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内容摘要：总结性文字工作，是机关干部经常承担的一项重要工作，是机关干部必备的基本功。那如何写好一篇总结性材料，我认为应着重把握以下两点：一是充分做好写作前的准备工作，包括掌握单位的整体情况、熟悉领导的个人风格和量化相关情况；二是分板块进行正文写作，包括谈成绩、谈问题和谈希望等。笔者将结合多年工作实践，阐述在写好总结性材料方面的一点体会。
关键词：总结材料 量化 对比 问题 计划
一.写作前的准备，功夫在平时
秘书的材料功底不是一朝一夕之事，写出的材料要想做到让“领导满意，同事爱看”，功夫全在平时。在写作前，我们需做到如下几点：
1.要整体熟悉单位的情况
对单位情况的熟悉是一个非常漫长的过程，需要我们平时一点一滴的积累。平时要有意识地分板块记忆，弄明白单位的主营业务、运作方式、重点项目、存在短板等。如何获得这些资料？笔者认为最好方法是平时大量阅读单位的会议纪要、工作总结、上报文件等现存资料。
2.熟悉领导的个人风格
领导的风格大体上有务实性、理论性两类。如果遇上务实型领导，总结材料就倾向于多用数据说话，并且要结构紧凑，各部分要言简意赅。如果领导属于理论型的，那么总结性材料尽量从一些理论展开，多添加一点领导在之前场合里的各种论述。值得注意的是，在写作材料时，应尽量避免使用冗长的标题和句子，遣词造句不能太过生僻。
3.量化相关情况
好的材料不是写出来的，是改出来的。通常一份材料改七八遍也是家常便饭，好的材料不是一个人的智慧，是大家集体智慧的结晶。
我们在写作年终总结时，有一个很重要的技巧，就是通个“三个对比”，来全面评估工作的落实情况。一是纵向对比。就是以一个阶段的工作计划、任务部署为依据，对过去和现在进行比较，在“落实得如何”的回顾和检查中得出基本结论。比如写年度总结时，就要从保存材料中找出全年的工作计划和安排，以及领导的有关讲话等重新学习一遍，以此为依据和标尺，来衡量实际工作情况，逐项检查落实情况：哪些已经落实了，哪些还未落实，分别占计划的百分之多少，又有哪些工作被忽视了，进而得出总的评价和结论。这种对比是一种历史对比，没有它，总结就失去了依据，就会出现割断历史凭空编造基本结论的现象。二是上下对比。就是将一段时间内的上级文件和指示精神与工作实际相比较，验证工作思路是否正确。起草总结时要重温上级文件和指示，以此为依据和指导。检查分析本单位对上级的指示精神是否把握得准确，在工作实践中是否有所创新。做好这一对比，能使总结既见事见物又见思想，使总结更具深度和指导性。三是横向对比。就是以同类单位中的先进典型为标尺进行比较，找出差距和原因，激发学习和赶超的动力。同类单位和本单位一样，都是在同一上级领导下，在相同的时间内完成同样标准的任务，所以从工作进展和所取得成绩的差异中，最能看出本单位在大的范围内所处的位置和水平。这样的对比能引发思考，促使自己保持清醒头脑。这种外部依据能帮助本单位在坐标系中找准自己所处的位置，防止出现“关起门来搞总结沾沾自喜，敞开大门一看就傻眼”的现象。
4.和领导积极交流
有很多同志不敢和领导交流，这其实很不好。领导之所以为领导，必然有他的过人之处，他的格局和眼界必然远超于我们。当然和领导交流不是光去听训斥和闲谈的，而是带着问题和解决问题的候选方案去的，是去请领导裁定的。当然一些比较负责任的领导，会在写作前告诉你一些写作重点，需要突出的核心。一般比较稳妥的方法是，向主管交流思路，向主任交流半成品，向大領导请示成品，反复修改，这个需要看自己在单位所处的位置等实际情况进行处理。
二.正文的写作
一篇年终总结，大致可以分为上一年度工作回顾、存在的问题、下一年工作计划三部分。在写这三部分之前，需先列提纲，这个提纲可以笼统到哪一部分大致写什么，怎么写，也可以具体到最低一级的小标题，但建议不要超过三级标题，不然结构太过于复杂，也不易掌控。
（一）上年度工作总结
材料的收集。在这部分，可以重点阐述上年度工作成绩，可以将从各部门收集上来的信息全部单列在一张纸上。
