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摘要：近年来，各高校采购的教学和管理软件越来越多，软件采购不同于传统的有形资产，有必要对其采购过程中出现的问题进行分析研究。本文针对高校软件特点，分析了高校软件采购中存在的问题，提出了解决问题的建议。
关键词：高校;软件;采购
随着教育信息化的发展，各个高校加大了软件的应用，软件采购数量也越来越多。高校管理软件按用途可分为三个类别：教学类管理软件，如教务信息系统、学籍管理、成绩管理、网上考试等;资源共享类管理软件，如学术资源共享平台、课程中心;综合管理类软件，如人事信息、资产管理、科研管理、财务管理和学生事务管理等。从产品形式上区分，高校管理类软件可分为成熟产品、定制产品和基于已有产品的部分开发定制三种类型。
高校软件产品不同于设备、图书等有形产品，有其固有的特性。首先，高校软件产品具有无形性。其次，高校软件产品大部分需要“定制”。最后，高校软件产品成本不易核实，价格往往较高。
一、高校软件采购中存在的问题
1.缺乏统筹规划，造成重复建设和浪费。
高校中各部门软件采购的需求大都立足于本部门当前的实际工作需要，缺乏全校范围内的统筹规划。一些部门为了解决当前某一需要而急切采购某一软件，经过一段时间以后，随着工作要求的提高，发现当前软件已满足不了新的需求，又要重新升级或采购。各个部门的管理软件功能重复，又无法进行对接，造成资金浪费和效率低下。
2.缺乏科学论证，造成价格虚高
目前高校软件采购过程中，往往是软件需求部门占据主导地位。需求部门根据自己的需求进行市场调研，提出采购计划。而需求部门由于专业知识不足，对于市场价格认识不足，对相关软件市场调研了解不够透彻，很难从整体上把握对某软件市场的供应情况，往往是采用自己心仪的供应商的方案和报价进行立项申报。这就很难形成完全的市场价格竞争，造成价格虚高。
3.评标方法和标准难以量化。
软件产品具有抽象性、复杂性的特点，性能难以直接定量描述。现阶段，开发类软件招标一般都是采用综合评标法，综合评价的主要因素有：技术、价格、开发人员的能力、公司管理水平、信誉、业绩、服务和对招标文件的响应程度等等。但是由于目标不确定性大（项目指标不易量化），难以确定合理的评审标准。另外，同一款教学管理软件中由于设计思路、产品框架和偏向的侧重点不同，不同公司的软件产品有各自的优势和劣势，而评审专家在评审的过程中，由于时间较短，仅能对投标文件的符合性进行评审，不可能深入了解一款软件产品的设计理念、产品优势等方面进行详细研究。
4.售后服务难以保障及后期升级维护费用高
由于人工成本和地域的限制，很多软件公司在后期达不到售后服务的承诺。为了便于维护，软件公司在免费维保期外，每年都要收取维护费;其他软件与本软件对接时，也要收取较高的软件对接开发费，加大了使用单位的负担。由于政策和管理流程的变更，高校往往需要对软件进行升级。而升级改造一般只能选择先期建设单位，这就使高校在价格方面处于不利地位。
二、高校软件采购工作的幾点建议
1.统筹考虑，统一管理
随着教育信息化的快速发展，高校各个部门的工作和教学都离不开软件。高校管理层应站在整个学校的高度，统筹安排、统一管理，避免各自为政、重复建设。高校可成立专门的软件管理项目组，对整个学校未来一段时间的软件采购和使用进行规划。首先，从立项开始，项目组对软件项目采购的必要性、合理性从整体上进行把控，避免在项目立项的阶段出现重复采购的现象，并能促进全校资源的共享，节约学校资金，提高资金使用效率。其次，在采购环节上，项目管理组对采购过程进行监管，从采购需求的规范性、招标文件的合理性等方面进行管理，避免出现“一人说了算”的现象，规范采购过程。最后，项目管理组参与软件采购的验收和绩效管理的工作，对软件的使用效率进行考评，为今后的软件采购提供重要的理论和实践依据
