论文部分内容阅读
【摘 要】 本文介绍了工程项目管理中文档管理的基本内容和要求，并分析了海外工程项目的文档管理可能存在的问题和由此产生的各种后果，阐明了文档管理在海外工程项目管理中的重要性，及对项目整体进程的影响。
【关键词】 文档管理；内容；问题；影响
1 前言
文档管理作为项目管理的重要组成部分，特别是在海外工程项目管理中尤为重要，既是维护项目合法权益的有效凭证，也是反映对外工程承包过程的重要史料.通过对各种信函、图纸、合同、报告、会议纪要等文件的管理，可以保护相关证据资料，一旦发生纠纷，能够及时运用文档记载的内容或合同文本，依法维护项目的权益。
随着中国国力的不断增强，越来越多的中国施工企业走出国门参与到海外工程市场的竞争中去，这就更加要求我们在提供优质服务的同时，还要保障自身的合法权益，进而保护应得的经济利益，所以在项目启动阶段就要注重相关文件的保存归档，并在项目建立时及时建立完整有效的文档管理办法，在项目实施过程中严格落实文档管理工作，将项目进展的全过程以档案的形式保存下来。
2 工程项目文档管理[1][2]
工程项目档案管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1工程项目文档构成
建设工程文档资料主要分为技术资料和管理资料。
技术资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的技术文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
管理资料是指项目整个建设期间所建立的管理体系文件资料，对外对内发文资料，从业主、政府、分包商等处的收文资料，所有项目相关的合同资料，人员档案资料，财务资料。
2.2工程项目文档管理的内容
首先，要确定项目的文档分类，并针对每种文档编制固定的流转办法，如收发文流程，设计变更流程，设备检查登记流程等等，使每一类文档都有路径可查；
其次，确定每种文档的主责部门，如施工技术资料和设计文件由工程技术部门主责并保管，设备登记和维修信息由设备物资部门主责并保管等等，做到文档流程结束时有专人负责处理并保存；
最后要确定文档的归档要求和步骤，为项目的最终竣工资料提供可靠资料。
2.3海外工程项目文档管理的要求
（1）要严格遵守所在国家的法律法规，并制定健全完善的文档管理体系；
（2）提高全体人员文档管理意识，做到人人重视文档，依据文档做事；
（3）严格落实文档管理责任，发现问题及时纠正，及时处理。
3 海外工程项目文档管理可能存在的问题和后果[3]
3.1海外项目文档管理与国内项目文档管理的不同之处：
（1）翻译件。由于中方人员英语水平或者小语种限制等原因，几乎所有外语文件都要配上翻译件，这就要求在文件流转程序中加入翻译节点，最后存档时同时留存翻译件；
（2）报批文件。海外项目大都执行FIDIC或者EPC合同条件，这些合同条件中对于文件的报送和批复都有着严格而且詳细的规定，相对于国内项目略微粗放的文件报批管理，海外项目更应注重严格按照规定和合同执行报批程序，确保报批文件的及时性和完整性。
（3）信函和通知。国内项目上用到信函和通知时，多为针对较大的事项才进行信函书面通知，较小的细节问题一般口头提出要求。海外项目无论大小事件均要求有书面的信函或通知留存记录，这就使得来往信函在档案管理中占了很大的比例，所以在海外项目管理中往往会对收发文的管理做单独的要求。
3.2海外项目文档管理可能存在的问题及后果
由于海外项目与国内项目的不同，可能存在以下问题
（1）因为所有的外部沟通文件在流转时增加翻译节点，所以必然的导致处理流程时间的延长，而翻译在翻译时可能意识不到某些文件的时效重要性，而没有及时对其进行翻译处理，等到决策者得到相关信件信息时，留给其分析决策的时间可能所剩不多，会对其决策产生不良影响；（见下图2）
（2）因为工程建设项目专业性强，而很多翻译多是文科出身，并未接触过工程建设项目，在往来文件翻译过程中会出现意思表述不准确，或者误解对方意图，这都会对决策者的决定产生错误因素，影响项目的整体进展；
（3）海外工程项目对于报批文件都有着严格的规定要求，国内的专业工程师初次到达国外工作在不熟悉当地技术规范和报批程序的情况下，会做出不完整的报批资料提交工程师，从而引起工程师误解，甚至驳回，影响项目整体进展，甚至资金流转状况。
（4）国内工程师由于习惯于国内施工项目的粗放式管理，在施工现场发现的很多情况都以口头通知的形式进行沟通，但是在海外项目上，国内工程师仍然采用口头通知方式沟通，可能引起对方不重视，不采取措施，从而引起工期延误或质量问题。
4 海外项目文档管理的重要性
海外工程项目因其高度的规范化和市场化，在其实施过程中产生纠纷和索赔的几率比较大，每当索赔或者纠纷发生时，有关此事项的所有的文档资料就成为必不可少的证据，证据齐全就对我方有利，证据不足或者混乱就会对我方造成损失，即便文件资料齐全却因管理不善，在收集过程中耗费过多时间也会对纠纷和索赔处理产生不良影响。
