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摘 要：公文作为一类特殊的应用文，具有很强的政策性和功能性，因此在写作时必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，遵循其特定的拟制程序和规范。本文总结了公文写作时常见的四类病误：一是文种使用病误；二是逻辑关系病误；三是文章结构病误；四是语言表述病误，试图通过对部分典型错误的分析，强调公文写作的准确性和规范性，希望能给写作者一点参考。
关键词：公文写作、病误、文种、逻辑、结构、表述。
现代应用文是在传统应用文的基础下发展起来的，有着传承关系，但其社会性又决定了它不是静止不变的，必然随着社会的发展而变化。1979年版《辞海》对应用文的界定是：“指人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、单据等。”所列举的应用文只有寥寥四种。而现代应用文，有人统计有2000余种，涉及教育、财经、外事、司法、军事、科技等多个领域，甚而还有应用文电脑化后新出现的日常应用文体——“聊天室”文体。社会越发展，分工便越细密，行业就越增多，应用文体类必定不断推陈出新，八股文、大字报被淘汰了，另一些文体出现了；有的文体虽然沿用旧名称，但内涵已大不相同。社会的发展，不仅扩大了应用文范围，而且使应用文具有一定的深度。
公文作为现代应用文的一个重要组成部分，是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体。它可以分为两种，一种是通用公文，一种是专用公文，通用公文使用范围比较广，通用于各类机关、团体和企事业单位；专用公文只在一定范围内起作用，使用在外交、军事、司法、财经等专门领域中。作为一类有特殊要求的应用文，无论通用公文还是专用公文，都具有很强的政策性、功能性和鲜明性，因此，需要特别注意写作的规范、严谨和准确。但是，在草拟公文的过程中，往往不同程度地存在着语言不规范、文体不规范、行文不规范、格式不规范等病误，这些病误有的与作者的知识积累、文字功底有关，有的则是因为作者不熟悉公文写作的特定规范而导致的。
下面就公文写作中的常见问题进行分析。
文种使用病误——问题之一
每种公文都有自己的名称，如命令、决定、报告等，它们统称为文种。从2001年起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文共有13个文种，即命令(令)、议案、指示、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。南朝刘勰也在其《文心雕龙·章表》中说过：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”即“章”是用来感谢皇上的恩典的，“奏”是用来弹劾、揭露坏人的，“表”是用来陈述下情的，“议”是用来发表不同意见的。可见，每一文种都有各自的用途，写作公文时，应当正确进行选择使用，否则就会出现问题。举例如下：
一、不使用规定文种(自造文种)
不按公文处理规定使用文种，乱起名称，随意发挥，如将“汇报”误作文种使用；此外，每个文种只能单独使用，不能合并，如将“请示”、“报告”合并为“请示报告”作为文种使用等，都是错误的。
二、越权使用文种
有些文种不是随便哪个单位都可以使用的，如“命令(令)”，根据公文处理规定，一般由政府和部委及其领导人发布，除此之外，各机关单位及其领导者无权使用；而因为“公告”告知的对象是国内外，宣布的事项较为重要，发布单位的级别较高，所以一般单位公布一般事项，不能用“公告”。
三、违反行文关系使用文种
按行文关系，公文分上行文、平行文、下行文，上行文如“报告”、“请示”；下行文如“指示”、“批复”；平行文如“函”等，必须严格按照行文关系使用相应的文种。给上级或同级单位的叫做“指示”，给下级单位的称为“报告”、“函”，这都是错误的。一旦行文关系明确了，发文机关和受文机关的地位、权限就很清楚，文种就应该确定下来，不得将上、下、平行文文种调换使用。
四、违反行文目的使用文种(文种与内容不符)
