摘 要：以电子计算机技术和互联网技术的高速发展为标志，人类迎来了信息时代，信息技术开始深刻影响并改变着人类社会的各个领域。同样的，信息技术也对档案管理工作产生了深入影响。本文以铁三院档案馆为例，通过介绍档案整编录入方式、档案提供利用方式以及档案安全管理方式等三个方面的转变来浅述信息技术所带来的影响。
　　关键词：档案 信息技术 信息孤岛
　　一、铁三院档案馆概述
　　铁三院档案馆是集团公司档案工作归口管理职能部门，负责档案管理制度建设及档案工作日常管理。档案馆目前有库房33个总面积约计1653平米。至2015年底，馆藏各类档案资料合计355.29万张册（卷盒）。其中科技档案约为334.3万张册，约占档案馆馆藏的94%，是主要的管理对象。在机构设置上，档案馆共设3个室，分别为业务室：主要负责档案业务建设、业务指导、以及三个管理体系维护、公文处理，馆内人事、劳资、安全、培训等工作；科技档案室：下设科技档案整编借阅组、蜡纸底图组、电子档案组；综合档案室：包括文书、会计档案组，测绘成果资料及图书期刊组，另加音像中心。全馆现定员16人。
　　二、信息技术对铁三院档案管理工作的影响
　　1.由注重实体整理向注重文件前端控制转移。目前，铁三院档案馆对科技档案的管理采取的是三套制的管理方式，所谓三套制，就是保存一套蜡纸底图、一套蓝图以及相对应的电子档案一套。为使“三套制”正常运作，档案館为底图配备2人，蓝图配备6人，电子档案配备3人，合计9人，占到档案馆人力资源的56%。以蓝图整编为例，档案管理人员每天主要的工作内容就是将图纸图标信息录入到档案管理系统，然后人工盖章、写档号、打印卷内目录备考表、填写脊背签、装盒上架。人工录入整编图纸能力约为40000张/册。而随着近年来集团公司的业务拓展，每年的年归档量基本维持在10万张册左右，造成了档案馆档案的严重积压。自15年开始，档案馆以引进新的档案管理平台为契机，大力提高计算机自动化水平，借助电子文件的前端控制思想，转变档案整编模式。档案馆利用前端控制插件，在设计人员完成图纸喷图阶段实现了对图纸图标信息的采集，同时在纸质图纸赋予了唯一条码，为之后底图以及通过该底图所晒蓝图的归档，档案条目的自动匹配录入留下伏笔。而且，档案馆通过新的档案管理系统还实现了纸质档案整编的深度自动化。档案管理人员在设定好起始档号后，只需要通过扫图纸图标上方的条码就可以利用之前收集上来的图标信息自动完成档案条目的著录，同时还会自动生成卷内目录、备考表、档案号、脊背签等，档案人员只需要将这些东西黏贴到图纸及卷盒的相应位置即可。这种前端收集图标信息，利用条码对纸质图纸进行标识，到整编阶段的扫码提取图标转变为档案条目以及卷内目录、档案号等档案整理阶段实体标识的自动生成的这样一种整编管理模式，极大的提高了档案馆纸质档案的整编效率，为铁三院档案馆的管理提供了新的路径。
　　2.从信息孤岛向信息共享转变。保存档案的目的就是利用，但是在注重实体的传统档案管理模式下，档案的价值一直未得到充分利用，档案馆就如同一个信息孤岛，坐拥着大量的档案信息资源，但是却与企业割裂开来，闭关自守。传统管理模式下的铁三院档案馆同样面临着这样的问题。档案提供利用的形式单一，还是停留在“两点一线”的模式，即企业职工在本部门办公室开好借阅单，获取查询借阅档案的权限，然后到档案馆来由档案管理人员为通过翻阅手工账册（2000年之前，档案馆未实行计算机管理时，都是手工编写的检索目录。）或者在计算机上凭着自身的经验为职工检索档案，找到需要借阅的档案后，再由档案管理人员去库房拿取，然后手工的填写借阅卡片，职工拿走档案完成借阅。这种借阅方式有诸多弊端，首先是借阅过程慢，效率不高，职工在到档案馆之前并不知道有没有自己需要的档案，有时有的职工在档案馆等了一两个小时，档案管理人员给他翻遍各种目录之后，才发现没有。可想而知，不说借阅档案职工的心情，单看时间成本上就是十分不划算的。其次，这种借阅方式不利于激发职工对档案馆的信息需求，手续繁琐，借阅过程长，职工无心在档案馆多呆一秒，不会去查看有无与其借阅档案相关的资料。同时，这样的现实情况也不利于档案馆自身的发展，不会得到公司领导应给与的重视。