2.做好前期的市场调研
由于软件产品本身比较抽象，成本无法准确考量，价格水分大，因此软件管理项目组在立项时应在不同品牌的产品之间进行比较，了解不同品牌软件的优势和不足;到同类产品的使用单位进行实地考察，听取使用者的介绍，并亲身感受软件的使用过程，这样才能对软件产品有一个更加全面、深入的了解。
3.评标过程中增加现场演示环节
由于软件产品的抽象性和复杂性，评标专家仅通过投标文件很难看出一个产品的优劣。在现场增加产品演示环节，有助于评标专家更直观的对软件产品进行深入了解，最终做出正确判断。首先，招标文件中应说明演示时间的长短，并列出演示内容提纲，以便投标单位事先做好准备，防止演示时偏离主题，浪费了有限的时间。其次，为了保证公正、公平，应要求所有的投标产品都进行现场演示，并安排专人计时，确保每个投标产品演示的时间相同。最后，每个投标产品演示结束后，应给评委留出一定的时间提问、打分。
4.加强售后服务管理。
可以采用扣留合同款作为质量保证金的方式，敦促公司及时解决验收结束后又出现的一些问题，并保障出现问题时，公司及时响应，快速解决问题。对于质保期过后，软件项目升级变更费用高的问题，可以要求公司在投标报价中给出质保期以后的年度服务费。质保期过后的系统升级，由项目单位向公司支付年度服务费，由公司负责软件项目功能模块上的增减，业务流程上的改变。此项费用也作为评价公司整体投标报价的内容之一，计入投标报价的总费用。这不仅节约了软件项目升级开发的采购成本，提高了采购效率，更摆脱了在软件升级时，项目单位在价格谈判中的不利地位。
高校的软件采购工作是一项复杂的系统工程，哪个环节出现问题，都会影响到采购工作的质量。作为高校的采购工作人员，应在实践中不断总结经验，拓宽工作思路，探索切实可行的措施，进一步提高软件采购工作的质量，保证高校的教学及管理工作顺利进行。
关键词：高校;软件;采购
随着教育信息化的发展，各个高校加大了软件的应用，软件采购数量也越来越多。高校管理软件按用途可分为三个类别：教学类管理软件，如教务信息系统、学籍管理、成绩管理、网上考试等;资源共享类管理软件，如学术资源共享平台、课程中心;综合管理类软件，如人事信息、资产管理、科研管理、财务管理和学生事务管理等。从产品形式上区分，高校管理类软件可分为成熟产品、定制产品和基于已有产品的部分开发定制三种类型。
高校软件产品不同于设备、图书等有形产品，有其固有的特性。首先，高校软件产品具有无形性。其次，高校软件产品大部分需要“定制”。最后，高校软件产品成本不易核实，价格往往较高。
一、高校软件采购中存在的问题
1.缺乏统筹规划，造成重复建设和浪费。
高校中各部门软件采购的需求大都立足于本部门当前的实际工作需要，缺乏全校范围内的统筹规划。一些部门为了解决当前某一需要而急切采购某一软件，经过一段时间以后，随着工作要求的提高，发现当前软件已满足不了新的需求，又要重新升级或采购。各个部门的管理软件功能重复，又无法进行对接，造成资金浪费和效率低下。
2.缺乏科学论证，造成价格虚高
目前高校软件采购过程中，往往是软件需求部门占据主导地位。需求部门根据自己的需求进行市场调研，提出采购计划。而需求部门由于专业知识不足，对于市场价格认识不足，对相关软件市场调研了解不够透彻，很难从整体上把握对某软件市场的供应情况，往往是采用自己心仪的供应商的方案和报价进行立项申报。这就很难形成完全的市场价格竞争，造成价格虚高。
3.评标方法和标准难以量化。
