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摘 要:利用办公自动化(OA)系统,提高了档案管理的准确性、便捷性,实现了档案管理的资源共享。
关键词:(OA)系统;档案;档案管理
随着我国经济体制改革的不断深化,计算机网络技术的飞速发展,信息技术日新月异,各行各业快速迈向信息网络时代。作为科技信息资源的各种档案,已成为企业信息的主体部分,在经济建设中具有重要的地位和作用。广泛开发利用各种档案信息资源,并得以充分利用,对推动企业发展将起到极大作用。
2002年集团公司开通的办公自动化(OA)系统,为档案管理信息化提供了初步的软件环境,2003年公司开展的PDM产品数据管理系统和2004年公司正开展的CAPP工艺管理系统,将加快公司科技档案的电子化、信息化进程。随着网络的发展和资源的丰富,我们开始探索在网络环境下提供档案信息服务的新路子、新方式。
一、做好档案基础工作,提供优质服务
这里所说的基础工作,主要指档案的收集、整理、保管、统计、鉴定等工作。这些环节的工作对档案利用工作具有十分重要的意义。这些工作息息相关直接关系到利用工作。因此,做好基础工作相当关键。
作为科技信息资源的各类档案是直接记述和反映企业的技术资质、技术成果、工艺工法、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、财务状况、经营现状等重要内容,在企业生产经营活动中,起着不可估量的重要作用。完整、准确、系统的档案是技术储备的一种表达方式,为同代人相互借鉴,为后来者继承前人的经验,攻克新的科技难题提供帮助;完整、准确、系统的档案是做好档案工作的基础前提条件。
1、声像档案的概念与特点
声像档案有声、有形、具有不可替代性、真实性和实用性。在改革不断深化和市场经济逐步完善的今天,企业求生存,求发展就离不开声像档案信息资源。尤其是利用声像档案这一独特的优势真实地记录了朱溶基、李长春、李克强等党和国家、省主要领导人来公司视察时的美好历史瞬间,必将激励后人去创造平高集团更加美好的明天。由于声像档案信息资源参与企业的经营活动,为企业树立了良好的形象,宣传企业优势和企业生产技术能力,赢得了众多客商的信赖。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、唱片、录像带、录影带等不同材料为载体,已影响、声音为主,并辅以文字说明的历史纪录。它应用了现代摄录技术,将真人真事以光、电、磁的记录形式,存贮在感光胶片或磁带等特殊载体材料上,并以声音、图像、声图并茂的形式还原,是利用者通过直观的感受,获得当时的实况信息。
声像档案与传统的纸质档案相比较有很大的区别,它具有真实性、准确性、形象性的特点。声像档案在企业生产、经营和管理等各项工作中起着重要的作用,对于宣传企业,提高企业的知名度和美誉度,同时对教育企业职工热爱企业、关心企业、促进企业发展都能起到事半功倍的效果。
2、纸质档案数字化、终端查阅服务。
档案是企业在生产、科研等活动中形成的,它是科研档案的秣组成部分,是生产、建设、科研活动的真实记录,在企业的产品设计、设备改造、生产运行等活动中发挥了重要的作用。目前,科技的飞速发展,先进的缩微和光盘技术使档案管理变得更加科学、简单,它具有延长档案寿命,减小库存面积等诸多优点,在大型档案馆中得到广泛应用。然而,由于种种原因,使它尚未得到普及,纸质档案仍然占据着半壁江山,传统的档案管理工作在一定时期内仍然十分重要。本文探讨了纸质档案的特点及其管理过程中存在的漏洞,結合作者的工作实际,从管理的角度,对如何使纸质档案的管理更科学,利用更方便等问题提出自己的看法,并对档案的发展趋势作出展望。
3、科技档案信息对产品设计起着重要的作用。
信息化是档案事业发展的重要方向,档案信息是企业经济发展的重要保证。在以知识和信息为主的知识经济时代,企业科技档案信息存储和处理的数字化与传递的网络化势在必行。科技档案的信息化建设必须满足档案的规范形成、共享利用几多重保护等各方面要求。
科技档案管理创新包含着很多方面的内容,随着时代的发展也会不断的发展变化。创新的宗旨,就是要保证科技档案的真实、可靠、完整,保证档案节约的方便、快捷,保证科技档案为企业创造更多的经济效益。
