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【摘要】学籍档案是学生自招生入学到毕业期间在校学习过程中的原始记录，每份学籍档案都记载了学生的很多个人信息，加强学籍档案管理，完善学籍档案管理制度、提高学籍档案管理人员素质、推进学籍档案管理水平，是中职学校教学工作中的一项重要内容。
【关键词】中职学校 学籍档案 档案管理
我校是一所以普通医学教育为基础的中等职业学校，目前学校处于高速发展的时期，办学形式多元化，在这样的形势下，完善学籍档案管理制度、更好地利用学籍档案、推进学籍档案信息化管理、提高学籍档案管理人员素质，是学校档案管理工作者的重要任务。
1.学籍档案收集整理中存在的问题
1.1 学籍档案的材料是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，结合我校的实际情况，主要材料来自教务处、学生科、校团委、实习医院， 毕业生登记表、考试成绩登记表、实习手册、学生在校期间奖惩材料（获奖、评优、处分）、加入党团组织的材料等。由于学籍档案自身繁杂，收集渠道多，在教育教学过程中形成的有价值的材料有时不能及时上交或遗失，从而使有的学生的学籍档案材料不能及时整理归档，造成学籍档案不完整和不准确。
1.2 部分教师档案意识淡薄，忽视学籍档案工作，原始材料不规范，造成管理松弛，对学籍档案的保密工作做得不到位。
1.3 纸质学籍档案内容繁多，利用频繁，大量的翻阅及复印，会影响其寿命，而档案人员计算机技术水平偏低，不能运用先进的管理方法，更使检索、查阅受到限制。
2.加强中职学校学籍档案管理工作的主要措施
2.1 明确职责，及时收集归档材料。为保证学籍档案工作的顺利进行，作为学籍档案管理者，要有超前意识、参与意识和服务意识，紧密结合学校教学工作和学生学籍档案动态性的特点开展收集和管理工作。对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管、归档。确保收集到的学籍档案材料的完整性和准确性。
虽然中职学校学生学籍档案材料的形成渠道多，但材料收集主要有三个阶段：（1）入学时收集招生档案：入学通知书、考生登记表、入学成绩、健康体检表、转入的党、团组织关系等。（2）在校期间的档案材料大多来源于教务处、学生科、校党办、校团委和学生会，除了及时收集平时在校学习期间形成的各种体能、技能竞赛及获奖证书材料外，每学期德、智、体等方面的鉴定、考试成绩、学生加入党、团组织及评优选先等材料都要主动收集、整理、归档。（3）毕业之际收集毕业生登记表、毕业成绩登记表、毕业生鉴定表、实习医院鉴定表、优秀毕业生和优秀实习生评定材料等。
2.2 提高认识，规范归档材料。学生毕业后招聘、就业等，均需利用其在校期间的学籍档案，是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性和规范性在一定程度上影响用人单位对学生的评价。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，真正认识到学籍档案管理工作的重要性，学籍档案记载的内容都属于个人隐私，具有一定的保密性、利用率又高，所以更加要求档案管理人员采取措施，加强对学生学籍档案的管理，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦，保证收集到的归档材料必须统一使用16K规格的耐久性比较好的纸张，字迹应用比较耐久的碳素笔，不得使用圆珠笔、复写笔、纯蓝墨水、红墨水及铅笔等书写，不符合要求的必须退回原形成材料部门重新处理后方可归档。
2.3 运用现代化手段管理学籍档案
2.3.1 学生学籍档案内容繁多，要提供准确的服务，仅凭手工操作、个人记忆的传统方法已经不能适应中职学校学员人数逐年增多的现状，查找检索会很困难且效率低下。解决这一问题除了靠传统的纸质档案保护方法外，积极采用计算机管理，根据学籍档案查找的要求，应录入姓名、班级、性别、籍贯、身份证号、家庭住址、学号、毕业证号等检索条件，可大大提高学籍档案管理的效率。
2.3.2 学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。更重要的是只要充分利用现代化的电子技术，尽量用电子档案提供利用，使用次数再多也不会对其寿命产生任何影响。
3.强化意识、提高管理人员素质
3.1 为保证学籍档案工作的顺利进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的根本。要真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，在工作实践中加强自身的修养，积极学习业务，不断积累经验，全面提高自身素质，提高工作效率。
3.2 在提供利用时一定要注意相关的法律问题，利用要严、要细。利用者有时出于自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希望按照自己的要求出具相关的证明，比如：有的要求改成绩、出具假证明等。这就要求档案工作者坚持原则，严格把关，维护档案的真实性和权威性，坚持公平、公正的原则，必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持按规章制度办事。
3.3 学校领导要重视学籍档案管理人员培训，掌握电脑技术。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性，建立一支高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关键。学校的学籍档案管理人员不仅要具有较高的政治素质，还应具有较高的文化素质，应在工作实践中加强自身的修养，积极学习业务，全面提高自身素质和工作效率；学校还应经常组织管理工作人员进行学籍档案的建立、管理、开发与利用的研究，使他们的专业知识在深度和广度上都有较大提高。
综上所述：档案的管理工作是起点、是基础，而档案的利用是档案管理的目的和意义所在。作为学籍档案管理者，除了必须掌握档案管理的基础知识，还要在工作中结合学籍档案的特殊性掌握一定的现代化信息技术，无论是学籍档案的管理，还是学籍档案的利用，都要从学籍档案自身的特点出发去开展工作，才能不断推进学籍档案工作的管理水平。