软件产品具有抽象性、复杂性的特点，性能难以直接定量描述。现阶段，开发类软件招标一般都是采用综合评标法，综合评价的主要因素有：技术、价格、开发人员的能力、公司管理水平、信誉、业绩、服务和对招标文件的响应程度等等。但是由于目标不确定性大（项目指标不易量化），难以确定合理的评审标准。另外，同一款教学管理软件中由于设计思路、产品框架和偏向的侧重点不同，不同公司的软件产品有各自的优势和劣势，而评审专家在评审的过程中，由于时间较短，仅能对投标文件的符合性进行评审，不可能深入了解一款软件产品的设计理念、产品优势等方面进行详细研究。
4.售后服务难以保障及后期升级维护费用高
由于人工成本和地域的限制，很多软件公司在后期达不到售后服务的承诺。为了便于维护，软件公司在免费维保期外，每年都要收取维护费;其他软件与本软件对接时，也要收取较高的软件对接开发费，加大了使用单位的负担。由于政策和管理流程的变更，高校往往需要对软件进行升级。而升级改造一般只能选择先期建设单位，这就使高校在价格方面处于不利地位。
二、高校软件采购工作的幾点建议
1.统筹考虑，统一管理
随着教育信息化的快速发展，高校各个部门的工作和教学都离不开软件。高校管理层应站在整个学校的高度，统筹安排、统一管理，避免各自为政、重复建设。高校可成立专门的软件管理项目组，对整个学校未来一段时间的软件采购和使用进行规划。首先，从立项开始，项目组对软件项目采购的必要性、合理性从整体上进行把控，避免在项目立项的阶段出现重复采购的现象，并能促进全校资源的共享，节约学校资金，提高资金使用效率。其次，在采购环节上，项目管理组对采购过程进行监管，从采购需求的规范性、招标文件的合理性等方面进行管理，避免出现“一人说了算”的现象，规范采购过程。最后，项目管理组参与软件采购的验收和绩效管理的工作，对软件的使用效率进行考评，为今后的软件采购提供重要的理论和实践依据
2.做好前期的市场调研
由于软件产品本身比较抽象，成本无法准确考量，价格水分大，因此软件管理项目组在立项时应在不同品牌的产品之间进行比较，了解不同品牌软件的优势和不足;到同类产品的使用单位进行实地考察，听取使用者的介绍，并亲身感受软件的使用过程，这样才能对软件产品有一个更加全面、深入的了解。
3.评标过程中增加现场演示环节
由于软件产品的抽象性和复杂性，评标专家仅通过投标文件很难看出一个产品的优劣。在现场增加产品演示环节，有助于评标专家更直观的对软件产品进行深入了解，最终做出正确判断。首先，招标文件中应说明演示时间的长短，并列出演示内容提纲，以便投标单位事先做好准备，防止演示时偏离主题，浪费了有限的时间。其次，为了保证公正、公平，应要求所有的投标产品都进行现场演示，并安排专人计时，确保每个投标产品演示的时间相同。最后，每个投标产品演示结束后，应给评委留出一定的时间提问、打分。
4.加强售后服务管理。
可以采用扣留合同款作为质量保证金的方式，敦促公司及时解决验收结束后又出现的一些问题，并保障出现问题时，公司及时响应，快速解决问题。对于质保期过后，软件项目升级变更费用高的问题，可以要求公司在投标报价中给出质保期以后的年度服务费。质保期过后的系统升级，由项目单位向公司支付年度服务费，由公司负责软件项目功能模块上的增减，业务流程上的改变。此项费用也作为评价公司整体投标报价的内容之一，计入投标报价的总费用。这不仅节约了软件项目升级开发的采购成本，提高了采购效率，更摆脱了在软件升级时，项目单位在价格谈判中的不利地位。
高校的软件采购工作是一项复杂的系统工程，哪个环节出现问题，都会影响到采购工作的质量。作为高校的采购工作人员，应在实践中不断总结经验，拓宽工作思路，探索切实可行的措施，进一步提高软件采购工作的质量，保证高校的教学及管理工作顺利进行。