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【摘 要】目前，我国高等教育事业已经进入了快速发展阶段，高校办公室工作也随之复杂化，而高校文秘工作作为这一部门的基本职能也开始变得日益繁杂。在本文中，笔者针对高校文秘工作的现实问题就高校办公室文秘工作新时期的发展提出了一些建议，以期能为高等教育事业的快速发展尽一点绵薄之力。
【关键词】高校；文秘工作；能力
一、高校文秘工作的内涵阐释
简单来讲，可以将高校文秘工作归纳为“三服务两育人”。 文秘工作要服务于校领导、师生员工以及高校的改革与发展 此即“三服务”， 而在管理和服务上坚持育人即“两育人”。高校文秘工作者开展一切工作都是以学校改革与发展为中心的，其工作内容复杂多样，包括常规性工作和非常规性工作这两项主要任务，如各类文书的起草与印发、信息的搜集与整理、机要文件收发、处理和保密、信访人员的接待等工作都属于文秘工作，甚至连领导临时安排的工作都在文秘工作者的职责范围内。总体而言，在高校文秘工作中，事务性工作占据较大的比例，如收发文件、跑腿等工作，除此以外，文秘工作还具有明显的服务性，是促进师生员工与校领导之间协调与沟通的润滑剂。
二、高校文秘工作的现实困境解析
（一）现实困境
1、主观上公共服务意识不足
部分高校文秘人员缺乏“服务为业”的意识。文秘工作以服务为中心，这一特点主要归因于其工作性质，事务管理和公共服务是其主要工作内容。 目前，文秘工作者普遍没有认真对待这份工作，具有较强的自我意识，缺乏服务意识。 在制定办事流程与相关政策时时，一些部门完全考虑自身的利益，而不顾及这些制度所能带来的其它效益。这样一来，会导致公共服务市场化受到严重阻碍。所以，高校开展文秘工作应该树立服务理念，加大创新力度，明确服务对象，制定规范、科学的文秘工作。
2、高校文秘工作队伍建设不完善
首先，队伍整体素质较低。近年来，市场经济快速发展，总体而言，高校普遍出现办公行政人员流失的情况，这一现象在文秘工作这一岗位更加突出，大部分办公室许多岗位闲置、空缺，尽管还有部分办公室各个岗位编制都已满员，但其所聘用的工作人员普遍素质较低，大多数没有接受过专业培训，根本不具备专业文秘工作者的专业水平。 此外，大部分年轻人不大喜欢文秘这份工作，他们认为这份工作太过繁杂，这样一来，高校办公室工作岗位空缺的现象就会更加严重，即使工作人员充实也容易出现老龄化问题。
其次， 队伍稳定性较差。高校办公室这一部门的职能决定了稳定性是高校文秘工作队伍的必备特征。近年来，办公室队伍稳定性较差。一方面，工作人员流动性较大，一些工作时间长、经验丰富的办公室工作人员会因升职被调离，或者走上从公之路而离开学校，这些人员是造成高校办公室队伍人员流动较大的主要因素。另一方面，在岗人员往往会因工作待遇上的差别而心理不平衡，甚至抱怨而无心于工作。
再次，队伍工作繁重，很难找到合适人选能担此重任。高校办公室整个部门的工作事务繁杂，因而要求只有具备较高的综合素质的应聘者才能真正做好这一工作，因此，一方面，高校在选人时要求严格，另一方面，也很少有人敢应聘这一岗位。
（二）原因分析
1、缺乏服务意识
公共服务市场不同于一般的商品服务市场，其以服务为要旨，并不以追逐私利为目的，因此，在这样一个领域，一个缺乏公共服务意识的集体或个人是很难立足的。 以最大化的个人效用为追求的大多是理性经济人，而目前文秘工作者却也一味追逐私利，在开展文秘工作中，各人打好各人的算盘。然而，文秘工作者实际上又不同于理性经济人，其工作具有公共服务性，这种性质的工作往往是很难兼容私利的，这就决定了在文秘这一工作中，要追逐私利就很难实现公共服务，要想做好公共服务就不能像理性经济人一样追求私利。因而，目前高校文秘工作者的这种工作动机对于做好高校文秘工作这项公共事务是很不利的。
2、价值取向与现实的矛盾
在作为人才培养基地的这样一个环境中，高校文秘工作者同样会追求自我提升，关注个人的发展。不过，过于繁重的工作以及狭窄的职业提升空间使得文秘工作者对于当前这份职业不抱有多大热情，因此大多数人会将视线转向其他更具有发展空间的岗位， 为自己谋求一个更好的职业发展。在外部环境上，基于高校这一主体本身的特质，教学才是其一切工作的重中之重，高校往往会在教学和教师队伍建设工作上投入更多，这样一来，就容易忽视文秘工作者的素质提升，很少为文秘工作者提供培训机会。要比专任教师少
