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我们保护文化遗产的核心，是保护文化遗，产的价值，从某种角度来讲，世界上不存在永远不消亡的文化遗产，任何文化遗产都在每时每刻地发生着变化，只是变化的程度与速度不同。我们从事文化遗产保护、就是在减缓这种变化的发生，但却不可能完全阻止，然而，我们却可以将文化遗产所承载的历史信息记录下来，将它们永远留存下去，因此，从这方面来说，文化遗产作为历史信息的载体，它们所承载的历史信息与文化遗产本身具有同样重要的价值。而对文化遗产历史信息的提取，就是对它们进行档案记录的过程，这一过程贯穿文化遗产保护的全过程。
木结构建筑是我国文物建筑的主要类型，与西方的石质建筑遗产不同，材质和构造方面的特性决定了它们不易保存和难以长时间的延续下去，定期的维护和修缮是很多早期建筑能够保存至今的关键
而在每一次保护干预过程中，尽可能的记录下文化遗产所携带的历史信息内容，是文物保护工程的重要任务之一，同时，在工程实施过程中记录干预前后文物被改变的部分、记录干预措施所采取的工艺及技术手段，是今后文物保护工作的重要依据之一。在从事文物建筑修缮的技术工人中流行一句话，“修缮修缮，折开了看”、这句话说明了在文物建筑的修缮过程中将发现很多之前勘察不到的内容，这些内容在之前勘察测量阶段看不到，在修缮完成以后也看不到，而这些信息数据对于文物建筑研究及保护具有极为重要的意义，因此，在文物建筑修缮工程实施过程中进行档案记录工作是十分必要的。
山西南部早期建筑保护工程实施的目的是：最大限度地保存这批早期建筑的历史原状：最大限度地保留它们所携带的历史信息，因此，从项目立项开始起，就将工程的档案记录工作作为一项重点内容列为与文物建筑修缮并行的专项工作，对于山西南部早期建筑保护工程而言，每一处文物保护单位不但需要在工程干预之前的规划和勘察设计阶段收集和记录大量的信息资料档案，在工程实施阶段也需要推进信息资料的记录收集工作然而，如何在工程实施阶段进行系统和完善的信息记录，这方面的工作我们没有现成的操作规程可以遵循，为了摸索适合南部工程特点的工程实施档案记录方法，我们选择了第一批开工的南部工程项目，九天圣母庙，就其中梳妆楼的工程实施过程开展了档案记录工作的实践。
九天圣母庙位于山西长治平顺县城西北约9公里的北社乡东河村西北土丘上。始建于隋代，唐、宋、元、明、清历代均有修葺。寺庙坐北朝南，上院为庙主院，一进院落布局，中轴线现存山门(兼作戏台)、献殿、圣母殿，两侧建有东西耳楼、角殿、耳殿等，西配殿和梳妆楼相对而立在献殿东西两侧。现存建筑中圣母殿为宋代遗构，献殿为元代形制，其余皆为明清所建。1986年九天圣母庙被公布为山西省重点文物保护单位，2001年被公布为全国重点文物保护单位。
梳妆楼是九天圣母庙中唯一的二层楼阁式建筑，根据庙内数量众多的修缮碑记记载，梳妆楼始建于明代，以后经过多次重修和补修(碑刻记载了梳妆楼历次修缮表)，最晚一次修缮时间是民国二十五年(1936年)，也就是说，梳妆楼已经有70多年没有进行修缮了。现梳妆楼二层上部梁架保存比较完好，平坐层以上整体向东南方向倾斜，而平坐外露部分枋板、斗拱及装修残损较严重。设计方案确定需要对平坐层以上部分进行整体拨正，还需要对平坐层各木构件进行维修。为了达到设计方案确定的目标，施工单位制定了二层上部梁架整体抬升、平坐层局部落架的修缮实施方案。
