新形势下做好企业招标采购管理的实践探索

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  [摘要] 招标采购管理是企业基础管理的一部分,随着国家“十四五”期间对企业提出高质量发展的新要求,招标采购管理在企业发展中愈发显现其重要的地位。文章阐述了企业目前在工程、服务项目招标采购管理中存在的一些不足和难点,对如何改进提出了建议和措施,以期保障企业在工程、服务招标采購过程中合理合规的同时,最大限度地降低企业采购成本,实现企业提质增效和管理提升的目标。
  [关键词] 工程服务招标;采购;管理;探索
  中图分类号:F275          文献标识码:A           文章编号:1674-1722(2021)18-0037-03
  “十四五”时期,对于招标采购工作,很多企业提出了要坚持“绿色发展、高质高效、创造价值、智慧监管”的工作理念,着力加快体系建设,抓好平台建设,加强能力建设,全面提升招标采购管理水平。为了实现“十四五”期间的目标,要求企业必须坚持问题导向、目标导向、结果导向,进一步提升专业能力、服务水平、综合素质,实现效率效益双增长,推动企业管理水平和能力的提升。文章从研究新形势下招标采购管理的意义开始,通过分析当前企业在工程、服务项目招标采购管理中存在的不足和难点,提出了相应的解决措施和实践方法,从而为企业实现“十四五”期间的目标提供一些参考和帮助。
  一、开展新形势下企业招标采购管理研究的意义。
  采购管理是企业价值链管理的核心环节。通用电气前CEO杰克·韦尔奇曾有这样的描述:“采购和销售是公司唯一能‘挣钱’的部门,其他任何部门发生的都是管理费用。”[1]企业要想从根本上控制经营成本,究其源头,就要向采购环节要效益。要想完成生产任务、达到经营指标,企业应要求采购管理达到以下五个基本目标。
  (1)通过公开采购的形式,利用招标的方法实现合理合规的采购。
  (2)及时适量保证供应,满足企业的稳定生产。
  (3)保证供应工程、服务的质量,满足企业的安全生产。
  (4)采购成本最低,费用最省,满足企业的经营发展。
  (5)协调承包商,管好供应链,满足企业的协调发展[2]。
  为了实现这五个目标,需要招标采购工作走在前面,尤其是在企业采购中占据主要地位的工程、服务项目的采购,亟待向内向外及时进行改革创新、提质增效和精细化管理,以满足日益激烈的市场竞争下企业高质量发展的需要[3]。
  二、在工程、服务招标采购中遇到的困难和挑战
  (一)基础管理工作仍有较大改进空间
  一是招标管理制度不完善,没有形成一套指导有效、流程合理、监管全面的制度体系。二是招标文件的编制仍不规范,缺乏范本指导,文件内容编制不合理,导致招标环节争议较多。三是招标管理缺乏流程化、标准化、规范化的方法,对计划、立项、文件编制、审查、评标、定标等环节的管理不细致。四是对承包商的管理不到位,在资质审核环节和合同执行环节,存在把关不严现象,对一些失信或劣质承包商缺乏有效的考核处置办法。五是监督管理体系不健全,对整个招标过程缺乏全生命周期的监督,往往事后调查和追责,不能很好地起到规范招标过程,管控招标行为的目的。
  (二)缺乏招标管理专业人才
  一是当前大部分企业缺乏工程、服务项目招标管理方面的专业人才,对工程建设和检修、维修服务等专业知识掌握不全面,在招标前期工作、开评标过程、结果确定等方面均缺乏经验,业务能力有待提高。二是招标业务人员责任意识和服务意识还很欠缺,对企业一线实际情况缺乏了解,对招标工作的重要性也认识不足,导致招标过程经常出现漏洞和错误。三是企业人员流动性较大,新从业人员未进行全面、有效的岗前培训。
  (三)评标评审过程有待完善
  一是评审专家库建设有待完善,有的企业未建立专家库,未能实现开评审环节专家的随机抽取,缺乏公开公平公正。二是在评标专家队伍中,很多评标工作人员缺乏良好的职业道德,且专业技能较差,导致评标工作缺乏合理性。三是缺乏一套完善、科学的评标方法。现阶段,评标方法中大多采用低价法,重点或大金额项目采用综合评分法,缺乏一定的合理性,导致评审结果合规但并不符合实际[4]。
  (四)招标体系仍较为烦琐和不规范,效率和成功率偏低
