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【摘要】随着社会的进步,时代的发展,对职业秘书人员的综合素质和能力提出了更高、更新的要求。本文主要从秘书的政治素质、智能素质和身体心理三个方面论述了现代社会职业秘书必备的能力及素质，从而为实际从事秘书工作人员给予一定的指导。
【关键词】职业秘书;能力;素质
秘书是指协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员，是领导者的参谋和助手。其职责是为居于领导地位的机构或个人决策时提供信息或意见,并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。因此，秘书人员的能力和素质高低将直接影响到秘书工作的质量,关系到对领导者的辅助和参谋作用的发挥,更将对全局工作产生不可低估的影响。秘书要做好其参谋辅助工作所必须具备的素质和能力可概括为三大方面:一是秘书的政治素质；二是秘书的智能素质；三、秘书的身体、心理素质。
1秘书的政治素质
良好的政治素质是做一名合格秘书的前提条件。秘书的政治素质包括坚定的政治立场和明确的政治态度、无私奉献的价值观念和崇高的职业道德。
1.1坚定的政治立场和明确的政治态度。秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求其必须具有坚定的政治立场和明确的政治态度。既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中的偏差；在办文、办会、办信、办事的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。
1.2无私奉献的价值观念。秘书工作的辅助性特征，决定了秘书参谋成果的潜隐性。因此，树立无私奉献的价值观念是秘书做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。在实际工作中，秘书应该淡泊名利,安于清苦、一身正气、两袖清风、兢兢业业、任劳任怨,乐于默默奉献,甘当无名英雄。
1.3崇高的职业道德。职业道德是指从事这项职业的人所应遵循的道德价值观和行为准则。它是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。从事秘书这一职业，职业道德尤为重要。原因在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，掌握大量机密，甚至参与机密的活动。如果一旦道德沦丧，对公司、企业造成的损害将无法估量。
2秘书的智能素质
现代秘书人员的智能素质包括知识结构和能力素质。知识结构是一种“内向功能”,是基础；能力素质是“外向功能”,是实际体现。二者缺一不可,是相辅相成,互为因果的。秘书能力的大小首先取决于秘书知识的多寡、深浅和完善程度。一般说来,知识越多,能力便越强；知识越贫乏,能力则越弱,二者成正比关系。同样,能力强的秘书,学习和掌握知识的效率就高。由于秘书工作综合性强，接触面广，这就要求秘书人员尽可能具备较为广博的知识和合理的知识结构。秘书人员要根据秘书工作性质的需要，建立合理的知识结构，选择关系密切的知识作为核心，再选择相关联的知识作为外围、边缘知识层，形成一个宝塔型结构。这样，在学习中可以合理分配精力，不易造成精力浪费。同时，随着事物的发展，自己这个知识体系也需要进行不断地调节、更新、充实、以适应环境的发展变化。不同企业的秘书工作层次不同，对秘书人员的知识结构要求也不尽相同。一般来说，秘书人员的知识结构可分为：基础知识、专业知识和相关知识三个层次。
3秘书的身体、心理素质
健康的身体是做好任何工作的一个重要前提。秘书首先要有一个健康的体魄,身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。秘书工作任务繁重,突击性强,身体素质与一般工作相比要求更高。同时，一个优秀的秘书还必须要求其有良好稳定的心理素质。
秘书要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。秘书有良好的心理素质才能有健康心理,在各种环境中都能保持良好的心理状态。心理健康的目标,就是能够随环境变化而及时调节心理结构,对社会做出积极的反应,达到同外界的平衡,从而培养符合需要的健全的人格。
