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【摘要】 人力资源管理外包作为一种新的组织管理模式,近年来受到了众多企业的关注。人力资源管理外包在为企业带来收益的同时,也会为企业带来一定的风险。分析了企业开展人力资源管理外包的动因、风险,提出精心选择外包项目、严格评估外包服务商、签订完整详尽的外包合同、强化对外包业务的控制和进行全面有效的沟通是规避人力资源管理外包风险的有效对策。
【关键词】 人力资源管理;外包;风险;对策
一、企业人力资源管理外包的根本动因
人力资源管理外包就是企业将内部人力资源部门承担的工作职能,包括人员招聘、工资发放、薪酬方案设计、保险福利管理、培训与开发等,通过招标的方式,签约付费委托给专业从事相关服务的外包服务商的管理方式。作为一种新型的管理模式,人力资源管理外包近年来受到了众多国内企业的关注,其原因主要体现在以下几个方面:
1.提升企业核心竞争力的需要。对于任何一个企业来说,都有自己的优势和劣势,不可能在所有的方面都做得最好。根据“二八原理”,企业中80%的经营要素仅能带来20%的收益,80%的收益却要来自20%的核心能力,这就要求在现代激烈的竞争环境中,企业在开展任何活动的时候,都必须把主要精力投入到核心能力的建设上来,投入到企业价值链上的高附加值活动上来,企业的人力资源管理活动同样如此。
2.降低人力资源管理成本的需要。人力资源管理外包对于企业人力资源管理成本的节约作用有目共睹。根据美国Mckinsey的研究结论,全球财富500强企业通过人力资源管理外包活动使其劳动力成本平均消减了25%～30%。通过人力资源管理外包,企业可以精简其组织结构、减少其雇佣人员,减少大量的工资福利和办公费用;更为重要的是,将部分辅助性事务外包出去,大大降低了企业人力部门浪费在日常管理事务上的时间,为企业节约了大量的时间成本和机会成本,如果以货币形式计算,这同样是一笔不小的费用。因此,出于成本管理的需要,人力资源管理外包日益成为企业关注的焦点。
3.人力资源管理专业化的需要。专业的人力资源管理外包服务商相对于企业内部的人力资源管理部门具有自身的特点和优势:一方面外包服务商拥有优秀的专业人才、硬件设施、软件系统,掌握专业的人力资源管理知识和技能,能够为企业提供专业化的人力资源管理服务;另一方面外包服务商拥有在长期为不同企业服务的过程中所积累的丰富的市场信息和经验,对于新政策、新技术具有较强的感知能力和响应能力,具有企业难得的外部优势,能够提高企业人力资源管理适应外部市场和环境的能力。
4.人力资源管理外包市场的成熟。以上是从企业内部的视角分析人力资源管理外包的动因,当然从企业外部环境来看,人力资源管理外包的发展离不开成熟的外包市场的形成,只有具有较为成熟的外包服务供应商的外部市场,能够为企业提供更专业的人力资源管理服务,企业才可以放心的进行人力资源管理的外包。随着近年来我国管理咨询业的迅速发展,管理外包作为一种新型管理模式得到了快速的成长,这也为更多的企业开展人力资源管理外包提供了机遇。
二、企业人力资源管理外包的风险
1.外包项目的选择风险企业人力资源管理外包项目选择的合理与否是决定外包活动能否成功的关键因素。如果外包项目选择正确,则外包活动获得了成功的前提;相反,如果企业外部项目选择不当,将本应由企业内部人力资源管理部门承担的职能交由外部服务商来运作,则会为企业带来一定的风险。
2.外包服务商的选择风险。美国学者Greer认为,人力资源管理外包失败的主要原因是外包商在为企业提供人力资源管理服务时,缺少关键的专业技能和以企业为中心的服务意识。在我国,由于人力资源管理外包业务起步相对较晚,外包业务市场的发展相对于西方发达国家较为落后,人力资源管理外包还没有形成产业化、市场化,市场上外包服务商的数量虽多,但能力参差不齐,所提供服务的能力和质量存在较大的差异。对于企业来说,在选择外包服务商时,由于存在信息的不对称性,往往也难以完全了解服务商的实际水平。尤其是一些企业在选择外包服务商时,不重视对服务商的严格、科学的评估,仅仅凭借服务商的广告、收费等要素选择服务商,导致所选择的服务商在业务范围、人员素质、硬件设施、软件技术等方面难以满足企业的要求,造成企业人力资源管理外包活动的失败。
