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【摘要】随着我国高校基建工程的逐年增多，高校基建档案也日益增多，加强对基建档案的管理工作也引起了档案人员的重视和关注。本文从高校基建档案的特点、存在问题进行分析，提出加强基建档案管理的几点对策。
【关键词】高校基建档案特点问题对策
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）04-0185-01
高校基建档案是在高校基建工程施工活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体等材料。随着高校办学规模的扩大，新校区蓬勃建设、旧校区拆旧建新，高校基建档案日益增多。高校基建档案是高校建设过程中的真实记录，是高校档案的重要组成部分，加强高校基建档案管理工作意义重大。
一、高校基建档案的内容及其特点
高校基建档案的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础、工程设计、工程施工(含土地施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件等)、竣工验收、基建财务(含工程概算、预算、决算)、器材管理等文件材料。
高校基建档案除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点外，还具有其自身独有的特点：1.成套完整性。基建档案以一个独立的工程项目为对象进行，是在工程项目开工到竣工验收整个过程中形成的文件材料，是记录该工程的一套完整材料。2.专业复杂性。基建工程是程序较为复杂的系统工程，涉及的部门众多，在整个建设过程中会涉及到各个环节与许多专业问题，这些环节与专业有机地融合成一个完整的单位工程，具有鲜明的专业性与复杂性。3.历时周期长。一个完整的基建工程项目需要经过立项、设计、施工、竣工阶段，同时还涉及主管机关、建设单位、施工单位、设计部门、监理单位等众多部门，一般要经过几年时间才能完成一套资料的收集整理。4.实用性强。基建档案是高校工程建设的原始记录，承载了大量的真实性信息，是高校建设发展历史的凭证，在学校未来改造扩建、日常维修、解决土地纠纷等工作过程中发挥着非常重要的作用，具有很强的实用价值。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
1.重视程度不够。大部分高校普遍重视教学、科研、财会等档案材料的归档和管理，忽视了基建档案的收集和整理。一些高校的分管领导和基建部门的负责人对基建档案重视程度不够，存在“重建设，轻档案”的状况。有的基建部门为了日常工作中方便利用，不愿将档案材料移交档案部门，出现很多基建档案不完整的情况。
2.收集渠道不畅。基建档案独有的成套完整性、专业复杂性、历时周期长等特点在一定程度上造成了收集和归档难。基建档案形成于多个部门，不仅需要基建部门兼职档案人员在日常工作中的收集，还需要档案部门的专职档案人员及时跟踪。但日常工作中由于工作强度大、历时长，容易造成档案材料收集不齐全。
3.档案专业人员缺乏。目前，高校普遍缺乏既熟悉档案业务知识又熟悉基建业务知识的综合性专业人员，档案人员的知识结构单一。由于基建部门的兼职档案员缺乏档案业务知识和技能，对归档材料拿捏不准，在档案材料收集过程中随意性大，图纸在施工过程中保管不善、容易丢失或污染严重，许多材料不符合归档要求。而档案部门的专职档案人员缺乏基建业务知识，由于各种原因不能与项目工程同步，容易导致重要材料被遗漏，造成档案材料不完整。
4.基建档案数字化滞后。当前，高校的基建档案管理仍处于传统的管理模式，主要以纸质、照片载体形式存在，存储空间大、维护成本高、查阅不够便利。高校档案提供利用一般有几种方式：一是以档案原件提供利用；二是以档案复制品提供利用；三是根据档案内容编写编研资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。如果频繁使用档案原件，容易造成破损严重、字迹模糊不清。基建档案数字化不仅能够改变提供利用方式，还可以延长基建档案的使用寿命，而且一份基建档案能够不受时间、空间等方面的制约同时提供给不同的利用者，实施档案数字化建设势在必行。