通过对行文关系的分辨，已经缩小了文种选择的范围，再从行文目的和文种性质的角度加以区分，就更加清晰了。同样是上行文，“报告”是为了让上级掌握信息、了解情况，或者是向上级汇报工作、反映问题、提出意见和建议的，通常不要求回复；而“请示”则是要上级解决问题，请求指示或批准的，需要上级回复。明确了行文目的，类似《××学校关于要求拨款修建学生宿舍楼的报告》这样的标题错误，就可以避免了。
正确确定文种以后，就要为公文拟制一个合适的标题。从语法结构看，公文标题通常是一个偏正词组形式，以文种名称为中心词，前面加上公文主题(事由)，上行文和平行文还应当标明发文单位名称，如《××学校关于××招生情况的报告》。如果只标明文种，简单地写成《报告》；或是略去主题(事由)，写成《××学校报告》，都属于标题要素不完备，是不合格的标题。需要说明的是，在实际工作中有时出现的“发文单位+文种”的标题，称为“双项式”标题，一般用于公布性文件如“公告”、“通告”中，其它文种不可使用。
逻辑关系病误——问题之二
文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。就好像人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，如果人身上的经络出了问题，就会得病，文章也是这样。写作公文时一定要注意逻辑关系的紧密，只有这样，才能使公文内容环环相扣，不脱节，不错乱。公文中常见的逻辑关系病误有以下四种情形：
一、违反同一律
同一律是逻辑的基本规律之一，是关于思维准确性的规律。在公文写作中，其主张、思想、解释、要求等要保持一致，否则，就是违背了同一律。公文标题与正文内容缺乏同一性，或者文章的中心思想与具体思想缺乏同一性，都是这种错误的表现。
二、违反矛盾律
矛盾律是关于思维一贯性的逻辑规律。如果写作公文时，从同一方面、对同一事物作出自相矛盾的判断，就是违反了矛盾律。常见的例子有：“该教学楼用了将近两年多时间，才建设完工”、“大家基本取得了一致的意见”、“该讲的张校长都讲了，我没有讲的了，只说三点想法”、“基本同意文中所提六条意见，请各系、部严格遵照执行”等等。
三、违反排中律
排中律是关于思维明确性的规律。也就是说，在是与非、真与假之间，不能含糊不清；对两个互相矛盾的判断，要作出非此即彼的明确选择，不能两个都否定，或两个都肯定。类似“关于××系未经批准的行为，我们不能说是正当的，但说是错误的又有些过分，也不尽妥当”这样的折中调和，以及“根据有关要求，各教研室必须承担该项目的调研工作。但鉴于现存的实际情况，对这一问题，你们可以视具体情况，灵活掌握”这样的不置可否，就违反了排中律。
四、违反充足理由律
充足理由律是关于思维根据性的规律。在公文写作中，不管是判断、推理还是论证，都要有充足的理由、正确的依据，做到“言之有据、言之成理”。因此，公文中所写的情况必须真实、客观，不能无中生有、编造事实；也不能根据主观意愿来写，要按照内容的要求客观地表达观点，而非作者个人的观点，否则，就会违背充足理由律。理由不真实、理由偏颇、理由与结论之间没有必然联系就是这一错误在公文中的具体体现。
文章结构病误——问题之三
文章就好像楼房一样，楼房是一层一层盖起来的，文章也是由各个部分共同构成的。公文的结构是写作者思路的体现，因此写作时一定要做到思路清晰，从而条理清晰，才能使文章结构严谨、顺畅自然、完整统一。公文结构上的问题，通常出现在以下三个方面：
一、层次段落松散无力
段落即自然段，是公文结构的基本单位，一个段落要集中表达一个完整的意思，才符合公文构段上的完整性与专一性原则。在段落的组织安排上，出现多个段旨或是段旨分散失当，都会破坏公文的结构。
层次指公文的几个组成部分，每个组成部分应当有完整的功能和思想内容，才能突出文章主旨，使文章体例匀称。安排层次的时候需要注意两点：一是文章的内容要有层次，全篇分列成多个大的层次，其中有若干小的层次；二是层次的排列要有先后顺序，不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列。例如工作报告，一般有三个层次：先进行情况概述，再是原因做法或经验体会，最后是问题与今后打算。如果各层次的各个思想内容次序颠倒、交叉重复、界限模糊，必然会影响公文结构的严密和思想体系的完整。
二、开头结尾繁琐冗长
