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摘 要：做好档案管理工作，是办公室的一项重要职责。随着信息技术的不断进步，对档案归集、整理、保管、查询的要求起来越高。为了更好地适应现代管理的需要，更好地发挥档案在事业发展和内部管理需要，很有必要改变传统办公室档案的管理模式，提高管理效率，本文将对管理效率的提升作出简要分析，并对其存在的弊端给出合理有效的解决对策，以期为办公室档案管理人员提升工作效率做出示范。
关键词：档案管理 办公效率 问题和对策
当今社会，应时代发展的要求，办公室档案管理工作需要不断与时俱进，充分发挥其必要作用，有利于办公人员查询和检索。为了配合档案管理工作的改革，加强办公室管理建设，文章通过思考档案管理工作重要性等方面对管理人员的工作效率进行分析，并从中找出解决对策。
一、影响办公室档案管理工作效率的因素
办公室档案管理最大的职责便是保持档案的完整性，记录各项业务的历史轨迹和凭证；其最大的利用价值便是为规范管理提供遵循，为办理业务留存证据。但是，由于管理制度不健全、管理方式落后等原因，造成其在发展过程中存在一些问题。
1.管理工作观念淡薄。长期以来，在很多单位，对加强档案管理的重要性认识不足，没有把档案工作作为办公室工作的重要内容对待。档案管理混乱，甚至缺失，给单位开展、审计核查、总结带来诸多不便，因为档案管理不到位而带来巨大损失的事例层出不穷。部分办公室管理档案的工作人员，其工作观念都存在着意识淡薄的问题，其专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值认识不明确，导致档案管理工作无法有效的进行下去。
2.管理制度不健全。若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制度，档案管理亦是如此。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。档案管理制度建设必须得到单位领导的高度重视。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也相对不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。
3.管理人员专业水平参差不齐。档案管理是一门综合性学科，多数虽然对管理档案工作有了一定的重视，增加了其档案管理人员的数量，但是由于档案管理专门人才的缺乏，致使找不到优秀的档案管理人才。迫于无奈，有的单位选择了一些没有工作经验的人员做档案管理工作，其专业知识不够，工作经验不足，导致其在工作中容易产生分歧。
现在我国正处于信息化时期，办公室档案管理工作也必须紧跟其步伐，运用互联网技术对档案进行管理，以此提高办公室档案管理的工作效率。因此，办公室档案管理人员应会使用简单的办公软件，与此同时，针对其自身不足，提高其专业水平，进而使其办公室档案管理的工作效率有所提高。
4.管理方式落后。办公室档案管理方式的落后是现代信息化管理中存在的最大的问题，因其一直沿用传统的管理方式，导致其在管理过程中，存在着工作效率低、管理不到位等问题。随着信息的发展，档案的种类将越来越多，档案管理的工作也将越来越繁杂，因此对管理人员的素质和管理方式就有着很高的要求。如果使用传统的管理方式进行记录和整理，那将是一项很大的工程，所以管理方式的落后，将对管理工作造成不必要的麻烦。
二、提升办公室档案管理工作效率的方法
1.改正思想观念。首先，单位领导人员应当把办公室档案管理工作放到加强单位综合管理水平的高度，在谋划和实施工作部署时同步强调档案管理工作。其次，要加强对档案管理人员的业务考核，完善奖惩制度，重视管理人员工作，为管理人员提供诸多便利，同时又对其起到监督和压迫作用，以此给管理人员压力，迫使其改善思想观念。管理人员自身做到重视档案工作，工作效率自然会稳步提升。
2.完善管理制度。档案管理制度与行政管理制度、财务管理制度、人事管理制度属于同一层级制度，共同支撑单位内部管理制度框架。制定档案管理制度，要紧密结合单位业务工作实际，全面梳理对内对外全部业务流程，全面梳理内部组织架构，切实做到档案管理符合推进业务开展和完善内部管理的实际需要。档案管理制度要具备完整性，既要对管理硬件作出要求，也要对软件作出规范；既要严密保管制度，也要严肃查询借阅制度。档案管理制度要突出重点，一是要对档案进行科学分类，确定各类档案的秘级和保管期限；二要对档案的归集规范进行科学界定，明确各类档案材料的规格和时限；三要对档案的利用进行严格规定，确定各项档案的使用价值和使用范围。建立健全的管理制度，除了能够协调工作进程，更能有效约束管理人员工作，并对档案做到严格监控，使工作变得清晰、目标明确。管理制度的完善代表着监督工作的完善，良好的工作态度决定着档案管理工作效率的提高。
