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【摘要】结合本单位规模和学科经费管理的特征，选用Microsoft公司的Excel电子表格管理工具，巧妙使用该软件所提供的强大的编辑、计算、统计功能，大大降低了以往手工管理的工作量，降低了出错率，有效提高了数据管理效率。
【关键词】Excel应用；信息化管理；办公自动化
Excel是微软公司开发的一款功能强大的电子表格处理软件，它提供了编辑、管理和自动处理各种类型表格的方法，尤其具有强大的数据计算、分析、统计等功能，因此在财务管理、办公管理中得到广泛应用。
笔者所在单位为某高校的一个学院，各类学科经费的审核管理是一项工作量大、繁琐而又需精细的工作，总结多年工作情况发现，恰当使用Excel这一工具，能够大大提高管理效率和管理质量，有效降低出错率，并能适时提供数据分析结果和报表供学院掌握。
一、Excel的特点和功能
（1）简易的表格制作功能。Excel提供了多种表格模板供用户使用，用户可根据所需统计的数据特征选择表格风格和样式，还可在一个数据文件中建立多个表单，便于归类管理。对于相同的数据和具有一定规律的数据，提供数据自动填充功能，大大降低工作量，提高工作效率。
（2）丰富快捷的数据处理功能。Excel是专业的表格处理软件，因此提供了方便的表格数据搜索、排序、计算等常用功能，尤其是用公式进行自动计算的功能，可使计算结果随表中数据变化而自动变化，大大减少了人工计算工作量，并降低了出错率。
（3）强大的数据统计和分析功能。Excel提供丰富的图形化方法，实现表格数据的自动统计，而且统计图形作为独立的对象，可以插入到其他word文档中，可为撰写统计报告服务。
（4）便捷的快捷菜单功能。虽然并非Excel独有，但作为一款windows风格的应用程序，不同对象的快捷菜单较为集中地提供了针对性的各项功能，避免了在菜单项中到处查找的麻烦。
二、学科经费管理表格的设计
本单位是高校的某个学院，规模不大，但是承担学科项目种类繁多，各类纵向项目、横向项目来源不同，经费下达时间不同，使用要求、使用年度及各年度使用额度不同，有些经费还要由各合作团队在不同年度分开使用，如此种种，只有分类归档，详细登记标注，才能保证管理时不出差错。为此，选择Excel进行信息化数据管理。
根据不同经费来源建立不同的工作簿文件，并在文件命名时反映经费来源特征，以方便对应经费的快速查看。
对同一工作簿，在经费使用期限内按年度建立多个工作表（数据表单），每个工作表记录本年度经费下达情况和使用情况。对于新建立的Excel工作簿，系统一般默认提供3个工作表。将鼠标放在工作表位置，点击右键启动快捷菜单，选择“插入…”，插入新的工作表；然后选择“重命名”，将各个工作表以年度命名。对需要特别标注的年度还可用“工作表标签颜色”来设置标签颜色。
用鼠标左键点击不同的标签，即可在不同年度表单间切换，实现各年度数据的查看、编辑和处理。
三、表单数据的编辑
Excel数据表以表格形式呈现，每个单元格可用行列标号标记。这个表格仅为方便编辑，预览和打印时没有表格边框。如果需要加边框，或改变数据的对齐方式、数据显示格式等，可用鼠标左键拖动的方式选取特定表格区域（高亮显示），用右键启动快捷菜单，选择“设置单元格格式”，完成以上要求。
（一）数据填充
表单编辑过程中，对于重复性数据和呈等差数列的数据项，可使用自动填充功能，填写一个数据，选择相应区域后，用“编辑”菜单中的“填充”，用填充或序列即可分别实现上述两种数据填写要求，大大避免了手工填写工作量，也避免了输入错误。
（二）表单复制
对同一经费项目，不同表单中往往有很多相似度大的项目和内容，可用拷贝修改的方法提高效率。即在编辑好一个表单后，用鼠标左键拖动选择一定数据区域，用右键选择拷贝，切换至另一个表单文件，在第一个单元格处选择右键“黏贴”，即可实现数据的拷贝，然后对部分项目和数据进行修改即可。
（三）数据保护
学科经费管理是一项严密的工作，虽然并不需要保密，但对一些重要数据也要加以保护，防止他人篡改。工具菜单下提供了“保护”功能，可设置对工作表的密码保护，如果要修改相关数据，必须使该菜单下的“撤销工作表保护”，这时需要输入预先设置的密码。这项功能保障数据表不被管理员以外的人员修改，有效保障了数据的安全性。（见图一）
图一：2007年“985”经费使用计划
四、计算功能的巧用