3.企业信息外泄风险。实施人力资源管理外包,企业必须把与外包业务有关的信息提供給外包服务商。由于外包服务商是专业的中介机构,其服务的对象往往是大量的、分散的,其所拥有的市场信息往往会被不同的企业所分享,如果企业缺乏对服务商的有效控制,企业的商业信息则有可能成为服务商牟利的工具,这就会使企业面临较大的信息外泄风险。尤其是有关企业的经营机密,如人力资源战略规划、薪酬制度等,当企业选择把这些业务外包时就意味着外包服务商掌握了这些机密,这些机密一旦泄露出去,尤其是泄露给竞争对手,就会对企业形成极不利的影响。因此,如何利用有效手段规避外包过程中的信息外泄风险也是企业必须思考的问题。
4.企业员工流失风险。人力资源管理外包是一种新型的组织管理模式,是对传统人力资源管理体系的创新与变革。既然是变革,就必然会引起企业内部结构的变化和企业利益的重新分配,会对内部员工的切身利益造成一定的影响。在企业人力资源管理外包过程中,一些员工会与企业解除合同,转而与外包商签约;一些员工有可能被辞退、调整工作、减少学习机会等,这都会在一定程度上引起员工的不适与紧张;人力资源管理外包会让员工认为是外包商在控制企业,员工是在为外包商服务,而不再是企业的成员,这又会在一定程度上降低员工对企业的归属感和认同感。在进行人力资源外包时,企业如果没有通过有效的形式与员工沟通,就会对员工的工作积极性产生不利的影响,甚至造成员工的抵触和人员的流失。
5.企业文化差异的风险。企业文化是企业在长期的发展过程中形成的、被企业所有员工认同的价值体系、基本信念和行为规范的总和。每个企业由于其自身发展历程不同,都会形成其独特的文化和价值观。企业人力资源管理外包是企业与外部企业合作的过程,这个过程不可避免的存在着企业文化间的差异和冲突问题,它是企业人力资源外包过程中的隐形障碍。一方面如果外包服务商不能深刻理解企业的文化,或缺乏对企业文化的认同,就难免在外包过程中出现与企业的沟通障碍,造成外包服务质量和效率的下降,甚至造成外包活动的失败;另一方面如果企业现有的文化不能满足外包服务的环境,不能保证外包服务的效果,外包服务商所设计的方案也难以产生应有的作用。
三、企业人力资源管理外包风险的规避对策
1.精心选择外包项目。选择合适的外包项目是企业人力资源管理外包成功的前提,要求企业应根据自身的发展战略和实际情况来确定人力资源管理外包的业务单元。企业的人力资源管理职能主要包括工作分析、绩效考核、员工招聘、员工培训、人事档案管理、员工职业生涯管理等若干方面,根据其在企业发展中的重要性,又可将其分为核心职能和非核心职能。核心职能主要指关系企业长远发展的、非标准化的、个性化的业务单元,其往往不能被简单的重复和复制;非核心职能主要指对企业战略起辅助作用的、标准化的业务单元,它们可以被简单地重复和复制。一般来说,对于那些不涉及企业机密、发展战略的非核心职能,企业可考虑交由外部的服务商来运作,如员工招聘、员工培训、人事档案管理等;相反,出于安全性、战略性的考虑,那些具有长远性、少量的、对企业发展具有重要影响的人力资源管理核心职能不适合外包。只有这样,才能避免人力资源管理外包中的负面影响,通过外包为企业创造更大的价值。
2.严格评估外包服务商。选择好服务商是企业从人力资源管理外包中收益的关键因素。企业在确定外包服务机构时,应结合企业自身需求,使用科学的程序和方法,对备选服务商进行严格的评估。首先评估外包服务机构的经营规模和业务现状,以确定其能否提供与本企业需求相吻合的业务范围;其次评估外包服务机构的能力架构,包括其人员素质、硬件设施和软件技术等,以确定其是否具备提供专业化人力资源管理外包服务的能力;再次评估其以往的工作业绩和公众评价,以确定其是否具有较高的信誉和诚信度,是否有过为同类企业服务的成功实践;最后评估其收费标准和收费依据,以确定企业能否以较低的成本获得更专业的人力资源管理方面的服务。