在开始工程实施记录之前，我们对于工程实施记录的基本构思是：以工序记录作为工程实施记录的基本单元，记录的基本要求是能清晰的反映每一步工序的实施过程。工序是指修缮实施过程中某一项工作从开始准备到工作实施到实施结束的过程。工序的划分是可变的，可以划分得非常详细，例如拆卸屋面可以划分为一项工序，也可以划分为拆卸屋脊构件、拆卸屋面筒瓦板瓦、拆除屋面苫背层三项工序，甚至可以划分到更为细致的工序单元。工序划分越细，工序记录能反映的内容就越详细。
为此，我们制定一套表格，以实施过程中每一步的工序为基本单位进行记录，通过确定不同工序表格中需要填写的内容来涵盖所需要收集的建筑信息和修缮工艺，以照片+简单文字描述的方式尽可能对实施过程进行实录。
我们对梳妆楼工程实施记录从工程准备阶段就已经开始，首先进行的几项工序就是支搭脚手架、碑碣泥塑等附属文物的防护、覆盖防护大棚这三步工序。接下来进行的是一系列的解体工程，就像电器维修时需要先将电器进行一定程度的拆解一样，文物建筑的修缮需要对建筑本身进行一定程度的解体，以便对需要修缮的局部或构件展开维修，传统上维修工匠将这一过程称为“落架”。我们意识到，落架期间是对文物建筑之前无法测量和记录到的信息进行记录的最佳时机，因而我们特别重视这一阶段的工序记录。
梳妆楼解体工程的第一步是对首层和二层的屋面进行拆卸。在屋面拆卸前，我们对现存的屋脊构件的数量、位置和保存状况进行了登记，核对了各个坡面的瓦垄数，将这些数据记录下来，并拍摄各个屋脊构件和坡面的多角度照片全面反映拆卸前现状。在屋面拆解过程中，我们记录了屋脊构件的安装方式以及铁件的使用情况。拆解中我们发现梳妆楼屋面苫背做法与一般的做法不同。一般明清建筑苫背采用的是泥背和灰背等多层苫背，而梳妆楼则全部采用白灰苫背，这一做法可以有效防止屋面长草，即使屋面瓦件出现局部破裂，坚实的白灰苫背层也能起到防水的作用，但这一做法对白灰的质量要求很高，成本造价也比一般的泥背灰背做法高出许多，由此可以看出前人在修造庙宇时对工程质量的重视程度。在屋面拆解以后，我们对拆解下来的构件进行了数量和种类等方面的统计，我们惊奇的发现，小小的梳妆楼所使用的勾头形式居然多达七种，滴水瓦的形式也相当多样。从此我们可以看出梳妆楼从建成至今已经经过了多次的修缮，前人或是出于节约，或是出于对历史的尊重，将之前可以使用的构件都保留了下来，这些都是我们现在研究文物建筑历史的重要信息依据。
为了将屋面拆卸这一工序中发现的历史信息尽可能完整的记录下来，我们在工序记录表后增加了两个表格来记录屋面的构件情况。一个是屋面瓦件登记表，记录梳妆楼屋面所有构件的名称、位置、材质、构件数量、构件尺寸、保存状况等多方面信息，通过设置照片索引一栏将各构件的信息记录与对应的数码照片通过超链接的方式链接起来，便于大量照片的索引与查找。另一个表格是屋面瓦件的照片表，通过数码照片缩略图体现所有屋面构件在拆卸前原位置的状况、拆卸下来以后的状况以及带有历史信息的重要细部情况。在这两个表格之后，我们还通过编制照片表来反映屋面拆卸这一工序实施的前、中、后这三个阶段的操作情况。同 时，与这一工序相关的施工资料和监理资料等，例如技术交底记录和监理旁站记录也通过超链接的方式从工序记录表统一索引出来。这样，屋面拆卸这一工序的所有记录资料就通过工序记录表链接成一套树状数据体系，便于这一套资料的索引和数据管理。
在梳妆楼其后的解体工程中，我们也采用同样的方式记录了小木装修、墙体、柱子、梁枋以及斗拱等部分的解体信息。在记录这些解体信息中，我们特别强调了对各类木构件的榫卯特征的记录，因为这些榫卯的数据信息只能在解体这一阶段能够测量到，而这些信息对于木构建筑的研究具有非常重要的意义。在梳妆楼的解体工程中，还有一项特殊的顶升工程，就是将二层额枋以上的木构部分整体顶升起来，以便拆卸下部柱子和平坐部分的木构件。由于顶升过程是一个动态连续的技术过程，在屋架顶升工序记录中，我们还借助数码相机的视频摄影功能，将整个顶升过程摄录下来，作为一项重要资料同样链接在工序记录表中。