公文的开头必须“起笔立意”，就是要开门见山，尽快道出主旨，摒弃可以普遍套用的语言，才能引人注目。也就是元代乔梦符所说的“风头”，虽不火，但精彩。有些公文，不论内容如何，开头总是“在……领导下”、“在……的亲切关怀下”、“在……的形势下”，赘语成串。而美国总统原来签署命令这样起句：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”，卡特总统将其改成了：“我作为合众国总统命令……”，多么简单明了。
“结文字须要精神，不要闲言语”(元·王构，见《修辞鉴衡》)。公文的结尾不能总是“让我们……吧”、“只要……一定……”这样的俗套，而应该不着空文、干净利落，也就是元代乔梦符所说的“豹尾”。《国家行政机关公文处理办法》就明确指出，公文写作要抵制空话、套话，“杜绝形式主义和繁琐哲学”。
除此以外，有些公文结尾用语失当，所提要求不合体。如在请示的后面写有：“上述意见可否，请从速批示”，在报告的后面写有：“妥否，请批示”等等，亦属不当。
三、缺少必要的照应和过渡
一篇公文要做到内容前后呼应、融会贯通，照应和过渡必不可少。照应有题文照应、首尾照应和前后照应，应当视需要灵活使用；过渡则可以用过渡词和过渡句，为上下文之间的衔接和转换起到承上启下的作用。通常公文从开头转入主体、从总述到分述、从成绩转入问题，都需要进行过渡，否则就会给人以生硬、脱节之感。有一点需要指出，公文的过渡句通常放在上段文字的末尾，也可以单独成段，如“现将有关情况报告如下”。
语言表述病误——问题之四
语言对写好公文有举足轻重的作用，俗谚说“一字入公文(门)，九牛拽不出”。公文语体以实用为目的，不同于一般文学作品，因此在用语表达方面要求准确、简要、质朴、规范。写作公文时语言表述上常见的问题有以下几类：
一、语气不得体
由于行文方向不同，公文在组织文字、表达意思时所用的语气应当有所区别：上行文要用请求的语气；平行文则要谦虚；下行文语气比较严肃、庄重，但不能盛气凌人。如果忽视了行文关系与行文语气的对应，就会影响公文的规范性。
二、表述不准确
写任何文章，表述都要准确，尤其是公文，在写作时必须选用恰当的词句表述内容，不能产生歧义，不能模棱两可。不用或少用“据说”、“大致”、“也许”这一类词语，涉及近义词或一词多义的情况时，更要慎重。不仅概念要准确，判断也要准确，这样才能充分体现行文意图，突出公文主题。
三、雕饰、曲笔过多
公文提倡直话直说，不能用含蓄的笔法委婉地表达意思。它极少使用描写和抒情的手法，常用叙述和说明的表达方式，也有少量议论；其语言质朴无华，绝无雕饰，只在确有需要时才使用形容词。早在太平天国建立政权后，就颁布过《戒浮文巧言谕》，开头说：“文以纪实，浮文所在必删；言贵从心，巧言由来当禁”，并强调“嗣后本章禀奏，以及文移书启，总须切实明透，使人一目了然，才合天情，才符真道”，就是这个意思。写作公文时过多的雕饰和曲笔，不仅无益，反而成害。
四、语句结构有误
公文语句结构方面的问题，主要表现为句子成分残缺、搭配不当或是指代不明。这类错误一定程度上与写作者的文字功底有关，但只要注意学习锤炼，多看、多写、多留心、增强责任感，就能够有效地避免。
五、字词不规范
公文用字应当规范，要以国家语言文字工作委员会和中华人民共和国新闻出版署1988年联合发布的《现代汉语通用字表》为准，不使用异体字和胡乱简化的字。公文用词也要正确，不能生造词头，要用书面语，不用口语和文艺用语；要用现代汉语，不用古代汉语。1997年12日修订的《国务院公文主题词表》列出了一套公文所使用的事务性词汇，包括15类1049个主题词，应当认真学习，规范使用。
六、标点符号误用
标点符号看似不起眼，但如果使用不当，也会影响公文的规范性。公文中标点符号的使用应以1996年6月l日起实施的《标点符号用法》为准，还要符合公文处理办法的特别规定——“公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号”。《关于印发“××管理办法”的通知》这样的标题，本应使用书名号的地方，就错用了引号。
七、数字、数量语和时间表述方面的问题
公文中的发文编号、版头左上角的编号、印发记录处的封发同期与印发份数等，按规定均应使用阿拉伯数字表述，如用了小写汉字即属表述不当；但在词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的语句中，或在邻近的两个数字并列连用、表示概数时，则应使用小写汉字，例如“二万五千里长征”、“第一书记”、“五六月”等。此外，必须使用小写汉字的地方是公文的成文日期，且年月日表述要全称，不能写作“2005年7月8日”、“O五年七月八日”或“二OO五·七·八”。
