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本文以地方高校教学院系为视角，对地方高校等这类事业单位在信息化背景下的档案管理工作进行了积极探究。主要对教学院系二级管理单位的教学档案、科研档案、党务档案、行政人事档案等进行了具体分析。指出院校等这类事业单位在档案管理方面的不足，并提出相应建议；指出在信息化新时代背景下，学校等地方性事业单位的档案管理工作必须加快档案管理数字化、信息化建设。以期地方学校等事业单位的档案管理在其教育教学管理水平、人才培养质量、对师生服务质量有最大范围的提高。
教学院系视角 信息化 档案管理
随着经济、信息的发展，我国档案管理工作也与时俱进行改革，但其发展速度相对较为滞后、与我国当前社会发展需求不适应日益凸显；档案管理工作中一些缺陷也不断的暴露出来。随着人员流动的频繁复杂，在信息化时代背景下，管理工作过程中对档案管理工作提出了更高需求，所以在现阶段，必须对档案管理工作进行制度完善和管理优化，更好地推进档案管理工作健康、有序发展。本文以地方高校教学院系为视角，对地方高校等这类事业单位在信息化背景下的档案管理工作进行了积极探究。
教学院系视角对档案材料的具体分析
地方高校为地方各单位培养和输送了大量知识人才，是地方市的重要事业单位之一，也是地方市档案管理工作的重要组成部分之一。本文以地方高校教学院系为视角，对地方高校等这类事业单位在信息化背景下的档案管理工作进行了分析和研究。教学院系档案，主要包括本教学院系单位的教学档案、科研档案，一般还包括党务档案、行政人事档案等，既有纸质材料，还有一些照片、录音、录像等电子声像原始材料及院系二级管理网站网页上的一些信息及公布宣传材料；这些材料相应的可以收集、整理、编研建成电子档案材料、逐步形成信息库。
第一，教学院系二级单位的教学档案材料，分类号格式组成一般为：年度号+JX**.**+案卷號，写作为20**-JX**.**+**；案卷号一般规定是按最下位类目流水号的，教学活动中形成的材料使用的是教学年度，教学管理性文件材料一般使用自然年度。主要包括：本教学院系二级单位教师专业任课安排、、教师进修访学及师资引进、专业班级及教师个人等各种类课表、院系各专业人才培养方案、教师业务档案级教学名师、教师教学文件（含教学计划）、重要教学改革建设方案及规划、学科专业与实验室建设管理、教学评估材料及其本单位的精品课程、专业评估、教学团队等申报材料、本院系重大教科研活动课材料、堂教学评价材料、院系领导、同行、学生三级课堂教学评价材料、期末课程考试安排及考卷审批材料、实验室仪器资产、毕业生（本科生、硕士研究生）学籍表、实验课程开设、毕业生（本科生、硕士研究生）学位材料及毕业生成绩单、本专科生研究生毕业论文、毕业设计及评审意见、师生使用教材、实验人员情况统计等信息资料等。
第二、教学院系二级单位的科研档案材料，档案分类号格式组成一般为：年度号+KY**.**+案卷号，写作为20**-KY**.**+**；案卷号一般规定是按最下位类目流水号，项目类的一般是使用科研项目通过鉴定的自然年度，综合类的一般是使用自然年度。教学院系二级单位的科研档案材料，主要是指本院系重大科研活动、本教学院系二级单位教师科研成果、纵向横向科学研究项目等。教师科研成果一般包括专著、教学科研论文、学术调查报告、专利发明等。同时，教学院系二级单位的科研档案材料还包括成果报奖、外出参加学术交流、外邀专家学术讲座、本院系教授博士学术讲座、学生科研成果及报奖等科研档案材料。
其次，教学院系二级单位的院系事务工作中，一般还有少数人事档案、党群、行政档案材料。行政类档案一般包含人事档案材料，档案分类号格式组成一般为年度号+XZ**.**+案卷号，写作为20**-XZ**.**+**；案卷号一般是按最下位类目流水号；年度用文件材料形成或档案内容针对的一般使用的是自然年度。党群类档案档分类号格式组成一般为年度号+DQ**.**+案卷号，写作为20**-DQ**.**+**。教学院系二级单位的党务材料中的能反映学校历史发展和重要职能活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体，还有相应的文字材料必须归档并按学校要求报送学校档案室移交整理归档。教学院系二级单位的人事材料主要包括师资劳资、职称等工作材料，此材料一般有学校人事处统一管理，二级院系级主要起辅助管理的作用。