三、加强高校基建档案管理的对策
1.提高重视，建立健全基建档案管理制度。基建档案的形成周期长，实用价值高。一是要加强宣传基建档案工作的重要性，争取学校领导的重视和支持，提高基建工程人员的档案意识。二是要按照《基本建设档案管理实施细则》和《高等学校基本建设类档案工作规范》要求，结合实际制定符合基建档案工作实践要求的基建档案管理制度，对基建档案的归档要求、归档范围以及档案形成部门等方面作出明确规定，做到有章可循。
2.提高档案人员的综合素质。一是加强对基建部门档案兼职人员的培训，提高其档案业务知识和操作技能，确保基建档案材料的原始性和完整性。二是加强档案部门专职人员的培训，不仅要具备档案专业水平和业务技能，还要熟悉基建业务知识，熟练操作计算机、数码照相机、扫描仪等办公设备。在工程项目施工过程中及时与基建部门兼职档案人员沟通交流，确保归档文件材料的质量。
3.实行“三同步”管理。各高校要把基建档案工作纳入高校基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围内，严格实行“三同步”管理，即基建工程一开始就与档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图的验收同步进行。
基建部门兼职档案人员要按照基建档案的规范和要求，负责收集整理建设项目各个环节的文件材料；档案部门专职档案人员要经常了解项目进展情况并对兼职档案员给予指导，发现问题要及时指出，确保基建工程档案归档的齐全完整。
4.加强基建档案数字化建设。基建档案数字化的目的是实现高校档案管理从传统管理方式向现代管理方式转变。一是要加大硬件设施的投入，比如计算机、数码照相机、扫描仪等办公设备，通过现代化技术将纸质载体档案转化为全文、全图、全声的光盘存储，便于检索和提供利用。二是在档案材料收集过程中注意收集电子文件，如设计单位的电子版图纸等等。三是确定基建档案电子版文件的收集、整理、鉴定、分类、保存方式的标准和规范，促进高校基建档案管理工作的科学化和规范化。
参考文献：
[1] 昌晶，张瓅丹.《浅析高校基建档案管理》[J].兰台世界.2010(9)
[2] 肖永菊．《谈高校基建档案管理工作中存在的问题及对策》[J]．科技信息.2011（11）
[3] 周政坤．《高校基建档案管理方法探究》[J].兰台世界.2012（3）
【关键词】高校基建档案特点问题对策
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）04-0185-01
高校基建档案是在高校基建工程施工活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体等材料。随着高校办学规模的扩大，新校区蓬勃建设、旧校区拆旧建新，高校基建档案日益增多。高校基建档案是高校建设过程中的真实记录，是高校档案的重要组成部分，加强高校基建档案管理工作意义重大。
一、高校基建档案的内容及其特点
高校基建档案的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础、工程设计、工程施工(含土地施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件等)、竣工验收、基建财务(含工程概算、预算、决算)、器材管理等文件材料。
高校基建档案除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点外，还具有其自身独有的特点：1.成套完整性。基建档案以一个独立的工程项目为对象进行，是在工程项目开工到竣工验收整个过程中形成的文件材料，是记录该工程的一套完整材料。2.专业复杂性。基建工程是程序较为复杂的系统工程，涉及的部门众多，在整个建设过程中会涉及到各个环节与许多专业问题，这些环节与专业有机地融合成一个完整的单位工程，具有鲜明的专业性与复杂性。3.历时周期长。一个完整的基建工程项目需要经过立项、设计、施工、竣工阶段，同时还涉及主管机关、建设单位、施工单位、设计部门、监理单位等众多部门，一般要经过几年时间才能完成一套资料的收集整理。4.实用性强。基建档案是高校工程建设的原始记录，承载了大量的真实性信息，是高校建设发展历史的凭证，在学校未来改造扩建、日常维修、解决土地纠纷等工作过程中发挥着非常重要的作用，具有很强的实用价值。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