梳妆楼的解体过程中，还发现了一项之前未能勘察到的结构问题。在对梳妆楼平坐暗层解体的过程中。我们发现平坐下的四棵金柱柱顶高度不一致，也就是柱顶不在一个水平平面上。前人在修缮过程中通过改变平坐层斗拱部分构件的高度将柱顶的高差找补回来，使平坐上部基本处于一个水平面。这一问题困扰了在工程现场的所有人，为了寻找问题出现的原因，工程人员查勘了与金柱相连的角梁，发现四根角梁均处在同一水平面，而角梁与金柱之间的榫卯有明显的改动痕迹。最终，工程人员在打开金柱柱根附近的槛墙后发现，前檐两根金柱柱根已经出现了较为严重的糟朽，因此出现了不同程度的沉降。根据发现的情况，结合寺内发现的碑刻题记等历史线索，我们对这一情况的由来进行了推测：梳妆楼脊枋西侧题记表明，现状梳妆楼大木结构主体是清道光五年(1825年)建立的，距今已有184年。其后修缮过3次，分别是清光绪十二年(1886年)重修后墙和殿顶、清宣统三年(1911年)重修、民国二十五年(1936年)补修。在之前这3次修缮中，最有可能的是1911年或1936年的修缮中，已经出现了金柱柱根糟朽下沉现象，而在修缮中并未抽换或墩接金柱，而是采取了改变平座斗拱坐斗高度、改变角梁榫卯高度的方式进行了适应性的调整。西北金柱柱根糟朽程度比西南金柱要严重，从这一点可以推测柱根糟朽的原因不仅仅是因为缺乏气眼通风，而且是因为北侧东北角殿的小院排水不畅，侵蚀了梳妆楼地基并返潮至柱根所致。前次修缮在采取了以上措施后，极有可能对小院的排水进行了梳理，因此在修缮以后西北金柱和西南金柱没有进一步下沉。
我们认为，整个金柱问题的勘察过程是梳妆楼修缮实施过程中重要的一步，因此我们将这一过程作为一步工序，采用工序记录表体系对这一过程的前因后果做了详细的记录。记录中不但通过照片及简要说明将整个发现和勘察的过程在资料中再现，还将勘察过程中参与各方之间往来的工作联系等技术资料收录链接在工序记录表中，并且对整个过程用查勘记录的方式进行了叙述。这份资料将成为今后梳妆楼修缮保护的重要依据。
通过记录梳妆楼工程实施过程，我们形成了大量的工序记录，这些工序记录大体分为八种类别，分别是准备工程、解体工程、大木工程、屋顶工程、墙体工程、装修工程、台基地面工程、其他工程。我们将这些工序记录按操作时间和类别用一张实施进程记录表统筹起来。此表反映了整个梳妆楼工程实施的各项工序的名称、类别、工期、工序开始时间和结束时间等信息，并用超链接的方式将实施进程记录表与各工序记录链接起来。这样，整个梳妆楼的记录资料就形成了实施进程记录表——工序记录表——各项详细记录资料的树状资料数据体系，通过这样一个记录体系，任何人都可以通过查阅这样一套资料，比较轻松地了解梳妆楼此次工程实施的全过程以及在这一过程中记录下来的文物建筑信息、修缮工艺技术信息和质量记录信息。由于这些档案记录是一套链接在一起的有固定结构的电子文件，今后可以将它们放置在某一网络信息平台上，实现资料数据的多方共享与远程查阅。
2009年，我们向南部工程专家组以及文物行政主管部门汇报了梳妆楼工程实施档案记录案例的实践过程及成果，大家一致认为这是一项非常有价值的工作，并对记录的工作方式表示认同。现在，根据梳妆楼记录案例编制的工程实施记录要求已经在南部工程中开始推广，南部工程中每一座早期建筑的工程实施过程都要求按照这一记录方法编制实施工序记录。其后，我们将定期收集每一处南部工程实施工地阶段性的记录资料，通过对收集上来的资料进行评估，及时调整收集要求，以保障这项工作既可行，又能记录需要记录的完整信息内容。这将是一项长期的工作，我们希望通过这一工作，利用保护工程的实施，随时收取南部工程涉及的这一批早期建筑平时无法获取的珍贵资料和精确的测绘数据，建立每一处保护单位的科学档案记录，并且随着工程施工进度，制作早期木结构建筑模型，为今后科学研究、教学、展示提供数据及实物资料，同时也为这一批早期建筑保护工程编辑并出版系列工程竣工报告打下坚实的资料基础。
