论文部分内容阅读
摘 要：数字档案信息管理是一种全新管理模式，受网络冲击，各大单位已经开展数字档案管理。本文以数字档案管理积极影响为出发点，探讨数字档案管理过程中的问题，并从传输设备，存储系统，信息管理系统，安全意识等四方面提出数字档案信息化管理建议，以期望对我国其他各类单位开展信息化数字档案管理提供借鉴。
关键词：信息化；数字档案；管理
在如今信息化时代潮流中，数字档案管理已成为必然发展趋势，随着信息技术的发展，传统档案管理模式已受到信息时代挑战，如何能提高档案管理效率，提高人力资源利用率，提升档案资源服务，全面实现档案信息社会价值，有效整合档案资源已成为各大单位档案集中管理的迫切需求，尤其在当今全球化发展背景之下，研究数字化档案信息管理具有重要意义。
一、 數字档案管理积极影响
（一） 管理方式现代化
数字档案管理方式相对于传统模式有极大改观，不再需要纸质为媒介的信息作为载体，而是通过电子方式保存档案信息，此种信息可利用网络进行传输。档案管理者只需掌握工作环境，就可轻松实现档案管理。在管理中，可轻松利用网络对档案信息进行复制与传输，写电子档案信息查询与保存功能可通过网络自动完成，形成单位数字档案管理数据库，能使档案信息管理程序简单，方式现代化。
（二） 提高档案信息存储效率
利用网络管理档案信息，可以改变传统管理模式，将所有档案信息存放于一张小光盘中。相对于纸质档案信息存放，能极大节约管理空间，随着单位发展壮大，其档案信息势必逐渐增多，将纸质档案信息转化为电子档案信息，可最大限度节约存储费用，节约信息档案存储空间，信息档案管理者可批量下载信息，无需反复运用印刷纸张保存信息，大大节约管理者劳动力，从而提高档案信息存储效率。
（三） 提高档案信息利用率
数字档案信息是在网络环境下进行保存，以信息技术为载体，最终目的是节约信息存储空间，扩大信息查询范围，增加信息通讯范围，为单位用户获取网络电子档案提供保障。利用数字化系统进行档案管理，可突破时间与空间限制，查询各类档案信息，对单位管理者而言，能节约很多时间，省去奔波之苦，方便快捷调动所需档案。能使查阅档案人群在最短时间内了解档案，使档案成为事业单位内部最大信息资源，数字档案能为档案管理提供资源环境，为用户享受网络档案便利提供可能。
二、数字化档案管理问题
（一）网络传输文件材料不安全
网络信息发展如此迅速，在给我们带来便利的同时，也有负面影响。网络黑客就是网络信息发展负面影响之一，网络黑客经常攻击他们所感兴趣网站，从中获取有利价值信息，从中获取有利价值信息，一旦通过网络渠道进行传递，就要面临被黑客攻击的风险。一旦此种现象发生，会给单位造成档案管理材料流失，严重者将会直接影响单位内部经济效益。网络黑客问题无法避免，目前以网络信息安全程度来看，信息网络传递不能得到安全保障。
（二）存储空间有限
数字化档案管理需要将所存放资料放于电脑中，可存放于内存，存储卡，以及其他可用于存放资料的空间中，任何单位档案随着时间增长都在不断增多，存储空间限制将会日益明显，很多数字化档案难以根据现有存储空间进行搜索，存放。网络中虽然推出云空间技术存放，但单位核心资料和机密档案，管理者出于风险角度考虑不会将其存放于电脑云空间技术中，存放档案电脑一旦出现任何问题，不能打开数据库，会造成单位数字化档案管理信息丢失，极大降低信息管理可靠性。
（三）归档保存不及时
目前，几乎所有企事业单位都以为网络技术为办公载体，进行全自动化管理，这一系统能在各部门单位成功运行，主要依靠单位内部主管部门软件设计实现。在文件档案管理中，可能会出现单位正在使用的档案管理系统与主管部门档案管理系统不兼容现象，在不同软件环境控制下，无法及时读取档案信息，不能及时对档案信息进行转换，归档，保存，导致原始档案信息无法通过电子采集方式录入其中，从某种程度上造成工作困难。