再者，声像档案材料的归档，主要指反映学校院系历史发展、主要教学科研职能活动及重大活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体及相应的文字材料。由于声像材料的特殊一般可单独进行材料归档处理，声像类档案可在二级类目下设三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同。声像档案材料的档案分类号格式组成一般为年度号+SX**.**+案卷号，写作为20**-XZ**.**+**；保管单位号一般按最下位类目流水号，年度一般是使用声像材料形成的年度。
教学院系视角对档案材料的管理初探及建议
近些年来社会对高校档案管理的要求逐步提高、对其的研究也越来越受重视、可谓是研究成果丰厚，作为档案工作主体及高校师生及整个社会都可以充分地利用这些有利的资源。如今，可以说关于高校档案管理工作层面上是获取到了较多理论和实践成果，但是在像地方高校等地方市级事业单位下的教学院系等这类二级单位管理体制下的二级单位档案管理方面，研究凸显的还不够充分；同时这些材料相应的电子材料逐步形成信息库速度慢，管理观念上的重视程度不够。
（1）建立健全的管理制度，全方位规范管理。教学院系档案，主要包括本教学院系单位的教学档案、科研档案，一般还包括党务档案、行政人事档案等，既有纸质材料，还有一些照片、录音、录像等电子声像原始材料及院系二级管理网站网页上的一些信息及公布宣传材料。学校在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均可由学校档案管理部门集中统一管理。地方高校等地方市事业单位必须适应时代需求，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合单位实际制订了地方学校等地方市事业单位的档案管理相关规定，比如：***学院（***单位）档案管理办法、***学院（***单位）档案实体分类方案、***学院（***单位）档案工作规章制度、***学院（***单位）档案保管制度、***学院（***单位）档案移交制度、***学院（***单位）档案保密制度、***学院（***单位）档案管理员岗位责任制度等等，为了适应新时期信息化环境时代需要必须要对相关管理规定做相应的修改。同时，需要各教学院系二级单位等建立相应的档案管理制度。
（二）加强领导，明确职责，分工合作。多形式多渠道充分调动兼专职档案管理员工作积极性，创造性的参与学校档案管理工作。比如在教学院系二级各单位在规定的时间内按学校要求整理、移送、上交相关档案材料后，集中展示档案管理材料并对档案管理工作进行公平、公正、公开评比，及时表彰先进院系二级单位和个人。同时，地方高校等地方市事业管理单位必须加大经济投入计划和管理工作量经费的投入，比如对所有兼专职档案管理员定期或不定期的进行培训和外出交流学习，积极改善工作环境、方式及充分调动档案管理员主体工作的主动性、积极性、创造性。
（3）学校档案管理系统的数字化、信息化的建立和丰富。各个院系二级档案管理单位必须按学校档案室要求及时整理好相关教学、科研、党政及人事等重要材料的纸质材料后，同步完成相关电子版材料的档案分类及编号工作，并按要求及时上传各个院级二级管理系统网。同时，注意及时更新和完善数字化校园要求下的学校教务管理系统、科研管理系统、学校人事管理系统这样可以做到数字校园管理上的互相补充和信息共享。
三、小结
因此，我们可以更多地关注下教学院系的档案管理工作，特别是紧密结合教学院系的教学、科研来开展，增强对各院系档案管理的洞察力，提高对档案材料利用的敏感性。这些档案材料中记载了教学院系的各种教学、科研活动的情况、成果、经验，可以作为教学院系管理和教学科制度改革、人才培养改革的科学依据和参考材料，同时尽可能做好本校师生和相关单位的对外服务。我们要充分管理和利用好校级、教学院系两级管理下的各个信息事务管理系统：教务管理系统、科研管理系统、人事管理系统、档案管理系统及OA办公系统等系统资源，充分调动二级院系管理工作的积极性。
[1]1989年10月、2008年8月，国家发布的《普通高等学校档案管理办法》.