三、高校办公室文秘工作的重要性
（一）是维系高校领导和师生员工之间沟通、协调
在高校管理中，作为学校领导工作的必要补充，高校办公室文秘工作既服务于学校领导，又负责基层工作，充当着参谋助手的角色，发挥着承上启下的作用。通常而言，上情下达和下情上达是高校办公室的文秘工作者的日常工作内容，对于学校领导的决定以及学校的有关精神，文秘工作者应该及时准确地传达下去，并加以解释，再将各学院、部门和广大师生的真实情况收集起来，及时反馈给学校领导，以便学校领导作出下一步工作考虑。
（二）是充当领导决策的参谋助手
随着高等教育的快速发展，高校领导的工作压力也随之增加，在高校发展过程中，高校领导需要处理的问题越来越多。高校办公室是高校的信息处理中心，作为这一部门的主要组成人员，高校文秘工作者应充分利用在这一工作环境工作的优势，做好信息的收集、整理、传播、反馈等一系列工作，以确保将最为全面有效的信息反馈给学校领导，并附以合理的建议以及科学的备选方案，以便学校领导。
更加迅速地作出决策，这还仅仅是对于一些比较复杂的工作。而对于一些较为简单的工作，文秘工作者则要视情况自己应对，对于情况的性质、程度作出准确地分析、判断，选择合适的处理方案，进而及时作出理性的处理，以待学校领导做最后审查、批准即可。这样一来，高校领导拥有了文秘工作者这样一支队伍就相当于拥有了一个“智囊团”，在工作上可以在很大程度上帮助校领导减负，提高党务、政务等事务的决策效率。 （三）在日常工作中发挥先锋模范作用
学者群体是高校文秘工作的服务对象，这一群体具有较高的文化水平和良好的素质。大学校园可以说是一个文化摇篮，凝聚了各种现代文化以及中华民族的精神精髓。在日常工作中，高校文秘工作更应该发挥这种优秀精神，脚踏实地、勤勤恳恳地做好文秘工作，培养吃苦耐劳的品质，讲究礼节，热爱自身这份职业，发挥先锋模范作用，以良好的精神面貌、认真负责的心态来处理每一工作任务。
四、高校办公室文秘工作新时期的业务要求
（一）端正工作态度，增强服务意识
高校文秘工作的服务对象多样，既要服务于学校领导，又要服务于下属职能部门、院系和广大师生员工。这些服务对象具有文化水平高这一共性，再加上文秘工作本身繁杂这一特点，因此，文秘工作者只有提高自身素质才能更好的服务于这些群体。因此，一方面，办公室文秘人员应增强学习意识，不断提升自身水平，另一方面，办公室文秘工作人员应端正工作态度，正确认识这一工作的性质，增强服务意识，更好地服务于高校领导的管理工作、教师的教学工作以及学生的学习生活，以全体师生的利益为考量开展工作。
（二）刻苦钻研业务，严格办事
在高校领导制定工作方针、政策的过程中，程序文字信息发挥着重要作用。实际上，接收、变换和传输信息等一系列信息处理工作是高校文秘工作的主要内容，高校文秘工作主要是通过做好这一系列信息处理工作来协助高校领导者进行决策。因此，文秘工作者必须形成良好的信息嗅觉，及时收集校内外信息，做好信息处理工作，为校领导作出决策争取时间、减轻负担、提高效率；严格按照学校制度以及部门规定办事，不追逐私利，不徇私情，认真对待领导下达的任务，善于待人接物与协调关系。
（三）增强综合素质，不断提高办事效率
高校文秘人员要想做好高校文秘工作，就需要具备综合素质。高校文秘工作负责的是综合性事务，因此是一项繁杂的工作，这就要求高校文秘人员具备较强的分析能力、组织能力以及表达能力，善于分析工作中遇到的各种情况，采取适当的措施来处理；善于运用各方面资源来配合工作，提高工作效率；善于通过自身的语言以及文字来实现更好的沟通，以便更好地待人处事，总之，文秘工作人员应不断提升自己的各方面能力。
五、结语
总而言之，要想做好高校办公室文秘工作，首先应该树立服务意识，规范文秘工作的程序，制定合理有效的工作规则与相关政策，做好高校领导决策的参谋助手，更好地为全校师生服务，促进高等教育事业的发展。因此， 广大高校文秘工作者应该严格要求自己，增强服务意识，正确对待文秘工作，而高校一方面则应深入思考文秘工作的发展，关注文秘工作者的成长，努力建设一支高素质的文秘工作队伍。
参考文献：