在数量语的表述上，“倍”和“番”常被误用。如“2004年我校招生人数比上一年增长了20％，而××支出却降低了一倍……”，“我校2003年的××收入为2000万元，到2005年翻了两番，达到了6000万元……”这样的表述，都是不对的。“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降上是不能用的，“降低一倍”即减少100％，显然是不可能的；而“翻两番”是指“2”的二次方，即基数的4倍，按此计算应为8000万元，不是6000万元。另外，按约定俗成，使用“以上”和“以下”来表示界限，一般均包括前面的本数在内，当二者连用时，要明确交代本数包括在哪里，否则本数就被丢掉或重复出现了。如“参加××培训班的85名学生，考试成绩在80分以上者有65名，80分以下者有20名……”就不准确，应写作“考试成绩在80分及以上者有65名，80分以下者有20名……”。
时间表述方面，有的公文常使用“本月”、“去年”、“上周”、“下个季度”等时间代名词，不用具体日期。这代名词在公文起草时很清楚，但公文下发后由于时间变化，其内涵就变得不确切甚至含糊不清了。因此，公文应使用具体的时间概念，尽量不用代名词。还有年份随意省略问题，表现最多的是用两位数来表示年份，如“99年”、“04年”等，这样表述时间是不规范的，应改为“1999年”、“2004年”。一般来讲，正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不宜随便省略。
以上简单分析了拟制公文时一些常见的问题，我们平时应当注意多积累知识，提高文学修养，熟悉公文写作的特定规范，并在写作当中仔细琢磨、认真推敲，努力做到《国家行政机关公文处理办法》所要求的“用语规范、观点明确、结构严谨、表述准确、条理清楚、层次分明、情况确实、直述不曲、文字精炼、标点正确、文风纯正、篇幅力求简短”，拟制出漂亮的公文。
参考文献：
[1]《公文处理规范》.傅西路主编.人民日报出版社. 2003年6月版.
[2]《秘书与写作》邓乃行、曾昭乐编著.暨南大学出版社.2001年6月版.
[3]《公文处理规范与实务》.杨明生主编.中国金融出版社.2003年1月版.
[4]《文员从业规范》.樊丽丽编.中国经济出版社.2004年1月版.
[5]《秘书学》.陈合宜著.暨南大学出版社.2001年5月版.
[6]《秘书学综论》.司徒允昌著.上海文化出版社.2001年11月版.
[7]《最新公文处理规范与实务》.张浩编著.蓝天出版社.2005年2月版.
[8]《党政机关公文处理》.李旺明编著.山西人民出版社.2002年9月版.
关键词：公文写作、病误、文种、逻辑、结构、表述。
现代应用文是在传统应用文的基础下发展起来的，有着传承关系，但其社会性又决定了它不是静止不变的，必然随着社会的发展而变化。1979年版《辞海》对应用文的界定是：“指人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、单据等。”所列举的应用文只有寥寥四种。而现代应用文，有人统计有2000余种，涉及教育、财经、外事、司法、军事、科技等多个领域，甚而还有应用文电脑化后新出现的日常应用文体——“聊天室”文体。社会越发展，分工便越细密，行业就越增多，应用文体类必定不断推陈出新，八股文、大字报被淘汰了，另一些文体出现了；有的文体虽然沿用旧名称，但内涵已大不相同。社会的发展，不仅扩大了应用文范围，而且使应用文具有一定的深度。
公文作为现代应用文的一个重要组成部分，是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体。它可以分为两种，一种是通用公文，一种是专用公文，通用公文使用范围比较广，通用于各类机关、团体和企事业单位；专用公文只在一定范围内起作用，使用在外交、军事、司法、财经等专门领域中。作为一类有特殊要求的应用文，无论通用公文还是专用公文，都具有很强的政策性、功能性和鲜明性，因此，需要特别注意写作的规范、严谨和准确。但是，在草拟公文的过程中，往往不同程度地存在着语言不规范、文体不规范、行文不规范、格式不规范等病误，这些病误有的与作者的知识积累、文字功底有关，有的则是因为作者不熟悉公文写作的特定规范而导致的。