材料的分类。具体可以参照去年年终总结里的计划部分，这样的好处是，一方面表现单位运营的规范性，另一方面可以表现单位各类重点项目的持续性。划清板块，比如说，可以用项目进展、资金收入、内部建设、员工成长这四部分。同时在提纲中，像连线题一样归好类，这就完成了材料的预先处理。
材料的写作。因为收集和分类的材料是一堆层次不齐的东西，需要进行处理，这种处理体现了秘书工作人员的综合素质。在写作中需要坚持“三个一”，即一个写作思路、一种风格语言、一种表达态度。很多同志说，最难的就是具体的每段话不知道怎么去写？这里笔者提供一种思路，在成绩部分去繁就简，只谈干了什么，注重语言的简洁性。
（二）存在的问题
在谈问题的时候，“问题部分”是一个承上启下的部分，他承接着上板块工作成绩，又连接着下板块下一年工作计划。
谈什么？不是什么问题都谈，关键是谈什么样的问题。笔者的建议是，谈影响单位发展的重点问题，谈突出的问题，谈首要问题。这个就需要好好的归纳总结。
怎么谈？谈问题是有技巧的，尤其是在这种书面报告中，在书写问题时，不能什么都不写，也不能什么都写，要注重主客观一致，既有主观，又有客观，既有大环境，又有内部问题。
还有一个问题，是具体突出谈，还是泛泛而谈？笔者认为这个不能一概而论，需要看具体情况，有些问题适合具体谈，重点谈，有些问题只能泛泛而谈。具体的需要同志们在具体工作中仔细把握。
（三）下一年工作计划
最后一部分也可以说是谈希望，“希望”关乎着单位下一年的工作计划，关乎着全单位人的干劲。在书写这部分时需要做到“两个结合”，一个就是和去年年终总结的工作计划的结合，另一个就是和存在的问题相结合。这样做的好处在是一方面体现了整体的有序性，另一方面表现了本单位立行立改的态度。 具体怎么写？笔者建议按照是什么、为什么、怎么做这三个写作终极逻辑来写。是什么？旨在告诉别人这个东西的概念。为什么？则能告诉别人意义。怎么做？解决的是步骤问题。这样写下来，一方面有逻辑性，比较有层次感，另一方面能把工作说清楚。
最后，为了文章的整体性，通常会有个结尾，结尾的作用不容小觑。同开头一样，结尾也是大有讲究而不可随意为之的。好的结尾如同一杯醇酒，能使人激动、振奋、留下美好的回味。概括地讲，就是要达到“自然、紧凑、凝炼、精彩、新颖”10个字的要求。所谓自然，就是在语气上要与整篇讲话前后呼应，一气呵成；所谓紧凑，就是要紧扣主题，与前面讲的内容相一致；所谓凝炼，就是语句要简短有力，篇幅不宜太长；所谓精彩，就是句子要精美，要有一定的气势和节奏感，念起來富有号召力和感染力，以便把整篇讲话材料推向高潮；所谓新颖，就是不同内容、不同时期、不同场合的会议讲话要有不同的结尾方法，通过不同角度、不同句式和不同提法给人以新感觉。
以下笔者总结了几种结尾的模式，一是总结式结尾，即根据前面所讲的内容进行概括总结和升华，以结论的语气加重内容的分量，以求给听众留下深刻的印象；二是号召式结尾，即以召唤的口吻提出要求，希望听众呼应，共同行动。如：“各级干部积极行动起来，抢抓机遇，扎实苦干，为加快发展再创佳绩，再立新功！”三是肯定式结尾，这种方法常用于提示人们看到有利条件，增强必胜信心。如“虽然国有企业发展面临很多困难、扭亏增盈任务艰巨，但只要我们加大改革力度，落实各项改革措施，带领干部职工扎实苦干，就一定能开创国有企业发展的新局面！”四是提问式结尾，这里虽然用的是问句，但不是疑问，也不需要回答，而是一种肯定式的提问。如：“党把我们放在如此重要的岗位上，人民群众对我们寄予如此深切的期望，我们还有什么个人利益不能抛弃，还有什么理由不奋发努力呢？”这种句式有时比正面号召更有力度，更发人深思。五是展望式结尾，即通过展望性、预示性的语言，引起听众对美好未来的憧憬与向往；六是平实式结尾，即话到完时自然收尾，如“我就讲以上几个问题，请同志们认真研究，抓好这次会议精神的落实。”还有一些研讨会、座谈会上的讲话也用这种方法，而且还带有谦虚、商量的口吻。
参考文献
[1]陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析》[J].办公室业务，2014年第7期.
