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[摘 要]基于目前单位或企业的档案借阅需求，采用工作流技术对档案借阅环节设计进行深入分析，内容包括应用端设计与管理端设计，为单位或企业切实提高档案管理水平提供可靠依据。
[关键词]工作流技术；档案借阅；环节与流程设计
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0331-01
如今，单位或企业中的文档资料数量越来越多，种类也越来越复杂，传统的管理模式应被淘汰，以新兴技术为核心的管理系统随之快速发展，而经过一段时间的实践，发现其也存在很多不足和问题，需要进一步的改进和完善。
1档案借阅需求分析
在现有的档案管理系统当中，通常有很多不同的用户，这些用户的等级、权限和要求均不同。比如，对于普通用户，能对系统中的档案进行查询和借阅；部级领导能审核档案，同时提出审核建议，对已经完成审核与待审核档案进行查看，并完成密级选择；而中心领导则可实现所有类型的功能，掌握档案管理实际情况，为后续的统筹规划提供依据，奠定基础。档案的借阅流程可表示为图1的形式，从中能看出不同用户保持的相互关系，在普通用户发出借阅的请求后，需得到领导审批才能完成借阅[1]。
由此可见，对普通员工而言，应能随时对档案实施查看和借阅，而管理者需要在拥有普通员工权限的同时，完成档案审批。另外，对于不同的单位或企业，往往有不同的档案借阅流程，但无论流程怎样，均需得到有效的控制和管理，即构建一个完善的管理制度，完成对借阅流程的实时调整，如增加与删除等。
2以工作流技术为基础的档案借阅环节设计
从上述需求分析可知，借阅流程中包含两个主要部分：其一为对档案进行基本的借阅与审核等操作；其二为对档案借阅流程进行调整。对于前者，因用户要不定时完成操作，所以宜采用B/S模式，设计网页形式的操作界面，通过网页即可完成各类操作；而后者涉及到单位或企业的机密内容，对此宜采用C/S模式，安排专门人员负责流程管理。
2.1应用端设计
应用端作用在于使用户可以完成基本的借阅和审批操作，在对这一部分进行设计时，应优先考虑B/S模式。所谓B/S，实际上就是浏览器/服务器，采用网页形式的操作界面，确保用户在Internet的支持下不定时对现有档案实施查询及审批，极大的提高软件系统的实用性与灵活性，以符合用户的各类需求[2]。
以上应用端模式可借助“JSP+Servlet+Tomcat+Hibernate+Oracle”实现。其中，JSP是一种能及时响应用户请求，并生成Web的标准，利用Java对脚本进行编辑。由此开发出的Web除了可以运行于Linux，还能适应其它多种系统，具有很强的灵活性；Servlet是由Jave编写的程序，其功能为可以完成数据修改与交换形式的数据浏览，并生成相应的Web内容。通常情况下，它主要用于对以HTTP为基础的服务器进行扩展；Hibernate是将JDBC作为基础的持久框架，也是基于Java的对象相互关系映射方法，即将对象映射至以SQL为基础的模型当中，为直接面向于对象的模型向关系型的映射构建可靠框架。除了能实现数据映射，还能创建面向于对象的查询及检索机制。
对于应用端，它就是以客户需求为依据而建立的可供各级用户进行登陆使用的网站，单位或企业必须有独自服务器，充分展现单位或企业的理念与文化。各等级用户登陆后，能对内部档案进行查阅，并根据自身权限和工作需要执行相应的操作[3]。
2.2管理端设计
管理端为档案借阅整套流程的核心所在，几乎每一项功能都需要依靠管理端才能实现，具体包含新建、删减、修改、统计等众多功能，在管理端设计时，为便于管理者的工作，需要对功能进行集成，此外因这些内容往往关系到单位或企业机密，所以为保证单位或企业的信息安全，应优先考虑C/S模式。所以C/S，实际上就是客户机/服务器，在职管理人员可通过内网直接进入服务器，实现流程管理，防止Internet发生未知安全风险。
设计实现中，可选择现阶段较为主流的JBPM模型实现系统开发。对于JBPM模型，它借助UML Activity Diagram语义，可便于开发者进行分析与理解。同时，JBPM模型还能提供各项机制，如条件表达与Event-Action等，能对不同活动进行扩展处理。此外，在Hibernate的支持下，能支持很多种类型的数据库[4]。
（1）模版模块设计
模版为工作流系统主要组成部分，能完成流程图绘制、模版编制与模版管理，如图2所示。
