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档案资料主要来源于公文，即公文是档案的前身，而档案是信息的重要载体，是主要信息源泉，利用好信息载体，直接影响着政府职能的转变，影响着国家行政机关的工作效率与管理水平。随着机关公文格式的发展变化，与之密切联系的档案整理工作的规范性要求也越来越高，因而，如何根据新的机关公文格式特点，改进档案管理工作，使之更好地为各项行政管理活动提供优质、高效的服务，是一个亟待解决的问题。
一、公文规范与档案管理的关系
公文是一种实用文体，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文处理指公文的办理、管理整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。换句话说，没有高质量的公文就不会有高质量的档案，规范的档案管理是建立在规范处理公文的基础上。它们既是紧密联系，又是相互独立的。
二、新机关公文格式的新特点
《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）于2012年6月29日发布，7月1日实施，相对于《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），新《格式》内容更加符合实际，规定更加明确适用，措施更加切实可行，对推进党政机关公文处理工作的科学化、规范化、制度化具有重要的现实意义。总的来说，新《格式》存在以下两个方面的新特点。
一方面，新格式更加注重规范和统一。新《格式》基本上实现了修订新《格式》的统一规范的指导原则。①统一了党政机关公文用纸幅面规格。自2012年7月1日起，由原来党政机关公文用纸A4型、16K型、B5型并存局面到从中央至乡（镇）党委和政府统一使用国际标准A4型纸张印制公文，解决了几十年公文用纸不统一的问题。②统一了公文格式三大部分及各要素的名称。如将旧《格式》中的“眉首”部分统一改称为“版头”部分；统一了公文格式18个要素的名称，如将原党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”，统一改称为“发文机关标志”，并规定为行文机关名称之后加“文件”和不加“文件”两种形式；将原党的机关行文时印发传达范围，统一为“附注”等。③统一了公文格式各要素的编排标注位置。如：将公文份号的位数及字体颜色统一为6位阿拉伯数字及黑色字体，在公文版心的左上角第一行顶格标注；将原行政机关公文中的密级和保密期限、紧急程度这两个格式要素标注在公文首页版心右上角，统一编排标注在公文首页版心的左上角。④统一了公文发文机关署名。新格式规定，加盖印章或不加盖印章的公文，都要编排标注发文机关署名；同时对党政机关联合上行文时发文机关署名标注的位置统一为从左到右编排。⑤统一了公文成文日期用阿拉伯数字标注。解决了公文发文字号中的年份、公文内容中出现年月日以及公文印发日期皆用阿拉伯数字书写的一致性问题。⑥统一规定发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离为35mm；联合行文，多人签发公文时每行排两个姓名；多行公文标题采用梯形或菱形排列标印，等等。
另一方面，新格式更加注重灵活性和变化性。①调整了标准的名称和适用范围。从《国家行政机关公文格式》调整为《党政机关公文格式》，将适用范围扩大到党的机关和行政机关。②调整了标准的总体结构和公文用纸指标。充实了7个公文式样图示，公文用纸指标要求达到5项。③适时增加和减少相关要求。增加“附件说明”、“发文机关署名”（原行政机关行文不署名）、“页码”等要素和签发人职务、签名章和成文日期编排要求；减少了原党的机关行文时版头为发文机关名称或规范化简称后加圆括号内标注文种的板式，取消原党的机关行文时版记中最后分隔线下标注的公文印刷份数，取消公文主题词这一格式要素。
三、如何结合新特点，实现公文规范与档案管理的有效衔接
实现公文规范与档案管理的有效衔接，必须要结合新格式的新特点，应做好以下几个方面的工作：
一是思想上要高度重视。文档规范化衔接的实质是把公文的规范与档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。其目的在于加强档案部门对文件管理的前期控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免重复立卷，使得文档工作流程科学化、合理化。公文的规范是文档规范衔接的基础，这就要求文书工作者必须具有较强的档案意识。对一个单位来说要了解它的历史传统和发展现状，靠的就是档案，靠的就是大量的文件材料。所以文书工作者要有档案意识，站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。而作为档案管理者也要加强学习精通《档案法》、新《格式》对公文规范和档案工作的规定，不断提高工作能力和综合素质，提高工作效率和质量，以扎实有效的工作实现公文和档案的有效衔接。
