论文部分内容阅读
【摘要】：作为对商业银行历年业务、财务活动进行核算的主要依据，会计档案的作用体现在检查监督及事后查证两方面，但是，针对会计档案所开展的管理工作，到目前为止仍旧没有引起部分商业银行的重视，这对于会计管理水平和质量产生的影响是难以估计的。文章分析了农村商业银行对会计档案进行管理时存在的问题，并运用理论与实际相结合的方式，针对农村商业银行具有的特点，提出了能够提高会计档案管理质量和效率的措施，供相关人员参考。
【关键词】：农村商业银行；会计档案；管理措施
引言：作为商业银行所涉及诸多业务档案中的一种，会计档案的数量相对庞大，并且能够对商业银行开展的各项经营活动进行最为全面的反应，可以说会计档案是各商业银行对自身档案进行管理的关键内容。随着商业银行所开展业务具有的电子化和集约化水平的提升，会计档案出现了向上集中的情况，由此而引发的一系列问题，包括档案库房、建设以及管理等诸多方面，因此，如何针对会计档案展开高效管理，就成为了各商业银行现阶段面临的主要问题。
一、农村商业银行对会计档案进行管理时存在的问题
（一）对会计档案进行管理的制度缺乏完善性
在开展实际工作的过程中，大多数农村商业银行，在针对会计档案制定相应的管理办法时，往往将纸质会计档案视为管理主体，对电子数据所对应的保管期限和内容都没有制定科学、系统的规定，导致保管缺失、重复保管等问题在会计档案管理工程中反复出现，并且无法得到有效解决。除此之外，各善业银行在对综合业务系统进行设计时，相关人员没有对会计档案管理工作具有的需求加以考虑，由此而引发的问题主要体现在电子数据难以或无法导出。
（二）会计档案分类不清，管理规范程度有所降低
会计档案指的是对单位经济活动进行记录和反应的史料及依据，具体包括财务报告、会计账簿、会计凭证以及其他专业会计核算材料。随着社会的发展，无论是商业银行还是其他类型的银行，所经营的业务种类都有所增加，业务资料数量大幅度提升，这些业务资料中的哪部分属于会计档案，尚未实现明确划分。除此之外，机构在开展日常管理工作时形成的，包括自主设备工作及计算机日志在内的诸多资料，从实质上来说属于典型的事务性资料，但是由于机构内部规范的不明确，导致这些资料中的很大一部分都被划分到会计档案的类型中，导致会计档案出现了无效膨胀的问题[1]。
（三）对会计档案进行保管和利用时的匹配性较差
从商业银行的角度出发看待会计档案的管理能够发现，开展该项工作的目的主要有两点，分别是对自身权益的维护以及对检查监督所需依据加以提供。根据我国现有法律法规提出的要求，包括商业银行在内的各类型银行，在对债权债务资料进行保留时应当将纸质保留作为首选，其他材料则可以通过电子归档的形式完成保留要求。但是受科学技术的制约，大部分农村商业银行到目前为止仍旧保存着大量纸质档案，这些银行在建设档案库房时所投入的成本属于典型的低弹性费用，与自身告诉增长的趋势不符，也就是说，投入大量资金用于对档案库房进行建设，会对商业银行自身所具有的综合竞争力带来不良影响。
二、提高农村商业银行会计档案管理质量和效率的措施
（一）增加投入成本，建立管理中心
随着科学技术的发展，档案微缩系统逐渐被引入包括农村在内的各地区商业银行中，对纸质档案进行查询的频率较之前相比有所下降，因此，相关人员应当根据所在商业银行的实际情况，对分类后的纸质档案进行集中管理，通过建立管理中心的方式，为会计档案管理工作提供高标准库房，并保证在防潮、防磁、防尘等方面满足会计档案管理工作提出的要求。各农村商业银行的会计凭证在经过微缩扫描的处理后，便可以打包，并通过邮寄的方式发送到相应的管理中心，这一处理方法的优势主要是提高管理工作的集约化水平，从而保证管理工作所需成本能够得到有效的降低。除此之外，以某地区历史会计数据为依据进行相应的比较和分析，能够了解该地区的主要发展趋势，为该地区内各商业银行决策的制定提供科学、有效的参考依据，保证商业银行所制定经济决策以及经营模式都能够符合所在地区和自身发展的需求，经营管理水平自然能够得到应有的提升。
（二）提升会计档案管理工作的规范程度