[2]高等学校档案管理办法，中国教育新闻网-http：//www.jyb.cn/in，2010.
[3]刘珺，浅谈高校二级档案管理规范化的相关研究，中国管理信息化，2014（07）.
[4]丁秀莹等，地方高校教学学院档案建设工作探析[J]，科协论坛，2013（02）.
教学院系视角 信息化 档案管理
随着经济、信息的发展，我国档案管理工作也与时俱进行改革，但其发展速度相对较为滞后、与我国当前社会发展需求不适应日益凸显；档案管理工作中一些缺陷也不断的暴露出来。随着人员流动的频繁复杂，在信息化时代背景下，管理工作过程中对档案管理工作提出了更高需求，所以在现阶段，必须对档案管理工作进行制度完善和管理优化，更好地推进档案管理工作健康、有序发展。本文以地方高校教学院系为视角，对地方高校等这类事业单位在信息化背景下的档案管理工作进行了积极探究。
教学院系视角对档案材料的具体分析
地方高校为地方各单位培养和输送了大量知识人才，是地方市的重要事业单位之一，也是地方市档案管理工作的重要组成部分之一。本文以地方高校教学院系为视角，对地方高校等这类事业单位在信息化背景下的档案管理工作进行了分析和研究。教学院系档案，主要包括本教学院系单位的教学档案、科研档案，一般还包括党务档案、行政人事档案等，既有纸质材料，还有一些照片、录音、录像等电子声像原始材料及院系二级管理网站网页上的一些信息及公布宣传材料；这些材料相应的可以收集、整理、编研建成电子档案材料、逐步形成信息库。
第一，教学院系二级单位的教学档案材料，分类号格式组成一般为：年度号+JX**.**+案卷號，写作为20**-JX**.**+**；案卷号一般规定是按最下位类目流水号的，教学活动中形成的材料使用的是教学年度，教学管理性文件材料一般使用自然年度。主要包括：本教学院系二级单位教师专业任课安排、、教师进修访学及师资引进、专业班级及教师个人等各种类课表、院系各专业人才培养方案、教师业务档案级教学名师、教师教学文件（含教学计划）、重要教学改革建设方案及规划、学科专业与实验室建设管理、教学评估材料及其本单位的精品课程、专业评估、教学团队等申报材料、本院系重大教科研活动课材料、堂教学评价材料、院系领导、同行、学生三级课堂教学评价材料、期末课程考试安排及考卷审批材料、实验室仪器资产、毕业生（本科生、硕士研究生）学籍表、实验课程开设、毕业生（本科生、硕士研究生）学位材料及毕业生成绩单、本专科生研究生毕业论文、毕业设计及评审意见、师生使用教材、实验人员情况统计等信息资料等。
第二、教学院系二级单位的科研档案材料，档案分类号格式组成一般为：年度号+KY**.**+案卷号，写作为20**-KY**.**+**；案卷号一般规定是按最下位类目流水号，项目类的一般是使用科研项目通过鉴定的自然年度，综合类的一般是使用自然年度。教学院系二级单位的科研档案材料，主要是指本院系重大科研活动、本教学院系二级单位教师科研成果、纵向横向科学研究项目等。教师科研成果一般包括专著、教学科研论文、学术调查报告、专利发明等。同时，教学院系二级单位的科研档案材料还包括成果报奖、外出参加学术交流、外邀专家学术讲座、本院系教授博士学术讲座、学生科研成果及报奖等科研档案材料。
其次，教学院系二级单位的院系事务工作中，一般还有少数人事档案、党群、行政档案材料。行政类档案一般包含人事档案材料，档案分类号格式组成一般为年度号+XZ**.**+案卷号，写作为20**-XZ**.**+**；案卷号一般是按最下位类目流水号；年度用文件材料形成或档案内容针对的一般使用的是自然年度。党群类档案档分类号格式组成一般为年度号+DQ**.**+案卷号，写作为20**-DQ**.**+**。教学院系二级单位的党务材料中的能反映学校历史发展和重要职能活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体，还有相应的文字材料必须归档并按学校要求报送学校档案室移交整理归档。教学院系二级单位的人事材料主要包括师资劳资、职称等工作材料，此材料一般有学校人事处统一管理，二级院系级主要起辅助管理的作用。