木结构建筑是我国文物建筑的主要类型，与西方的石质建筑遗产不同，材质和构造方面的特性决定了它们不易保存和难以长时间的延续下去，定期的维护和修缮是很多早期建筑能够保存至今的关键
而在每一次保护干预过程中，尽可能的记录下文化遗产所携带的历史信息内容，是文物保护工程的重要任务之一，同时，在工程实施过程中记录干预前后文物被改变的部分、记录干预措施所采取的工艺及技术手段，是今后文物保护工作的重要依据之一。在从事文物建筑修缮的技术工人中流行一句话，“修缮修缮，折开了看”、这句话说明了在文物建筑的修缮过程中将发现很多之前勘察不到的内容，这些内容在之前勘察测量阶段看不到，在修缮完成以后也看不到，而这些信息数据对于文物建筑研究及保护具有极为重要的意义，因此，在文物建筑修缮工程实施过程中进行档案记录工作是十分必要的。
山西南部早期建筑保护工程实施的目的是：最大限度地保存这批早期建筑的历史原状：最大限度地保留它们所携带的历史信息，因此，从项目立项开始起，就将工程的档案记录工作作为一项重点内容列为与文物建筑修缮并行的专项工作，对于山西南部早期建筑保护工程而言，每一处文物保护单位不但需要在工程干预之前的规划和勘察设计阶段收集和记录大量的信息资料档案，在工程实施阶段也需要推进信息资料的记录收集工作然而，如何在工程实施阶段进行系统和完善的信息记录，这方面的工作我们没有现成的操作规程可以遵循，为了摸索适合南部工程特点的工程实施档案记录方法，我们选择了第一批开工的南部工程项目，九天圣母庙，就其中梳妆楼的工程实施过程开展了档案记录工作的实践。
九天圣母庙位于山西长治平顺县城西北约9公里的北社乡东河村西北土丘上。始建于隋代，唐、宋、元、明、清历代均有修葺。寺庙坐北朝南，上院为庙主院，一进院落布局，中轴线现存山门(兼作戏台)、献殿、圣母殿，两侧建有东西耳楼、角殿、耳殿等，西配殿和梳妆楼相对而立在献殿东西两侧。现存建筑中圣母殿为宋代遗构，献殿为元代形制，其余皆为明清所建。1986年九天圣母庙被公布为山西省重点文物保护单位，2001年被公布为全国重点文物保护单位。
梳妆楼是九天圣母庙中唯一的二层楼阁式建筑，根据庙内数量众多的修缮碑记记载，梳妆楼始建于明代，以后经过多次重修和补修(碑刻记载了梳妆楼历次修缮表)，最晚一次修缮时间是民国二十五年(1936年)，也就是说，梳妆楼已经有70多年没有进行修缮了。现梳妆楼二层上部梁架保存比较完好，平坐层以上整体向东南方向倾斜，而平坐外露部分枋板、斗拱及装修残损较严重。设计方案确定需要对平坐层以上部分进行整体拨正，还需要对平坐层各木构件进行维修。为了达到设计方案确定的目标，施工单位制定了二层上部梁架整体抬升、平坐层局部落架的修缮实施方案。
在开始工程实施记录之前，我们对于工程实施记录的基本构思是：以工序记录作为工程实施记录的基本单元，记录的基本要求是能清晰的反映每一步工序的实施过程。工序是指修缮实施过程中某一项工作从开始准备到工作实施到实施结束的过程。工序的划分是可变的，可以划分得非常详细，例如拆卸屋面可以划分为一项工序，也可以划分为拆卸屋脊构件、拆卸屋面筒瓦板瓦、拆除屋面苫背层三项工序，甚至可以划分到更为细致的工序单元。工序划分越细，工序记录能反映的内容就越详细。