3.培养专业化人才。档案管理人员的素质不统一，相互之间没有配合，团队工作不一致，严重影响了工作效率。首先要重视引进专门人才，一个具有一定规模的单位，应当配备接受过专门训练的专业人员，作为档案管理工作的骨干力量。二是要加强档案管理人员的业务培训，定期参加国家档案管理综合管理部门的调训，通过培训取得档案管理资格，提升专业技能。三是要注重强化档案管理人员的综合素质，重点是对本单位专门业务的了解掌握，可以通过轮岗交流，到业务部门跟班锻炼等方式，在工作实践中提高对档案材料的辨识能力。四是要引进专业机构，对单位的档案管理工作进行评估和业务指导，同时对档案管理人员的工作实际进行客观考核。五是要将档案集中管理，这样做既可以避免工作人员精力分散，又能保证档案管理系统化，有利于档案管理工作的顺利开展。
4.结合网络技术。信息技术的进步，对单位加强内部管理提供先进的便利手段，档案工作电子化、系统化、网络化已经成为潮流。首先，档案的收集过程可以随着办公自动化的演进，逐步实现自动获取，主观识别，程序保存，尽量减少业务人员和档案管理人员的工作量，提高工作效率。第二，在现行管理规范下，虽然不能彻底废除纸质档案，但纸质与电子并存将会长期存在，随着信息安全机制可靠性不断增强，以数据库形式保管档案，将成为努力的方向和趋势。第三，档案利用应当逐步过渡到依靠信息网络技术，建设以分层级授权查询为核心的档案使用系统，充分发挥电子档案室的集散和分享功能。信息网络技术的引入，可以大大提高管理人员的工作效率，减少工作失误，并将极在的提高档案的使用价值。
三、结语
提升办公室档案管理工作效率是加强单位内部管理，推进事业发展的必然选择。本文通过对档案管理工作的思考，表明档案管理工作的重要性，督促单位完善档案管理工作的制度，健全管理队伍，加强对档案管理的工作支持。相信在单位领导人员、业务部门与档案管理工作人员的相互配合下，办公室档案管理工作必然能够得到稳步提升，有力推动各项事业快速健康发展。
参考文献：
[1]梁珍，丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2014，11（23）：205-206.
[2]安胜男.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龍江史志，2015，12（01）：259.
[3]赛尔登.浅析如何提高办公室档案管理工作效率[J].东方企业文化，2015，05（07）：315+318.
[4]喻之琼.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2015，05（13）：5.
[5]王瑕.分析提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2014，11（01）：78.
[6]方满银.如何提高办公室档案管理工作的效率[J].中外企业家，2014，12（20）：199.
关键词：档案管理 办公效率 问题和对策
当今社会，应时代发展的要求，办公室档案管理工作需要不断与时俱进，充分发挥其必要作用，有利于办公人员查询和检索。为了配合档案管理工作的改革，加强办公室管理建设，文章通过思考档案管理工作重要性等方面对管理人员的工作效率进行分析，并从中找出解决对策。
一、影响办公室档案管理工作效率的因素
办公室档案管理最大的职责便是保持档案的完整性，记录各项业务的历史轨迹和凭证；其最大的利用价值便是为规范管理提供遵循，为办理业务留存证据。但是，由于管理制度不健全、管理方式落后等原因，造成其在发展过程中存在一些问题。
1.管理工作观念淡薄。长期以来，在很多单位，对加强档案管理的重要性认识不足，没有把档案工作作为办公室工作的重要内容对待。档案管理混乱，甚至缺失，给单位开展、审计核查、总结带来诸多不便，因为档案管理不到位而带来巨大损失的事例层出不穷。部分办公室管理档案的工作人员，其工作观念都存在着意识淡薄的问题，其专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值认识不明确，导致档案管理工作无法有效的进行下去。
2.管理制度不健全。若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制度，档案管理亦是如此。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。档案管理制度建设必须得到单位领导的高度重视。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也相对不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。
3.管理人员专业水平参差不齐。档案管理是一门综合性学科，多数虽然对管理档案工作有了一定的重视，增加了其档案管理人员的数量，但是由于档案管理专门人才的缺乏，致使找不到优秀的档案管理人才。迫于无奈，有的单位选择了一些没有工作经验的人员做档案管理工作，其专业知识不够，工作经验不足，导致其在工作中容易产生分歧。