3.签订完整详尽的外包合同。由于企业和外包服务商均为独立的企业组织,其业务往来属于典型的“委托—代理”关系,企业选择好符合要求的外包服务商以后,必须与外包服务商签订完整详尽的外包合同,就外包的业务内容、预期达到的目标、双方的权利义务、信息保密的要求、合同的期限、违约责任等达成协议,运用法律的手段来约束外包商的行为。这是双方合作的基础,是保持双方关系的依据,也是企业规避外包风险的有效途径。
4.强化对外包业务的控制。人力资源管理外包以后,有关的外包项目的运作由外包服务商全权负责,企业人力资源部门不必再参与外包业务的具体流程,但这决不意味着企业对外包业务的完全放弃,也不意味着人力资源部门责任的外移。现代行为主义理论研究的结论表明,任何组织和个人都会存在机会主义倾向,在缺乏外在监督和约束的条件下,会产生机会主义行为。为了确保外包业务的成功,企业应通过积极、主动的参与,对外包合作关系进行维护,对外包服务商的服务行为和质量进行监督,了解服务商的具体工作情况,及时发现并纠正外包合同执行中的偏差,保障外包业务按照合同的约定有效的运行。
5.进行全面有效的沟通。人力资源管理外包是一项涉及到企业、员工、外包服务商三方主体的综合性行为,在外包业务开展过程中,能否通过全面有效的沟通,达成三方对外包业务的共识,对外包业务的成败有着重要的影响。首先应强化企业与员工间的沟通。企业在实施外包业务以前,应针对员工的顾虑和紧张进行充分的沟通,向员工说明企业开展外包业务的原因、目标、内容,让员工真正了解外包业务对于企业发展的重要作用和意义,树立外包共赢的理念,鼓励员工积极支持和参与外包项目,消除员工的抵制和不安心理,为外包业务的开展创造良好的内部环境;其次应强化企业与外包服务商的沟通。企业应积极地、如实地向服务商的工作人员介紹企业的发展目标、组织结构、员工概况、企业文化等,使他们真正了解企业的基本信息,更好的投入到外包服务中去;最后应强化外包服务商与员工间的沟通。为了有效地开展工作,外包服务商应主动与企业员工进行沟通,了解企业员工的基本情况,根据员工个人特点为其制定个性化的发展方案,帮助他们更快的适应新的工作和环境,促进外包业务的顺利进行。
参考文献
[1]彭剑锋.人力资源管理概论[M].复旦大学出版社,2005:491
[2]Greer Charles R.Human resource management outsourcing:the make or buy decision[J].Academy of Management Executive,1999(8)
【关键词】 人力资源管理;外包;风险;对策
一、企业人力资源管理外包的根本动因
人力资源管理外包就是企业将内部人力资源部门承担的工作职能,包括人员招聘、工资发放、薪酬方案设计、保险福利管理、培训与开发等,通过招标的方式,签约付费委托给专业从事相关服务的外包服务商的管理方式。作为一种新型的管理模式,人力资源管理外包近年来受到了众多国内企业的关注,其原因主要体现在以下几个方面:
1.提升企业核心竞争力的需要。对于任何一个企业来说,都有自己的优势和劣势,不可能在所有的方面都做得最好。根据“二八原理”,企业中80%的经营要素仅能带来20%的收益,80%的收益却要来自20%的核心能力,这就要求在现代激烈的竞争环境中,企业在开展任何活动的时候,都必须把主要精力投入到核心能力的建设上来,投入到企业价值链上的高附加值活动上来,企业的人力资源管理活动同样如此。
2.降低人力资源管理成本的需要。人力资源管理外包对于企业人力资源管理成本的节约作用有目共睹。根据美国Mckinsey的研究结论,全球财富500强企业通过人力资源管理外包活动使其劳动力成本平均消减了25%～30%。通过人力资源管理外包,企业可以精简其组织结构、减少其雇佣人员,减少大量的工资福利和办公费用;更为重要的是,将部分辅助性事务外包出去,大大降低了企业人力部门浪费在日常管理事务上的时间,为企业节约了大量的时间成本和机会成本,如果以货币形式计算,这同样是一笔不小的费用。因此,出于成本管理的需要,人力资源管理外包日益成为企业关注的焦点。
3.人力资源管理专业化的需要。专业的人力资源管理外包服务商相对于企业内部的人力资源管理部门具有自身的特点和优势:一方面外包服务商拥有优秀的专业人才、硬件设施、软件系统,掌握专业的人力资源管理知识和技能,能够为企业提供专业化的人力资源管理服务;另一方面外包服务商拥有在长期为不同企业服务的过程中所积累的丰富的市场信息和经验,对于新政策、新技术具有较强的感知能力和响应能力,具有企业难得的外部优势,能够提高企业人力资源管理适应外部市场和环境的能力。