在某个表单中，全年度发生的各项使用经费总额、年度余额等会涉及数据计算，手工计算不仅工作量大而且可能出错，更好的办法是使用Excel提供的函数功能。对于数据求和，可选择相应数据区域，点击标记有“∑”符号的快捷按钮即可完成。其他计算也应尽量避免手工计算填写，而应在单元格中输入计算公式，利用Excel提供的自动计算功能。该公式还可拷贝黏贴到其他单元格以实现相同的计算。这样做的好处不仅可以避免错误，而且当表格中数据被修改后结果也会自动修改，不需重算。
五、数据的分析统计的使用
学院的年度工作报告或其他相关报告及申请中经常需要用到学科经费到款、使用等方面的统计信息。Excel提供了强大的统计功能及丰富的图形化表达方法。绘制的统计图可作为对象拷贝黏贴到文档当中。例如要统计学院近若干年来的学科到款情况，如果这些信息在本来就在一张表单中反映，可直接统计，如果数据不在同一表单，可新建一个表单，将相关数据编辑在这张表中，选定要统计的数据区域后，使用“插入”菜单下的“图表”，选择柱形图、折线、饼图等各种统计图来表达数据的统计情况，还可方便地对统计图的显示风格进行编辑。该显示图成为一个独立的对象，选中它，即可拷贝黏贴到其他文档中。此外，数据表也可以表格的形式拷贝到其他文档中，只要选定相应数据区域，用拷贝黏贴功能即可。下图是以各年度学科到款情况为例，建立的数据表和以柱状图显示的统计结果。
2004—2008年度“985”到款情况
图三：2004年—2008年学科经费情况（单位：万元）
同数据库相比，Excel所提供的各种功能功能非常适合小型单位的办公管理。在本单位的学科经费管理中，同以往手工管理相比，填写、计算量大大减少，有效降低了出错率，提高了管理效率，在单位年度报告或其他需要的时候能够快速有效地提供所需的统计信息和直观漂亮的统计表达形式；而且利用计算机管理数据还有利于历史数据的保留。实践证明是一个实用高效、值得推广的管理工具。
【参考文献】
[1]陈晓青、尤建萍，Excel 在会计工作中的应用技巧[J]，中国科技信息，2010年第18期，87-88。
[2]刘琼, 李绍蓬，Excel 2003公司办公从入门到精通[M],北京：中国青年出版社，2008
[3]郝艳芬, 祖晓东, 赵学术编著 Excel 2003办公应用秘诀[M]北京:人民邮电出版社,2007
[4]代堂刚 Excel函数在水质特征值年统计表中的运用[J]《水资源研究》第30卷第二期 2009年6月
【关键词】Excel应用；信息化管理；办公自动化
Excel是微软公司开发的一款功能强大的电子表格处理软件，它提供了编辑、管理和自动处理各种类型表格的方法，尤其具有强大的数据计算、分析、统计等功能，因此在财务管理、办公管理中得到广泛应用。
笔者所在单位为某高校的一个学院，各类学科经费的审核管理是一项工作量大、繁琐而又需精细的工作，总结多年工作情况发现，恰当使用Excel这一工具，能够大大提高管理效率和管理质量，有效降低出错率，并能适时提供数据分析结果和报表供学院掌握。
一、Excel的特点和功能
（1）简易的表格制作功能。Excel提供了多种表格模板供用户使用，用户可根据所需统计的数据特征选择表格风格和样式，还可在一个数据文件中建立多个表单，便于归类管理。对于相同的数据和具有一定规律的数据，提供数据自动填充功能，大大降低工作量，提高工作效率。
（2）丰富快捷的数据处理功能。Excel是专业的表格处理软件，因此提供了方便的表格数据搜索、排序、计算等常用功能，尤其是用公式进行自动计算的功能，可使计算结果随表中数据变化而自动变化，大大减少了人工计算工作量，并降低了出错率。
（3）强大的数据统计和分析功能。Excel提供丰富的图形化方法，实现表格数据的自动统计，而且统计图形作为独立的对象，可以插入到其他word文档中，可为撰写统计报告服务。
（4）便捷的快捷菜单功能。虽然并非Excel独有，但作为一款windows风格的应用程序，不同对象的快捷菜单较为集中地提供了针对性的各项功能，避免了在菜单项中到处查找的麻烦。
二、学科经费管理表格的设计
本单位是高校的某个学院，规模不大，但是承担学科项目种类繁多，各类纵向项目、横向项目来源不同，经费下达时间不同，使用要求、使用年度及各年度使用额度不同，有些经费还要由各合作团队在不同年度分开使用，如此种种，只有分类归档，详细登记标注，才能保证管理时不出差错。为此，选择Excel进行信息化数据管理。
根据不同经费来源建立不同的工作簿文件，并在文件命名时反映经费来源特征，以方便对应经费的快速查看。