（四）资源重复利用
大部分单位档案管理工作采用两种模式，一种为电子档案，一种为纸质档案，双重档案管理模式是对档案的保护，但在这种双重模式之下，会出现资源严重浪费现象，增加档案管理人力成本。档案管理者对电子信息保存后，会根据所对应纸质档案进行保存，致使内容性功能相似的文档被同时保存，形成并发曲面，使管理人员工作量反而增加，对档案管理产生阻碍。
三、档案管理信息化途径
（一）加强数字档案传输设备建设
网络时代信息传播主要媒介，单位网络信息传播应随时检查内部硬件设备，网络硬件设备包含范围较广，例如，网络布线，交换机，显示器，路由器，调制解调器等等，所有网络设备均会因时间长自然老化，或人为破坏，以及电磁辐射等诸多原因带来安全隐患。因此，各大单位必须要加强数字档案信息管理设备，定时维修问题设备，安排专门人员负责管理，对所发现问题设备进行更新，保障数字档案信息管理过程中不会因基础设施损坏而丢失。同时，对各项可能涉及加密系统的硬件设备，单位必须予以重视，领导者应结合实际情况对现有设备加密，在加密中，避免输入单位成立时间以及相关领导人姓名，可选择多类不同加密方式，保障硬件设备系统在档案信息传输中提供一道安全屏障。
（二）构建数字档案存储系统
数字档案存放于电脑软件中，一旦软件受损，其数据也将受损，因此，构建數字档案存储系统十分有必要。目前，我国各大企事业单位对数字档案存储系统基本采用光盘刻录技术，用光盘存储各类档案信息，其速度快，寿命长，密度高，易保存等诸多优点，使企事业单位重光盘轻硬盘，在档案信息管理中，利用光盘记录并是稳定，光盘自身也有其缺陷，例如故障发生频率较高，存储量较少，价格昂贵等等。档案信息管理者应根据信息实际情况，选择适合存储的媒介。 从理论意义上来讲，数字化信息会随时间增加而逐渐增加，无论是光盘，还是其他记录载体，最终都是短时间记录，无法对信息进行长久保存，因此，处于档案信息安全考虑，对档案信息进行读写录入，建立公司内部档案存储系统，建立备份系统，将每一份档案备份，确保所备份档案信息有效性。通过备份能实现异地存储功能，可在原软件受损失情况下进行灾难恢复，其目的是恢复档案数据。同时，应对档案管理备份系统，例如光盘等其他介质进行定期检查，确保信息完整无误，一旦发现任何有误信息，及时通过备份恢复，保证档案信息完整性。
（三）建立數字档案信息管理系统
数字档案信息管理系统，必须要准确无误保管所上传档案信息，保证内容真实性，因此，档案信息管理对数字化管理模式提出更高要求，各单位在建立数字档案信息管理系统时必须为其构建安全屏障。各单位应从不同层面建立数字档案信息管理系统，首先建立数据层，数据城市所有档案信息保存来源，是将档案索引系统统一转化为数字档案索引系统的重要环节，为建立系统业务逻辑层与用户接口层提供数字档案信息服务；再次，建立系统业务逻辑层，业务逻辑层及时提供管理者访问及调用信息服务，重点在于对数字档案信息进行管理，包括其中加密存储管理，加密传输管理，校验管理，输出管理，同时该层能自动生成档案信息索引，具有强大搜索引擎功能，并能为信息使用者提供查询功能；最后，建立用户接口层，该城主要功能在于对数字档案信息提供全面访问功能，使单位内部文档主管通过调动档案信息完成业务，用户层本身为隔离层，能轻松实现将用户层面与其他数字档案信息管理层面隔离开来。
（四）强化档案管理人员安全意识与能力
档案管理具有系统性，需要档案管理人员全民参与，因此，档案管理者必须提高自身安全防范意识，确保所管理档案内容完整，信息真实，同时保证档案安全性。在日常管理中，应普及档案管理者安全知识，使档案管理者能根据档案内容进行有效分析，将保密档案与开放档案分开保存，对于企业内部绝密档案不能采取网络存储方式。所有参与档案信息管理人员必须具备强烈防范意识，对每一份信息档案予以备份，防止原始信息丢失。
