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一、电子文件概念的梳理
随着信息技术的突飞猛进，电子文件夹发展呈现几何增长。它对传统的看得见，摸得着的纸质档案提出了新的挑战。
1、电子文件的定义。
我国《电子文件归档管理规范》中对电子文件的定义是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件主要特点。
非人工识读性。这是电子文件最显著的特点。存储于各种价质中的数据是虚拟的信息。人们并不能直接读取。
媒介依赖性。既然电子文件不能由人们直接读取，取就要借助于一定的媒介。即计算机的软硬件以及各种存储介质。
信息与载体的可分离性。纸质文件信息通过文字记载于各种实体材料上，信息随着载体的转移而转移。而电子文件的信息是虚拟的，可
以在种计算机之间进行传输。
应用广泛性。在传统纸质档案工作中，常为档案的复制利用而费时费工，更会浪费很多材料资源。而电子文件具有可以随意进行增删、剪切、复制信息、撤销恢复、重新组织文件信息结构等特点，在操作上有很大优越性。
信息存储高密度性。随着技术的进步，需要一个档案室来存储的文件资料只需一张光盘便可以搞定，电子文件使资料便携性突出。
二、电子文件归档工作中的主要问题
1、电子文件的认识存在误区。
目前，有些档案工作者缺乏计算机技术基础的支持，对电子文件的发展造成一定的阻碍。传统观念和不熟悉计算机的操作使档案工作者产生畏难的情绪。同时产生认识的误区，例如：认为电子文件的归档工作繁杂艰苦，且和纸质文件信息重复等。
2、电子文件归档格式混乱。无统一标准。
国家虽然在《电子文件归档管理规范》对文本电子文件、图像电子文件、多媒体电子文件、音频电子文件等规定了通用的文件格式，但实际操作中，各单位仍然会根据本部门情况使用不同的电子文件格式。而且随着信息技术的发展，元数据的标准越来越多样，统一标准的缺乏，造成了电子文件归档上的困难。
3、电子文件的法律效力的争议。
电子文件由于其在识别性，载体等方面与纸质档案有较大的区别。使其在传播中具有很强的自主性。如果缺乏有效的规范，极有可能导致“自由过度”，电子文件在促进档案工作的同时，也给信息安全的传播秩序造成了一定的负面影响。可见，档案法制化成为电子文件时代档案信息网络化的内在要求。除此之外，电子文件证据性的法律地位已成为档案学界和法学界共同关注的问题。
三、电子文件归档思绪
1、文档一体化。
信息化建设中的文档一体化指的是将现代档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交织在一起。
在学校中，文档一体化表现在档案信息化纳入到学校办公自动化的总格局中，与办公自动化融为一体，同步进行。为此，对学校的档案工作也提出了新的要求：
从部门管理出发。一体化的部门管理将学校机关文书部门、网络信息部门、档案部门有机地联系起来。尤其是网络信息部门，将发挥其技术优势，提供软硬件平台服务，支持学校档案工作由传统手工操作向现代化发展。
从业务流程出发。电子文件的归档工作要比纸质文件复杂。然而，所带来的效益也是纸质文件所难以比拟的。电子文件归档工作是基于计算机技术，那么，对于文件的归档提出了更高的要求，档案工作者不权要熟悉电子文件管理系统，还要细致耐心地进行录入、鉴定等前期工作。
从技术标准出发。对于电子文件的元数据标准我国理论研究还处于框架阶段，而具体电子文件归档的标准也并不完善。加快我国相关标准的制订，已成为标准一体化的迫切要求。
2、归档双轨制。
电子文件和纸质文件的双轨制已是今后档案工作的必然。
归档双轨制至少包括几个方面一是档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力；二是有利于档案的安全保管和方便利用；三是所选档案要有典型性和代表性。
总之，档案工作是一项复杂的工作，它涉及面广、工作量大、制约因素多，存在体制、资金等诸多历史和现实的问题，只要我们采取一切有效途径和方法，就能进一步做好档案工作，更好地为群众服务。