再者，声像档案材料的归档，主要指反映学校院系历史发展、主要教学科研职能活动及重大活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体及相应的文字材料。由于声像材料的特殊一般可单独进行材料归档处理，声像类档案可在二级类目下设三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同。声像档案材料的档案分类号格式组成一般为年度号+SX**.**+案卷号，写作为20**-XZ**.**+**；保管单位号一般按最下位类目流水号，年度一般是使用声像材料形成的年度。
教学院系视角对档案材料的管理初探及建议
近些年来社会对高校档案管理的要求逐步提高、对其的研究也越来越受重视、可谓是研究成果丰厚，作为档案工作主体及高校师生及整个社会都可以充分地利用这些有利的资源。如今，可以说关于高校档案管理工作层面上是获取到了较多理论和实践成果，但是在像地方高校等地方市级事业单位下的教学院系等这类二级单位管理体制下的二级单位档案管理方面，研究凸显的还不够充分；同时这些材料相应的电子材料逐步形成信息库速度慢，管理观念上的重视程度不够。
（1）建立健全的管理制度，全方位规范管理。教学院系档案，主要包括本教学院系单位的教学档案、科研档案，一般还包括党务档案、行政人事档案等，既有纸质材料，还有一些照片、录音、录像等电子声像原始材料及院系二级管理网站网页上的一些信息及公布宣传材料。学校在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均可由学校档案管理部门集中统一管理。地方高校等地方市事业单位必须适应时代需求，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合单位实际制订了地方学校等地方市事业单位的档案管理相关规定，比如：***学院（***单位）档案管理办法、***学院（***单位）档案实体分类方案、***学院（***单位）档案工作规章制度、***学院（***单位）档案保管制度、***学院（***单位）档案移交制度、***学院（***单位）档案保密制度、***学院（***单位）档案管理员岗位责任制度等等，为了适应新时期信息化环境时代需要必须要对相关管理规定做相应的修改。同时，需要各教学院系二级单位等建立相应的档案管理制度。
（二）加强领导，明确职责，分工合作。多形式多渠道充分调动兼专职档案管理员工作积极性，创造性的参与学校档案管理工作。比如在教学院系二级各单位在规定的时间内按学校要求整理、移送、上交相关档案材料后，集中展示档案管理材料并对档案管理工作进行公平、公正、公开评比，及时表彰先进院系二级单位和个人。同时，地方高校等地方市事业管理单位必须加大经济投入计划和管理工作量经费的投入，比如对所有兼专职档案管理员定期或不定期的进行培训和外出交流学习，积极改善工作环境、方式及充分调动档案管理员主体工作的主动性、积极性、创造性。
（3）学校档案管理系统的数字化、信息化的建立和丰富。各个院系二级档案管理单位必须按学校档案室要求及时整理好相关教学、科研、党政及人事等重要材料的纸质材料后，同步完成相关电子版材料的档案分类及编号工作，并按要求及时上传各个院级二级管理系统网。同时，注意及时更新和完善数字化校园要求下的学校教务管理系统、科研管理系统、学校人事管理系统这样可以做到数字校园管理上的互相补充和信息共享。
三、小结
因此，我们可以更多地关注下教学院系的档案管理工作，特别是紧密结合教学院系的教学、科研来开展，增强对各院系档案管理的洞察力，提高对档案材料利用的敏感性。这些档案材料中记载了教学院系的各种教学、科研活动的情况、成果、经验，可以作为教学院系管理和教学科制度改革、人才培养改革的科学依据和参考材料，同时尽可能做好本校师生和相关单位的对外服务。我们要充分管理和利用好校级、教学院系两级管理下的各个信息事务管理系统：教务管理系统、科研管理系统、人事管理系统、档案管理系统及OA办公系统等系统资源，充分调动二级院系管理工作的积极性。
[1]1989年10月、2008年8月，国家发布的《普通高等学校档案管理办法》.
[2]高等学校档案管理办法，中国教育新闻网-http：//www.jyb.cn/in，2010.
[3]刘珺，浅谈高校二级档案管理规范化的相关研究，中国管理信息化，2014（07）.
[4]丁秀莹等，地方高校教学学院档案建设工作探析[J]，科协论坛，2013（02）.