引进现代管理手段提升图书馆工作效能

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  摘 要:本文提出了图书馆的现代管理思想,对现代管理思想的概念、原理及管理内容进行了比较细致的描述,并对现代化管理的一些具体做法进行了探讨。
  关键词:图书馆;现代化化管理;多渠道服务
  图书馆作为一种文化生活所需,是社会需求的产物,它的存在就是为读者提供服务。图书馆的价值是通过图书馆对阅读者服务来体现的 ,为读者服务永远是图书馆的最高使命和主要内容。在今天日益 激烈的信息社会里,图书馆要发挥自身的职能作用为读者提供服务,就必须创新管理体制和机制,必须树立“以人为本”的服务理念,从服务的多元化做起,使图书馆这个人类的知识宝库 为促进社会的发展做出应有的贡献。
  一、要提高服务质量必须重视创新管理体制
  目前的图书馆主要工作内容是文献的收集和保存;文献的流通和传播。目前图书馆工作的对象主要 是 读者,工作的价值主要体现在文献的利用、 知识的“灵活化”与“物质化”,最终其核心价值 的体现就是被读者所体现。因此,图书馆必须始终强调以为读者服务为中心,以服务读者为光荣 不断提高服务能力。必 须要创新管理体制和机制,通过建立科学合理的用人机制、激励机制和发展机制等,努力 营造一个出成绩、出效益、出人才的良好工作环境,从而不断提高图书馆的服务水平。
  1.要树立人本管理的理念
  人本管理是现代管理的一种新模式,其基本特征是将人力资源中的人回归到实实在在、有情 绪、有思想的生物存在体,而非劳作的机器和赢利的工具,必须要学会尊重人、关心人,并由此调动 人的积极性、主动性和创造性,促进组织的凝聚和发展。人本管理理论认为:满足人的需求 是调动人的积极性的最基本的前提。作为图书馆的领导要了解职工的需求,关心职工的需求 ,而且相对于图书馆职工来讲,重视其物质待遇以外的需求显得尤为重要。图书馆作为实体 ,长期不被重视,而图书管理人员的社会价值在很长一段时期内也不被认同,其社会价值长 期 被低估,这是很不应该的。因此,作为领导首先要正视这种状况,并且要努力扭转这种局面 ,要充分了解和关注员工的人格自尊、社会价值自我实现等需求。
  (1)自尊需求。图书馆的各个领导要学会了解、关心职工的需要,在管理中要学会尊重别人,这就是迈出人本管理的第一 步。同时要懂得相互欣赏,在欣赏中相互激励提高,这是建立人本氛围的第二步。因此图书 馆领导要肯定每个职工的哪怕是细微的成绩,这是促使他们努力工作的最好方法。
  (2)自我实现需要。长期以来,图书馆工作人员对自我价值的实现充满渴望。图书馆领导要想方设法创造条件满 足职工的进取需求,帮助他们实现成就感,从而激发他们的工作热情和潜能,使员工的自我 价值和图书馆的工作目标得到有效的统一。
  2. 知人善任,充分发挥每个员工的工作的积极性,并不断提高其工作能力,既服务了读者又提高其自身能力,一举两得。
  英国图书馆专家哈里森说:“即使是世界一流的图书馆,如果没有能够充分挖掘馆藏优势效率和训练有素的工作人员,也难以提供广泛有效的读者服务。”这就明确指出,图书馆员 素质高低是提高读者服务质量的关键。因此服务内容要创新,服务质量要提高 ,领导必须 要学会并懂得用人之道,要做到知人善任。
  所谓知人善任就是了解和掌握员工的特点,并将其合理的安排到相应的岗位上工作,达到人 尽 其才的目的。用人之长是一个被管理者广泛重视的问题,但真正执行起来却又是一个极易被 忽视的问题。
  知人善任就是通过对人的能力和工作任务两项要素的把握,达到人与工作的合理匹配:简单 的工作由能力较低的人去做,复杂的工作由能力高的人去做,并且通过对能力较低的人的不 断 培养,使其能力得到提升后便可以从事复杂的工作。这实际上是在工作的不 同层面上实现人的能力与工作任务的相互匹配的问题。
  知人善任是一件对员工个人、领导和图书馆都有利的事情。对员工来说,能够在工作中发 挥自己的特长有利于工作业绩的形成、工作信心的树立以及工作责任感的建立,也有利于个 人自 身专长能力的不断改善和提高;对领导来说,准确发现和发挥员工在工作中的长处有利于管 理水平的提升,也有利于培养员工成为工作中的得力助手,分担相应工作,使自己能够集中 精力思考更复杂更重要的问题;对图书馆来说,能够实现人尽其才的工作局面不仅有利于 资源尤其是人力资源得到优化利用,也有利于图书馆管理水平的提升。
