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摘 要：为了更好的实现无纸化办公和节省沟通成本，财务部对OA系统财务管理功能进行优化—从简单的申请付款到嵌入预算控制和直连银行付款。根据现有条件，逐渐使财务人员的工作重心由会计处理问题转变到管理会计方面。同时，也为下一步财务共享中心的建立奠定了基础。
关键词：预算控制 OA系统 优化 去货币化
随着互联网和无纸化办公普及程度的提高，越来越多的企业选择OA系统联网进行办公。OA系统是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。大连港集团也在2015年末试运行到2016年正式运行，将OA系统流程正式并入到各部室精细化管理中去。其中，集团财务流程模块的建立需要从安全性、可靠性和效率性多维度考虑，并在办公室和相关技术人員的帮助下，集团财务部从简单的申请付款流程到嵌入预算控制到OA系统并直连银行急速付款的模式已经基本完成了雏形。
一、创新财务付款预算控制模式
在管理控制中使用最广泛的一种控制方法就是预算控制。预算控制可以最清楚地表明了计划与控制的紧密联系。预算是计划的数量表现。预算的编制是作为计划过程的一部分开始的，而预算本身又是计划过程的终点，是转化为控制标准的计划。然而极易存在着计划与预算脱节的情况，二者是分别进行的而且往往互不通气。预算编制工作往往被简化为一种在过基础上的外推和追加的过程，而预算审批则更简单，甚至不加研究调查，以主观想象为根据任意削减预算。从而使得预算完全失去了应有的控制作用，偏离了其基本目的。
同时，在大连港集团内部存在预算控制无法实时追踪的问题。原系统只是对单笔费用予以审核，无法动态化查询到各单位（部门）预算和实际费用发生等的情况，不利于预算控制。
正是为了消除以上可能存在的消极影响，集团财务部现除了在事前预算控制和事后预算考核外增添了事中控制即在OA系统的财务付款流程中嵌入预算部分（如图1）。2016年年初，
集团财务部将每个部门的预算分门类别地写入系统。图1中“部门预算”一栏可清晰地辨别出部门分项的可用预算、已发生预算和审批中预算。这样可以使得在流程各个步骤中，从申请人到涉及审批的主管领导再到财务人员进行财务处理都可以对所发生的费用和预算情况进行对比，完成预算事中控制。同时，也将预算大项细分到每一个费用科目更加精准地判断出之间的费用支出，有利于各部室进行合理规划和调控，使得年初编制的预算更加贴近实际运行的财务情况。
除了对实际付出现金流的业务进行预算管控外，对一些各部门的划转费用也进行管控。使得每一个部门都可以直观地查询出，费用在各时间段的涨跌程度。同时，通过分配成本使得责任到人，更有利于每个部室降低不必要费用支出。
集团财务部将付款流程嵌入预算控制后，使得财务控制由事前预算控制和事后考核的基础上同时也可以达到事中实时控制。使得年初预算更加精准，降低增加临时计划的可能性。使得各个部门更具有机动性调整工作计划。
二、优化付款流程
传统付款流程为：业务人员填写付款单（或付款流程）；进行审批手续；原始单据送达财务人员；财务人员在付款系统二次填写付款信息和关键信息审批；通过银行对外付款。其中，对于二次填写付款信息一直存在两个相左观点：二次填写可以通过财务人员的筛查提高付款成功率；二次填写付款信息属于重复性人力资源成本，更易产生人为错误。但是随着整个集团教育程度的提高和现代化建设的不断完善，二次填写付款信息的财务筛查工作的必要性逐次降低。相反，解放财务人员重复性和机械性的呼声越来越高。尤其是集团财务部提出的构建财务共享中心，减少基层财务人员基础性工作将原本机械的工作转变为模式化，最终使得财务人员由简单的会计处理转化为财务管理。
如此，对集团财务部进一步优化财务付款流程显得更为重要。将OA系统中财务付款流程（CW01-CW07）和金蝶财务系统、财务公司九恒星系统直连。在OA系统填写的付款信息，生成编码后在金蝶系统显现并同时生成模式凭证和直连银行进行付款准备。整套运行至结束，不用再对关键性信息进行修改，一录到底。
实施将付款信息由二次填写，改为一次录入以来，将重复工作降低，释放人力资源重心到管理分析方面。
三、深化改革个人报销业务
在传统报销业务中，使用现金和财务POS机付款。在去货币化的今天，现金报销存在现金占用不便集中管理和安全性风险问题。集团财务部于2016年5月起施行“零库存”现金管理办法。正式由现金报销并存报销方式转变为财务POS机报销方式。但是，也存在以下局限性：
1.操作财务POS机划款报销时，无法确认划卡的持卡人与相关付款流程的申请人是否一致。易导致审计风险，实际申请人与实际收款人不符。
2.对应的财务POS机只能使用对应银行的银行卡进行划出，对卡种选择进行了人为限制，不能最优化的为集团和各下属公司提供服务。
3.财务POS机由于地域的限制，原则上只允许大连当地开卡的银行卡进行划出。部分有权限允许异地开卡进行划出的，手续费过高（每笔金额的1%）。
如今优化了付款方式，报销人员可以直接在OA系统的付款流程中将自己的银行卡信息对应填写，当审批流程和财务处理结束后，一键急速付款，实时到账。最大程度减少人力成本和沟通成本，使得无纸化办公真正落地实施。
四、结语