现阶段，随着经济水平的提高，农村商业银行需要开展的业务种类较过去相比明显增加，因此，对会计档案管理工作涉及到的种种因素进行重新修订是很有必要的，具体包括保管期限，归档时间，移交时间，归档范围等，另外，还应当对需要电子保存及纸质打印的数据类型和内容加以明确。在对会计档案进行移交时，需要保证交接双方档案员、监交人和会计人员在场，并对所办理的交接手续进行签字确认，清查会计档案整理质量、完整性和账目真实性，只有这样才能保证所交接会计档案齐全，也才能降低后续针对会计档案所开展保管及销毁工作的工作量[2]。
（三）定期开展培训活动，提高会计人员整体素质
作为对会计档案进行整理的主要责任人，可以说会计人员对档案规范整理的熟练程度，能够对会计档案案卷的整体质量产生决定性影响，因此，无论是农村地区还是城市地区的商业银行，都应当将会计档案管理、操作的相关技能作为日常培训活动主要的构成部分，保证每位会计人员都能够对会计档案管理工作需要涉及到的知识和技能具有系统并且数量的掌握，从源头处提高整理工作的规范程度，为后续对会计档案进行信息化管理奠定良好的基础。
（四）对档案微缩系统进行合理应用
通过调查可以发现，无论是农村地区还是城市地区，导致商业银行在对会计档案进行管理时始终无法避免问题发生的原因，主要是针对会计档案所开展的管理工作，并未与会计业务管理的各个环节之间实现有效的结合。纵观国内外先进商业银行可以发现，这些银行都对档案微缩系统进行了引入和应用，也就是说，通过对电子化建设进行合理应用的方式，保证会计档案由生成、流转到保管、利用再到最终销毁的全过程，成为了具备极高完整性的生命周期规划管理系统，会计档案管理工作所具有网络化水平有所提升，应用传统方法所开展的管理工作，较易出现的保管类别不清、年限超期等问题也就得到了有效的解决。实践结果表明，对档案微缩系统进行合理应用，不仅可以提高针对会计档案所开展管理工作的效率，还能够减轻档案库房面临的压力，降低保管工作需要投入的成本。
结论：通过对上文所叙述的内容进行分析能够看出，无论是对农村地区还是对城市地区而言，各商业银行针对会计档案所开展的管理工作，到目前为止仍旧存在着较为明显的问题，如何解决这些问题自然成为了现阶段所开展工作的重心。文中主要从建立管理中心、应用档案微缩管理等方面出发，结合农村商业银行的实际情况和需求，提出了能够提高管理效率的措施，希望可以在某些方面为各商业银行相关工作的开展提供帮助。
参考文献：
[1]吴晓东.转型期银行会计档案管理优化的思考[J].兰台世界，2014，S3：145-146.
[2]王秀芝.銀行会计核算业务集中监督管理系统的设计与实施[D].吉林大学，2015.
【关键词】：农村商业银行；会计档案；管理措施
引言：作为商业银行所涉及诸多业务档案中的一种，会计档案的数量相对庞大，并且能够对商业银行开展的各项经营活动进行最为全面的反应，可以说会计档案是各商业银行对自身档案进行管理的关键内容。随着商业银行所开展业务具有的电子化和集约化水平的提升，会计档案出现了向上集中的情况，由此而引发的一系列问题，包括档案库房、建设以及管理等诸多方面，因此，如何针对会计档案展开高效管理，就成为了各商业银行现阶段面临的主要问题。
一、农村商业银行对会计档案进行管理时存在的问题
（一）对会计档案进行管理的制度缺乏完善性
在开展实际工作的过程中，大多数农村商业银行，在针对会计档案制定相应的管理办法时，往往将纸质会计档案视为管理主体，对电子数据所对应的保管期限和内容都没有制定科学、系统的规定，导致保管缺失、重复保管等问题在会计档案管理工程中反复出现，并且无法得到有效解决。除此之外，各善业银行在对综合业务系统进行设计时，相关人员没有对会计档案管理工作具有的需求加以考虑，由此而引发的问题主要体现在电子数据难以或无法导出。
（二）会计档案分类不清，管理规范程度有所降低
会计档案指的是对单位经济活动进行记录和反应的史料及依据，具体包括财务报告、会计账簿、会计凭证以及其他专业会计核算材料。随着社会的发展，无论是商业银行还是其他类型的银行，所经营的业务种类都有所增加，业务资料数量大幅度提升，这些业务资料中的哪部分属于会计档案，尚未实现明确划分。除此之外，机构在开展日常管理工作时形成的，包括自主设备工作及计算机日志在内的诸多资料，从实质上来说属于典型的事务性资料，但是由于机构内部规范的不明确，导致这些资料中的很大一部分都被划分到会计档案的类型中，导致会计档案出现了无效膨胀的问题[1]。
（三）对会计档案进行保管和利用时的匹配性较差
