当我在20世纪70年代后期，刚开始写商业计划时，那时的一份所谓的“普通计划”远比今天我看到的更长、更复杂。商业计划变短了。这可能是因为它比以往更为常见——越来越多的人开始频繁地使用商业计划。
　　同样，对阅读商业计划的银行家和投资者来说，“短”也是一种趋势，这可能是因为人们现在很少有时间去费力地阅读文件。
　　无论出于何种原因，现在商业计划的趋势是回归基础，并要求具有良好的预测和可靠的分析。“易于快速阅读”比以往任何时候都更重要。如果你希望人们阅读你的商业计划，并让大部分人都很快理解，那么我建议你一定要保持简单。不要将商业计划和博士论文或终身任务混淆起来。
　　保持简单的措辞和格式，并保持计划短小。
　　但不要将简单的措辞和格式与简单的思维混淆起来。保持简单的原因不是因为你没有充分开发你的想法。简单是为了把你的观点快速且轻松地传达给阅读它的人。
　　考虑到这一点，下面我们来谈谈如何简化商业计划。
　　防止散文化。成功的商务写作很容易阅读。人们将略读您的计划，有些人会试着在通电话或翻看电子邮件时读它，所以把深度散文化留着以后写伟大的小说吧。当制定你的计划时，记住以下这些建议：
　　不要使用长而复杂的句子。除非为了表达语意而必须这样做。短句就很好，更容易阅读。
　　避免行话、术语和缩略语。您也许知道NIH的意思是“非我发明”，KISS代表“尽量简单”，但不要以为别人也知道。使用简单、直白的语言，如“使用”而不是“利用”，“然后”而不是“在那个时间点”。
　　列出要点是有好处的。它们帮助读者更容易消化信息。
　　避免“赤裸裸”的要点。需要解释时要用简短的解释将它们具体化。未解释的要点可能会令人沮丧。
　　保持短小。现在大多数商业计划的平均长度比以往都短。最多20～30页的文字中就可以涵盖你需要传达的一切，如果有需要，还可以加上另外10页每月预测，管理层简历和其他细节的附录。如果您已经制作了一个40多页长的计划，那你的概括能力一定有问题。
　　当然，规则也有例外。例如，我最近看到一个连锁咖啡店的计划，包括所选择地点的照片，模拟菜单和其他选择地点的地图。图形使计划更长，但它们增加了实际价值。产品照片、地点照片、菜单、蓝图、平面图、标志和标牌的照片都是有用的。
　　使用商业图表。请您将重要的数字安排得很容易找到并容易理解。使用汇总表和简单的商业图表突出主要数字。请在附录中将相关的详细信息安排得容易找到。另外：使用条形图显示最低限度的年销售额，毛利率，净利润，现金流和净资产。
　　三维条形图看起来比较精巧，但二维条形图通常更容易阅读。做图表时要确保数字是显而易见的。
　　堆垒条形图会使总数更容易看到。如果您的销售划分成段，就用堆垒条形图以显示总数。
　　市场份额和市场区间使用饼图。
　　任务和里程碑显示为水平栏，左边带标签并且日期在顶部或底部。大多数人称之为甘特图。只显示主要任务和里程碑，因为太多的细节会使这些图表难以阅读。
　　在汇总表中始终把数据源放在靠近图表的地方，让读者可以迅速参考它们，并识别图表中的数字。永远不要让商业计划的读者无法找到图表的数据源。
　　不要使用未在文中引用的图表。如果在汇总表中源数字不是十分明显，确保您指定的附录中包含详细的数字。
　　润色整体外观和感觉。除了措辞，您也希望您的文字整体外观简单并且引人注目。所以采纳我的建议：
　　文本坚持使用两种字体。标题使用的字体应该是简单的无衬线字体，如Arial， Tahoma or Verdana。至于正文，您应该使用标准的文本字体，如Century， Times Roman 或 Book Antigua。
　　避免使用小字号。只有少数更易读的10号字体比较好；它们大多是在11号或12号大小时更好。
　　使用分页符将章节分开，将文字和图表分开以及突出表格。如果有疑问，进入下一页。没有人会因为转到下页而不开心的。
　　使用空格。在狭小的空间内挤在一起的文字阅读起来并不舒服。
　　请务必使用拼写检查。然后仔细校对您的文本，以确保您没有拼写错误！再次检查您的文本中数字与表格中的是否相匹配。
　　（作者系商业计划软件公司Palo Alto Software Inc.的总裁）