我公司生产的ZCW8-126(L)型弹簧操动机构,共计86张图纸,其中新设计图纸40张,利用档案信息借用其它产品设计图纸46张,节约设计劳动力、设计费用50%,也加快了新产品的研究。
二、利用办公自动化(OA网),实现文档一体化
2002年集团公司开通的办公自动化(OA)系统,长发文件可直接在网上流传,外来文件可扫描后在网上阅办,减少了纸张的浪费,提高了工作效率,OA网的建立,为提供文档一体化服务创造了良好的条件。
厂部及各单位在OA网上的发文,归档前存放在OA服务器中,可提供随时查阅,文件处理部门、档案部门和个终端用户均能查到在OA服务器中存放的每一份文件。为使OA服务器中的文件自动归档,我们定制了数据转换专用接口,将OA文件转换到DA服务器中,置于档案信息系统管理之下,文件处理部门和终端用户在权限允许条件下,均可通过DA网查阅归档后的每一份文件,解决了文件归档前后的衔接,实现了文档一体化服务。
三、高素质的档案管理是做好档案工作的保证
档案工作者的素质直接影响着档案工作,而档案工作者的言行更能体现出服务工作的具体质量,也是档案工作者业务素质的综合反映。业务素质包括档案工作者的事业心、责任感、文化素养、专业技术水平以及对相关知识的了解程度。档案工作者的事业心和责任感是最重要的,它是提高业务素质的动力,是优质服务的保证。加强档案工作者的服务意识和服务能力是搞好档案开发利用工作的前提。档案人员应树立良好的服务心态。优质服务不仅体现在服务态度上,及时掌握库存档案的状况,从案卷的收集、整理、组卷等方面入手做好自己的每一项工作,给利用者创造更便利的条件。
我们编制了《平顶山天鹰集团有限责任公司历年新产品开发、鉴定获奖科技成果汇编》和《档案标准汇编》并且获得2000年度《中国机电兵器船舶工业档案学会》优秀奖。这给我公司的工程技术人员、生产和经营人员工作带来了方便,也向利用者提供更有价值的咨询服务。
企业档案服务员工,要求档案工作者应当切实转变思维方式,创新服务理念,树立以人为本、为职工群众服务的思想,一切为了群众的利益,为群众的信息需求服务,这也是新时期档案工作的基本宗旨。档案工作者要创新工作方法和思维模式,重点提高档案人员的创新能力、沟通能力、编研能力、协调能力、学习能力,正确处理好与广大职工群众的关系,提高自身的服务水平,努力学习新知识,拓展服务视野,用优质的服务,取得职工群众的信任。
总之,做好企业档案服务员工,是社会发展对企业档案工作的要求,也是档案工作面临的新课题,档案工作者要在工作实践中不断摸索、创新,积极为共建和谐社会提供更优质的档案服务。
四、运用现代化技术措施,使档案服务工作做的更好
自从20世纪80年代计算机开始进入我国各行各业,,档案工作也开始了计算机的应用,并逐步由单机到多机,推行计算机辅助管理,在档案工作的诸多环节上以计算机动代替人工操作,极大的提高了工作效率,扩大了档案的利用。特别是计算机网络应用,更为档案工作开辟了新的领域。档案管理人员掌握计算机及其网络应用技术和其它如扫描仪、刻录机等的使用技能,更好的为企业服务。
为便于查阅,我们将众多资源汇集整合到一页上,做成DA网页,初步是想了资源整合式服务。利用网络资源,我们开创了纸质档案数字化、电子档案在现实服务。服务方式的创新,扩大了档案工作的影响力,提升了档案信息服务水平,使档案部门向企业信息中心发展迈出了可喜的一步。
在当今技术密集、信息密集的时代,企业效益和科技档案信息资源的关系尤为密切。企业档案管理必须充分运用计算机等现代化技术设备方法,协助进行档案编目、调卷和库房管理等一系列工作,做好基础工作,就一定能实现档案管理的现代化,使档案信息始终为企业生产、经营提供优质服务。
参考文献:
[1]陈兆祦《文件论与档案管理》,中国档案出版社,1993年。
[2]陈永生《档案学论衡》,中国档案出版社,1993年。
[3]张辑哲《维系之道——档案与档案管理》,中国档案出版社,1995年。
[4]陈兆祦、和宝荣、王英玮主编《档案管理学基础(第三版)》,中国人民大学出版社。
[5]傅荣校《档案管理现代化》,浙江大学出版社。
[6]冯惠玲主编《电子文件管理教程》,中国人民大学出版社。
[7]孙淑扬、邱晓威主编《档案计算机管理教程》,中国人民大学出版社。
[8]冯惠玲主编《档案文献检索》,中国人民大学出版社。
[9]杨公之主编《档案信息化建设实务》,中国档案出版社。
[10]冯惠玲、张辑哲主编《档案学概论》,中国人民大学出版社。