对于OA系统的进一步优化是对系统的功能最大化进行发挥，同时也是为财务共享中心的建立起到至关重要推进的一步。通过一次次验算和推进，逐步完善财务系统的流程规范和建立模式化程序。我相信，通过国家的政策扶持、制度改革，以及所有财务人员及领导的共同努力，财务系统的未来会更加的光明并定会成为推动集团实现“十三五”的经济发展领军力量。
关键词：预算控制 OA系统 优化 去货币化
随着互联网和无纸化办公普及程度的提高，越来越多的企业选择OA系统联网进行办公。OA系统是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。大连港集团也在2015年末试运行到2016年正式运行，将OA系统流程正式并入到各部室精细化管理中去。其中，集团财务流程模块的建立需要从安全性、可靠性和效率性多维度考虑，并在办公室和相关技术人員的帮助下，集团财务部从简单的申请付款流程到嵌入预算控制到OA系统并直连银行急速付款的模式已经基本完成了雏形。
一、创新财务付款预算控制模式
在管理控制中使用最广泛的一种控制方法就是预算控制。预算控制可以最清楚地表明了计划与控制的紧密联系。预算是计划的数量表现。预算的编制是作为计划过程的一部分开始的，而预算本身又是计划过程的终点，是转化为控制标准的计划。然而极易存在着计划与预算脱节的情况，二者是分别进行的而且往往互不通气。预算编制工作往往被简化为一种在过基础上的外推和追加的过程，而预算审批则更简单，甚至不加研究调查，以主观想象为根据任意削减预算。从而使得预算完全失去了应有的控制作用，偏离了其基本目的。
同时，在大连港集团内部存在预算控制无法实时追踪的问题。原系统只是对单笔费用予以审核，无法动态化查询到各单位（部门）预算和实际费用发生等的情况，不利于预算控制。
正是为了消除以上可能存在的消极影响，集团财务部现除了在事前预算控制和事后预算考核外增添了事中控制即在OA系统的财务付款流程中嵌入预算部分（如图1）。2016年年初，
集团财务部将每个部门的预算分门类别地写入系统。图1中“部门预算”一栏可清晰地辨别出部门分项的可用预算、已发生预算和审批中预算。这样可以使得在流程各个步骤中，从申请人到涉及审批的主管领导再到财务人员进行财务处理都可以对所发生的费用和预算情况进行对比，完成预算事中控制。同时，也将预算大项细分到每一个费用科目更加精准地判断出之间的费用支出，有利于各部室进行合理规划和调控，使得年初编制的预算更加贴近实际运行的财务情况。
除了对实际付出现金流的业务进行预算管控外，对一些各部门的划转费用也进行管控。使得每一个部门都可以直观地查询出，费用在各时间段的涨跌程度。同时，通过分配成本使得责任到人，更有利于每个部室降低不必要费用支出。
集团财务部将付款流程嵌入预算控制后，使得财务控制由事前预算控制和事后考核的基础上同时也可以达到事中实时控制。使得年初预算更加精准，降低增加临时计划的可能性。使得各个部门更具有机动性调整工作计划。
二、优化付款流程
传统付款流程为：业务人员填写付款单（或付款流程）；进行审批手续；原始单据送达财务人员；财务人员在付款系统二次填写付款信息和关键信息审批；通过银行对外付款。其中，对于二次填写付款信息一直存在两个相左观点：二次填写可以通过财务人员的筛查提高付款成功率；二次填写付款信息属于重复性人力资源成本，更易产生人为错误。但是随着整个集团教育程度的提高和现代化建设的不断完善，二次填写付款信息的财务筛查工作的必要性逐次降低。相反，解放财务人员重复性和机械性的呼声越来越高。尤其是集团财务部提出的构建财务共享中心，减少基层财务人员基础性工作将原本机械的工作转变为模式化，最终使得财务人员由简单的会计处理转化为财务管理。
如此，对集团财务部进一步优化财务付款流程显得更为重要。将OA系统中财务付款流程（CW01-CW07）和金蝶财务系统、财务公司九恒星系统直连。在OA系统填写的付款信息，生成编码后在金蝶系统显现并同时生成模式凭证和直连银行进行付款准备。整套运行至结束，不用再对关键性信息进行修改，一录到底。
实施将付款信息由二次填写，改为一次录入以来，将重复工作降低，释放人力资源重心到管理分析方面。
三、深化改革个人报销业务
在传统报销业务中，使用现金和财务POS机付款。在去货币化的今天，现金报销存在现金占用不便集中管理和安全性风险问题。集团财务部于2016年5月起施行“零库存”现金管理办法。正式由现金报销并存报销方式转变为财务POS机报销方式。但是，也存在以下局限性：
1.操作财务POS机划款报销时，无法确认划卡的持卡人与相关付款流程的申请人是否一致。易导致审计风险，实际申请人与实际收款人不符。
2.对应的财务POS机只能使用对应银行的银行卡进行划出，对卡种选择进行了人为限制，不能最优化的为集团和各下属公司提供服务。
3.财务POS机由于地域的限制，原则上只允许大连当地开卡的银行卡进行划出。部分有权限允许异地开卡进行划出的，手续费过高（每笔金额的1%）。
如今优化了付款方式，报销人员可以直接在OA系统的付款流程中将自己的银行卡信息对应填写，当审批流程和财务处理结束后，一键急速付款，实时到账。最大程度减少人力成本和沟通成本，使得无纸化办公真正落地实施。
四、结语
对于OA系统的进一步优化是对系统的功能最大化进行发挥，同时也是为财务共享中心的建立起到至关重要推进的一步。通过一次次验算和推进，逐步完善财务系统的流程规范和建立模式化程序。我相信，通过国家的政策扶持、制度改革，以及所有财务人员及领导的共同努力，财务系统的未来会更加的光明并定会成为推动集团实现“十三五”的经济发展领军力量。