此部分当中，主要是修改或管理流程图。在进行模版新建时，需提供简单绘制操作界面，使用户轻松掌握绘制方法，再借助Java进行界面设计，确保用户能十分直观的通过绘制工具执行绘制过程，在得到流程图后，可由程序完成设计，最终直接应用至系统当中。通过这样的方式，不仅绘制过程十分简单，而且使用也极为灵活。从开发商角度讲，也无需支付太大的售后费用。
此外，还需提供导入及导出功能。其中，导入功能实现后，能使开发商在官网上直接传输常用模版，这样除了能使工作人员快速下载想要的模版，还能对其进行修改，在满足用户要求的同时增强软件扩展性。而导出功能的实现可以为二次开发过程中产生的数据丢失进行快速恢复。
事实上，最重要的功能还是模版编辑。伴随单位或企业持续发展，各项管理制度正不断完善状态，此时流程模版如果一成不变则将难以适应发展需要，所以必须赋予模版编辑功能。可见，重视模版编辑是十分必要的，能帮助用户对现有的模版进行查看与膝盖，这一过程中最好采用流程圖方式进行展现，以便于用户轻松的完成流程编辑与修改。
（2）管理模块设计
相比之下，管理模块较为简单，包含统计、刷新与查看等主要功能。其中，查看是该模块核心任务，能对所有待办与已办档案进行查看，涉及申请与审核等各个过程。设计中，根据任务类型、名称、负责人、意见等实施查看，以条目的形式方便用户快速、准确的查看。此时，需要提供完善的筛选机制，如果缺少筛选机制，则会延长查找时间，使查找过程变得十分繁琐。此外，除查看功能外，还应注重统计和刷新，尽管这些功能十分简单，但也是必不可少的，需要引起一定的重视。
3结束语
伴随Internet与计算机技术在各大行业领域的盛兴，各单位与企业都在积极建立自动化管理系统，在此过程中涌现出很多类型的电子文档，对这些电子文档进行管理，需要建立相应的管理系统，负责文档接收、整理与利用，并提供以用户权限为基础的查询、检索、借阅、修改、审核等功能。通过这样的改革，能大幅缩减单位及企业的办公费用，提高管理工作的透明度，减少工作量，加快工作效率。
参考文献
[1]郭冬玲.医院档案借阅中存在的问题及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：151.
[2]李国红.浅谈档案利用服务工作中不良情绪的控制[J].云南档案，2015（10）：51-54.
[3]于向红.医院档案借阅中存在的问题及优化对策[J].黑龙江史志，2015（13）：208.
[4]马亚锋.基于工作流技术的档案借阅环节的设计[J].电子设计工程，2015，23（02）：75-77.
[关键词]工作流技术；档案借阅；环节与流程设计
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0331-01
如今，单位或企业中的文档资料数量越来越多，种类也越来越复杂，传统的管理模式应被淘汰，以新兴技术为核心的管理系统随之快速发展，而经过一段时间的实践，发现其也存在很多不足和问题，需要进一步的改进和完善。
1档案借阅需求分析
在现有的档案管理系统当中，通常有很多不同的用户，这些用户的等级、权限和要求均不同。比如，对于普通用户，能对系统中的档案进行查询和借阅；部级领导能审核档案，同时提出审核建议，对已经完成审核与待审核档案进行查看，并完成密级选择；而中心领导则可实现所有类型的功能，掌握档案管理实际情况，为后续的统筹规划提供依据，奠定基础。档案的借阅流程可表示为图1的形式，从中能看出不同用户保持的相互关系，在普通用户发出借阅的请求后，需得到领导审批才能完成借阅[1]。
由此可见，对普通员工而言，应能随时对档案实施查看和借阅，而管理者需要在拥有普通员工权限的同时，完成档案审批。另外，对于不同的单位或企业，往往有不同的档案借阅流程，但无论流程怎样，均需得到有效的控制和管理，即构建一个完善的管理制度，完成对借阅流程的实时调整，如增加与删除等。
2以工作流技术为基础的档案借阅环节设计
从上述需求分析可知，借阅流程中包含两个主要部分：其一为对档案进行基本的借阅与审核等操作；其二为对档案借阅流程进行调整。对于前者，因用户要不定时完成操作，所以宜采用B/S模式，设计网页形式的操作界面，通过网页即可完成各类操作；而后者涉及到单位或企业的机密内容，对此宜采用C/S模式，安排专门人员负责流程管理。
2.1应用端设计
应用端作用在于使用户可以完成基本的借阅和审批操作，在对这一部分进行设计时，应优先考虑B/S模式。所谓B/S，实际上就是浏览器/服务器，采用网页形式的操作界面，确保用户在Internet的支持下不定时对现有档案实施查询及审批，极大的提高软件系统的实用性与灵活性，以符合用户的各类需求[2]。
