要翔实可信、学位证、毕业证切勿涂改或转借。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。做到有法可循、依法建档、照章办事。在日常工作中，用制度去规范我们的管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3.建立与全日制高等教育相衔接的成人教育学籍档案管理体系。在终身教育体系逐步建立的今天，成人教育已经逐步由高等教育的边缘化状态转入成为社会大众化高等教育的重要组成部分之一。成人教育的对象、教育内容和教育手段，与普通高等教育存在着相互依托、相系交错、协调发展的新趋势，在这种形势下，成人教育的发展规划、教学形式和教学内容及手段，都与普通高等教育有着很密切的互相依存关系，成人教育必须与普通高等教育科学成型的教学档案管理制度相参照，制订出一整套有成人教育特点的教学档案管理制度，并在实际教育实践过程中，加以贯彻实施。
4.加强队伍建设，提高专职档案员的素质。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化成人高校专职档案员的职业道德。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。
5.大力开发利用教学档案信息资源，主动提供服务。教学档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是成人教育学籍档案管理部门的职责。随着高等教育事业的快速发展，成人教育办学形式和教学管理方法也是多种多样的，因而教学活动中产生的信息以及学校内部各部门和社会各界对不同层面的教学信息的需求也日益增长。为便于利用，成人高校档案部门可在校园网上建立档案网页，并利用计算机收集、整理教学档案信息。有条件的高校可建立教学档案数据库，如必要的新生录取表、学员注册登记表、学生成绩单、毕业证书及学位证书编号、档案转递单等，以方便师生们通过计算机检索，获得自己需要的档案材料。只有将教学档案作为资源，围绕学校的中心工作、教学改革的任务，及时有效地开发利用，并为之服务，才能真正实现教学档案的利用价值。
总之，成人教育学籍档案与个人的利益息息相关，提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套成人教育学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
参考文献
[1]叶忠海,等.成人教育学通论[M].上海科技教育出版社,1997.
[2]张京国.论高校成人教育档案的优化管理[J].中国成人教育,2011.
[3]姜海花.加强成人高校教学档案管理[J].兰台世界,2007.
[4]丁保朗.成人教育继续教育终生教育概念之诠释[J].成人高教学刊,2006.
[5]曲秀芝,施玉华.从全国干部清查看地方档案管理存在的问题[J].兰台世界,2003.
[6]底红艳.对高校教学档案管理的几点认识[J].晋图学刊,2002.
[7]刘旭莹.高校基层教学档案管理刍议[J].青岛大学师范学院学报,2002,3.
本文属山东省社科规划项目：档案部门应对突发事件策略研究（项目编号：CTQZ02）。
作者简介：
曲秀芝（1966－），女，曲阜师范大学印刷学院副研究馆员。
施玉华（1971－），女，郑州大学生物工程系硕士研究生。