随着经济全球化和我国改革开放的不断深入,人力资源已成为企业的核心资源,是提升企业竞争力的关键因素,而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础。但目前企业人事档案管理制度上的不完善、管理上的不规范、利用上的效率低等问题,严重制约着企业人力资源的开发和利用,必须加大工作力度,寻求治理对策,以加强人事档案管理,打造企业人力资源优势。
　　
　　一、企业人事档案管理的重要性
　　
　　人事档案的作用可以从两个方面来认识,一方面对企业职工个人而言,职工档案是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录, 它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据.也是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据,关系到职工的切身利益;另一方面从企业管理角度上来看,人事档案是企业人力资源管理的基础,因而,企业人事档案管理就成为企业管理的一个重要组成部分。
　　一是企业人事档案管理是一个企业人力资源状况的直接反映。通过对人事档案的简单汇总分析,可以直接了解到企业员工的数量及年龄、性别、学历、专长等构成情况。
　　二是企业人事档案管理是企业人力资源配备的重要依据。人力资源的静态分析,可以大体判断一个企业的发展水平。如果将人力资源的动态变化与企业发展结合起来综合分析,就可看出企业的发展得益于哪些方面人力资源作用的充分发挥,哪些方面还需要加强和改进。
　　三是企业人事档案管理是企业人力资源开发的基础前提。企业要不断发展壮大,就必须有充足的人力资源保障,靠大规模引进人才不现实,更不可取。必须通过对现有人力资源的深度开发来满足企业发展需求,这就要求充分利用企业的人事档案来选准人、用好人。
　　
　　二、企业人事档案管理的主要问题
　　
　　随着社会主义市场经济体制的建立,原有的企业人事档案管理办法已难以满足社会的发展和新型劳动力市场的需求,难以发挥人事档案管理在企业人力资源开发方面的作用,在现实工作中存在着三个方面的突出问题:
　　1、认识不到位,制度不完善。很多企业负责人把主要精力投向生产经营上,以追求最大利润作为唯一的价值取向,没有把企业人事档案管理上升到人力资源管理的高度去认识,淡薄、淡化的现象普遍存在,导致企业人事档案管理制度不健全,势必影响档案功能的发挥。
　　2、管理不规范,手段不先进。目前,很多企业的人事档案内容设置上,仍停留在计划经济体制下制定的内容,仅简单记录了员工的姓名、性别、年龄等基本信息。管理上停留在经验管理和手工管理阶段,更为甚者,有些从家庭作坊发展起来的民营企业,员工的使用、升迁、工资、待遇等,老总口头说了算,随意性大,企业人事档案管理缺位。
　　3、信息不系统,利用效率不高。很多企业人事档案,也就是简单的员工个人信息在劳资部门管理,而员工个人履历、职务变动、技术等次等方面的信息管理又在人力资源管理部门,企业的人事档案缺少员工工作能力评价等相关重要信息,由于员工档案信息的分散,导致人事档案利用效率低下。
　　
　　三、加强企业人事档案管理的对策及方法
　　
　　加强企业人事档案管理是加强企业基础管理的一项重要内容,是企业提升竞争力、合理利用并充分开发人力资源的一个重要途径,要利用现代管理理念和管理技术,促进企业人事档案管理的数据化、信息化、规范化。
　　1、科学合理设置档案内容,使企业人事档案管理数据化。要根据社会发展形势和企业发展需要,科学系统地设置员工档案信息,既包括姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称、劳动合同、调动转移材料等基本信息,也要设置与本企业密切相关的个人工作业绩等内容。要逐步将档案管理由文件处理转向数字管理系统,开发和建设好人事档案数据库系统。同时,要根据企业发展的变化和员工个人的变化情况,及时更新数据库,面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。
　　2、充分利用现代管理技术,使企业人事档案管理信息化。要加强和改善企业人事档案管理工作,必须充分利用现代科学管理技术,加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。
　　3、建立健全制度,使企业人事档案管理规范化。要切实提高认识,将人事档案管理纳入现代企业基础管理的重要内容,在建章立制的基础上,加大对人事档案管理的人力和资金的投入。要将人事档案管理与企业人力资源管理有机结合起来,整合相关信息资源,使企业人事档案管理逐步走向标准化、系统化、规范化,为企业人力资源的开发利用奠定坚实的基础,为企业的长足发展提供人力资源保障。
　　(作者单位:襄樊市工业干部学校)