4提高现代职业秘书素质的几点建议
4.1要勤于学习、善于学习、不断汲取新的知识。学然后知不足,现代职业秘书自身要不断“充电”,加强素质修养,弥补缺憾,提高业务能力,跟上时代发展。一是学习市场经济知识,特别是现代企业的运行规则、资本的运作、经济基础、法律法规等相关知识,适应企业对秘书工作的新要求。二是理论联系实际、学用结合。秘书不但要善于学习书本上的知识,还要注重在实践中学习,在学习中前进。真正做到学用结合、边学边用、为领导科学决策服务。三是要善于思考。“学而不思则罔,思而不学则殆”。秘书既要勤学,更要善思,把学到的东西变为自己的,增强敏锐性,使所学的知识上档升级,工作能力上新台阶。
4.2掌握现代化信息技术手段,提高现代办公能力。工作方式的转变,已成为21世纪公务活动的必然。随着改革的深入和社会主义市场经济体制的建立,秘书工作的现行机制和工作方式,已有相当部分已不再适应需要。尤其是信息化时代的到来，对现代职业秘书的要求已经不是简单的收发信件、汇报材料，而更多的要求其政务公开、现代化管理等等。于是在计划经济条件下形成的能力素质,正日益受到知识经济时代信息技术的影响和冲击,传统的文本阅读、公文写作、文字处理正逐步被计算机语言、多媒体写作和微机化管理所替代。所以作为新时代的职业秘书，要尽快掌握现代化信息技术手段，提高现代办公能力，适应时代发展的要求。
4.3要严守纪律、不越权行事。秘书置身与领导和群众之间,与领导接触的机会多,容易给人一种领导代言人的形象。秘书应保持清醒的头脑,加强道德修养,谨守本分,不做越权、违规的事；要严守纪律,不仅要严格遵守组织纪律和工作纪律,保守秘密,还要加强自身廉政建设,廉洁自律、奉公守法,在各方面严格要求自己。
新的世纪对秘书工作提出了新的要求,同时它也为秘书成才、发展提供了新的机遇。一个优秀的职业秘书,一方面应脚踏实地,创造性地做好现实工作；另一方面要不断提高自身的素质,在事业的发展中,在自己的岗位上,实现自身的价值及对社会的价值。
参考文献
[1]向国敏.现代秘书学与现代秘书实务[M].上海:华东师范大学出版社,1996
[2]屈干成.秘书工作要讲求效率，注意工作质量[J].成都大学学报（社科版）2006.3
[3]傅友福.试论秘书素质[J].安徽农业技术师范学院学报2007.4
【关键词】职业秘书;能力;素质
秘书是指协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员，是领导者的参谋和助手。其职责是为居于领导地位的机构或个人决策时提供信息或意见,并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。因此，秘书人员的能力和素质高低将直接影响到秘书工作的质量,关系到对领导者的辅助和参谋作用的发挥,更将对全局工作产生不可低估的影响。秘书要做好其参谋辅助工作所必须具备的素质和能力可概括为三大方面:一是秘书的政治素质；二是秘书的智能素质；三、秘书的身体、心理素质。
1秘书的政治素质
良好的政治素质是做一名合格秘书的前提条件。秘书的政治素质包括坚定的政治立场和明确的政治态度、无私奉献的价值观念和崇高的职业道德。
1.1坚定的政治立场和明确的政治态度。秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求其必须具有坚定的政治立场和明确的政治态度。既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中的偏差；在办文、办会、办信、办事的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。
1.2无私奉献的价值观念。秘书工作的辅助性特征，决定了秘书参谋成果的潜隐性。因此，树立无私奉献的价值观念是秘书做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。在实际工作中，秘书应该淡泊名利,安于清苦、一身正气、两袖清风、兢兢业业、任劳任怨,乐于默默奉献,甘当无名英雄。