下面就公文写作中的常见问题进行分析。
文种使用病误——问题之一
每种公文都有自己的名称，如命令、决定、报告等，它们统称为文种。从2001年起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文共有13个文种，即命令(令)、议案、指示、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。南朝刘勰也在其《文心雕龙·章表》中说过：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”即“章”是用来感谢皇上的恩典的，“奏”是用来弹劾、揭露坏人的，“表”是用来陈述下情的，“议”是用来发表不同意见的。可见，每一文种都有各自的用途，写作公文时，应当正确进行选择使用，否则就会出现问题。举例如下：
一、不使用规定文种(自造文种)
不按公文处理规定使用文种，乱起名称，随意发挥，如将“汇报”误作文种使用；此外，每个文种只能单独使用，不能合并，如将“请示”、“报告”合并为“请示报告”作为文种使用等，都是错误的。
二、越权使用文种
有些文种不是随便哪个单位都可以使用的，如“命令(令)”，根据公文处理规定，一般由政府和部委及其领导人发布，除此之外，各机关单位及其领导者无权使用；而因为“公告”告知的对象是国内外，宣布的事项较为重要，发布单位的级别较高，所以一般单位公布一般事项，不能用“公告”。
三、违反行文关系使用文种
按行文关系，公文分上行文、平行文、下行文，上行文如“报告”、“请示”；下行文如“指示”、“批复”；平行文如“函”等，必须严格按照行文关系使用相应的文种。给上级或同级单位的叫做“指示”，给下级单位的称为“报告”、“函”，这都是错误的。一旦行文关系明确了，发文机关和受文机关的地位、权限就很清楚，文种就应该确定下来，不得将上、下、平行文文种调换使用。
四、违反行文目的使用文种(文种与内容不符)
通过对行文关系的分辨，已经缩小了文种选择的范围，再从行文目的和文种性质的角度加以区分，就更加清晰了。同样是上行文，“报告”是为了让上级掌握信息、了解情况，或者是向上级汇报工作、反映问题、提出意见和建议的，通常不要求回复；而“请示”则是要上级解决问题，请求指示或批准的，需要上级回复。明确了行文目的，类似《××学校关于要求拨款修建学生宿舍楼的报告》这样的标题错误，就可以避免了。
正确确定文种以后，就要为公文拟制一个合适的标题。从语法结构看，公文标题通常是一个偏正词组形式，以文种名称为中心词，前面加上公文主题(事由)，上行文和平行文还应当标明发文单位名称，如《××学校关于××招生情况的报告》。如果只标明文种，简单地写成《报告》；或是略去主题(事由)，写成《××学校报告》，都属于标题要素不完备，是不合格的标题。需要说明的是，在实际工作中有时出现的“发文单位+文种”的标题，称为“双项式”标题，一般用于公布性文件如“公告”、“通告”中，其它文种不可使用。
逻辑关系病误——问题之二
文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。就好像人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，如果人身上的经络出了问题，就会得病，文章也是这样。写作公文时一定要注意逻辑关系的紧密，只有这样，才能使公文内容环环相扣，不脱节，不错乱。公文中常见的逻辑关系病误有以下四种情形：
一、违反同一律
同一律是逻辑的基本规律之一，是关于思维准确性的规律。在公文写作中，其主张、思想、解释、要求等要保持一致，否则，就是违背了同一律。公文标题与正文内容缺乏同一性，或者文章的中心思想与具体思想缺乏同一性，都是这种错误的表现。
二、违反矛盾律
矛盾律是关于思维一贯性的逻辑规律。如果写作公文时，从同一方面、对同一事物作出自相矛盾的判断，就是违反了矛盾律。常见的例子有：“该教学楼用了将近两年多时间，才建设完工”、“大家基本取得了一致的意见”、“该讲的张校长都讲了，我没有讲的了，只说三点想法”、“基本同意文中所提六条意见，请各系、部严格遵照执行”等等。
三、违反排中律