为此，我们制定一套表格，以实施过程中每一步的工序为基本单位进行记录，通过确定不同工序表格中需要填写的内容来涵盖所需要收集的建筑信息和修缮工艺，以照片+简单文字描述的方式尽可能对实施过程进行实录。
我们对梳妆楼工程实施记录从工程准备阶段就已经开始，首先进行的几项工序就是支搭脚手架、碑碣泥塑等附属文物的防护、覆盖防护大棚这三步工序。接下来进行的是一系列的解体工程，就像电器维修时需要先将电器进行一定程度的拆解一样，文物建筑的修缮需要对建筑本身进行一定程度的解体，以便对需要修缮的局部或构件展开维修，传统上维修工匠将这一过程称为“落架”。我们意识到，落架期间是对文物建筑之前无法测量和记录到的信息进行记录的最佳时机，因而我们特别重视这一阶段的工序记录。
梳妆楼解体工程的第一步是对首层和二层的屋面进行拆卸。在屋面拆卸前，我们对现存的屋脊构件的数量、位置和保存状况进行了登记，核对了各个坡面的瓦垄数，将这些数据记录下来，并拍摄各个屋脊构件和坡面的多角度照片全面反映拆卸前现状。在屋面拆解过程中，我们记录了屋脊构件的安装方式以及铁件的使用情况。拆解中我们发现梳妆楼屋面苫背做法与一般的做法不同。一般明清建筑苫背采用的是泥背和灰背等多层苫背，而梳妆楼则全部采用白灰苫背，这一做法可以有效防止屋面长草，即使屋面瓦件出现局部破裂，坚实的白灰苫背层也能起到防水的作用，但这一做法对白灰的质量要求很高，成本造价也比一般的泥背灰背做法高出许多，由此可以看出前人在修造庙宇时对工程质量的重视程度。在屋面拆解以后，我们对拆解下来的构件进行了数量和种类等方面的统计，我们惊奇的发现，小小的梳妆楼所使用的勾头形式居然多达七种，滴水瓦的形式也相当多样。从此我们可以看出梳妆楼从建成至今已经经过了多次的修缮，前人或是出于节约，或是出于对历史的尊重，将之前可以使用的构件都保留了下来，这些都是我们现在研究文物建筑历史的重要信息依据。
为了将屋面拆卸这一工序中发现的历史信息尽可能完整的记录下来，我们在工序记录表后增加了两个表格来记录屋面的构件情况。一个是屋面瓦件登记表，记录梳妆楼屋面所有构件的名称、位置、材质、构件数量、构件尺寸、保存状况等多方面信息，通过设置照片索引一栏将各构件的信息记录与对应的数码照片通过超链接的方式链接起来，便于大量照片的索引与查找。另一个表格是屋面瓦件的照片表，通过数码照片缩略图体现所有屋面构件在拆卸前原位置的状况、拆卸下来以后的状况以及带有历史信息的重要细部情况。在这两个表格之后，我们还通过编制照片表来反映屋面拆卸这一工序实施的前、中、后这三个阶段的操作情况。同 时，与这一工序相关的施工资料和监理资料等，例如技术交底记录和监理旁站记录也通过超链接的方式从工序记录表统一索引出来。这样，屋面拆卸这一工序的所有记录资料就通过工序记录表链接成一套树状数据体系，便于这一套资料的索引和数据管理。
在梳妆楼其后的解体工程中，我们也采用同样的方式记录了小木装修、墙体、柱子、梁枋以及斗拱等部分的解体信息。在记录这些解体信息中，我们特别强调了对各类木构件的榫卯特征的记录，因为这些榫卯的数据信息只能在解体这一阶段能够测量到，而这些信息对于木构建筑的研究具有非常重要的意义。在梳妆楼的解体工程中，还有一项特殊的顶升工程，就是将二层额枋以上的木构部分整体顶升起来，以便拆卸下部柱子和平坐部分的木构件。由于顶升过程是一个动态连续的技术过程，在屋架顶升工序记录中，我们还借助数码相机的视频摄影功能，将整个顶升过程摄录下来，作为一项重要资料同样链接在工序记录表中。