4.人力资源管理外包市场的成熟。以上是从企业内部的视角分析人力资源管理外包的动因,当然从企业外部环境来看,人力资源管理外包的发展离不开成熟的外包市场的形成,只有具有较为成熟的外包服务供应商的外部市场,能够为企业提供更专业的人力资源管理服务,企业才可以放心的进行人力资源管理的外包。随着近年来我国管理咨询业的迅速发展,管理外包作为一种新型管理模式得到了快速的成长,这也为更多的企业开展人力资源管理外包提供了机遇。
二、企业人力资源管理外包的风险
1.外包项目的选择风险企业人力资源管理外包项目选择的合理与否是决定外包活动能否成功的关键因素。如果外包项目选择正确,则外包活动获得了成功的前提;相反,如果企业外部项目选择不当,将本应由企业内部人力资源管理部门承担的职能交由外部服务商来运作,则会为企业带来一定的风险。
2.外包服务商的选择风险。美国学者Greer认为,人力资源管理外包失败的主要原因是外包商在为企业提供人力资源管理服务时,缺少关键的专业技能和以企业为中心的服务意识。在我国,由于人力资源管理外包业务起步相对较晚,外包业务市场的发展相对于西方发达国家较为落后,人力资源管理外包还没有形成产业化、市场化,市场上外包服务商的数量虽多,但能力参差不齐,所提供服务的能力和质量存在较大的差异。对于企业来说,在选择外包服务商时,由于存在信息的不对称性,往往也难以完全了解服务商的实际水平。尤其是一些企业在选择外包服务商时,不重视对服务商的严格、科学的评估,仅仅凭借服务商的广告、收费等要素选择服务商,导致所选择的服务商在业务范围、人员素质、硬件设施、软件技术等方面难以满足企业的要求,造成企业人力资源管理外包活动的失败。
3.企业信息外泄风险。实施人力资源管理外包,企业必须把与外包业务有关的信息提供給外包服务商。由于外包服务商是专业的中介机构,其服务的对象往往是大量的、分散的,其所拥有的市场信息往往会被不同的企业所分享,如果企业缺乏对服务商的有效控制,企业的商业信息则有可能成为服务商牟利的工具,这就会使企业面临较大的信息外泄风险。尤其是有关企业的经营机密,如人力资源战略规划、薪酬制度等,当企业选择把这些业务外包时就意味着外包服务商掌握了这些机密,这些机密一旦泄露出去,尤其是泄露给竞争对手,就会对企业形成极不利的影响。因此,如何利用有效手段规避外包过程中的信息外泄风险也是企业必须思考的问题。
4.企业员工流失风险。人力资源管理外包是一种新型的组织管理模式,是对传统人力资源管理体系的创新与变革。既然是变革,就必然会引起企业内部结构的变化和企业利益的重新分配,会对内部员工的切身利益造成一定的影响。在企业人力资源管理外包过程中,一些员工会与企业解除合同,转而与外包商签约;一些员工有可能被辞退、调整工作、减少学习机会等,这都会在一定程度上引起员工的不适与紧张;人力资源管理外包会让员工认为是外包商在控制企业,员工是在为外包商服务,而不再是企业的成员,这又会在一定程度上降低员工对企业的归属感和认同感。在进行人力资源外包时,企业如果没有通过有效的形式与员工沟通,就会对员工的工作积极性产生不利的影响,甚至造成员工的抵触和人员的流失。
5.企业文化差异的风险。企业文化是企业在长期的发展过程中形成的、被企业所有员工认同的价值体系、基本信念和行为规范的总和。每个企业由于其自身发展历程不同,都会形成其独特的文化和价值观。企业人力资源管理外包是企业与外部企业合作的过程,这个过程不可避免的存在着企业文化间的差异和冲突问题,它是企业人力资源外包过程中的隐形障碍。一方面如果外包服务商不能深刻理解企业的文化,或缺乏对企业文化的认同,就难免在外包过程中出现与企业的沟通障碍,造成外包服务质量和效率的下降,甚至造成外包活动的失败;另一方面如果企业现有的文化不能满足外包服务的环境,不能保证外包服务的效果,外包服务商所设计的方案也难以产生应有的作用。
三、企业人力资源管理外包风险的规避对策
