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【摘要】账表审核是会计核算的重要工作环节，在信息化环境下如何进行审核?如何准确判断凭证、账簿和报表之间的差错并及时排除，既是会计工作的需要，同时也是会计信息化能否有效开展下去的必要条件。本文总结了月底结账审核、表间勾稽关系检查、表内检查与账表不符、会计科目数据文件与记账凭证数据文件不符、账证不符与账实不符等几个实用的账表审核方武。
【关键词】信息化 会计 审核
在探讨会计信息化的账表审核之前，人们对作为会计信息处理工具的计算机系统，也应是由计算机硬件、软件和会计软件构成的人云亦云信息系统必须有一个肯定的认识前提。那就是计算机技术发展到今天，应该、也有理由相信机内的存储是稳定的，机器的运行也是稳定的。若上次运行的结果正确，就足以说明在那时的数据环境下计算机程序是正确的。而当前运行出现差错，就一定是数据环境变了。则数据本身差错会导致错误的运行结果，新出现的数据类型(整数、小数)和数值界限(正负数、多于或少于某位数、零值)也会使程序本身的缺陷显现出来。正如俗话所说的“没病不死人”，计算机本身不会错，出错的是人，出错的是人们给定的数据及其处理程序。
在这样的前提重要依据下，我们总结了几个多年应用中积累起来的账表审核方式。有结账审核、表间勾稽关系检查、表内检查与账表不符、会计科目数据文件与记账凭证数据文件不符、账证不符与账实不符等实用有效的账表审核方式。
1 结账审核
月底结账报表前，对某些会计科目的发生额、余额或几个科目数据的“和”、“差”计算值进行审核，已经成为会计核算的必要一环。这些需要审核的项目一般具有一定的特征值，若不满足相应的特征值，则可判定为有错账或漏账。下面 介绍常见的四个特征类型。①大于等于零值类。如现金、原材料等科目，期末余额应该大于等于零值。②等于零值类。如生产成本、产品销售收入等科目，期末余额经过结转账项处理后应该为零值，称为“平账”。③等于常数值类。如，因为企业一定时期固定资产原值不变、折旧率也不变，所以在“累计折旧”科目的贷方每月发生额应该等于一个常数值。④两“项目”相等类。常见的如“总账”的“借方结余合计”必须等于“贷方结余合计”。手工处理条件下，上述内容一般都是通过“总账余额表”来查阅，信息化条件下仍然可以这样做。但是由于这些数据对于计算机数据处理来说是结构化的，所以很容易利用报表处理功能设置一张“结账审核表”，其中包含需要审核的项目及运算控制关系。并可列出分析判定结果供结账时参考。下表是这种方式的简单举例。
2 表间勾稽关系检查
表间勾稽关系的检查也可与手工处理条件类似，可以在报表填列输出时通过人工核对各个相关报表来完成。但是对于那些固定的、规范的勾稽关系检查，有些会计软件提供了“报表处理”的“审核公式”功能。还可以按照结账审核表的思路设置一张“报表勾稽关系检查表”，期末报表时在各表填列计算之后，再选择计算该表便可以进行常规表间勾稽关系的检查。
3 表内检查与账表不符
对于一个上期报表时数据准确无误的报表，本期填列计算时却发现出错，可以从四个主要方面考虑。
3.1 报表填列计算公式误改动。上期报表正确填报后若对某表的填列计算公式有所改动，则应重点查核改动之处，并特别注意改动之处与报表原内容的关系。
3.2 会计科目变动引发出错。本期若有总账科目或其明细子目的变动，如增加、减少等，主要的应该是增加，则可能引发三类差错。①会计科目误变动：若会计科目的变动不合理、不正确，则可能引起报表出错。②会计科目变动，相关报表未调整：由于会计科目平时很少变动，在会计信息化核算中这些变动又不够直观，并且确定变动的会计业务人员与实施变动的上机操作人员又可能不是同一个人，而报表可能又是另一个人负责，所以很容易出现会计科目变动了，相关的报表束进行必要调整，因此引起报表出错。这时主要表现为账簿中数据在相关报表上没有反映出来，即发生“漏填”现象。③会计科目变动，使报表填列计算公式的故有缺陷显露出来有些报表填列计算公式的设定原来就有缺陷，此前填报时为何不出错?是因为有关的一些会计科目还未设置，计算机处理报表时往往会将其视同零值，现在新增设了这些科目，且有会计事项发生，则报表填列计算公式故有的缺陷就会显露出来。这时主要表现为表中小计、总计等由明细项求和的表单元出错，有时表中的“其中”项也会出错。例如：某单位设有“医药卫生费”总账科目及若干明细费用项目，费用拨款的结转年底一次进行。设置“医药卫生费明细表”时，底行“总计”单元的填列计算公式取“医药卫生费”的借方余额(考虑贷方的冲减账项及贷方的收入账项)。平时报表都准确无误，到十二月份时为了处理费用拨款的结转，在“医药卫生费”科目下增设了“结转拨款”的子目，并填录了结转医药卫生费拨款的记账凭证。当月底填列打印出报表时发现表中“本月发生额”的“总计”单元为一负数，而“累计发生额”的“总计”单元为零值。这显然是错误的，出错的原因是“总计”单元应取“医药卫生费”的借方余额减“医药卫生费、结转拨款”的借方余额，这样无论结转拨款账项是否发生，该公式都可以正确地从账中取得数据。