现在我国正处于信息化时期，办公室档案管理工作也必须紧跟其步伐，运用互联网技术对档案进行管理，以此提高办公室档案管理的工作效率。因此，办公室档案管理人员应会使用简单的办公软件，与此同时，针对其自身不足，提高其专业水平，进而使其办公室档案管理的工作效率有所提高。
4.管理方式落后。办公室档案管理方式的落后是现代信息化管理中存在的最大的问题，因其一直沿用传统的管理方式，导致其在管理过程中，存在着工作效率低、管理不到位等问题。随着信息的发展，档案的种类将越来越多，档案管理的工作也将越来越繁杂，因此对管理人员的素质和管理方式就有着很高的要求。如果使用传统的管理方式进行记录和整理，那将是一项很大的工程，所以管理方式的落后，将对管理工作造成不必要的麻烦。
二、提升办公室档案管理工作效率的方法
1.改正思想观念。首先，单位领导人员应当把办公室档案管理工作放到加强单位综合管理水平的高度，在谋划和实施工作部署时同步强调档案管理工作。其次，要加强对档案管理人员的业务考核，完善奖惩制度，重视管理人员工作，为管理人员提供诸多便利，同时又对其起到监督和压迫作用，以此给管理人员压力，迫使其改善思想观念。管理人员自身做到重视档案工作，工作效率自然会稳步提升。
2.完善管理制度。档案管理制度与行政管理制度、财务管理制度、人事管理制度属于同一层级制度，共同支撑单位内部管理制度框架。制定档案管理制度，要紧密结合单位业务工作实际，全面梳理对内对外全部业务流程，全面梳理内部组织架构，切实做到档案管理符合推进业务开展和完善内部管理的实际需要。档案管理制度要具备完整性，既要对管理硬件作出要求，也要对软件作出规范；既要严密保管制度，也要严肃查询借阅制度。档案管理制度要突出重点，一是要对档案进行科学分类，确定各类档案的秘级和保管期限；二要对档案的归集规范进行科学界定，明确各类档案材料的规格和时限；三要对档案的利用进行严格规定，确定各项档案的使用价值和使用范围。建立健全的管理制度，除了能够协调工作进程，更能有效约束管理人员工作，并对档案做到严格监控，使工作变得清晰、目标明确。管理制度的完善代表着监督工作的完善，良好的工作态度决定着档案管理工作效率的提高。
3.培养专业化人才。档案管理人员的素质不统一，相互之间没有配合，团队工作不一致，严重影响了工作效率。首先要重视引进专门人才，一个具有一定规模的单位，应当配备接受过专门训练的专业人员，作为档案管理工作的骨干力量。二是要加强档案管理人员的业务培训，定期参加国家档案管理综合管理部门的调训，通过培训取得档案管理资格，提升专业技能。三是要注重强化档案管理人员的综合素质，重点是对本单位专门业务的了解掌握，可以通过轮岗交流，到业务部门跟班锻炼等方式，在工作实践中提高对档案材料的辨识能力。四是要引进专业机构，对单位的档案管理工作进行评估和业务指导，同时对档案管理人员的工作实际进行客观考核。五是要将档案集中管理，这样做既可以避免工作人员精力分散，又能保证档案管理系统化，有利于档案管理工作的顺利开展。
4.结合网络技术。信息技术的进步，对单位加强内部管理提供先进的便利手段，档案工作电子化、系统化、网络化已经成为潮流。首先，档案的收集过程可以随着办公自动化的演进，逐步实现自动获取，主观识别，程序保存，尽量减少业务人员和档案管理人员的工作量，提高工作效率。第二，在现行管理规范下，虽然不能彻底废除纸质档案，但纸质与电子并存将会长期存在，随着信息安全机制可靠性不断增强，以数据库形式保管档案，将成为努力的方向和趋势。第三，档案利用应当逐步过渡到依靠信息网络技术，建设以分层级授权查询为核心的档案使用系统，充分发挥电子档案室的集散和分享功能。信息网络技术的引入，可以大大提高管理人员的工作效率，减少工作失误，并将极在的提高档案的使用价值。
三、结语
提升办公室档案管理工作效率是加强单位内部管理，推进事业发展的必然选择。本文通过对档案管理工作的思考，表明档案管理工作的重要性，督促单位完善档案管理工作的制度，健全管理队伍，加强对档案管理的工作支持。相信在单位领导人员、业务部门与档案管理工作人员的相互配合下，办公室档案管理工作必然能够得到稳步提升，有力推动各项事业快速健康发展。
参考文献：
[1]梁珍，丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2014，11（23）：205-206.
[2]安胜男.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].黑龍江史志，2015，12（01）：259.
[3]赛尔登.浅析如何提高办公室档案管理工作效率[J].东方企业文化，2015，05（07）：315+318.
[4]喻之琼.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2015，05（13）：5.
[5]王瑕.分析提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2014，11（01）：78.
[6]方满银.如何提高办公室档案管理工作的效率[J].中外企业家，2014，12（20）：199.