培训档案管理人员掌握档案管理技术，例如，在管理过程中，档案管理人员必须要掌握绝密档案加密保护措施，尤其是针对公司核心文件，在利用网络传输过程中，予以加密保护，避免黑客攻击，最大限度保证数字档案信息安全传递；做到定期清理档案信息管理计算机，计算机在浏览文件时会产生相关记录，为防止上网记录被黑客攻击，可清除缓存，临时文件，历史记录等等，将重要信息全部清除完毕，禁止打开来路不明文件，做好计算机保护；运用杀毒软件及防火墙技术维护电子信息档案管理安全性，最终促使档案管理人员养成良好档案信息管理习惯。
数字档案管理系统已成为当下单位社会档案管理主要方式，实现数字档案信息管理能有效保障信息安全性，有效性，有利于为单位内部档案所需人群提供各类档案查询服务。虽然在当前各大单位数字档案信息应用实践中，其管理技术，管理制度以及管理方式正在探索中，但此项管理系統应足以引起各大单位管理者重视。在互联网日益发展的今天，基于网络系统建立数字档案管理具有重要意义，档案管理者应不断提高自身管理理念，完善管理水平，用科学方式管理单位现有档案信息，并保障数字化档案信息管理能在合理范围内有效运行，从而为单位提供更为高效的档案信息管理服务。
参考文献：
[1]林萍. 档案管理数字信息化研究[J]. 中国科技信息，2009，05：157-158.
[2]冯曙光. 基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J]. 科技经济导刊，2015，13：180+46.
[3]孙乾华. 数字档案信息化管理的实现途径分析[J]. 黑龙江科技信息，2016，08：180.
[4]刘玉华. 数字时代供电企业档案管理及其信息化问题探讨[J]. 办公室业务，2016，06：180.
[5]郭喻楠. 突破瓶颈 走出困惑——《档案馆信息化与档案管理变革：数字记忆之思考》简介[J]. 云南档案，2010，06：42-43.
关键词：信息化；数字档案；管理
在如今信息化时代潮流中，数字档案管理已成为必然发展趋势，随着信息技术的发展，传统档案管理模式已受到信息时代挑战，如何能提高档案管理效率，提高人力资源利用率，提升档案资源服务，全面实现档案信息社会价值，有效整合档案资源已成为各大单位档案集中管理的迫切需求，尤其在当今全球化发展背景之下，研究数字化档案信息管理具有重要意义。
一、 數字档案管理积极影响
（一） 管理方式现代化
数字档案管理方式相对于传统模式有极大改观，不再需要纸质为媒介的信息作为载体，而是通过电子方式保存档案信息，此种信息可利用网络进行传输。档案管理者只需掌握工作环境，就可轻松实现档案管理。在管理中，可轻松利用网络对档案信息进行复制与传输，写电子档案信息查询与保存功能可通过网络自动完成，形成单位数字档案管理数据库，能使档案信息管理程序简单，方式现代化。
（二） 提高档案信息存储效率
利用网络管理档案信息，可以改变传统管理模式，将所有档案信息存放于一张小光盘中。相对于纸质档案信息存放，能极大节约管理空间，随着单位发展壮大，其档案信息势必逐渐增多，将纸质档案信息转化为电子档案信息，可最大限度节约存储费用，节约信息档案存储空间，信息档案管理者可批量下载信息，无需反复运用印刷纸张保存信息，大大节约管理者劳动力，从而提高档案信息存储效率。
（三） 提高档案信息利用率
数字档案信息是在网络环境下进行保存，以信息技术为载体，最终目的是节约信息存储空间，扩大信息查询范围，增加信息通讯范围，为单位用户获取网络电子档案提供保障。利用数字化系统进行档案管理，可突破时间与空间限制，查询各类档案信息，对单位管理者而言，能节约很多时间，省去奔波之苦，方便快捷调动所需档案。能使查阅档案人群在最短时间内了解档案，使档案成为事业单位内部最大信息资源，数字档案能为档案管理提供资源环境，为用户享受网络档案便利提供可能。