自2015年开始，随着新的档案管理系统上线使用，我馆将各类型的档案条目信息、数字化后的2000年之前的手工账册以及部分奖状证书奖杯等实物图片均通过网页端浏览的方式实现了对全公司职工信息共享。同时，档案馆还和OA系统进行了挂接，实现了OA系统办结公文的自动归档及共享。自此，档案馆改变了以往的借阅模式，公司职工不用手持借阅单来档案馆查找档案，而是通过自己的电脑直接在档案管理系统的网页端检索自己所需要的档案，然后在网页端发起借阅流程，部门领导在线审批同意后，所借档案信息直接流转给相关档案人员，档案人员找到档案后，给借阅人员发催取通知，借阅人员接到通知到档案馆，再由档案人员在系统生成打印借阅单，借阅人员签字后取走档案。这种网上预约借阅的方式，省去了职工在档案馆等待的时间，提高了个人的工作效率。而且，也使得档案的管理变得信息化，一切的借阅信息全部记录在管理系统中，职工借阅的档案如果到期系统将会自动提醒催还，省去了档案人员手动登记借阅卡片以及人工统计催还的环节，提高了档案馆自身的工作效率。
　　3.由档案载体安全到载体和信息的立体化防范体系。传统管理模式下，档案安全的防护体系是以纸质档案为主的安全防护体系，管理手段和方法主要是通过调节不适宜的温湿度、光线、化学物质、灰尘、有害气体，以及防火、防盗、防虫、防鼠、防霉等针对载体的防护措施。在铁三院档案馆，这种注重载体安全的管理体系，主要是由三方面构成。其一，硬件条件，即我馆各个库房均配有如干粉灭火器、烟感报警器、遮光帘、防盗门窗等防火防盗防光器材以及空调加湿器等温湿度调节设备，从硬件上保证档案得到安全的保存。其二，制度保障。我馆制定有“档案馆库房管理规定”、 “档案馆安全责任制”“档案馆安全措施”等规定，同时我馆还以“职业健康安全体系”为依托，形成了安全日巡查、月重点检查以及节前全面检查的三重检查体系。并且，档案馆还制定有防火应急预案且每年根据馆内实际情况进行更新和演练。通过这些制度规定，确保档案馆内档案以及人员的安全。最后，人力保证。为保证档案载体的安全就要投入相应的人力按照制度规定来进行管理，从普遍性来说，我馆职工均严格按照“档案馆库房管理规定”取放档案。同时，又按照体系和“安全生产责任制”要求，指定专人进行库房日巡查，检查防火防盗等设备以及温湿度等情况，而在月重点检查和节前全面检查中，则是馆长亲自带队，对各办公室和库房进行检查。这样的人力投入也确保了档案载体安全的万无一失。而随着信息技术的发展，电子文件在我集团公司的普遍产生，电子档案以及档案信息资源在我馆馆藏所占比例的逐步提高，使得我馆在注重档案载体防护的基础上，开始注重档案信息安全体系的建设。所谓“道高一尺魔高一丈”，各种针对信息的攻击和盗取手段也在日益进步。这些手段时刻威胁着我馆档案信息的安全。为此，铁三院档案馆又针对档案信息安全以集团公司信息中心为依托，建立了软硬件的双层安全管理体制。即首先在硬件条件上，对网络实行物理隔离，不接入互联网，杜绝黑客从互联网上进行攻击。其次建立备份服务器，每天晚上24点服务器对当天的数据进行自动备份，以保证档案的数据安全。软件方面，档案馆通过对计算机安装杀毒软件以保证对内部人员插入外部U盘所带来威胁的应对，同时，对于涉密光盘则使用专门的计算机进行查阅，且涉密计算机每次使用均要进行严格的登记，而且对于如各比例尺地形图以及地质图等秘密级的资料或者是一些涉密的文书档案，依然演习档案实体的管理模式，进行严格把控。对企业职工只在管理系统中开放检索条目，禁止对文件本身进行数字化和公开。
　　信息技术的发展给人类社会个领域带来前所未有的变化，而随着新的档案管理系统引入我馆，可以说全方位的改变了我们以往的档案整理录入方式以及档案借阅和利用的方式。随着电子档案及档案信息资源的产生，又改变了我馆的档案安全管理体系，可以说，这一切都是信息技术所带来的影响。面对这些变化和影响，铁三院档案馆也在从管理制度、管理流程以及人员技能上进行积极的调整和适应。这一变化，可以说只是档案管理向信息化转变的一小步，随着我馆职工的经验积累笔者相信我们有能力驾驭好铁三院档案馆未来向全面信息化知识化管理的转变。
　　作者简介：温娟，女，辽宁省锦州市，铁道第三勘察设计院集团有限公司，本科，主要从事档案管理。