海外项目在沟通过程中均已书信形式沟通，这就意味着所有问题的处理也是以文件的形式留存，这就更加突出了文档管理的重要性，文档管理得好，出的问题就量少而且影响小，文档管理有缺陷，出的问题就会量多而且影响大。 4.1海外项目文档管理的建议
（1）由于海外项目文档管理可能出现的问题都可能对项目的进展产生重大的不良影响，所以参与到海外项目文档管理工作的人员都应受到专业的文档管理培训和必要的外语强化培训，确保文档管理人员的专业素质。
（2）完善档案管理体系，建立专门的档案管理小组，可参照应急救援小组的模式，平时各成员各司其职，定期归档时进入档案管理小组参与归档工作，其人员配置由各个部门负责文档管理工作的人员组成；
（3）统一管理，将项目部作为一个整体，确定一个统一的出口和入口，所有的文件流转分为内部流转和外部流转。对内对外都应有统一的模板和编号体系，做到归档容易，查询方便。
（4）电子版备份，项目生产过程中产生的所有结论性的文件和管理性文件都应进行扫描留存电子版的备份，方便查看也易于发送。
5 结语
由于国内基础设施建设日新月异的发展，很多施工企业在国内市场的竞争也越来越激烈，這就促使越来越多的国内施工企业走出国门，参与到世界建设市场的竞争当中。中国施工企业要想在国际市场中站稳脚跟并闯出发展道路就必须要严格要求自己，踏实走好每一步，而文档管理作为项目管理最基础的工作自然是所有重点中的第一步。国内施工企业如果能够将文档管理做到与国际接轨，那么在沟通方面就几乎不会存在问题，也会对技术交流和管理进步提供巨大的帮助。
文档管理伴随着海外工程项目管理的全过程，可以说建设工程项目的每一阶段每一个步骤都可以在文档资料上体现出来，这就要求我们的管理者提高足够的认识，切实做好海外工程项目的文档管理工作，促使项目管理规范化，国际化，进而提高企业的管理水平和经济效益。
参考文献：
[1]李文华.论建设工程质量与工程档案管理的关系[J].中外建筑，2008，11：140-142.
[2]贺远程.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].中外建筑，2010，11：125-126.
[3]王丛笑.海外工程项目管理中的沟通技巧[J].建材世界，2009，4：109-111.
作者简介：杨进凯，男，籍贯河南许昌，2009年毕业于武汉科技大学安全工程专业，本科学历，现为中铁隧道集团海外工程有限公司综合部助理工程师，曾参加过大广南高速公路、波兰A2高速公路工程的建设。
【关键词】 文档管理；内容；问题；影响
1 前言
文档管理作为项目管理的重要组成部分，特别是在海外工程项目管理中尤为重要，既是维护项目合法权益的有效凭证，也是反映对外工程承包过程的重要史料.通过对各种信函、图纸、合同、报告、会议纪要等文件的管理，可以保护相关证据资料，一旦发生纠纷，能够及时运用文档记载的内容或合同文本，依法维护项目的权益。
随着中国国力的不断增强，越来越多的中国施工企业走出国门参与到海外工程市场的竞争中去，这就更加要求我们在提供优质服务的同时，还要保障自身的合法权益，进而保护应得的经济利益，所以在项目启动阶段就要注重相关文件的保存归档，并在项目建立时及时建立完整有效的文档管理办法，在项目实施过程中严格落实文档管理工作，将项目进展的全过程以档案的形式保存下来。
2 工程项目文档管理[1][2]
工程项目档案管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1工程项目文档构成
建设工程文档资料主要分为技术资料和管理资料。
技术资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的技术文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
管理资料是指项目整个建设期间所建立的管理体系文件资料，对外对内发文资料，从业主、政府、分包商等处的收文资料，所有项目相关的合同资料，人员档案资料，财务资料。
2.2工程项目文档管理的内容
首先，要确定项目的文档分类，并针对每种文档编制固定的流转办法，如收发文流程，设计变更流程，设备检查登记流程等等，使每一类文档都有路径可查；
其次，确定每种文档的主责部门，如施工技术资料和设计文件由工程技术部门主责并保管，设备登记和维修信息由设备物资部门主责并保管等等，做到文档流程结束时有专人负责处理并保存；
最后要确定文档的归档要求和步骤，为项目的最终竣工资料提供可靠资料。
2.3海外工程项目文档管理的要求
（1）要严格遵守所在国家的法律法规，并制定健全完善的文档管理体系；
（2）提高全体人员文档管理意识，做到人人重视文档，依据文档做事；
（3）严格落实文档管理责任，发现问题及时纠正，及时处理。
3 海外工程项目文档管理可能存在的问题和后果[3]