[2]刘崇贺，李硕，吕会杰.谈谈如何写好总结性材料[J].办公室业务，2012（S1）：25.
[3]李波.如何真正领会领导意图[J].秘书之友，2018（07）：12-13.
（作者单位：中国报道杂志社）
关键词：总结材料 量化 对比 问题 计划
一.写作前的准备，功夫在平时
秘书的材料功底不是一朝一夕之事，写出的材料要想做到让“领导满意，同事爱看”，功夫全在平时。在写作前，我们需做到如下几点：
1.要整体熟悉单位的情况
对单位情况的熟悉是一个非常漫长的过程，需要我们平时一点一滴的积累。平时要有意识地分板块记忆，弄明白单位的主营业务、运作方式、重点项目、存在短板等。如何获得这些资料？笔者认为最好方法是平时大量阅读单位的会议纪要、工作总结、上报文件等现存资料。
2.熟悉领导的个人风格
领导的风格大体上有务实性、理论性两类。如果遇上务实型领导，总结材料就倾向于多用数据说话，并且要结构紧凑，各部分要言简意赅。如果领导属于理论型的，那么总结性材料尽量从一些理论展开，多添加一点领导在之前场合里的各种论述。值得注意的是，在写作材料时，应尽量避免使用冗长的标题和句子，遣词造句不能太过生僻。
3.量化相关情况
好的材料不是写出来的，是改出来的。通常一份材料改七八遍也是家常便饭，好的材料不是一个人的智慧，是大家集体智慧的结晶。
我们在写作年终总结时，有一个很重要的技巧，就是通个“三个对比”，来全面评估工作的落实情况。一是纵向对比。就是以一个阶段的工作计划、任务部署为依据，对过去和现在进行比较，在“落实得如何”的回顾和检查中得出基本结论。比如写年度总结时，就要从保存材料中找出全年的工作计划和安排，以及领导的有关讲话等重新学习一遍，以此为依据和标尺，来衡量实际工作情况，逐项检查落实情况：哪些已经落实了，哪些还未落实，分别占计划的百分之多少，又有哪些工作被忽视了，进而得出总的评价和结论。这种对比是一种历史对比，没有它，总结就失去了依据，就会出现割断历史凭空编造基本结论的现象。二是上下对比。就是将一段时间内的上级文件和指示精神与工作实际相比较，验证工作思路是否正确。起草总结时要重温上级文件和指示，以此为依据和指导。检查分析本单位对上级的指示精神是否把握得准确，在工作实践中是否有所创新。做好这一对比，能使总结既见事见物又见思想，使总结更具深度和指导性。三是横向对比。就是以同类单位中的先进典型为标尺进行比较，找出差距和原因，激发学习和赶超的动力。同类单位和本单位一样，都是在同一上级领导下，在相同的时间内完成同样标准的任务，所以从工作进展和所取得成绩的差异中，最能看出本单位在大的范围内所处的位置和水平。这样的对比能引发思考，促使自己保持清醒头脑。这种外部依据能帮助本单位在坐标系中找准自己所处的位置，防止出现“关起门来搞总结沾沾自喜，敞开大门一看就傻眼”的现象。
4.和领导积极交流
有很多同志不敢和领导交流，这其实很不好。领导之所以为领导，必然有他的过人之处，他的格局和眼界必然远超于我们。当然和领导交流不是光去听训斥和闲谈的，而是带着问题和解决问题的候选方案去的，是去请领导裁定的。当然一些比较负责任的领导，会在写作前告诉你一些写作重点，需要突出的核心。一般比较稳妥的方法是，向主管交流思路，向主任交流半成品，向大領导请示成品，反复修改，这个需要看自己在单位所处的位置等实际情况进行处理。
二.正文的写作
一篇年终总结，大致可以分为上一年度工作回顾、存在的问题、下一年工作计划三部分。在写这三部分之前，需先列提纲，这个提纲可以笼统到哪一部分大致写什么，怎么写，也可以具体到最低一级的小标题，但建议不要超过三级标题，不然结构太过于复杂，也不易掌控。
（一）上年度工作总结
材料的收集。在这部分，可以重点阐述上年度工作成绩，可以将从各部门收集上来的信息全部单列在一张纸上。
材料的分类。具体可以参照去年年终总结里的计划部分，这样的好处是，一方面表现单位运营的规范性，另一方面可以表现单位各类重点项目的持续性。划清板块，比如说，可以用项目进展、资金收入、内部建设、员工成长这四部分。同时在提纲中，像连线题一样归好类，这就完成了材料的预先处理。