二是操作时要严格规范。新《格式》对公文处理中应当遵守的基本原则、公文格式、行文规则、收发文程序、公文管理及公文归档等都有明确的规定。在具体操作中，要严格审核签发制度，不但在公文正式印刷前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印刷后发送前还要再次复核，修改时要严格按程序进行复审。在公文用纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按照标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对"文件处理单"、"发文稿纸"等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件"件数"的同时，要严格控制文件的份数，防止出现滥抄滥送。
三是管理上要强化归档立卷。"文书部门立卷"是《档案法》早已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责及时整理归档。公文归档立卷是文书工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文书工作者集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写 "案卷目录"将文件及时"对号人座"，使文件的立卷工作日常化。由于文书工作者熟悉并参与了公文处理的全过程，对公文的形成和处理情况熟悉，可以由文书工作主管部门对照《档案法》、新《格式》对公文规范和档案工作的要求进行整理立卷，责任单位也可以采取支付一定费用交由档案主管部门整理立卷，确保立卷材料的规范、齐全和完整。当然归档、立卷主要还是要做好平时归档工作，而且关键在于"及时"，及时收集、及时分类、切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集立卷，联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复印件或副本。文书工作者平时要有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。
总之，新《格式》要求下公文的规范与档案管理工作是相辅相成的，两者之间的完善是一个系统的工程，缺一不可。只有公文规范化，档案管理工作才能继承其结果，实现顺利归档。如果公文不规范，将直接导致档案工作陷入无序状态，也给单位和群众查阅资料带来不便。因此，文书工作者和档案管理者要认识到新格式新特点对公文规范的重要性，只有按照新特点和新要求，规范处理好每一份公文，才能使得档案工作走上规范化、制度化、科学化的轨道。
参考文献：
[1]张东华.文件价值理论与档案签定理论之比较[J].档案管理，2000.
[2]杨鑫.机关档案编研工作的现状与思考[J].档案管理，2006.
[3]邓美荣.浅谈文件管理利用[J].档案管理，2002.
[4]刘文森.《党政机关公文处理工作条例》十大亮点.
一、公文规范与档案管理的关系
公文是一种实用文体，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文处理指公文的办理、管理整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，是一项复杂的系统工程。档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。换句话说，没有高质量的公文就不会有高质量的档案，规范的档案管理是建立在规范处理公文的基础上。它们既是紧密联系，又是相互独立的。
二、新机关公文格式的新特点
《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）于2012年6月29日发布，7月1日实施，相对于《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），新《格式》内容更加符合实际，规定更加明确适用，措施更加切实可行，对推进党政机关公文处理工作的科学化、规范化、制度化具有重要的现实意义。总的来说，新《格式》存在以下两个方面的新特点。
一方面，新格式更加注重规范和统一。新《格式》基本上实现了修订新《格式》的统一规范的指导原则。①统一了党政机关公文用纸幅面规格。自2012年7月1日起，由原来党政机关公文用纸A4型、16K型、B5型并存局面到从中央至乡（镇）党委和政府统一使用国际标准A4型纸张印制公文，解决了几十年公文用纸不统一的问题。②统一了公文格式三大部分及各要素的名称。如将旧《格式》中的“眉首”部分统一改称为“版头”部分；统一了公文格式18个要素的名称，如将原党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”，统一改称为“发文机关标志”，并规定为行文机关名称之后加“文件”和不加“文件”两种形式；将原党的机关行文时印发传达范围，统一为“附注”等。③统一了公文格式各要素的编排标注位置。如：将公文份号的位数及字体颜色统一为6位阿拉伯数字及黑色字体，在公文版心的左上角第一行顶格标注；将原行政机关公文中的密级和保密期限、紧急程度这两个格式要素标注在公文首页版心右上角，统一编排标注在公文首页版心的左上角。④统一了公文发文机关署名。新格式规定，加盖印章或不加盖印章的公文，都要编排标注发文机关署名；同时对党政机关联合上行文时发文机关署名标注的位置统一为从左到右编排。⑤统一了公文成文日期用阿拉伯数字标注。解决了公文发文字号中的年份、公文内容中出现年月日以及公文印发日期皆用阿拉伯数字书写的一致性问题。⑥统一规定发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离为35mm；联合行文，多人签发公文时每行排两个姓名；多行公文标题采用梯形或菱形排列标印，等等。
