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现代文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。做好现代文秘工作，并使之和档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）及《国家行政机关公文处理办法（以下简称《办法》），本文试就现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题，谈一些粗浅的认识和看法。
一、现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。可见，现代文秘工作是档案管理的工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案管理中提出的“文档一体化”管理模式，便是这种“一体两面”关系的实际反映和科学应用。所谓“文档一体化”，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。
二、实现现代文秘工作与档案管理工作规范衔接的“三强化”措施
要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三强化”抓起。
（一）强化“文档一体化”意识
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有“档案”二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
（二）强化“全过程管理”工作
首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。
其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本大法，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。
第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。
第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“ 发文稿纸” 等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。
第五，要依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性能优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。
（三）强化“文书部门立卷”工作
“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责及时立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷类目”，将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。
一、现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。可见，现代文秘工作是档案管理的工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案管理中提出的“文档一体化”管理模式，便是这种“一体两面”关系的实际反映和科学应用。所谓“文档一体化”，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。
二、实现现代文秘工作与档案管理工作规范衔接的“三强化”措施
要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三强化”抓起。
（一）强化“文档一体化”意识
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有“档案”二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。
（二）强化“全过程管理”工作
首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。
其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本大法，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。
第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。
第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“ 发文稿纸” 等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。
第五，要依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性能优良的设备和工具，是“全过程管理”的关键。
（三）强化“文书部门立卷”工作
“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责及时立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷类目”，将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。