对同一工作簿，在经费使用期限内按年度建立多个工作表（数据表单），每个工作表记录本年度经费下达情况和使用情况。对于新建立的Excel工作簿，系统一般默认提供3个工作表。将鼠标放在工作表位置，点击右键启动快捷菜单，选择“插入…”，插入新的工作表；然后选择“重命名”，将各个工作表以年度命名。对需要特别标注的年度还可用“工作表标签颜色”来设置标签颜色。
用鼠标左键点击不同的标签，即可在不同年度表单间切换，实现各年度数据的查看、编辑和处理。
三、表单数据的编辑
Excel数据表以表格形式呈现，每个单元格可用行列标号标记。这个表格仅为方便编辑，预览和打印时没有表格边框。如果需要加边框，或改变数据的对齐方式、数据显示格式等，可用鼠标左键拖动的方式选取特定表格区域（高亮显示），用右键启动快捷菜单，选择“设置单元格格式”，完成以上要求。
（一）数据填充
表单编辑过程中，对于重复性数据和呈等差数列的数据项，可使用自动填充功能，填写一个数据，选择相应区域后，用“编辑”菜单中的“填充”，用填充或序列即可分别实现上述两种数据填写要求，大大避免了手工填写工作量，也避免了输入错误。
（二）表单复制
对同一经费项目，不同表单中往往有很多相似度大的项目和内容，可用拷贝修改的方法提高效率。即在编辑好一个表单后，用鼠标左键拖动选择一定数据区域，用右键选择拷贝，切换至另一个表单文件，在第一个单元格处选择右键“黏贴”，即可实现数据的拷贝，然后对部分项目和数据进行修改即可。
（三）数据保护
学科经费管理是一项严密的工作，虽然并不需要保密，但对一些重要数据也要加以保护，防止他人篡改。工具菜单下提供了“保护”功能，可设置对工作表的密码保护，如果要修改相关数据，必须使该菜单下的“撤销工作表保护”，这时需要输入预先设置的密码。这项功能保障数据表不被管理员以外的人员修改，有效保障了数据的安全性。（见图一）
图一：2007年“985”经费使用计划
四、计算功能的巧用
在某个表单中，全年度发生的各项使用经费总额、年度余额等会涉及数据计算，手工计算不仅工作量大而且可能出错，更好的办法是使用Excel提供的函数功能。对于数据求和，可选择相应数据区域，点击标记有“∑”符号的快捷按钮即可完成。其他计算也应尽量避免手工计算填写，而应在单元格中输入计算公式，利用Excel提供的自动计算功能。该公式还可拷贝黏贴到其他单元格以实现相同的计算。这样做的好处不仅可以避免错误，而且当表格中数据被修改后结果也会自动修改，不需重算。
五、数据的分析统计的使用
学院的年度工作报告或其他相关报告及申请中经常需要用到学科经费到款、使用等方面的统计信息。Excel提供了强大的统计功能及丰富的图形化表达方法。绘制的统计图可作为对象拷贝黏贴到文档当中。例如要统计学院近若干年来的学科到款情况，如果这些信息在本来就在一张表单中反映，可直接统计，如果数据不在同一表单，可新建一个表单，将相关数据编辑在这张表中，选定要统计的数据区域后，使用“插入”菜单下的“图表”，选择柱形图、折线、饼图等各种统计图来表达数据的统计情况，还可方便地对统计图的显示风格进行编辑。该显示图成为一个独立的对象，选中它，即可拷贝黏贴到其他文档中。此外，数据表也可以表格的形式拷贝到其他文档中，只要选定相应数据区域，用拷贝黏贴功能即可。下图是以各年度学科到款情况为例，建立的数据表和以柱状图显示的统计结果。
2004—2008年度“985”到款情况
图三：2004年—2008年学科经费情况（单位：万元）
同数据库相比，Excel所提供的各种功能功能非常适合小型单位的办公管理。在本单位的学科经费管理中，同以往手工管理相比，填写、计算量大大减少，有效降低了出错率，提高了管理效率，在单位年度报告或其他需要的时候能够快速有效地提供所需的统计信息和直观漂亮的统计表达形式；而且利用计算机管理数据还有利于历史数据的保留。实践证明是一个实用高效、值得推广的管理工具。
【参考文献】
[1]陈晓青、尤建萍，Excel 在会计工作中的应用技巧[J]，中国科技信息，2010年第18期，87-88。
[2]刘琼, 李绍蓬，Excel 2003公司办公从入门到精通[M],北京：中国青年出版社，2008
[3]郝艳芬, 祖晓东, 赵学术编著 Excel 2003办公应用秘诀[M]北京:人民邮电出版社,2007
[4]代堂刚 Excel函数在水质特征值年统计表中的运用[J]《水资源研究》第30卷第二期 2009年6月