排中律是关于思维明确性的规律。也就是说，在是与非、真与假之间，不能含糊不清；对两个互相矛盾的判断，要作出非此即彼的明确选择，不能两个都否定，或两个都肯定。类似“关于××系未经批准的行为，我们不能说是正当的，但说是错误的又有些过分，也不尽妥当”这样的折中调和，以及“根据有关要求，各教研室必须承担该项目的调研工作。但鉴于现存的实际情况，对这一问题，你们可以视具体情况，灵活掌握”这样的不置可否，就违反了排中律。
四、违反充足理由律
充足理由律是关于思维根据性的规律。在公文写作中，不管是判断、推理还是论证，都要有充足的理由、正确的依据，做到“言之有据、言之成理”。因此，公文中所写的情况必须真实、客观，不能无中生有、编造事实；也不能根据主观意愿来写，要按照内容的要求客观地表达观点，而非作者个人的观点，否则，就会违背充足理由律。理由不真实、理由偏颇、理由与结论之间没有必然联系就是这一错误在公文中的具体体现。
文章结构病误——问题之三
文章就好像楼房一样，楼房是一层一层盖起来的，文章也是由各个部分共同构成的。公文的结构是写作者思路的体现，因此写作时一定要做到思路清晰，从而条理清晰，才能使文章结构严谨、顺畅自然、完整统一。公文结构上的问题，通常出现在以下三个方面：
一、层次段落松散无力
段落即自然段，是公文结构的基本单位，一个段落要集中表达一个完整的意思，才符合公文构段上的完整性与专一性原则。在段落的组织安排上，出现多个段旨或是段旨分散失当，都会破坏公文的结构。
层次指公文的几个组成部分，每个组成部分应当有完整的功能和思想内容，才能突出文章主旨，使文章体例匀称。安排层次的时候需要注意两点：一是文章的内容要有层次，全篇分列成多个大的层次，其中有若干小的层次；二是层次的排列要有先后顺序，不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列。例如工作报告，一般有三个层次：先进行情况概述，再是原因做法或经验体会，最后是问题与今后打算。如果各层次的各个思想内容次序颠倒、交叉重复、界限模糊，必然会影响公文结构的严密和思想体系的完整。
二、开头结尾繁琐冗长
公文的开头必须“起笔立意”，就是要开门见山，尽快道出主旨，摒弃可以普遍套用的语言，才能引人注目。也就是元代乔梦符所说的“风头”，虽不火，但精彩。有些公文，不论内容如何，开头总是“在……领导下”、“在……的亲切关怀下”、“在……的形势下”，赘语成串。而美国总统原来签署命令这样起句：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”，卡特总统将其改成了：“我作为合众国总统命令……”，多么简单明了。
“结文字须要精神，不要闲言语”(元·王构，见《修辞鉴衡》)。公文的结尾不能总是“让我们……吧”、“只要……一定……”这样的俗套，而应该不着空文、干净利落，也就是元代乔梦符所说的“豹尾”。《国家行政机关公文处理办法》就明确指出，公文写作要抵制空话、套话，“杜绝形式主义和繁琐哲学”。
除此以外，有些公文结尾用语失当，所提要求不合体。如在请示的后面写有：“上述意见可否，请从速批示”，在报告的后面写有：“妥否，请批示”等等，亦属不当。
三、缺少必要的照应和过渡
一篇公文要做到内容前后呼应、融会贯通，照应和过渡必不可少。照应有题文照应、首尾照应和前后照应，应当视需要灵活使用；过渡则可以用过渡词和过渡句，为上下文之间的衔接和转换起到承上启下的作用。通常公文从开头转入主体、从总述到分述、从成绩转入问题，都需要进行过渡，否则就会给人以生硬、脱节之感。有一点需要指出，公文的过渡句通常放在上段文字的末尾，也可以单独成段，如“现将有关情况报告如下”。
语言表述病误——问题之四
语言对写好公文有举足轻重的作用，俗谚说“一字入公文(门)，九牛拽不出”。公文语体以实用为目的，不同于一般文学作品，因此在用语表达方面要求准确、简要、质朴、规范。写作公文时语言表述上常见的问题有以下几类：
一、语气不得体
由于行文方向不同，公文在组织文字、表达意思时所用的语气应当有所区别：上行文要用请求的语气；平行文则要谦虚；下行文语气比较严肃、庄重，但不能盛气凌人。如果忽视了行文关系与行文语气的对应，就会影响公文的规范性。
二、表述不准确
写任何文章，表述都要准确，尤其是公文，在写作时必须选用恰当的词句表述内容，不能产生歧义，不能模棱两可。不用或少用“据说”、“大致”、“也许”这一类词语，涉及近义词或一词多义的情况时，更要慎重。不仅概念要准确，判断也要准确，这样才能充分体现行文意图，突出公文主题。
三、雕饰、曲笔过多
