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当今科学技术的飞速发展，电子计算机、数码相机、绘图仪等数字设备在社会生活中广泛使用，产生了大量电子文件。随着这些新材料、新技术的应用于档案，如何加强电子档案的存储和管理显示出重要性和紧迫性。
1.电子档案的概念
电子档案这一概念出现近10年，国家档案局于1996年成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”，1998年，王刚同志在全国档案局长会议上指出：要在1997年研究制定《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》。关于电子文件，美国联邦管理法规对规定为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息”。它可以记录在计算机能够阅读的任何一个介质上。我国对电子文件的定义是指人们在社会活动中形成的、用数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.电子档案管理的现状
2.1各职能部门对办公自动化过程中产生的电子文件重要性认识不足。电子文件是新事物，对于它的功能和作用，人们还未充分认识，没有引起高度重视，一些电子文件处于自生自灭状态。一些条件好点的单位，对电子档案也未进行系统的整理、鉴定、归档，有的只是把所有产生的电子文件都存储在存储器中，长此以往，造成了信息数据的堆积。据笔者观察，酒气原因之一是未形成科学协调的管理体系，纸质文件归档经过多年实践，相对来說已形成稳定的管理制度，有较好的工作基础，各立卷部门都设有相关的分管领导与工作小组，各负其责，督促开展常规的归档工作。而与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，电子文件的产生由计算机信息部门负责，而形成部门忽视其归档的重要性或怕增加工作量而不愿承担此项工作。原因之二是由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助数字设备进行综合信息处理，这对档案管理人员提出更高的要求。
2.2电子档案管理在实际操作过程中存在的各种问题
2.2.1电子文件的鉴定。电子文件的鉴定，也存在着区别真假问题，档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。如在办公自动化系统中，电子文件的起草、修改到引发都在计算机上进行，它有便于修改、复制等特性，使得最能体现档案原始性记录与内容容易被删除或覆盖。没有草稿与打印稿的区别，也没有了正本与副本的差异，电子化档案的原始性和凭证性作用，很难认为的去划定一个界限。
2.2.2电子档案对环境的特殊要求。电子档案对环境的温湿度、灰尘、外来磁场和机械振动、光线等要求都有其自身的特点。纸质档案管理已形成一系列科学的规范的保管措施，电子档案由于形成时间短，归档的数量少，往往都是依赖于纸质档案管理环境中保存，档案管理人员对电子档案保护技术这个新领域也缺乏了解。如温湿度的要求，不适宜的温湿度对于纸张档案和电子档案均有影响，对纸质档案来说，高温高湿可促进纸张发生水解-氧化反应，使自己材料发生扩散变形，发生字迹蜕变和纸张发黄变脆。据实验证明，保存纸质档案的标准温度为14-24摄氏度。电子档案的载体不同纸质档案，其保存的理想温湿度为16-20摄氏度。灰尘对纸张的危害主要是磨损、模糊、发霉菌等等，通过手工的操作在一定程度上能够修复，进行挽救，减少损失。但对于电子化档案的危害就比较严重，灰尘一旦对电子档案造成危害，载体造成化学反应，所记录的信息可能就会无法读取，造成信息的全部丢失，无法进行修复。磁场与机械针对对纸质档案的影响微乎其微，但对电子档案的载体的磁性影响却非常显著，磁场作用于磁性载体，可能使磁性载体发生消磁，从而影响数据信号的读取。
