园林绿化工程档案的管理与控制

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  【摘 要】 园林绿化工程档案是城建档案工作的薄弱环节,文章试图从园林绿化工程特性出发,分析园林绿化工程档案存在的问题,提出了适时的对策,以加强对园林绿化工程档案的管理与控制。园林绿化工程档案是城建档案管理中比较薄弱的环节,园林绿化工程本身具有自身的特性,其档案管理也应该根据园林绿化工程的特色进行合理、有效的管理。本文仔细分析了当前园林绿化工程中出现的问题,然后提出了相应的政策,以期加强对圆领绿化工程档案的管理與控制。本文首先分析了城市绿化工程档案管理现状,然后对如何完善城市绿化工程档案的管理,又提出了几点建议。
  【关键词】 园林绿化工程;档案;管理;控制
  一、前言
  园林绿化工程是建设风景园林绿地的工程,旨在为广大市民提供一个良好的休息、娱乐的场所。随着我国城市化进程的不断推进,城市建设力度不断加大,绿化工程的建设规模不断扩大,与此同时,大量的绿化档案应运而生,作为记录城市绿化建设情况,以及指导城市今后绿化工程开展的重要材料,对城市绿化工程的继续推进,以及城市整体形象的提升起到了重要作用。档案管理人员应充分认识到建立健全绿化档案的重要性,并在实际工作中认真做好绿化档案的管理工作,以为城市形象的美化起到积极作用。园林绿化工程的建设为广大城市居民提供了一个良好的休息、娱乐的场所,使人们在忙碌之余能够得到放松,加强了城市的绿化,使人们的生存环境变得更加舒适。园林绿化工程它包括园林建筑工程、土方工程、园林理水工程、绿化工程等。主要通过工程技术表现园林艺术,以使工程构筑物与园林景观融为一体。园林绿化工程档案,是一种以文字、图像等手段记录施工工程所形成的一系列文件组合。它将园林绿化的施工过程以一种被施工双方都认可的形式记录下来,反映了园林绿化施工过程中的各种状态和责任。它保证了园林绿化工程的运行维修和改扩建工作,是人与自然追求和谐相处的历史证据。
  二、园林绿化工程档案的特性
  1、园林绿化工程档案的复杂性与多样性。
  园林绿化工程师一种集多个部门通过人工手段构筑的有树木、山水、建筑结构等的空间艺术实体。在园林绿化工程施工的过程中,涉及到多个部门和工程的配合和协作,其中有给排水工程、复装工程、假山工程和绿化工程等工程的集合,其形成的档案部门多、种类多;工程施工交叉复杂;各自材料既有重叠、又各自一体,最终形成庞大复杂的资料。其形成的档案部门多、种类多;工程施工交叉复杂;各自材料既有重叠、又各自一体。这些工程所涉及到的内容极多,而且分类很细,其档案的形成需要多个部门的配合,是一个庞大而复杂的资料库。
  2、园林绿化工程档案的多变性
  园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调,突出园林景观艺术的观赏性,留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥,形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要,多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸,工程的多变性,决定了档案的多变性。档案只有准确完整,才能避免造成建设和维修的失误和损失。园林绿化工程随意性强、可塑性大,园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要,多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸,工程的多变性,决定了档案的多变性,档案只有准确完整,才能避免造成建设和维修的失误和损失。
  3、园林绿化工程档案的社会性与开放性
  园林绿化工程是一项公共事业,是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高,显现出大规模地高速增长态势。园林绿化工程的建筑最终的目的是为了美化市容,改善人们的生态环境,为人们提供休憩和娱乐的场所,其具有社会性和开放性的特点。这样的工程档案同样也具有这些特点,为后续的修改和维护提供了历史依据,同时为其他园林绿化工程的构建提供了参考。因此,只有谁确的收集、整理、归档和保存这些历史资料,才能使他们发挥更大的价值。
  三、城市绿化工程档案管理现状
  1、对绿化工程档案管理工作的重视程度不够
  首先,对绿化工程档案工作的认识程度不够,没有认识到绿化工程档案对于城市绿化建设的重要意义。其次,部分人员片面强调绿化工程建设,而忽视了对绿化工程档案工作的同步建立健全以及管理。由园林绿化工程档案工作起步晚,管理体制尚待理顺,园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理,它有许多不足之处,不成套档案多,集中统一管理特别薄弱园林绿化工程档案包括的方面较多,但是有些参加园林建设的单位对工程档案的保存并不重视,尤其是在施工阶段,由于项目多而且交叉项目多,导致工程施工只求速度,对档案工作投入的资金和人员都不够,缺乏相关的专业人员,使得档资料容易丢失,档案的真实性较差。