1.重视程度不够。大部分高校普遍重视教学、科研、财会等档案材料的归档和管理，忽视了基建档案的收集和整理。一些高校的分管领导和基建部门的负责人对基建档案重视程度不够，存在“重建设，轻档案”的状况。有的基建部门为了日常工作中方便利用，不愿将档案材料移交档案部门，出现很多基建档案不完整的情况。
2.收集渠道不畅。基建档案独有的成套完整性、专业复杂性、历时周期长等特点在一定程度上造成了收集和归档难。基建档案形成于多个部门，不仅需要基建部门兼职档案人员在日常工作中的收集，还需要档案部门的专职档案人员及时跟踪。但日常工作中由于工作强度大、历时长，容易造成档案材料收集不齐全。
3.档案专业人员缺乏。目前，高校普遍缺乏既熟悉档案业务知识又熟悉基建业务知识的综合性专业人员，档案人员的知识结构单一。由于基建部门的兼职档案员缺乏档案业务知识和技能，对归档材料拿捏不准，在档案材料收集过程中随意性大，图纸在施工过程中保管不善、容易丢失或污染严重，许多材料不符合归档要求。而档案部门的专职档案人员缺乏基建业务知识，由于各种原因不能与项目工程同步，容易导致重要材料被遗漏，造成档案材料不完整。
4.基建档案数字化滞后。当前，高校的基建档案管理仍处于传统的管理模式，主要以纸质、照片载体形式存在，存储空间大、维护成本高、查阅不够便利。高校档案提供利用一般有几种方式：一是以档案原件提供利用；二是以档案复制品提供利用；三是根据档案内容编写编研资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。如果频繁使用档案原件，容易造成破损严重、字迹模糊不清。基建档案数字化不仅能够改变提供利用方式，还可以延长基建档案的使用寿命，而且一份基建档案能够不受时间、空间等方面的制约同时提供给不同的利用者，实施档案数字化建设势在必行。
三、加强高校基建档案管理的对策
1.提高重视，建立健全基建档案管理制度。基建档案的形成周期长，实用价值高。一是要加强宣传基建档案工作的重要性，争取学校领导的重视和支持，提高基建工程人员的档案意识。二是要按照《基本建设档案管理实施细则》和《高等学校基本建设类档案工作规范》要求，结合实际制定符合基建档案工作实践要求的基建档案管理制度，对基建档案的归档要求、归档范围以及档案形成部门等方面作出明确规定，做到有章可循。
2.提高档案人员的综合素质。一是加强对基建部门档案兼职人员的培训，提高其档案业务知识和操作技能，确保基建档案材料的原始性和完整性。二是加强档案部门专职人员的培训，不仅要具备档案专业水平和业务技能，还要熟悉基建业务知识，熟练操作计算机、数码照相机、扫描仪等办公设备。在工程项目施工过程中及时与基建部门兼职档案人员沟通交流，确保归档文件材料的质量。
3.实行“三同步”管理。各高校要把基建档案工作纳入高校基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围内，严格实行“三同步”管理，即基建工程一开始就与档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图的验收同步进行。
基建部门兼职档案人员要按照基建档案的规范和要求，负责收集整理建设项目各个环节的文件材料；档案部门专职档案人员要经常了解项目进展情况并对兼职档案员给予指导，发现问题要及时指出，确保基建工程档案归档的齐全完整。
4.加强基建档案数字化建设。基建档案数字化的目的是实现高校档案管理从传统管理方式向现代管理方式转变。一是要加大硬件设施的投入，比如计算机、数码照相机、扫描仪等办公设备，通过现代化技术将纸质载体档案转化为全文、全图、全声的光盘存储，便于检索和提供利用。二是在档案材料收集过程中注意收集电子文件，如设计单位的电子版图纸等等。三是确定基建档案电子版文件的收集、整理、鉴定、分类、保存方式的标准和规范，促进高校基建档案管理工作的科学化和规范化。
参考文献：
[1] 昌晶，张瓅丹.《浅析高校基建档案管理》[J].兰台世界.2010(9)
[2] 肖永菊．《谈高校基建档案管理工作中存在的问题及对策》[J]．科技信息.2011（11）
[3] 周政坤．《高校基建档案管理方法探究》[J].兰台世界.2012（3）