1.3崇高的职业道德。职业道德是指从事这项职业的人所应遵循的道德价值观和行为准则。它是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。从事秘书这一职业，职业道德尤为重要。原因在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，掌握大量机密，甚至参与机密的活动。如果一旦道德沦丧，对公司、企业造成的损害将无法估量。
2秘书的智能素质
现代秘书人员的智能素质包括知识结构和能力素质。知识结构是一种“内向功能”,是基础；能力素质是“外向功能”,是实际体现。二者缺一不可,是相辅相成,互为因果的。秘书能力的大小首先取决于秘书知识的多寡、深浅和完善程度。一般说来,知识越多,能力便越强；知识越贫乏,能力则越弱,二者成正比关系。同样,能力强的秘书,学习和掌握知识的效率就高。由于秘书工作综合性强，接触面广，这就要求秘书人员尽可能具备较为广博的知识和合理的知识结构。秘书人员要根据秘书工作性质的需要，建立合理的知识结构，选择关系密切的知识作为核心，再选择相关联的知识作为外围、边缘知识层，形成一个宝塔型结构。这样，在学习中可以合理分配精力，不易造成精力浪费。同时，随着事物的发展，自己这个知识体系也需要进行不断地调节、更新、充实、以适应环境的发展变化。不同企业的秘书工作层次不同，对秘书人员的知识结构要求也不尽相同。一般来说，秘书人员的知识结构可分为：基础知识、专业知识和相关知识三个层次。
3秘书的身体、心理素质
健康的身体是做好任何工作的一个重要前提。秘书首先要有一个健康的体魄,身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。秘书工作任务繁重,突击性强,身体素质与一般工作相比要求更高。同时，一个优秀的秘书还必须要求其有良好稳定的心理素质。
秘书要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。秘书有良好的心理素质才能有健康心理,在各种环境中都能保持良好的心理状态。心理健康的目标,就是能够随环境变化而及时调节心理结构,对社会做出积极的反应,达到同外界的平衡,从而培养符合需要的健全的人格。
4提高现代职业秘书素质的几点建议
4.1要勤于学习、善于学习、不断汲取新的知识。学然后知不足,现代职业秘书自身要不断“充电”,加强素质修养,弥补缺憾,提高业务能力,跟上时代发展。一是学习市场经济知识,特别是现代企业的运行规则、资本的运作、经济基础、法律法规等相关知识,适应企业对秘书工作的新要求。二是理论联系实际、学用结合。秘书不但要善于学习书本上的知识,还要注重在实践中学习,在学习中前进。真正做到学用结合、边学边用、为领导科学决策服务。三是要善于思考。“学而不思则罔,思而不学则殆”。秘书既要勤学,更要善思,把学到的东西变为自己的,增强敏锐性,使所学的知识上档升级,工作能力上新台阶。
4.2掌握现代化信息技术手段,提高现代办公能力。工作方式的转变,已成为21世纪公务活动的必然。随着改革的深入和社会主义市场经济体制的建立,秘书工作的现行机制和工作方式,已有相当部分已不再适应需要。尤其是信息化时代的到来，对现代职业秘书的要求已经不是简单的收发信件、汇报材料，而更多的要求其政务公开、现代化管理等等。于是在计划经济条件下形成的能力素质,正日益受到知识经济时代信息技术的影响和冲击,传统的文本阅读、公文写作、文字处理正逐步被计算机语言、多媒体写作和微机化管理所替代。所以作为新时代的职业秘书，要尽快掌握现代化信息技术手段，提高现代办公能力，适应时代发展的要求。
4.3要严守纪律、不越权行事。秘书置身与领导和群众之间,与领导接触的机会多,容易给人一种领导代言人的形象。秘书应保持清醒的头脑,加强道德修养,谨守本分,不做越权、违规的事；要严守纪律,不仅要严格遵守组织纪律和工作纪律,保守秘密,还要加强自身廉政建设,廉洁自律、奉公守法,在各方面严格要求自己。
新的世纪对秘书工作提出了新的要求,同时它也为秘书成才、发展提供了新的机遇。一个优秀的职业秘书,一方面应脚踏实地,创造性地做好现实工作；另一方面要不断提高自身的素质,在事业的发展中,在自己的岗位上,实现自身的价值及对社会的价值。
参考文献
[1]向国敏.现代秘书学与现代秘书实务[M].上海:华东师范大学出版社,1996
[2]屈干成.秘书工作要讲求效率，注意工作质量[J].成都大学学报（社科版）2006.3
[3]傅友福.试论秘书素质[J].安徽农业技术师范学院学报2007.4