随着信息技术的突飞猛进，电子文件夹发展呈现几何增长。它对传统的看得见，摸得着的纸质档案提出了新的挑战。
1、电子文件的定义。
我国《电子文件归档管理规范》中对电子文件的定义是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件主要特点。
非人工识读性。这是电子文件最显著的特点。存储于各种价质中的数据是虚拟的信息。人们并不能直接读取。
媒介依赖性。既然电子文件不能由人们直接读取，取就要借助于一定的媒介。即计算机的软硬件以及各种存储介质。
信息与载体的可分离性。纸质文件信息通过文字记载于各种实体材料上，信息随着载体的转移而转移。而电子文件的信息是虚拟的，可
以在种计算机之间进行传输。
应用广泛性。在传统纸质档案工作中，常为档案的复制利用而费时费工，更会浪费很多材料资源。而电子文件具有可以随意进行增删、剪切、复制信息、撤销恢复、重新组织文件信息结构等特点，在操作上有很大优越性。
信息存储高密度性。随着技术的进步，需要一个档案室来存储的文件资料只需一张光盘便可以搞定，电子文件使资料便携性突出。
二、电子文件归档工作中的主要问题
1、电子文件的认识存在误区。
目前，有些档案工作者缺乏计算机技术基础的支持，对电子文件的发展造成一定的阻碍。传统观念和不熟悉计算机的操作使档案工作者产生畏难的情绪。同时产生认识的误区，例如：认为电子文件的归档工作繁杂艰苦，且和纸质文件信息重复等。
2、电子文件归档格式混乱。无统一标准。
国家虽然在《电子文件归档管理规范》对文本电子文件、图像电子文件、多媒体电子文件、音频电子文件等规定了通用的文件格式，但实际操作中，各单位仍然会根据本部门情况使用不同的电子文件格式。而且随着信息技术的发展，元数据的标准越来越多样，统一标准的缺乏，造成了电子文件归档上的困难。
3、电子文件的法律效力的争议。
电子文件由于其在识别性，载体等方面与纸质档案有较大的区别。使其在传播中具有很强的自主性。如果缺乏有效的规范，极有可能导致“自由过度”，电子文件在促进档案工作的同时，也给信息安全的传播秩序造成了一定的负面影响。可见，档案法制化成为电子文件时代档案信息网络化的内在要求。除此之外，电子文件证据性的法律地位已成为档案学界和法学界共同关注的问题。
三、电子文件归档思绪
1、文档一体化。
信息化建设中的文档一体化指的是将现代档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交织在一起。
在学校中，文档一体化表现在档案信息化纳入到学校办公自动化的总格局中，与办公自动化融为一体，同步进行。为此，对学校的档案工作也提出了新的要求：
从部门管理出发。一体化的部门管理将学校机关文书部门、网络信息部门、档案部门有机地联系起来。尤其是网络信息部门，将发挥其技术优势，提供软硬件平台服务，支持学校档案工作由传统手工操作向现代化发展。
从业务流程出发。电子文件的归档工作要比纸质文件复杂。然而，所带来的效益也是纸质文件所难以比拟的。电子文件归档工作是基于计算机技术，那么，对于文件的归档提出了更高的要求，档案工作者不权要熟悉电子文件管理系统，还要细致耐心地进行录入、鉴定等前期工作。
从技术标准出发。对于电子文件的元数据标准我国理论研究还处于框架阶段，而具体电子文件归档的标准也并不完善。加快我国相关标准的制订，已成为标准一体化的迫切要求。
2、归档双轨制。
电子文件和纸质文件的双轨制已是今后档案工作的必然。
归档双轨制至少包括几个方面一是档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力；二是有利于档案的安全保管和方便利用；三是所选档案要有典型性和代表性。
总之，档案工作是一项复杂的工作，它涉及面广、工作量大、制约因素多，存在体制、资金等诸多历史和现实的问题，只要我们采取一切有效途径和方法，就能进一步做好档案工作，更好地为群众服务。