二、数字化档案管理问题
（一）网络传输文件材料不安全
网络信息发展如此迅速，在给我们带来便利的同时，也有负面影响。网络黑客就是网络信息发展负面影响之一，网络黑客经常攻击他们所感兴趣网站，从中获取有利价值信息，从中获取有利价值信息，一旦通过网络渠道进行传递，就要面临被黑客攻击的风险。一旦此种现象发生，会给单位造成档案管理材料流失，严重者将会直接影响单位内部经济效益。网络黑客问题无法避免，目前以网络信息安全程度来看，信息网络传递不能得到安全保障。
（二）存储空间有限
数字化档案管理需要将所存放资料放于电脑中，可存放于内存，存储卡，以及其他可用于存放资料的空间中，任何单位档案随着时间增长都在不断增多，存储空间限制将会日益明显，很多数字化档案难以根据现有存储空间进行搜索，存放。网络中虽然推出云空间技术存放，但单位核心资料和机密档案，管理者出于风险角度考虑不会将其存放于电脑云空间技术中，存放档案电脑一旦出现任何问题，不能打开数据库，会造成单位数字化档案管理信息丢失，极大降低信息管理可靠性。
（三）归档保存不及时
目前，几乎所有企事业单位都以为网络技术为办公载体，进行全自动化管理，这一系统能在各部门单位成功运行，主要依靠单位内部主管部门软件设计实现。在文件档案管理中，可能会出现单位正在使用的档案管理系统与主管部门档案管理系统不兼容现象，在不同软件环境控制下，无法及时读取档案信息，不能及时对档案信息进行转换，归档，保存，导致原始档案信息无法通过电子采集方式录入其中，从某种程度上造成工作困难。
（四）资源重复利用
大部分单位档案管理工作采用两种模式，一种为电子档案，一种为纸质档案，双重档案管理模式是对档案的保护，但在这种双重模式之下，会出现资源严重浪费现象，增加档案管理人力成本。档案管理者对电子信息保存后，会根据所对应纸质档案进行保存，致使内容性功能相似的文档被同时保存，形成并发曲面，使管理人员工作量反而增加，对档案管理产生阻碍。
三、档案管理信息化途径
（一）加强数字档案传输设备建设
网络时代信息传播主要媒介，单位网络信息传播应随时检查内部硬件设备，网络硬件设备包含范围较广，例如，网络布线，交换机，显示器，路由器，调制解调器等等，所有网络设备均会因时间长自然老化，或人为破坏，以及电磁辐射等诸多原因带来安全隐患。因此，各大单位必须要加强数字档案信息管理设备，定时维修问题设备，安排专门人员负责管理，对所发现问题设备进行更新，保障数字档案信息管理过程中不会因基础设施损坏而丢失。同时，对各项可能涉及加密系统的硬件设备，单位必须予以重视，领导者应结合实际情况对现有设备加密，在加密中，避免输入单位成立时间以及相关领导人姓名，可选择多类不同加密方式，保障硬件设备系统在档案信息传输中提供一道安全屏障。
（二）构建数字档案存储系统
数字档案存放于电脑软件中，一旦软件受损，其数据也将受损，因此，构建數字档案存储系统十分有必要。目前，我国各大企事业单位对数字档案存储系统基本采用光盘刻录技术，用光盘存储各类档案信息，其速度快，寿命长，密度高，易保存等诸多优点，使企事业单位重光盘轻硬盘，在档案信息管理中，利用光盘记录并是稳定，光盘自身也有其缺陷，例如故障发生频率较高，存储量较少，价格昂贵等等。档案信息管理者应根据信息实际情况，选择适合存储的媒介。 从理论意义上来讲，数字化信息会随时间增加而逐渐增加，无论是光盘，还是其他记录载体，最终都是短时间记录，无法对信息进行长久保存，因此，处于档案信息安全考虑，对档案信息进行读写录入，建立公司内部档案存储系统，建立备份系统，将每一份档案备份，确保所备份档案信息有效性。通过备份能实现异地存储功能，可在原软件受损失情况下进行灾难恢复，其目的是恢复档案数据。同时，应对档案管理备份系统，例如光盘等其他介质进行定期检查，确保信息完整无误，一旦发现任何有误信息，及时通过备份恢复，保证档案信息完整性。