从商业银行的角度出发看待会计档案的管理能够发现，开展该项工作的目的主要有两点，分别是对自身权益的维护以及对检查监督所需依据加以提供。根据我国现有法律法规提出的要求，包括商业银行在内的各类型银行，在对债权债务资料进行保留时应当将纸质保留作为首选，其他材料则可以通过电子归档的形式完成保留要求。但是受科学技术的制约，大部分农村商业银行到目前为止仍旧保存着大量纸质档案，这些银行在建设档案库房时所投入的成本属于典型的低弹性费用，与自身告诉增长的趋势不符，也就是说，投入大量资金用于对档案库房进行建设，会对商业银行自身所具有的综合竞争力带来不良影响。
二、提高农村商业银行会计档案管理质量和效率的措施
（一）增加投入成本，建立管理中心
随着科学技术的发展，档案微缩系统逐渐被引入包括农村在内的各地区商业银行中，对纸质档案进行查询的频率较之前相比有所下降，因此，相关人员应当根据所在商业银行的实际情况，对分类后的纸质档案进行集中管理，通过建立管理中心的方式，为会计档案管理工作提供高标准库房，并保证在防潮、防磁、防尘等方面满足会计档案管理工作提出的要求。各农村商业银行的会计凭证在经过微缩扫描的处理后，便可以打包，并通过邮寄的方式发送到相应的管理中心，这一处理方法的优势主要是提高管理工作的集约化水平，从而保证管理工作所需成本能够得到有效的降低。除此之外，以某地区历史会计数据为依据进行相应的比较和分析，能够了解该地区的主要发展趋势，为该地区内各商业银行决策的制定提供科学、有效的参考依据，保证商业银行所制定经济决策以及经营模式都能够符合所在地区和自身发展的需求，经营管理水平自然能够得到应有的提升。
（二）提升会计档案管理工作的规范程度
现阶段，随着经济水平的提高，农村商业银行需要开展的业务种类较过去相比明显增加，因此，对会计档案管理工作涉及到的种种因素进行重新修订是很有必要的，具体包括保管期限，归档时间，移交时间，归档范围等，另外，还应当对需要电子保存及纸质打印的数据类型和内容加以明确。在对会计档案进行移交时，需要保证交接双方档案员、监交人和会计人员在场，并对所办理的交接手续进行签字确认，清查会计档案整理质量、完整性和账目真实性，只有这样才能保证所交接会计档案齐全，也才能降低后续针对会计档案所开展保管及销毁工作的工作量[2]。
（三）定期开展培训活动，提高会计人员整体素质
作为对会计档案进行整理的主要责任人，可以说会计人员对档案规范整理的熟练程度，能够对会计档案案卷的整体质量产生决定性影响，因此，无论是农村地区还是城市地区的商业银行，都应当将会计档案管理、操作的相关技能作为日常培训活动主要的构成部分，保证每位会计人员都能够对会计档案管理工作需要涉及到的知识和技能具有系统并且数量的掌握，从源头处提高整理工作的规范程度，为后续对会计档案进行信息化管理奠定良好的基础。
（四）对档案微缩系统进行合理应用
通过调查可以发现，无论是农村地区还是城市地区，导致商业银行在对会计档案进行管理时始终无法避免问题发生的原因，主要是针对会计档案所开展的管理工作，并未与会计业务管理的各个环节之间实现有效的结合。纵观国内外先进商业银行可以发现，这些银行都对档案微缩系统进行了引入和应用，也就是说，通过对电子化建设进行合理应用的方式，保证会计档案由生成、流转到保管、利用再到最终销毁的全过程，成为了具备极高完整性的生命周期规划管理系统，会计档案管理工作所具有网络化水平有所提升，应用传统方法所开展的管理工作，较易出现的保管类别不清、年限超期等问题也就得到了有效的解决。实践结果表明，对档案微缩系统进行合理应用，不仅可以提高针对会计档案所开展管理工作的效率，还能够减轻档案库房面临的压力，降低保管工作需要投入的成本。
结论：通过对上文所叙述的内容进行分析能够看出，无论是对农村地区还是对城市地区而言，各商业银行针对会计档案所开展的管理工作，到目前为止仍旧存在着较为明显的问题，如何解决这些问题自然成为了现阶段所开展工作的重心。文中主要从建立管理中心、应用档案微缩管理等方面出发，结合农村商业银行的实际情况和需求，提出了能够提高管理效率的措施，希望可以在某些方面为各商业银行相关工作的开展提供帮助。
参考文献：
[1]吴晓东.转型期银行会计档案管理优化的思考[J].兰台世界，2014，S3：145-146.
[2]王秀芝.銀行会计核算业务集中监督管理系统的设计与实施[D].吉林大学，2015.