以上应用端模式可借助“JSP+Servlet+Tomcat+Hibernate+Oracle”实现。其中，JSP是一种能及时响应用户请求，并生成Web的标准，利用Java对脚本进行编辑。由此开发出的Web除了可以运行于Linux，还能适应其它多种系统，具有很强的灵活性；Servlet是由Jave编写的程序，其功能为可以完成数据修改与交换形式的数据浏览，并生成相应的Web内容。通常情况下，它主要用于对以HTTP为基础的服务器进行扩展；Hibernate是将JDBC作为基础的持久框架，也是基于Java的对象相互关系映射方法，即将对象映射至以SQL为基础的模型当中，为直接面向于对象的模型向关系型的映射构建可靠框架。除了能实现数据映射，还能创建面向于对象的查询及检索机制。
对于应用端，它就是以客户需求为依据而建立的可供各级用户进行登陆使用的网站，单位或企业必须有独自服务器，充分展现单位或企业的理念与文化。各等级用户登陆后，能对内部档案进行查阅，并根据自身权限和工作需要执行相应的操作[3]。
2.2管理端设计
管理端为档案借阅整套流程的核心所在，几乎每一项功能都需要依靠管理端才能实现，具体包含新建、删减、修改、统计等众多功能，在管理端设计时，为便于管理者的工作，需要对功能进行集成，此外因这些内容往往关系到单位或企业机密，所以为保证单位或企业的信息安全，应优先考虑C/S模式。所以C/S，实际上就是客户机/服务器，在职管理人员可通过内网直接进入服务器，实现流程管理，防止Internet发生未知安全风险。
设计实现中，可选择现阶段较为主流的JBPM模型实现系统开发。对于JBPM模型，它借助UML Activity Diagram语义，可便于开发者进行分析与理解。同时，JBPM模型还能提供各项机制，如条件表达与Event-Action等，能对不同活动进行扩展处理。此外，在Hibernate的支持下，能支持很多种类型的数据库[4]。
（1）模版模块设计
模版为工作流系统主要组成部分，能完成流程图绘制、模版编制与模版管理，如图2所示。
此部分当中，主要是修改或管理流程图。在进行模版新建时，需提供简单绘制操作界面，使用户轻松掌握绘制方法，再借助Java进行界面设计，确保用户能十分直观的通过绘制工具执行绘制过程，在得到流程图后，可由程序完成设计，最终直接应用至系统当中。通过这样的方式，不仅绘制过程十分简单，而且使用也极为灵活。从开发商角度讲，也无需支付太大的售后费用。
此外，还需提供导入及导出功能。其中，导入功能实现后，能使开发商在官网上直接传输常用模版，这样除了能使工作人员快速下载想要的模版，还能对其进行修改，在满足用户要求的同时增强软件扩展性。而导出功能的实现可以为二次开发过程中产生的数据丢失进行快速恢复。
事实上，最重要的功能还是模版编辑。伴随单位或企业持续发展，各项管理制度正不断完善状态，此时流程模版如果一成不变则将难以适应发展需要，所以必须赋予模版编辑功能。可见，重视模版编辑是十分必要的，能帮助用户对现有的模版进行查看与膝盖，这一过程中最好采用流程圖方式进行展现，以便于用户轻松的完成流程编辑与修改。
（2）管理模块设计
相比之下，管理模块较为简单，包含统计、刷新与查看等主要功能。其中，查看是该模块核心任务，能对所有待办与已办档案进行查看，涉及申请与审核等各个过程。设计中，根据任务类型、名称、负责人、意见等实施查看，以条目的形式方便用户快速、准确的查看。此时，需要提供完善的筛选机制，如果缺少筛选机制，则会延长查找时间，使查找过程变得十分繁琐。此外，除查看功能外，还应注重统计和刷新，尽管这些功能十分简单，但也是必不可少的，需要引起一定的重视。
3结束语
伴随Internet与计算机技术在各大行业领域的盛兴，各单位与企业都在积极建立自动化管理系统，在此过程中涌现出很多类型的电子文档，对这些电子文档进行管理，需要建立相应的管理系统，负责文档接收、整理与利用，并提供以用户权限为基础的查询、检索、借阅、修改、审核等功能。通过这样的改革，能大幅缩减单位及企业的办公费用，提高管理工作的透明度，减少工作量，加快工作效率。
参考文献
[1]郭冬玲.医院档案借阅中存在的问题及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：151.
[2]李国红.浅谈档案利用服务工作中不良情绪的控制[J].云南档案，2015（10）：51-54.
[3]于向红.医院档案借阅中存在的问题及优化对策[J].黑龙江史志，2015（13）：208.
[4]马亚锋.基于工作流技术的档案借阅环节的设计[J].电子设计工程，2015，23（02）：75-77.