梳妆楼的解体过程中，还发现了一项之前未能勘察到的结构问题。在对梳妆楼平坐暗层解体的过程中。我们发现平坐下的四棵金柱柱顶高度不一致，也就是柱顶不在一个水平平面上。前人在修缮过程中通过改变平坐层斗拱部分构件的高度将柱顶的高差找补回来，使平坐上部基本处于一个水平面。这一问题困扰了在工程现场的所有人，为了寻找问题出现的原因，工程人员查勘了与金柱相连的角梁，发现四根角梁均处在同一水平面，而角梁与金柱之间的榫卯有明显的改动痕迹。最终，工程人员在打开金柱柱根附近的槛墙后发现，前檐两根金柱柱根已经出现了较为严重的糟朽，因此出现了不同程度的沉降。根据发现的情况，结合寺内发现的碑刻题记等历史线索，我们对这一情况的由来进行了推测：梳妆楼脊枋西侧题记表明，现状梳妆楼大木结构主体是清道光五年(1825年)建立的，距今已有184年。其后修缮过3次，分别是清光绪十二年(1886年)重修后墙和殿顶、清宣统三年(1911年)重修、民国二十五年(1936年)补修。在之前这3次修缮中，最有可能的是1911年或1936年的修缮中，已经出现了金柱柱根糟朽下沉现象，而在修缮中并未抽换或墩接金柱，而是采取了改变平座斗拱坐斗高度、改变角梁榫卯高度的方式进行了适应性的调整。西北金柱柱根糟朽程度比西南金柱要严重，从这一点可以推测柱根糟朽的原因不仅仅是因为缺乏气眼通风，而且是因为北侧东北角殿的小院排水不畅，侵蚀了梳妆楼地基并返潮至柱根所致。前次修缮在采取了以上措施后，极有可能对小院的排水进行了梳理，因此在修缮以后西北金柱和西南金柱没有进一步下沉。
我们认为，整个金柱问题的勘察过程是梳妆楼修缮实施过程中重要的一步，因此我们将这一过程作为一步工序，采用工序记录表体系对这一过程的前因后果做了详细的记录。记录中不但通过照片及简要说明将整个发现和勘察的过程在资料中再现，还将勘察过程中参与各方之间往来的工作联系等技术资料收录链接在工序记录表中，并且对整个过程用查勘记录的方式进行了叙述。这份资料将成为今后梳妆楼修缮保护的重要依据。
通过记录梳妆楼工程实施过程，我们形成了大量的工序记录，这些工序记录大体分为八种类别，分别是准备工程、解体工程、大木工程、屋顶工程、墙体工程、装修工程、台基地面工程、其他工程。我们将这些工序记录按操作时间和类别用一张实施进程记录表统筹起来。此表反映了整个梳妆楼工程实施的各项工序的名称、类别、工期、工序开始时间和结束时间等信息，并用超链接的方式将实施进程记录表与各工序记录链接起来。这样，整个梳妆楼的记录资料就形成了实施进程记录表——工序记录表——各项详细记录资料的树状资料数据体系，通过这样一个记录体系，任何人都可以通过查阅这样一套资料，比较轻松地了解梳妆楼此次工程实施的全过程以及在这一过程中记录下来的文物建筑信息、修缮工艺技术信息和质量记录信息。由于这些档案记录是一套链接在一起的有固定结构的电子文件，今后可以将它们放置在某一网络信息平台上，实现资料数据的多方共享与远程查阅。
2009年，我们向南部工程专家组以及文物行政主管部门汇报了梳妆楼工程实施档案记录案例的实践过程及成果，大家一致认为这是一项非常有价值的工作，并对记录的工作方式表示认同。现在，根据梳妆楼记录案例编制的工程实施记录要求已经在南部工程中开始推广，南部工程中每一座早期建筑的工程实施过程都要求按照这一记录方法编制实施工序记录。其后，我们将定期收集每一处南部工程实施工地阶段性的记录资料，通过对收集上来的资料进行评估，及时调整收集要求，以保障这项工作既可行，又能记录需要记录的完整信息内容。这将是一项长期的工作，我们希望通过这一工作，利用保护工程的实施，随时收取南部工程涉及的这一批早期建筑平时无法获取的珍贵资料和精确的测绘数据，建立每一处保护单位的科学档案记录，并且随着工程施工进度，制作早期木结构建筑模型，为今后科学研究、教学、展示提供数据及实物资料，同时也为这一批早期建筑保护工程编辑并出版系列工程竣工报告打下坚实的资料基础。