公文提倡直话直说，不能用含蓄的笔法委婉地表达意思。它极少使用描写和抒情的手法，常用叙述和说明的表达方式，也有少量议论；其语言质朴无华，绝无雕饰，只在确有需要时才使用形容词。早在太平天国建立政权后，就颁布过《戒浮文巧言谕》，开头说：“文以纪实，浮文所在必删；言贵从心，巧言由来当禁”，并强调“嗣后本章禀奏，以及文移书启，总须切实明透，使人一目了然，才合天情，才符真道”，就是这个意思。写作公文时过多的雕饰和曲笔，不仅无益，反而成害。
四、语句结构有误
公文语句结构方面的问题，主要表现为句子成分残缺、搭配不当或是指代不明。这类错误一定程度上与写作者的文字功底有关，但只要注意学习锤炼，多看、多写、多留心、增强责任感，就能够有效地避免。
五、字词不规范
公文用字应当规范，要以国家语言文字工作委员会和中华人民共和国新闻出版署1988年联合发布的《现代汉语通用字表》为准，不使用异体字和胡乱简化的字。公文用词也要正确，不能生造词头，要用书面语，不用口语和文艺用语；要用现代汉语，不用古代汉语。1997年12日修订的《国务院公文主题词表》列出了一套公文所使用的事务性词汇，包括15类1049个主题词，应当认真学习，规范使用。
六、标点符号误用
标点符号看似不起眼，但如果使用不当，也会影响公文的规范性。公文中标点符号的使用应以1996年6月l日起实施的《标点符号用法》为准，还要符合公文处理办法的特别规定——“公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号”。《关于印发“××管理办法”的通知》这样的标题，本应使用书名号的地方，就错用了引号。
七、数字、数量语和时间表述方面的问题
公文中的发文编号、版头左上角的编号、印发记录处的封发同期与印发份数等，按规定均应使用阿拉伯数字表述，如用了小写汉字即属表述不当；但在词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的语句中，或在邻近的两个数字并列连用、表示概数时，则应使用小写汉字，例如“二万五千里长征”、“第一书记”、“五六月”等。此外，必须使用小写汉字的地方是公文的成文日期，且年月日表述要全称，不能写作“2005年7月8日”、“O五年七月八日”或“二OO五·七·八”。
在数量语的表述上，“倍”和“番”常被误用。如“2004年我校招生人数比上一年增长了20％，而××支出却降低了一倍……”，“我校2003年的××收入为2000万元，到2005年翻了两番，达到了6000万元……”这样的表述，都是不对的。“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降上是不能用的，“降低一倍”即减少100％，显然是不可能的；而“翻两番”是指“2”的二次方，即基数的4倍，按此计算应为8000万元，不是6000万元。另外，按约定俗成，使用“以上”和“以下”来表示界限，一般均包括前面的本数在内，当二者连用时，要明确交代本数包括在哪里，否则本数就被丢掉或重复出现了。如“参加××培训班的85名学生，考试成绩在80分以上者有65名，80分以下者有20名……”就不准确，应写作“考试成绩在80分及以上者有65名，80分以下者有20名……”。
时间表述方面，有的公文常使用“本月”、“去年”、“上周”、“下个季度”等时间代名词，不用具体日期。这代名词在公文起草时很清楚，但公文下发后由于时间变化，其内涵就变得不确切甚至含糊不清了。因此，公文应使用具体的时间概念，尽量不用代名词。还有年份随意省略问题，表现最多的是用两位数来表示年份，如“99年”、“04年”等，这样表述时间是不规范的，应改为“1999年”、“2004年”。一般来讲，正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不宜随便省略。
以上简单分析了拟制公文时一些常见的问题，我们平时应当注意多积累知识，提高文学修养，熟悉公文写作的特定规范，并在写作当中仔细琢磨、认真推敲，努力做到《国家行政机关公文处理办法》所要求的“用语规范、观点明确、结构严谨、表述准确、条理清楚、层次分明、情况确实、直述不曲、文字精炼、标点正确、文风纯正、篇幅力求简短”，拟制出漂亮的公文。
参考文献：
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