（三）建立數字档案信息管理系统
数字档案信息管理系统，必须要准确无误保管所上传档案信息，保证内容真实性，因此，档案信息管理对数字化管理模式提出更高要求，各单位在建立数字档案信息管理系统时必须为其构建安全屏障。各单位应从不同层面建立数字档案信息管理系统，首先建立数据层，数据城市所有档案信息保存来源，是将档案索引系统统一转化为数字档案索引系统的重要环节，为建立系统业务逻辑层与用户接口层提供数字档案信息服务；再次，建立系统业务逻辑层，业务逻辑层及时提供管理者访问及调用信息服务，重点在于对数字档案信息进行管理，包括其中加密存储管理，加密传输管理，校验管理，输出管理，同时该层能自动生成档案信息索引，具有强大搜索引擎功能，并能为信息使用者提供查询功能；最后，建立用户接口层，该城主要功能在于对数字档案信息提供全面访问功能，使单位内部文档主管通过调动档案信息完成业务，用户层本身为隔离层，能轻松实现将用户层面与其他数字档案信息管理层面隔离开来。
（四）强化档案管理人员安全意识与能力
档案管理具有系统性，需要档案管理人员全民参与，因此，档案管理者必须提高自身安全防范意识，确保所管理档案内容完整，信息真实，同时保证档案安全性。在日常管理中，应普及档案管理者安全知识，使档案管理者能根据档案内容进行有效分析，将保密档案与开放档案分开保存，对于企业内部绝密档案不能采取网络存储方式。所有参与档案信息管理人员必须具备强烈防范意识，对每一份信息档案予以备份，防止原始信息丢失。
培训档案管理人员掌握档案管理技术，例如，在管理过程中，档案管理人员必须要掌握绝密档案加密保护措施，尤其是针对公司核心文件，在利用网络传输过程中，予以加密保护，避免黑客攻击，最大限度保证数字档案信息安全传递；做到定期清理档案信息管理计算机，计算机在浏览文件时会产生相关记录，为防止上网记录被黑客攻击，可清除缓存，临时文件，历史记录等等，将重要信息全部清除完毕，禁止打开来路不明文件，做好计算机保护；运用杀毒软件及防火墙技术维护电子信息档案管理安全性，最终促使档案管理人员养成良好档案信息管理习惯。
数字档案管理系统已成为当下单位社会档案管理主要方式，实现数字档案信息管理能有效保障信息安全性，有效性，有利于为单位内部档案所需人群提供各类档案查询服务。虽然在当前各大单位数字档案信息应用实践中，其管理技术，管理制度以及管理方式正在探索中，但此项管理系統应足以引起各大单位管理者重视。在互联网日益发展的今天，基于网络系统建立数字档案管理具有重要意义，档案管理者应不断提高自身管理理念，完善管理水平，用科学方式管理单位现有档案信息，并保障数字化档案信息管理能在合理范围内有效运行，从而为单位提供更为高效的档案信息管理服务。
参考文献：
[1]林萍. 档案管理数字信息化研究[J]. 中国科技信息，2009，05：157-158.
[2]冯曙光. 基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J]. 科技经济导刊，2015，13：180+46.
[3]孙乾华. 数字档案信息化管理的实现途径分析[J]. 黑龙江科技信息，2016，08：180.
[4]刘玉华. 数字时代供电企业档案管理及其信息化问题探讨[J]. 办公室业务，2016，06：180.
[5]郭喻楠. 突破瓶颈 走出困惑——《档案馆信息化与档案管理变革：数字记忆之思考》简介[J]. 云南档案，2010，06：42-43.