  2、归档内容不完备,管理体制有待完善
  首先,绿化工程档案的内容建设还不完备。绿化工程建设情况的验收以及总结材料,城市绿化情况的总体记录,以及对违背绿化行为的惩处情况记录等,但当前的城市绿化工程档案内容还不够完善,影响了绿化工程档案的全面管理。其次,绿化工程档案的管理体制有待完善。在绿化工程档案的具体管理上,并没有实现各相关部门的有效协调,或者统一管理。法制意识淡薄,建设单位没有依法缴纳园林绿化工程档案,园林工程主管部门又疏于对园林绿化工程档案依法收集和集中统一管理。在指导检查制度、竣工验收制度上没有得到良好的执行,导致档案保存的并不是特别完整,历史遗留问题较多,而且工程档案没有集中起来,散存在各个部门,工程档案的质量较差,缺乏相对应的规章制度。
  3、对绿化工程档案的利用率较低
  绿化工程档案的一项重要功能便是为今后的城市绿化工程起到一定的指导作用,以不断提高城市绿化工程的建设水平,而当前的绿化工程档案的作用还没有得到充分有效的发挥。鉴于绿化工程档案自身存在着不完善的地方,以及管理上存在不规范的地方,制约了绿化工程档案的利用率。在进行园林绿化工程建设的过程中,建设单位没有依法缴纳园林绿化工程的相关档案资料,园林工程的主管部门又不把这事当成重要工作内容来处理,导致档案无法得到统一的收集和管理。城建档案主管部门忽略了对园林绿化工程档案工作的指导和监督,使工程档案的管理工作处于薄弱环节。   四、加强园林绿化工程档案的管理与控制
  1、适时跟踪
  园林绿化工程开工之前,园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书,各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作,都需要引起高度重視。园林绿化工程档案人员要善于沟通、多赴现场、不耻下问,多方收集有关资料,争取在第一时间保证园林绿化工程档案的完整准确。
  2、分工协作
  园林绿化工程的主管部门和城建档案管理部门要密切合作,各司其责形成合力。园林绿化工程的主管部门负责对园林绿化工程档案的收集、整理等,要制定出明确的工作程序,要及时将工程档案移交给城建档案管理部门。城建档案管理部门要加强工作的主动性,积极与园林部门沟通协调。而园林绿化工程档案人员要勤于思考,加强学习,增加知识储备,增加才干。只有三者通力合作,才能使园林绿化工程档案彻底改变其被动、薄弱的局面,迅速成长壮大起来。
  3、依法管理
  园林绿化工程的验收也要实施园林绿化工程档案验收备案制。由园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程进行预验收前,要提请有关部门为工程档案进行预验收,预验收合格后,取得两部门核发的工程档案预验收认可文件,方可组织工程验收。城建档案部门要加大行政执法力度,不定期对园林绿化工程档案工作进行检查指导,增强建设单位的城建档案意识,依法对没有缴纳园林绿化工程档案的建设单位进行处理,使园林绿化工程档案得以顺利进馆。
  五、完善城市绿化工程档案管理的建议
  1、提高对绿化工程档案管理工作的认识程度
  首先,园林工程相关人员应认识到绿化工程档案对城市绿化工作长远发展的重要意义,其次,档案管理人员应切实将绿化工程档案管理作为一项重要的工作认真落实,通过不断提高园林绿化工程方面的相关知识,不断提升自身的业务技能,并强化自身的责任意识,严格细致做好绿化工程档案管理工作。
  2、完善档案收集整理工作,健全档案管理体制
  首先,档案收集工作应全面进行,通过制定收集制度,对收集内容予以明并对相关工作人员的行为进行规范,其次,应健全档案管理体制,对绿化工程档案进行统一有效的管理,避免散存现象对档案的完整性以及有序管理产生制约。
  3、提高档案的利用率,充分发挥档案管理工作的效能
  应在不断完善绿化工程档案的基础上,充分发挥档案的应用价值,为绿化工程的长远发展起到应有作用。加强档案的利用率,有效发挥档案管理工作的效能,将为城市绿化工程的更加科学化开展起到积极作用。加强城市绿化工程档案管理工作,对于促进城市绿化工程建设水平的提高,以及城市整体形象的提升具有积极意义。
  六、结束语
  综上所述,园林绿化工程的档案管理工作不仅仅是建设工程部门的事情,而是与其他各个部门相结合,为了加强档案管理工作的有效性,需要进行多方面的调整,多个部门的协作,增大园林绿化工程档案的执法力度,从而加强工程档案的管理。
  参考文献:
  [1]赵辉:《谈如何加强城市园林绿化工程档案管理工作》,《黑龙江档案》,2012年03期
  [2]杨红艳:《园林绿化档案管理工作之管见》,《黑龙江档案》,2012年01期
  [3]姚芳:《园林绿化工程档案的管理与控制》,《城建档案》,2008年01期
  [4]刘筱,李连彩:《关于园林绿化档案的管理探析》,《科技致富向导》,2011年29期
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