  一是企业为了规避招标违规的风险,对于招标采购项目往往需要多个部门或环节进行审批,对于招标文件的编制和审查也较为烦琐,流程过长,不利于招标工作,甚至还会造成很大程度的资源浪费[5]。二是市场隐性壁垒和门槛仍然存在,不合适的招标要求,导致很多供应商即使符合条件也很难中标,招标成功率大打折扣。三是预算或控制价设置不合理,没有专业部门进行预算管理,导致控制价和中标价格偏差较大,经常出现废标现象,影响招标效率。四是在提报项目时缺乏统筹考虑,未同类合并,出现项目多金额小的现象,供应商报价缺少吸引力,导致挂网成功率较低。
  (五)因招标文件和评审过程不合理,引发的异议和投诉较多
  一是在招标文件编制过程中因内容不完善、有歧义或者有一定的倾向性,导致潜在投标人无法参与,经常会引发投标人提出异议,招标人的解答和回复较慢,影响正常的开标程序和时间。二是评标过程中评委对评标条款和方法理解不到位,评审打分或者评审标准有偏差,导致投标人对评标结果产生质疑,提出投诉,影响正常的定标程序和后续的合同签订。
  (六)信息化水平还需要持续提高,从而高效辅助采购过程
  一是企业在招标平台的投入建设力度上还不是很大,很多平台没有实现智能化,没有对投标人、招标过程和各环节进行统计和管理,不能形成数据分析,发现招标过程中的问题。二是招标平台没有实现和供应商管理的对接,很多失信供应商没有得到及时、有效的处置,仍可参与投标,给评审、定标造成难度。   三、加强企业工程、服务招标采购管理的举措
  (一)狠抓精益管理,细化招标采购各环节
  一是在计划环节,管理前置,由专业部门严格审核采购项目的实施必要性,工程建设和检维修服务等是否有必要实施,做好立项审查,避免造成重复采购和无效采购。二是针对基层单位不同的地理位置和需求量,有针对性地将不同类型的工程和服务項目,按照不同时间段提报,将分包细化得更具体、更合理,将同质化或同类型的项目整合在一起,提高标包金额,让更多供应商能参与进来,提高竞争性。三是严格审查预算做好控制价,在计划提报环节通过市场询价或套用检维修定额修改不合理预算,提高预算的指导意义和控制价的合理性。四是做好市场询价和寻源,合理设置商务资质和技术要求,不允许有倾向性和严苛的技术要求,提高挂网成功率。
  (二)完善制度建设,强化落实和考核
  一是建立健全工程、服务项目招标管理的各项制度,从计划、招标、合同签订、竣工验收、结算、承包商管理到监督审计等各环节逐项规范,使各环节均做到有章可循,有法可依。二是加强制度宣贯和学习培训,让采购管理和业务人员均能领会、熟悉、掌握新制度和新规范,合理合规地使用制度。三是加大贯彻执行力和考核力度,采取措施严格落实企业的管理要求,对不贯彻落实,执行不彻底的单位将严肃执行考核,不手软,将压力层层传导到企业的各基层单位。
  (三)加强开标评审环节和定标环节的管理
  一是建立和完善企业内部评标评审专家库,将专业水平高、责任心强的技术和管理人员加入公司内部专家库,在评标前随机或指定抽取,提高企业在开标评审上的水平,保障评审环节的质量,减少漏洞。二是加强评标现场监督措施,宣贯纪律,规范流程,强化保密,提高异议和投诉应对处理能力,及时化解纠纷,避免纠纷升级,缩短招评标时间。三是严把定标环节,对比市场价格和历史价格,结合项目实施的必要性,合理定标避免审计风险。四是做好对招标过程中异议的处理,对投标人提出的异议要高度重视,及时进行说明和回复,确有不合适的地方要及时修改,向投标人发出公告,避免评标结束后产生纠纷和投诉。
  (四)进一步规范工程、服务项目招标文件
  一是加强标准化,以建立和完善招标文件范本为抓手,提升业务标准化水平,积极推广使用范本,同时开发建设基于范本信息化的智能辅助评标系统,为科学、准确、高效评标提供支持,降低专家自由裁量权,提高评标质量和效率。二是编制工程、服务项目的采购实施流程和注意事项说明,对采购文件中容易出错和需要注意的地方进行提醒和规范,提高采购文件编制的准确性和合理性,提高挂网成功率。三是对招标文件的技术部分要严格把关,很多招标往往在技术部分设置过多的、严苛的技术参数或者如果不满足而产生的惩罚性条款,导致排除潜在的承包商,也往往会造成很多承包商为了中标而在投标环节响应了技术要求,但在合同执行过程中无法满足,影响了工程或服务的进程,并引起不必要的纠纷。