[1]刘鸣晔.论如何做好行政文秘工作[J].科技风.2013（10）
[2]李春芬.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].产业与科技论坛.2012
【关键词】高校；文秘工作；能力
一、高校文秘工作的内涵阐释
简单来讲，可以将高校文秘工作归纳为“三服务两育人”。 文秘工作要服务于校领导、师生员工以及高校的改革与发展 此即“三服务”， 而在管理和服务上坚持育人即“两育人”。高校文秘工作者开展一切工作都是以学校改革与发展为中心的，其工作内容复杂多样，包括常规性工作和非常规性工作这两项主要任务，如各类文书的起草与印发、信息的搜集与整理、机要文件收发、处理和保密、信访人员的接待等工作都属于文秘工作，甚至连领导临时安排的工作都在文秘工作者的职责范围内。总体而言，在高校文秘工作中，事务性工作占据较大的比例，如收发文件、跑腿等工作，除此以外，文秘工作还具有明显的服务性，是促进师生员工与校领导之间协调与沟通的润滑剂。
二、高校文秘工作的现实困境解析
（一）现实困境
1、主观上公共服务意识不足
部分高校文秘人员缺乏“服务为业”的意识。文秘工作以服务为中心，这一特点主要归因于其工作性质，事务管理和公共服务是其主要工作内容。 目前，文秘工作者普遍没有认真对待这份工作，具有较强的自我意识，缺乏服务意识。 在制定办事流程与相关政策时时，一些部门完全考虑自身的利益，而不顾及这些制度所能带来的其它效益。这样一来，会导致公共服务市场化受到严重阻碍。所以，高校开展文秘工作应该树立服务理念，加大创新力度，明确服务对象，制定规范、科学的文秘工作。
2、高校文秘工作队伍建设不完善
首先，队伍整体素质较低。近年来，市场经济快速发展，总体而言，高校普遍出现办公行政人员流失的情况，这一现象在文秘工作这一岗位更加突出，大部分办公室许多岗位闲置、空缺，尽管还有部分办公室各个岗位编制都已满员，但其所聘用的工作人员普遍素质较低，大多数没有接受过专业培训，根本不具备专业文秘工作者的专业水平。 此外，大部分年轻人不大喜欢文秘这份工作，他们认为这份工作太过繁杂，这样一来，高校办公室工作岗位空缺的现象就会更加严重，即使工作人员充实也容易出现老龄化问题。
其次， 队伍稳定性较差。高校办公室这一部门的职能决定了稳定性是高校文秘工作队伍的必备特征。近年来，办公室队伍稳定性较差。一方面，工作人员流动性较大，一些工作时间长、经验丰富的办公室工作人员会因升职被调离，或者走上从公之路而离开学校，这些人员是造成高校办公室队伍人员流动较大的主要因素。另一方面，在岗人员往往会因工作待遇上的差别而心理不平衡，甚至抱怨而无心于工作。
再次，队伍工作繁重，很难找到合适人选能担此重任。高校办公室整个部门的工作事务繁杂，因而要求只有具备较高的综合素质的应聘者才能真正做好这一工作，因此，一方面，高校在选人时要求严格，另一方面，也很少有人敢应聘这一岗位。
（二）原因分析
1、缺乏服务意识
公共服务市场不同于一般的商品服务市场，其以服务为要旨，并不以追逐私利为目的，因此，在这样一个领域，一个缺乏公共服务意识的集体或个人是很难立足的。 以最大化的个人效用为追求的大多是理性经济人，而目前文秘工作者却也一味追逐私利，在开展文秘工作中，各人打好各人的算盘。然而，文秘工作者实际上又不同于理性经济人，其工作具有公共服务性，这种性质的工作往往是很难兼容私利的，这就决定了在文秘这一工作中，要追逐私利就很难实现公共服务，要想做好公共服务就不能像理性经济人一样追求私利。因而，目前高校文秘工作者的这种工作动机对于做好高校文秘工作这项公共事务是很不利的。
2、价值取向与现实的矛盾
在作为人才培养基地的这样一个环境中，高校文秘工作者同样会追求自我提升，关注个人的发展。不过，过于繁重的工作以及狭窄的职业提升空间使得文秘工作者对于当前这份职业不抱有多大热情，因此大多数人会将视线转向其他更具有发展空间的岗位， 为自己谋求一个更好的职业发展。在外部环境上，基于高校这一主体本身的特质，教学才是其一切工作的重中之重，高校往往会在教学和教师队伍建设工作上投入更多，这样一来，就容易忽视文秘工作者的素质提升，很少为文秘工作者提供培训机会。要比专任教师少
三、高校办公室文秘工作的重要性
（一）是维系高校领导和师生员工之间沟通、协调