1.精心选择外包项目。选择合适的外包项目是企业人力资源管理外包成功的前提,要求企业应根据自身的发展战略和实际情况来确定人力资源管理外包的业务单元。企业的人力资源管理职能主要包括工作分析、绩效考核、员工招聘、员工培训、人事档案管理、员工职业生涯管理等若干方面,根据其在企业发展中的重要性,又可将其分为核心职能和非核心职能。核心职能主要指关系企业长远发展的、非标准化的、个性化的业务单元,其往往不能被简单的重复和复制;非核心职能主要指对企业战略起辅助作用的、标准化的业务单元,它们可以被简单地重复和复制。一般来说,对于那些不涉及企业机密、发展战略的非核心职能,企业可考虑交由外部的服务商来运作,如员工招聘、员工培训、人事档案管理等;相反,出于安全性、战略性的考虑,那些具有长远性、少量的、对企业发展具有重要影响的人力资源管理核心职能不适合外包。只有这样,才能避免人力资源管理外包中的负面影响,通过外包为企业创造更大的价值。
2.严格评估外包服务商。选择好服务商是企业从人力资源管理外包中收益的关键因素。企业在确定外包服务机构时,应结合企业自身需求,使用科学的程序和方法,对备选服务商进行严格的评估。首先评估外包服务机构的经营规模和业务现状,以确定其能否提供与本企业需求相吻合的业务范围;其次评估外包服务机构的能力架构,包括其人员素质、硬件设施和软件技术等,以确定其是否具备提供专业化人力资源管理外包服务的能力;再次评估其以往的工作业绩和公众评价,以确定其是否具有较高的信誉和诚信度,是否有过为同类企业服务的成功实践;最后评估其收费标准和收费依据,以确定企业能否以较低的成本获得更专业的人力资源管理方面的服务。
3.签订完整详尽的外包合同。由于企业和外包服务商均为独立的企业组织,其业务往来属于典型的“委托—代理”关系,企业选择好符合要求的外包服务商以后,必须与外包服务商签订完整详尽的外包合同,就外包的业务内容、预期达到的目标、双方的权利义务、信息保密的要求、合同的期限、违约责任等达成协议,运用法律的手段来约束外包商的行为。这是双方合作的基础,是保持双方关系的依据,也是企业规避外包风险的有效途径。
4.强化对外包业务的控制。人力资源管理外包以后,有关的外包项目的运作由外包服务商全权负责,企业人力资源部门不必再参与外包业务的具体流程,但这决不意味着企业对外包业务的完全放弃,也不意味着人力资源部门责任的外移。现代行为主义理论研究的结论表明,任何组织和个人都会存在机会主义倾向,在缺乏外在监督和约束的条件下,会产生机会主义行为。为了确保外包业务的成功,企业应通过积极、主动的参与,对外包合作关系进行维护,对外包服务商的服务行为和质量进行监督,了解服务商的具体工作情况,及时发现并纠正外包合同执行中的偏差,保障外包业务按照合同的约定有效的运行。
5.进行全面有效的沟通。人力资源管理外包是一项涉及到企业、员工、外包服务商三方主体的综合性行为,在外包业务开展过程中,能否通过全面有效的沟通,达成三方对外包业务的共识,对外包业务的成败有着重要的影响。首先应强化企业与员工间的沟通。企业在实施外包业务以前,应针对员工的顾虑和紧张进行充分的沟通,向员工说明企业开展外包业务的原因、目标、内容,让员工真正了解外包业务对于企业发展的重要作用和意义,树立外包共赢的理念,鼓励员工积极支持和参与外包项目,消除员工的抵制和不安心理,为外包业务的开展创造良好的内部环境;其次应强化企业与外包服务商的沟通。企业应积极地、如实地向服务商的工作人员介紹企业的发展目标、组织结构、员工概况、企业文化等,使他们真正了解企业的基本信息,更好的投入到外包服务中去;最后应强化外包服务商与员工间的沟通。为了有效地开展工作,外包服务商应主动与企业员工进行沟通,了解企业员工的基本情况,根据员工个人特点为其制定个性化的发展方案,帮助他们更快的适应新的工作和环境,促进外包业务的顺利进行。
参考文献
[1]彭剑锋.人力资源管理概论[M].复旦大学出版社,2005:491
[2]Greer Charles R.Human resource management outsourcing:the make or buy decision[J].Academy of Management Executive,1999(8)