  3. 建立和完善发展机制,促进员工专业发展
  (1)建立培训长效机制。建立员工教育培训长效机制,是促进员工专业发展的有力保证。通过培训教育,能够 使员工尽快熟悉图书馆的工作流程和业务规范,从而保证了服务的规范化和高效率。 要注 意培训计划的可行性,培训内容的实用性,培训方式的灵活性,培训结果的有效性和培训工 作的长期性。
  (2)要鼓励管理人员结合工作实际,针对图书馆发展过程中出现的各种问题,进行理 论研究 和实践探索。要建立学术研究平台,使全体干部、员工学理论、学管理、学专业技术、搞科 研的团队学习氛围日益浓厚。
  (3)要科学合理的安排培训内容。既要加强图书馆员的业务素质培养,通过图书馆专 业知识的岗位培训,提高工作人员的业务水平,同时也要适应时代发展的要求,不断学习并 应用现代技术,具有较高的外语水平,具备从事信息管理、开发和提供服务的能力。
  (4)要建立培训工作考核机制,将培训考核结果与提干、评优、职称评定等挂钩,充 分激发 职工学习的积极性。图书馆员是终身学习的倡导者,也是终身学习的实践者。图书馆员只有 通过持续不断的学习,才能不断提高自身素质,跟上 时代的潮流,与21世纪的图书馆事业的需要同步前进。
  二、要提高服务质量还需进行“人性化”的管理
  图书馆是一个以读者为服务对象,以图书资料、情报信息为主要服务内容,具有自身相对独 立和整体高度联系的职能部门。然而,由于科技的快速发展和计算机的使用取代了人与人之间 的互动,而工作设备与方式越趋高科技化,员工便越需人性化管理,那么如何实现人性化管 理,笔者认为有以下几点:   1. 管理制度化,制度合理化
  管理在于制度,一切运作依靠制度而行。如有完美的管理制度,纵隔千山万水,也可发挥其 良 好的控制作用。组织规章制度是组织成员共同遵守的“法”,用合理化的制度和合理化的 人情达成适度管理,制度管理对组织来讲好比是螺丝钉,可以用它把大家组合到一起,成为 一部机器,而人本管理则是润滑剂,可以使这部机器高速度运转。
  2. 适当沟通,避免独裁
  管理过程中,采取“参与管理”的方式,适当的沟通可避免陷入独裁。如馆内有较重大决策 时,可与相关的主管或员工讨论,集思广益凝聚共识,共同参与会使决策的推动更加顺利。
  决策的成功需要以下原则:①民主决策原则;②高标准原则。只有这样才能调动大家的 积极性,激发集体的创造性,也才能更好地整合资源以发挥更大的服务效益。
  3. 发掘潜能,提供机会
  图书馆管理者应引导员工发掘自我潜能。要重视员工个人的长处,并使员工的个性与其工作 内容相配合。当员工可能运用自己的长处参与工作时,则能以更为积极的态度面对工作。
  4.满足个别需求,建立激励机制
  人的需要是多方面、多层次、相互交叉和融合的。离开需要,人的动机就无法产生,人的积 极性就不能发挥。因此,图书馆领导有必要运用激励手段,从满足员工多层次合理需求入手 ,调动员工的积极性。
  激励是个体被激发出来的一种内在心理状态、欲望或驱动力。它具有提高个人工作效率和整 体运作能力的作用。因此,如何激励员工士气以提高工作效能,应是图书馆领导思考和关注 的焦点。换句话说,图书馆管理者如能了解员工各种不同的动机与需求,同时透过各种适宜 的激励机制,提供适合员工的机会和工作环境,从而提高员工个人的工作效率和图书馆整体 的服务品质。
  5.适时赞美,适度批评
  图书馆管理者适时地给予员工具体的赞美和批评是极其必要的。根据儒家的人性理论,人有 自尊和受尊重的需求,因此员工须有来自管理者、读者和同事的肯定与赞美。如果图书馆管 理者能给予员工适时与适当的赞美预估,将能给员工充分的心理满足。至于员工工作的缺失 之处,管理者的批评或责备乃是提醒员工个人行为上有待改进,应依据员工的个体差异给予 不同程度的责罚,而不涉及情绪化的人身攻击或斥责,同时也须告知员工遭到批评或责备的 原因,如此可避免员工产生怨恨或恐惧心理,并能深切感受到管理者对其人格的尊重,进而 愿意积极改善自身的行为。
  参考文献:
  [1]杨虹实行人本管理,稳定高校图书馆人才[J]华南师范大学学报(社会 科学版),2001,(6).
  [2]赵荣伟激励在图书馆管理中的运用[J].
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