2.2.3电子化档案管理对软件与硬件有特殊的要求。目前我国没有统一的档案管理软件，所使用的档案管理软件只有信息管理功能，缺少一个既适用于检索又用于档案信息管理的计算机管理多功能软件系统。各个档案部门所使用的计算机型号不一，规格各异，缺乏通用性。在我国至今还未建立一个数据交换的嫉妒目录档案系统，各个职能部门所应用的信息网络系统也各行其是，缺乏规范化、标准化，造成服务性、共享性差。
3.电子档案的保管
3.1加强电子档案归档的组织领导。对于电子文件的形成到归档工作部门，要加强领导和组织管理，由主管部门负责人统一协调，指定专门机构或专人负责，责任到人。电子文件的形成、整理和归档工作，应由形成者或承办人按照归档要求进行收集积累，随即进行档案移交。电子档案的管理应由档案部门负责，电子档案形成部门要协助支持。为协调各部门的工作，要明确制定相关的规章制度、标准以及具体的规定，将电子档案的立卷归档检查、总结、考核信息管理列入工作目标管理中。
3.2加强对电子化档案管理知识的培训，以提高档案管理人员的业务素质和管理水平。随着电子技术的广泛应用，电子化档案管理进程也日益加快，档案管理人员还只是停留在纸质档案管理上是远远不够的。当务之急的大事，档案行政管理部门应加强这方面的培训。一是制定相应的继续教育课程，对档案人员进行电子化档案归档的管理培训。而是加强数据化工作操作的培训，特别是计算机操作培训，提高工作效率，充分发挥各种新科技设备的作用，加速现代化进行。三是加强交流与学习，开展合作与交流，走出去，引进来，推广先进经验，迅速提高档案人员实际操作能力。
3.3建立独立的电子档案管理库房。针对电子档案管理环境的特殊要求，提供和改造相应的条件。一是调整电子化档案适宜的温湿度，并进行长期的实验观察，总结出最合理的方案。采取更加严密的防尘措施，特别要加强防止外磁场的影响，远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并尽量避免强烈的机械震荡。二是借助网络信息管理部门的技术优势，加强对网络安全的防范。如在计算机网络中设置安全登录、限制权限等，防范网络安全。
3.4针对电子化档案管理软件硬件需求和目前实际情况，建议上级档案管理行政部门加强软件研发和研制，设计一种有针对性的专用应用软件，推广现代化管理软件，使同一环境中形成的档案电子化数据能相互兼容，相互转化，使档案管理现代化、标准化，实现电子化档案资源的共享。
（作者单位：潍坊市奎文区环境卫生管理处）
1.电子档案的概念
电子档案这一概念出现近10年，国家档案局于1996年成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”，1998年，王刚同志在全国档案局长会议上指出：要在1997年研究制定《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》。关于电子文件，美国联邦管理法规对规定为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息”。它可以记录在计算机能够阅读的任何一个介质上。我国对电子文件的定义是指人们在社会活动中形成的、用数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.电子档案管理的现状
2.1各职能部门对办公自动化过程中产生的电子文件重要性认识不足。电子文件是新事物，对于它的功能和作用，人们还未充分认识，没有引起高度重视，一些电子文件处于自生自灭状态。一些条件好点的单位，对电子档案也未进行系统的整理、鉴定、归档，有的只是把所有产生的电子文件都存储在存储器中，长此以往，造成了信息数据的堆积。据笔者观察，酒气原因之一是未形成科学协调的管理体系，纸质文件归档经过多年实践，相对来說已形成稳定的管理制度，有较好的工作基础，各立卷部门都设有相关的分管领导与工作小组，各负其责，督促开展常规的归档工作。而与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，电子文件的产生由计算机信息部门负责，而形成部门忽视其归档的重要性或怕增加工作量而不愿承担此项工作。原因之二是由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助数字设备进行综合信息处理，这对档案管理人员提出更高的要求。