[11]黄存勋、倪道善等著《文档一体化》,四川大学出版社,2000年。
关键词:(OA)系统;档案;档案管理
随着我国经济体制改革的不断深化,计算机网络技术的飞速发展,信息技术日新月异,各行各业快速迈向信息网络时代。作为科技信息资源的各种档案,已成为企业信息的主体部分,在经济建设中具有重要的地位和作用。广泛开发利用各种档案信息资源,并得以充分利用,对推动企业发展将起到极大作用。
2002年集团公司开通的办公自动化(OA)系统,为档案管理信息化提供了初步的软件环境,2003年公司开展的PDM产品数据管理系统和2004年公司正开展的CAPP工艺管理系统,将加快公司科技档案的电子化、信息化进程。随着网络的发展和资源的丰富,我们开始探索在网络环境下提供档案信息服务的新路子、新方式。
一、做好档案基础工作,提供优质服务
这里所说的基础工作,主要指档案的收集、整理、保管、统计、鉴定等工作。这些环节的工作对档案利用工作具有十分重要的意义。这些工作息息相关直接关系到利用工作。因此,做好基础工作相当关键。
作为科技信息资源的各类档案是直接记述和反映企业的技术资质、技术成果、工艺工法、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、财务状况、经营现状等重要内容,在企业生产经营活动中,起着不可估量的重要作用。完整、准确、系统的档案是技术储备的一种表达方式,为同代人相互借鉴,为后来者继承前人的经验,攻克新的科技难题提供帮助;完整、准确、系统的档案是做好档案工作的基础前提条件。
1、声像档案的概念与特点
声像档案有声、有形、具有不可替代性、真实性和实用性。在改革不断深化和市场经济逐步完善的今天,企业求生存,求发展就离不开声像档案信息资源。尤其是利用声像档案这一独特的优势真实地记录了朱溶基、李长春、李克强等党和国家、省主要领导人来公司视察时的美好历史瞬间,必将激励后人去创造平高集团更加美好的明天。由于声像档案信息资源参与企业的经营活动,为企业树立了良好的形象,宣传企业优势和企业生产技术能力,赢得了众多客商的信赖。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、唱片、录像带、录影带等不同材料为载体,已影响、声音为主,并辅以文字说明的历史纪录。它应用了现代摄录技术,将真人真事以光、电、磁的记录形式,存贮在感光胶片或磁带等特殊载体材料上,并以声音、图像、声图并茂的形式还原,是利用者通过直观的感受,获得当时的实况信息。
声像档案与传统的纸质档案相比较有很大的区别,它具有真实性、准确性、形象性的特点。声像档案在企业生产、经营和管理等各项工作中起着重要的作用,对于宣传企业,提高企业的知名度和美誉度,同时对教育企业职工热爱企业、关心企业、促进企业发展都能起到事半功倍的效果。
2、纸质档案数字化、终端查阅服务。
档案是企业在生产、科研等活动中形成的,它是科研档案的秣组成部分,是生产、建设、科研活动的真实记录,在企业的产品设计、设备改造、生产运行等活动中发挥了重要的作用。目前,科技的飞速发展,先进的缩微和光盘技术使档案管理变得更加科学、简单,它具有延长档案寿命,减小库存面积等诸多优点,在大型档案馆中得到广泛应用。然而,由于种种原因,使它尚未得到普及,纸质档案仍然占据着半壁江山,传统的档案管理工作在一定时期内仍然十分重要。本文探讨了纸质档案的特点及其管理过程中存在的漏洞,結合作者的工作实际,从管理的角度,对如何使纸质档案的管理更科学,利用更方便等问题提出自己的看法,并对档案的发展趋势作出展望。
3、科技档案信息对产品设计起着重要的作用。
信息化是档案事业发展的重要方向,档案信息是企业经济发展的重要保证。在以知识和信息为主的知识经济时代,企业科技档案信息存储和处理的数字化与传递的网络化势在必行。科技档案的信息化建设必须满足档案的规范形成、共享利用几多重保护等各方面要求。
科技档案管理创新包含着很多方面的内容,随着时代的发展也会不断的发展变化。创新的宗旨,就是要保证科技档案的真实、可靠、完整,保证档案节约的方便、快捷,保证科技档案为企业创造更多的经济效益。
我公司生产的ZCW8-126(L)型弹簧操动机构,共计86张图纸,其中新设计图纸40张,利用档案信息借用其它产品设计图纸46张,节约设计劳动力、设计费用50%,也加快了新产品的研究。