  (五)加强承包商的管理,建立绩效考评长效机制
  一是构建共赢共享的合作体系。开拓思路,统筹谋划,充分利用各类平台,加大优质资源和先进技术引进力度,扩展全面战略合作领域,助力双循环格局构建。二是加强对承包商的日常管理,做细绩效考核。建立评价体系,通过对其信用情况、投标报价、履约情况、服务质量等几个维度的指标,合理考评承包商的绩效,实现优胜劣汰,奖惩有度。三是强化合同执行和管理,严格按照合同条款进行施工和提供服务,若有施工或服务内容的变化,双方要及时商议修订,同时要做好验收环节的管理,要求使用单位、建设单位和承包商共同验收,避免出现合同不履约或未按合同履约的情况,将合同履约情况纳入承包商考评体系后要进行单一评价,规范承包商的履约行为。
  (六)加强对标对表工作和进一步提升服务意识
  一是继续加强采购业务人员的培养和交流学习,对标先进企业,坚持“走出去请进来”,吸收借鉴先进经验,形成一套科学规范、上下贯通、协调一致的采购指标体系,全面提升业务人员的从业能力。二是加强采购人员的素质队伍建设,规范科室4S管理,制定内部员工工作考核办法,规范员工行为。三是企业负责工程、服务项目招标采购的管理部门和从业人员需扑下身子,潜下心来加强与企业内基层单位的沟通,多下现场,充分了解基层的需求和实际情况,多向一线学习,增强服务意识。
  (七)不断完善科技创新和信息化建设
  一是加快招标网上平台的智能智慧升级。抓住当前企业向数字化转型发展的新机遇,对招标平台或招标系统进行全面升级,对承包商的围标串标行为,能及时发现和预警处置。二是将大数据、人工智能等更深地融入招标平台中去,加强数据规划,系统性做好数据资源整合利用,打通跨业务数据共享壁垒,以数据一体化推动业务与管理一体化。三是充分利用网络,全面升级远程评标系统,推进工程造价咨询远程评审,重点对信息化计价、专家管理、投标人管理、运营系统等进行研究部署,制定有效的推进方法。
  (八)加大监管力度,确保制度执行到位
  一是坚持对招标采购环节违法违规行为“零容忍”,强化责任意识,细化工作措施,将采购管理规定执行情况分解落实到企业内各层级、各单位。二是对巡视巡察、审计和日常监督管理发现的有关工程、服务招标采购制度执行不到位的事项,组织相关部门深入分析,立行立改。三是加强制度执行情况的反馈,通过现场调研及时研究解决管理制度执行中遇到的问题,解疑释惑,规范运行。四是对采购文件编制、计划提报、采购评审等重点监管环节,以及紧急采购、零星采购、单一来源采购、线下采购等重点监管事项,把好计划提报关、标书审查关、采购评审关、结果审定关和异议处理关五个关口,运用工作函、整改通知书、约谈、通报等处置方式,持续加大监管力度,实现全周期、全流程和全过程监管。
  (九)加强作风建设,打造风清气正的采购队伍
  一是要求从事工程、服务项目招标采购的从业人员,要树立“讲信念、讲纪律、讲计划、讲创新、讲大局、讲服务、讲廉洁”的理念,严格执行国家、企业内部关于规范采购工作纪律的相关规定。二是要抓住关键少数及关键环节,定期开展警示教育,深入开展审计监督,筑牢思想防线,确保警钟长鸣、风清气正。
  四、结语
  综上所述,企业的工程、服务招标采购管理是一项需要通过精细化、规范化、科学化举措稳步提升的基础性工作。要求企业在下一步工作中,应紧密围绕安全生产中心工作,坚持“依法合规,高质高效,价值创造,保障有力”的工作思路,对标对表先进,加强流程管理,健全完善管理体系,不断提高招标采购管理水平,全力推动企业的招标工作在“十四五”期间再上新台阶。
  参考文献:
  [1] 傅双喜.对加强物资采购管理降低企业采购成本的思考[J].投资与创业,2018(2):161-162.
  [2] 于美智.供应链模式下的采购管理信息化探讨[J].经贸实践,2018,3:96.
  [3] 张倩.企业采购中的成本控制研究[J].商情,2018(2):2.
  [4] 张超.建设工程招投标常见问题及解决策略分析[J].建材与装饰,2018(5):131-132.
  [5] 张秋梅.招投标管理存在的问题及对策剖析[J].化工管理,2018(4):32.
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