【关键词】中职学校 学籍档案 档案管理
我校是一所以普通医学教育为基础的中等职业学校，目前学校处于高速发展的时期，办学形式多元化，在这样的形势下，完善学籍档案管理制度、更好地利用学籍档案、推进学籍档案信息化管理、提高学籍档案管理人员素质，是学校档案管理工作者的重要任务。
1.学籍档案收集整理中存在的问题
1.1 学籍档案的材料是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，结合我校的实际情况，主要材料来自教务处、学生科、校团委、实习医院， 毕业生登记表、考试成绩登记表、实习手册、学生在校期间奖惩材料（获奖、评优、处分）、加入党团组织的材料等。由于学籍档案自身繁杂，收集渠道多，在教育教学过程中形成的有价值的材料有时不能及时上交或遗失，从而使有的学生的学籍档案材料不能及时整理归档，造成学籍档案不完整和不准确。
1.2 部分教师档案意识淡薄，忽视学籍档案工作，原始材料不规范，造成管理松弛，对学籍档案的保密工作做得不到位。
1.3 纸质学籍档案内容繁多，利用频繁，大量的翻阅及复印，会影响其寿命，而档案人员计算机技术水平偏低，不能运用先进的管理方法，更使检索、查阅受到限制。
2.加强中职学校学籍档案管理工作的主要措施
2.1 明确职责，及时收集归档材料。为保证学籍档案工作的顺利进行，作为学籍档案管理者，要有超前意识、参与意识和服务意识，紧密结合学校教学工作和学生学籍档案动态性的特点开展收集和管理工作。对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管、归档。确保收集到的学籍档案材料的完整性和准确性。
虽然中职学校学生学籍档案材料的形成渠道多，但材料收集主要有三个阶段：（1）入学时收集招生档案：入学通知书、考生登记表、入学成绩、健康体检表、转入的党、团组织关系等。（2）在校期间的档案材料大多来源于教务处、学生科、校党办、校团委和学生会，除了及时收集平时在校学习期间形成的各种体能、技能竞赛及获奖证书材料外，每学期德、智、体等方面的鉴定、考试成绩、学生加入党、团组织及评优选先等材料都要主动收集、整理、归档。（3）毕业之际收集毕业生登记表、毕业成绩登记表、毕业生鉴定表、实习医院鉴定表、优秀毕业生和优秀实习生评定材料等。
2.2 提高认识，规范归档材料。学生毕业后招聘、就业等，均需利用其在校期间的学籍档案，是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性和规范性在一定程度上影响用人单位对学生的评价。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，真正认识到学籍档案管理工作的重要性，学籍档案记载的内容都属于个人隐私，具有一定的保密性、利用率又高，所以更加要求档案管理人员采取措施，加强对学生学籍档案的管理，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻烦，保证收集到的归档材料必须统一使用16K规格的耐久性比较好的纸张，字迹应用比较耐久的碳素笔，不得使用圆珠笔、复写笔、纯蓝墨水、红墨水及铅笔等书写，不符合要求的必须退回原形成材料部门重新处理后方可归档。
2.3 运用现代化手段管理学籍档案
2.3.1 学生学籍档案内容繁多，要提供准确的服务，仅凭手工操作、个人记忆的传统方法已经不能适应中职学校学员人数逐年增多的现状，查找检索会很困难且效率低下。解决这一问题除了靠传统的纸质档案保护方法外，积极采用计算机管理，根据学籍档案查找的要求，应录入姓名、班级、性别、籍贯、身份证号、家庭住址、学号、毕业证号等检索条件，可大大提高学籍档案管理的效率。
2.3.2 学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。更重要的是只要充分利用现代化的电子技术，尽量用电子档案提供利用，使用次数再多也不会对其寿命产生任何影响。
3.强化意识、提高管理人员素质
3.1 为保证学籍档案工作的顺利进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的根本。要真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而对日常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政策法规，在工作实践中加强自身的修养，积极学习业务，不断积累经验，全面提高自身素质，提高工作效率。
3.2 在提供利用时一定要注意相关的法律问题，利用要严、要细。利用者有时出于自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希望按照自己的要求出具相关的证明，比如：有的要求改成绩、出具假证明等。这就要求档案工作者坚持原则，严格把关，维护档案的真实性和权威性，坚持公平、公正的原则，必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持按规章制度办事。
3.3 学校领导要重视学籍档案管理人员培训，掌握电脑技术。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性，建立一支高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关键。学校的学籍档案管理人员不仅要具有较高的政治素质，还应具有较高的文化素质，应在工作实践中加强自身的修养，积极学习业务，全面提高自身素质和工作效率；学校还应经常组织管理工作人员进行学籍档案的建立、管理、开发与利用的研究，使他们的专业知识在深度和广度上都有较大提高。
综上所述：档案的管理工作是起点、是基础，而档案的利用是档案管理的目的和意义所在。作为学籍档案管理者，除了必须掌握档案管理的基础知识，还要在工作中结合学籍档案的特殊性掌握一定的现代化信息技术，无论是学籍档案的管理，还是学籍档案的利用，都要从学籍档案自身的特点出发去开展工作，才能不断推进学籍档案工作的管理水平。