二、利用办公自动化(OA网),实现文档一体化
2002年集团公司开通的办公自动化(OA)系统,长发文件可直接在网上流传,外来文件可扫描后在网上阅办,减少了纸张的浪费,提高了工作效率,OA网的建立,为提供文档一体化服务创造了良好的条件。
厂部及各单位在OA网上的发文,归档前存放在OA服务器中,可提供随时查阅,文件处理部门、档案部门和个终端用户均能查到在OA服务器中存放的每一份文件。为使OA服务器中的文件自动归档,我们定制了数据转换专用接口,将OA文件转换到DA服务器中,置于档案信息系统管理之下,文件处理部门和终端用户在权限允许条件下,均可通过DA网查阅归档后的每一份文件,解决了文件归档前后的衔接,实现了文档一体化服务。
三、高素质的档案管理是做好档案工作的保证
档案工作者的素质直接影响着档案工作,而档案工作者的言行更能体现出服务工作的具体质量,也是档案工作者业务素质的综合反映。业务素质包括档案工作者的事业心、责任感、文化素养、专业技术水平以及对相关知识的了解程度。档案工作者的事业心和责任感是最重要的,它是提高业务素质的动力,是优质服务的保证。加强档案工作者的服务意识和服务能力是搞好档案开发利用工作的前提。档案人员应树立良好的服务心态。优质服务不仅体现在服务态度上,及时掌握库存档案的状况,从案卷的收集、整理、组卷等方面入手做好自己的每一项工作,给利用者创造更便利的条件。
我们编制了《平顶山天鹰集团有限责任公司历年新产品开发、鉴定获奖科技成果汇编》和《档案标准汇编》并且获得2000年度《中国机电兵器船舶工业档案学会》优秀奖。这给我公司的工程技术人员、生产和经营人员工作带来了方便,也向利用者提供更有价值的咨询服务。
企业档案服务员工,要求档案工作者应当切实转变思维方式,创新服务理念,树立以人为本、为职工群众服务的思想,一切为了群众的利益,为群众的信息需求服务,这也是新时期档案工作的基本宗旨。档案工作者要创新工作方法和思维模式,重点提高档案人员的创新能力、沟通能力、编研能力、协调能力、学习能力,正确处理好与广大职工群众的关系,提高自身的服务水平,努力学习新知识,拓展服务视野,用优质的服务,取得职工群众的信任。
总之,做好企业档案服务员工,是社会发展对企业档案工作的要求,也是档案工作面临的新课题,档案工作者要在工作实践中不断摸索、创新,积极为共建和谐社会提供更优质的档案服务。
四、运用现代化技术措施,使档案服务工作做的更好
自从20世纪80年代计算机开始进入我国各行各业,,档案工作也开始了计算机的应用,并逐步由单机到多机,推行计算机辅助管理,在档案工作的诸多环节上以计算机动代替人工操作,极大的提高了工作效率,扩大了档案的利用。特别是计算机网络应用,更为档案工作开辟了新的领域。档案管理人员掌握计算机及其网络应用技术和其它如扫描仪、刻录机等的使用技能,更好的为企业服务。
为便于查阅,我们将众多资源汇集整合到一页上,做成DA网页,初步是想了资源整合式服务。利用网络资源,我们开创了纸质档案数字化、电子档案在现实服务。服务方式的创新,扩大了档案工作的影响力,提升了档案信息服务水平,使档案部门向企业信息中心发展迈出了可喜的一步。
在当今技术密集、信息密集的时代,企业效益和科技档案信息资源的关系尤为密切。企业档案管理必须充分运用计算机等现代化技术设备方法,协助进行档案编目、调卷和库房管理等一系列工作,做好基础工作,就一定能实现档案管理的现代化,使档案信息始终为企业生产、经营提供优质服务。
参考文献:
[1]陈兆祦《文件论与档案管理》,中国档案出版社,1993年。
[2]陈永生《档案学论衡》,中国档案出版社,1993年。
[3]张辑哲《维系之道——档案与档案管理》,中国档案出版社,1995年。
[4]陈兆祦、和宝荣、王英玮主编《档案管理学基础(第三版)》,中国人民大学出版社。
[5]傅荣校《档案管理现代化》,浙江大学出版社。
[6]冯惠玲主编《电子文件管理教程》,中国人民大学出版社。
[7]孙淑扬、邱晓威主编《档案计算机管理教程》,中国人民大学出版社。
[8]冯惠玲主编《档案文献检索》,中国人民大学出版社。
[9]杨公之主编《档案信息化建设实务》,中国档案出版社。
[10]冯惠玲、张辑哲主编《档案学概论》,中国人民大学出版社。
[11]黄存勋、倪道善等著《文档一体化》,四川大学出版社,2000年。