2.2电子档案管理在实际操作过程中存在的各种问题
2.2.1电子文件的鉴定。电子文件的鉴定，也存在着区别真假问题，档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。如在办公自动化系统中，电子文件的起草、修改到引发都在计算机上进行，它有便于修改、复制等特性，使得最能体现档案原始性记录与内容容易被删除或覆盖。没有草稿与打印稿的区别，也没有了正本与副本的差异，电子化档案的原始性和凭证性作用，很难认为的去划定一个界限。
2.2.2电子档案对环境的特殊要求。电子档案对环境的温湿度、灰尘、外来磁场和机械振动、光线等要求都有其自身的特点。纸质档案管理已形成一系列科学的规范的保管措施，电子档案由于形成时间短，归档的数量少，往往都是依赖于纸质档案管理环境中保存，档案管理人员对电子档案保护技术这个新领域也缺乏了解。如温湿度的要求，不适宜的温湿度对于纸张档案和电子档案均有影响，对纸质档案来说，高温高湿可促进纸张发生水解-氧化反应，使自己材料发生扩散变形，发生字迹蜕变和纸张发黄变脆。据实验证明，保存纸质档案的标准温度为14-24摄氏度。电子档案的载体不同纸质档案，其保存的理想温湿度为16-20摄氏度。灰尘对纸张的危害主要是磨损、模糊、发霉菌等等，通过手工的操作在一定程度上能够修复，进行挽救，减少损失。但对于电子化档案的危害就比较严重，灰尘一旦对电子档案造成危害，载体造成化学反应，所记录的信息可能就会无法读取，造成信息的全部丢失，无法进行修复。磁场与机械针对对纸质档案的影响微乎其微，但对电子档案的载体的磁性影响却非常显著，磁场作用于磁性载体，可能使磁性载体发生消磁，从而影响数据信号的读取。
2.2.3电子化档案管理对软件与硬件有特殊的要求。目前我国没有统一的档案管理软件，所使用的档案管理软件只有信息管理功能，缺少一个既适用于检索又用于档案信息管理的计算机管理多功能软件系统。各个档案部门所使用的计算机型号不一，规格各异，缺乏通用性。在我国至今还未建立一个数据交换的嫉妒目录档案系统，各个职能部门所应用的信息网络系统也各行其是，缺乏规范化、标准化，造成服务性、共享性差。
3.电子档案的保管
3.1加强电子档案归档的组织领导。对于电子文件的形成到归档工作部门，要加强领导和组织管理，由主管部门负责人统一协调，指定专门机构或专人负责，责任到人。电子文件的形成、整理和归档工作，应由形成者或承办人按照归档要求进行收集积累，随即进行档案移交。电子档案的管理应由档案部门负责，电子档案形成部门要协助支持。为协调各部门的工作，要明确制定相关的规章制度、标准以及具体的规定，将电子档案的立卷归档检查、总结、考核信息管理列入工作目标管理中。
3.2加强对电子化档案管理知识的培训，以提高档案管理人员的业务素质和管理水平。随着电子技术的广泛应用，电子化档案管理进程也日益加快，档案管理人员还只是停留在纸质档案管理上是远远不够的。当务之急的大事，档案行政管理部门应加强这方面的培训。一是制定相应的继续教育课程，对档案人员进行电子化档案归档的管理培训。而是加强数据化工作操作的培训，特别是计算机操作培训，提高工作效率，充分发挥各种新科技设备的作用，加速现代化进行。三是加强交流与学习，开展合作与交流，走出去，引进来，推广先进经验，迅速提高档案人员实际操作能力。
3.3建立独立的电子档案管理库房。针对电子档案管理环境的特殊要求，提供和改造相应的条件。一是调整电子化档案适宜的温湿度，并进行长期的实验观察，总结出最合理的方案。采取更加严密的防尘措施，特别要加强防止外磁场的影响，远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并尽量避免强烈的机械震荡。二是借助网络信息管理部门的技术优势，加强对网络安全的防范。如在计算机网络中设置安全登录、限制权限等，防范网络安全。
3.4针对电子化档案管理软件硬件需求和目前实际情况，建议上级档案管理行政部门加强软件研发和研制，设计一种有针对性的专用应用软件，推广现代化管理软件，使同一环境中形成的档案电子化数据能相互兼容，相互转化，使档案管理现代化、标准化，实现电子化档案资源的共享。
（作者单位：潍坊市奎文区环境卫生管理处）