在高校管理中，作为学校领导工作的必要补充，高校办公室文秘工作既服务于学校领导，又负责基层工作，充当着参谋助手的角色，发挥着承上启下的作用。通常而言，上情下达和下情上达是高校办公室的文秘工作者的日常工作内容，对于学校领导的决定以及学校的有关精神，文秘工作者应该及时准确地传达下去，并加以解释，再将各学院、部门和广大师生的真实情况收集起来，及时反馈给学校领导，以便学校领导作出下一步工作考虑。
（二）是充当领导决策的参谋助手
随着高等教育的快速发展，高校领导的工作压力也随之增加，在高校发展过程中，高校领导需要处理的问题越来越多。高校办公室是高校的信息处理中心，作为这一部门的主要组成人员，高校文秘工作者应充分利用在这一工作环境工作的优势，做好信息的收集、整理、传播、反馈等一系列工作，以确保将最为全面有效的信息反馈给学校领导，并附以合理的建议以及科学的备选方案，以便学校领导。
更加迅速地作出决策，这还仅仅是对于一些比较复杂的工作。而对于一些较为简单的工作，文秘工作者则要视情况自己应对，对于情况的性质、程度作出准确地分析、判断，选择合适的处理方案，进而及时作出理性的处理，以待学校领导做最后审查、批准即可。这样一来，高校领导拥有了文秘工作者这样一支队伍就相当于拥有了一个“智囊团”，在工作上可以在很大程度上帮助校领导减负，提高党务、政务等事务的决策效率。 （三）在日常工作中发挥先锋模范作用
学者群体是高校文秘工作的服务对象，这一群体具有较高的文化水平和良好的素质。大学校园可以说是一个文化摇篮，凝聚了各种现代文化以及中华民族的精神精髓。在日常工作中，高校文秘工作更应该发挥这种优秀精神，脚踏实地、勤勤恳恳地做好文秘工作，培养吃苦耐劳的品质，讲究礼节，热爱自身这份职业，发挥先锋模范作用，以良好的精神面貌、认真负责的心态来处理每一工作任务。
四、高校办公室文秘工作新时期的业务要求
（一）端正工作态度，增强服务意识
高校文秘工作的服务对象多样，既要服务于学校领导，又要服务于下属职能部门、院系和广大师生员工。这些服务对象具有文化水平高这一共性，再加上文秘工作本身繁杂这一特点，因此，文秘工作者只有提高自身素质才能更好的服务于这些群体。因此，一方面，办公室文秘人员应增强学习意识，不断提升自身水平，另一方面，办公室文秘工作人员应端正工作态度，正确认识这一工作的性质，增强服务意识，更好地服务于高校领导的管理工作、教师的教学工作以及学生的学习生活，以全体师生的利益为考量开展工作。
（二）刻苦钻研业务，严格办事
在高校领导制定工作方针、政策的过程中，程序文字信息发挥着重要作用。实际上，接收、变换和传输信息等一系列信息处理工作是高校文秘工作的主要内容，高校文秘工作主要是通过做好这一系列信息处理工作来协助高校领导者进行决策。因此，文秘工作者必须形成良好的信息嗅觉，及时收集校内外信息，做好信息处理工作，为校领导作出决策争取时间、减轻负担、提高效率；严格按照学校制度以及部门规定办事，不追逐私利，不徇私情，认真对待领导下达的任务，善于待人接物与协调关系。
（三）增强综合素质，不断提高办事效率
高校文秘人员要想做好高校文秘工作，就需要具备综合素质。高校文秘工作负责的是综合性事务，因此是一项繁杂的工作，这就要求高校文秘人员具备较强的分析能力、组织能力以及表达能力，善于分析工作中遇到的各种情况，采取适当的措施来处理；善于运用各方面资源来配合工作，提高工作效率；善于通过自身的语言以及文字来实现更好的沟通，以便更好地待人处事，总之，文秘工作人员应不断提升自己的各方面能力。
五、结语
总而言之，要想做好高校办公室文秘工作，首先应该树立服务意识，规范文秘工作的程序，制定合理有效的工作规则与相关政策，做好高校领导决策的参谋助手，更好地为全校师生服务，促进高等教育事业的发展。因此， 广大高校文秘工作者应该严格要求自己，增强服务意识，正确对待文秘工作，而高校一方面则应深入思考文秘工作的发展，关注文秘工作者的成长，努力建设一支高素质的文秘工作队伍。
参考文献：
[1]刘鸣晔.论如何做好行政文秘工作[J].科技风.2013（10）
[2]李春芬.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].产业与科技论坛.2012