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【摘要】高校档案管理工作是高校管理工作的重要内容之一，切实加强高校档案管理工作，对提高高校档案管理专业技术人员的创新能力和专业技术水平，有着重要的意义。我国高校在档案管理规范化方面虽然取得了显著成绩，但也面临着许多急需解决的困难和问题。
【关键词】高校档案管理工作;间题;对策
档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是人类文明发展的重要见证。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。高校档案直接记录了高等院校的发展历程，不仅包括学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证等教学活动的信息和资料，还记载着全校师生的德、能、勤、绩的表现，它全面客观地反映了学校最基本的职能活动和真实情况。可见，档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，重视档案管理工作的氛围，整个档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。四是档案管理意识淡薄,归档质量不高在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,档案会存在许多问题。首先,归档的文件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字迹模糊。一直以来,高校对档案工作的认识还远远不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些人员对档案管理意识淡薄。
为加强和规范档案管理工作,各高校要制定出相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的档案规范大相径庭,出现所制定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的档案工作跟不上改革与发展的需要,影响了档案的完整、准确和系统性。
加强高校档案科学化管理的对策随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来发展等方面发挥更大的效用,我以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强档案工作领导国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,是搞好档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究和解决档案工作中的实际问题.(二)提高档案人员素质,要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。在具体工作中,注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,进行专业知识学习和培训,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力. (三)实现档案工作网络化管理随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对档案进行管理,将大大提高工作效率。目前高校档案的管理工作,已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利用档案为学校服务。
高校档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员，时间和精力对档案材料进行归档、建档，对档案材料进行利用。应该挑选政治上可靠、保密意识高、工作责任心强，综合素质高的人员参加档案管理工作，充分应用科学技术的理论、方法、手段来推进档案管理工作的科学化和规范化。要加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。■
【参考文献】
［１］张娟.浅谈高校档案工作存在的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报，2005,(3).
［２］李志福.对高校档案管理工作若干问题的探究[J].管理研究，2009,(5).
［３］欧伟平.试论高校档案管理人员素质的提高[J].山西财经大学学报，2009，(4).
【关键词】高校档案管理工作;间题;对策
档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是人类文明发展的重要见证。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，也是一项政治性、机要性和服务性较强的工作。高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。高校档案直接记录了高等院校的发展历程，不仅包括学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证等教学活动的信息和资料，还记载着全校师生的德、能、勤、绩的表现，它全面客观地反映了学校最基本的职能活动和真实情况。可见，档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，重视档案管理工作的氛围，整个档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。四是档案管理意识淡薄,归档质量不高在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,档案会存在许多问题。首先,归档的文件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字迹模糊。一直以来,高校对档案工作的认识还远远不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些人员对档案管理意识淡薄。
为加强和规范档案管理工作,各高校要制定出相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的档案规范大相径庭,出现所制定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的档案工作跟不上改革与发展的需要,影响了档案的完整、准确和系统性。
加强高校档案科学化管理的对策随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来发展等方面发挥更大的效用,我以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强档案工作领导国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,是搞好档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究和解决档案工作中的实际问题.(二)提高档案人员素质,要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。在具体工作中,注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,进行专业知识学习和培训,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力. (三)实现档案工作网络化管理随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对档案进行管理,将大大提高工作效率。目前高校档案的管理工作,已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利用档案为学校服务。
高校档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员，时间和精力对档案材料进行归档、建档，对档案材料进行利用。应该挑选政治上可靠、保密意识高、工作责任心强，综合素质高的人员参加档案管理工作，充分应用科学技术的理论、方法、手段来推进档案管理工作的科学化和规范化。要加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。■
【参考文献】
［１］张娟.浅谈高校档案工作存在的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报，2005,(3).
［２］李志福.对高校档案管理工作若干问题的探究[J].管理研究，2009,(5).
［３］欧伟平.试论高校档案管理人员素质的提高[J].山西财经大学学报，2009，(4).