3.1海外项目文档管理与国内项目文档管理的不同之处：
（1）翻译件。由于中方人员英语水平或者小语种限制等原因，几乎所有外语文件都要配上翻译件，这就要求在文件流转程序中加入翻译节点，最后存档时同时留存翻译件；
（2）报批文件。海外项目大都执行FIDIC或者EPC合同条件，这些合同条件中对于文件的报送和批复都有着严格而且詳细的规定，相对于国内项目略微粗放的文件报批管理，海外项目更应注重严格按照规定和合同执行报批程序，确保报批文件的及时性和完整性。
（3）信函和通知。国内项目上用到信函和通知时，多为针对较大的事项才进行信函书面通知，较小的细节问题一般口头提出要求。海外项目无论大小事件均要求有书面的信函或通知留存记录，这就使得来往信函在档案管理中占了很大的比例，所以在海外项目管理中往往会对收发文的管理做单独的要求。
3.2海外项目文档管理可能存在的问题及后果
由于海外项目与国内项目的不同，可能存在以下问题
（1）因为所有的外部沟通文件在流转时增加翻译节点，所以必然的导致处理流程时间的延长，而翻译在翻译时可能意识不到某些文件的时效重要性，而没有及时对其进行翻译处理，等到决策者得到相关信件信息时，留给其分析决策的时间可能所剩不多，会对其决策产生不良影响；（见下图2）
（2）因为工程建设项目专业性强，而很多翻译多是文科出身，并未接触过工程建设项目，在往来文件翻译过程中会出现意思表述不准确，或者误解对方意图，这都会对决策者的决定产生错误因素，影响项目的整体进展；
（3）海外工程项目对于报批文件都有着严格的规定要求，国内的专业工程师初次到达国外工作在不熟悉当地技术规范和报批程序的情况下，会做出不完整的报批资料提交工程师，从而引起工程师误解，甚至驳回，影响项目整体进展，甚至资金流转状况。
（4）国内工程师由于习惯于国内施工项目的粗放式管理，在施工现场发现的很多情况都以口头通知的形式进行沟通，但是在海外项目上，国内工程师仍然采用口头通知方式沟通，可能引起对方不重视，不采取措施，从而引起工期延误或质量问题。
4 海外项目文档管理的重要性
海外工程项目因其高度的规范化和市场化，在其实施过程中产生纠纷和索赔的几率比较大，每当索赔或者纠纷发生时，有关此事项的所有的文档资料就成为必不可少的证据，证据齐全就对我方有利，证据不足或者混乱就会对我方造成损失，即便文件资料齐全却因管理不善，在收集过程中耗费过多时间也会对纠纷和索赔处理产生不良影响。
海外项目在沟通过程中均已书信形式沟通，这就意味着所有问题的处理也是以文件的形式留存，这就更加突出了文档管理的重要性，文档管理得好，出的问题就量少而且影响小，文档管理有缺陷，出的问题就会量多而且影响大。 4.1海外项目文档管理的建议
（1）由于海外项目文档管理可能出现的问题都可能对项目的进展产生重大的不良影响，所以参与到海外项目文档管理工作的人员都应受到专业的文档管理培训和必要的外语强化培训，确保文档管理人员的专业素质。
（2）完善档案管理体系，建立专门的档案管理小组，可参照应急救援小组的模式，平时各成员各司其职，定期归档时进入档案管理小组参与归档工作，其人员配置由各个部门负责文档管理工作的人员组成；
（3）统一管理，将项目部作为一个整体，确定一个统一的出口和入口，所有的文件流转分为内部流转和外部流转。对内对外都应有统一的模板和编号体系，做到归档容易，查询方便。
（4）电子版备份，项目生产过程中产生的所有结论性的文件和管理性文件都应进行扫描留存电子版的备份，方便查看也易于发送。
5 结语
由于国内基础设施建设日新月异的发展，很多施工企业在国内市场的竞争也越来越激烈，這就促使越来越多的国内施工企业走出国门，参与到世界建设市场的竞争当中。中国施工企业要想在国际市场中站稳脚跟并闯出发展道路就必须要严格要求自己，踏实走好每一步，而文档管理作为项目管理最基础的工作自然是所有重点中的第一步。国内施工企业如果能够将文档管理做到与国际接轨，那么在沟通方面就几乎不会存在问题，也会对技术交流和管理进步提供巨大的帮助。
文档管理伴随着海外工程项目管理的全过程，可以说建设工程项目的每一阶段每一个步骤都可以在文档资料上体现出来，这就要求我们的管理者提高足够的认识，切实做好海外工程项目的文档管理工作，促使项目管理规范化，国际化，进而提高企业的管理水平和经济效益。
参考文献：
[1]李文华.论建设工程质量与工程档案管理的关系[J].中外建筑，2008，11：140-142.
[2]贺远程.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].中外建筑，2010，11：125-126.
[3]王丛笑.海外工程项目管理中的沟通技巧[J].建材世界，2009，4：109-111.
作者简介：杨进凯，男，籍贯河南许昌，2009年毕业于武汉科技大学安全工程专业，本科学历，现为中铁隧道集团海外工程有限公司综合部助理工程师，曾参加过大广南高速公路、波兰A2高速公路工程的建设。