材料的写作。因为收集和分类的材料是一堆层次不齐的东西，需要进行处理，这种处理体现了秘书工作人员的综合素质。在写作中需要坚持“三个一”，即一个写作思路、一种风格语言、一种表达态度。很多同志说，最难的就是具体的每段话不知道怎么去写？这里笔者提供一种思路，在成绩部分去繁就简，只谈干了什么，注重语言的简洁性。
（二）存在的问题
在谈问题的时候，“问题部分”是一个承上启下的部分，他承接着上板块工作成绩，又连接着下板块下一年工作计划。
谈什么？不是什么问题都谈，关键是谈什么样的问题。笔者的建议是，谈影响单位发展的重点问题，谈突出的问题，谈首要问题。这个就需要好好的归纳总结。
怎么谈？谈问题是有技巧的，尤其是在这种书面报告中，在书写问题时，不能什么都不写，也不能什么都写，要注重主客观一致，既有主观，又有客观，既有大环境，又有内部问题。
还有一个问题，是具体突出谈，还是泛泛而谈？笔者认为这个不能一概而论，需要看具体情况，有些问题适合具体谈，重点谈，有些问题只能泛泛而谈。具体的需要同志们在具体工作中仔细把握。
（三）下一年工作计划
最后一部分也可以说是谈希望，“希望”关乎着单位下一年的工作计划，关乎着全单位人的干劲。在书写这部分时需要做到“两个结合”，一个就是和去年年终总结的工作计划的结合，另一个就是和存在的问题相结合。这样做的好处在是一方面体现了整体的有序性，另一方面表现了本单位立行立改的态度。 具体怎么写？笔者建议按照是什么、为什么、怎么做这三个写作终极逻辑来写。是什么？旨在告诉别人这个东西的概念。为什么？则能告诉别人意义。怎么做？解决的是步骤问题。这样写下来，一方面有逻辑性，比较有层次感，另一方面能把工作说清楚。
最后，为了文章的整体性，通常会有个结尾，结尾的作用不容小觑。同开头一样，结尾也是大有讲究而不可随意为之的。好的结尾如同一杯醇酒，能使人激动、振奋、留下美好的回味。概括地讲，就是要达到“自然、紧凑、凝炼、精彩、新颖”10个字的要求。所谓自然，就是在语气上要与整篇讲话前后呼应，一气呵成；所谓紧凑，就是要紧扣主题，与前面讲的内容相一致；所谓凝炼，就是语句要简短有力，篇幅不宜太长；所谓精彩，就是句子要精美，要有一定的气势和节奏感，念起來富有号召力和感染力，以便把整篇讲话材料推向高潮；所谓新颖，就是不同内容、不同时期、不同场合的会议讲话要有不同的结尾方法，通过不同角度、不同句式和不同提法给人以新感觉。
以下笔者总结了几种结尾的模式，一是总结式结尾，即根据前面所讲的内容进行概括总结和升华，以结论的语气加重内容的分量，以求给听众留下深刻的印象；二是号召式结尾，即以召唤的口吻提出要求，希望听众呼应，共同行动。如：“各级干部积极行动起来，抢抓机遇，扎实苦干，为加快发展再创佳绩，再立新功！”三是肯定式结尾，这种方法常用于提示人们看到有利条件，增强必胜信心。如“虽然国有企业发展面临很多困难、扭亏增盈任务艰巨，但只要我们加大改革力度，落实各项改革措施，带领干部职工扎实苦干，就一定能开创国有企业发展的新局面！”四是提问式结尾，这里虽然用的是问句，但不是疑问，也不需要回答，而是一种肯定式的提问。如：“党把我们放在如此重要的岗位上，人民群众对我们寄予如此深切的期望，我们还有什么个人利益不能抛弃，还有什么理由不奋发努力呢？”这种句式有时比正面号召更有力度，更发人深思。五是展望式结尾，即通过展望性、预示性的语言，引起听众对美好未来的憧憬与向往；六是平实式结尾，即话到完时自然收尾，如“我就讲以上几个问题，请同志们认真研究，抓好这次会议精神的落实。”还有一些研讨会、座谈会上的讲话也用这种方法，而且还带有谦虚、商量的口吻。
参考文献
[1]陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析》[J].办公室业务，2014年第7期.
[2]刘崇贺，李硕，吕会杰.谈谈如何写好总结性材料[J].办公室业务，2012（S1）：25.
[3]李波.如何真正领会领导意图[J].秘书之友，2018（07）：12-13.
（作者单位：中国报道杂志社）