另一方面，新格式更加注重灵活性和变化性。①调整了标准的名称和适用范围。从《国家行政机关公文格式》调整为《党政机关公文格式》，将适用范围扩大到党的机关和行政机关。②调整了标准的总体结构和公文用纸指标。充实了7个公文式样图示，公文用纸指标要求达到5项。③适时增加和减少相关要求。增加“附件说明”、“发文机关署名”（原行政机关行文不署名）、“页码”等要素和签发人职务、签名章和成文日期编排要求；减少了原党的机关行文时版头为发文机关名称或规范化简称后加圆括号内标注文种的板式，取消原党的机关行文时版记中最后分隔线下标注的公文印刷份数，取消公文主题词这一格式要素。
三、如何结合新特点，实现公文规范与档案管理的有效衔接
实现公文规范与档案管理的有效衔接，必须要结合新格式的新特点，应做好以下几个方面的工作：
一是思想上要高度重视。文档规范化衔接的实质是把公文的规范与档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。其目的在于加强档案部门对文件管理的前期控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免重复立卷，使得文档工作流程科学化、合理化。公文的规范是文档规范衔接的基础，这就要求文书工作者必须具有较强的档案意识。对一个单位来说要了解它的历史传统和发展现状，靠的就是档案，靠的就是大量的文件材料。所以文书工作者要有档案意识，站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。而作为档案管理者也要加强学习精通《档案法》、新《格式》对公文规范和档案工作的规定，不断提高工作能力和综合素质，提高工作效率和质量，以扎实有效的工作实现公文和档案的有效衔接。
二是操作时要严格规范。新《格式》对公文处理中应当遵守的基本原则、公文格式、行文规则、收发文程序、公文管理及公文归档等都有明确的规定。在具体操作中，要严格审核签发制度，不但在公文正式印刷前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印刷后发送前还要再次复核，修改时要严格按程序进行复审。在公文用纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按照标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对"文件处理单"、"发文稿纸"等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件"件数"的同时，要严格控制文件的份数，防止出现滥抄滥送。
三是管理上要强化归档立卷。"文书部门立卷"是《档案法》早已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责及时整理归档。公文归档立卷是文书工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文书工作者集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写 "案卷目录"将文件及时"对号人座"，使文件的立卷工作日常化。由于文书工作者熟悉并参与了公文处理的全过程，对公文的形成和处理情况熟悉，可以由文书工作主管部门对照《档案法》、新《格式》对公文规范和档案工作的要求进行整理立卷，责任单位也可以采取支付一定费用交由档案主管部门整理立卷，确保立卷材料的规范、齐全和完整。当然归档、立卷主要还是要做好平时归档工作，而且关键在于"及时"，及时收集、及时分类、切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集立卷，联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复印件或副本。文书工作者平时要有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。
总之，新《格式》要求下公文的规范与档案管理工作是相辅相成的，两者之间的完善是一个系统的工程，缺一不可。只有公文规范化，档案管理工作才能继承其结果，实现顺利归档。如果公文不规范，将直接导致档案工作陷入无序状态，也给单位和群众查阅资料带来不便。因此，文书工作者和档案管理者要认识到新格式新特点对公文规范的重要性，只有按照新特点和新要求，规范处理好每一份公文，才能使得档案工作走上规范化、制度化、科学化的轨道。
参考文献：
[1]张东华.文件价值理论与档案签定理论之比较[J].档案管理，2000.
[2]杨鑫.机关档案编研工作的现状与思考[J].档案管理，2006.
[3]邓美荣.浅谈文件管理利用[J].档案管理，2002.
[4]刘文森.《党政机关公文处理工作条例》十大亮点.