3.3 新形式会计事项的发生，使报表填列计算公式的故有缺陷显现出来。当某一报表出错时，若本期发生了与该表有关的新形式会计事项，也就是本年内首次发生的会计事项，则也可能是导致报表填列计算公式故有缺陷显现出来的原因。例如：某单位本月“资产负债表”填列计算后发现“资产总计”的期末数出错，经仔细查核发现“存货”项中缺少本月记入的一笔“超储积压物质”额。但该表年初调整后各月填报一直正常，本月没有调整该报表，“超储积压物资”科目是上年结转且有余额的，为何出错呢?通过逐字审核“存货”项“期末数”的填列计算公式，发现其中“超储积压物资”科目本应取“借方余额”，却被误写为“年初余额”，由于本年内该科目一直没有账项发生，所以报表填报不出错，填列计算公式的故有错误便一直被掩盖着，直到发生了与之相关的会计事项，错误才显露出来。
3.4 账务处理时有误操作，导致账表不符。账务处理时、主要是“填录记账凭证”时若发生误操作或系统故障，则可能导致账表不符，详细分析见下面的“‘会计科目数据文件’与‘记账凭证数据文件’不符”部分。
3.5 计算机系统“病毒感染”。导致账表不符。计算机病毒会引起程序运行的混乱或存储数据的丢失，所表现出的症状也是各种各样的，有时会表现为账表不符。但请注意。“病毒”不会凭空产生，只有与外部带“病毒”软件(通过磁盘或网络)有接触的计算机，才会被感染，所以不应该轻意怀疑。
4 “会计科目数据文件”与“记账凭证数据文件”不符
目前会计信息系统都设有科目数据文件和记账凭证数据文件。从理想情况来讲，为了减少数据冗余、保持数据的高 度一致，会计科目数据文件中只要有会计科目编码、名称和年初结余额等数据项就可以了，需要各期的借、贷方发生额及结余额等数据时，由记账凭证数据文件中临时归集计算即可。但是，这样每次都要从整个记账凭证数据文件中逐个科目、逐笔会计分录的进行检索和汇总。而发生额、结余额等数据，尤其是本期(月份、季度、年度)各项数据都是会计的基础数据，平时用账及期末报表时都要使用。因此，为了保证会计信息系统的数据处理时效，目前人们普遍采用平时分散处理的方法，也就是在每录入一笔或一批会计分录后将借、贷方发生额由记账凭证数据文件累加到会计科目数据库文件的方式处理本期的发生额，使会计科目数据库文件中有与填录后的记账凭证同步或接近同步的发生额汇总数据，方便了会计信息系统的数据使用。但因此也就会出现上述两数据文件不符的情况，这是目前会计信息化核算中所特有的，也是导致核算中各种“不符”现象的最深层根源。我们可以把这种情况称为“会计数据文件不一致”。
4.1 会计数据文件不一致的出错表现及原因。①记账凭证数据文件中某账户的会计分录准确无误，可是会计科目发生额及余额表中该账户发生额不正确，两者不一致。②某账户明细账或“现金”等特种日记账的各笔会计分录都准确无误，但累计发生额和结余额不正确。③从记账凭证数据文件生成的“序时分录簿”中看到某笔会计事项已准确无误地记入相应账户，但在有关报表中没有反映出来，查阅该报表的填列计算公式又正确合理。这类会计分录与相关计科目的累计发生额及余额不一致的差错现象对于不同的会计软件都会有所不同，但都是由于会计科目数据库文件与记账凭证数据文件出现不一致造成的。而这种不一致的出现，对于一套合法、可靠的会计信息化系统来说，只能是使用人员的误操作或计算机设备的意外故障导致系统运行的非正常中断所产生的。
4.2 造成会计数据文件不一致的原因。最常见的原因是正处于记账凭证的“登账”操作运行状态中，被强行中断了系统的运行。一般有：①误操作强行“中断”：如系统中"Esc"键在程序中没有关断，被无意按动；进行“热启动”或“复位”操作；直接“关机”，也就是正常退出会计系统之前关断电源。②设备故障：如供电系统意外断电、电源设备故障、供电线路接触不良等。这些事故的结果都是使录入了新的会计分录后，没有向会计科目数据文件过入发生额数据就被意外地中断了系统的正常运行，当重新启动运行时，不一定直接出现异常现象，但当用账或报表时就会出现以两个数据文件不一致为根本原因的各类“不符”情况。
关于这个问题，虽然各类数据库管理系统都提供了程度不同的数据安全恢复机制，会计信息系统软件的安全控制功能也越来越强，但是也不能保证万无一失。因此大家必须清楚两点，一点是不同实用会计软件系统中对基本数据文件的称呼都不相同，文件结构也不同，因此在系统维护时要具体对待和分析；再一点是一套功能完善的会计软件应该设有“登账中断恢复”之类的功能，以帮助用户自动进行安全可靠的“文件不一致”维护操作，同时还必须通过软件的安全控制功能和会计管理制度来限制对系统数据文件的随意修改，以保证会计信息系统的安全可靠运行。
5 账证不符与账实不符
这里的“账”是指存入计算机数据文件的会计分录数据及由此而提取加工的各式账表数据。“证”和“实”则是指用来记载描述企业经济活动的原始单据和企业的实际资金、物资状况。对于它们之间的差错检查方法和过程，信息化条件与手工条件基本是相同的。但对于会计信息化条件下的核算工作，其所能提供的数据种类和形式。数据提取加工的速度、准确性和详略程度都远远高于手工条件。例如，各总账科目、直至各级明细子目的年初余额、月份、季度、年度的发生额和期末结余额，任一会计科目、任意期间的借、贷方发生额。任一会计科目在一定金额范围内的会计分录，等等。一般来说。在会计科目的末端明细分类程度基础上，在填录的会计分录的业务描述基础上，以日期、借方科目、贷方科目、金额、摘要、凭证序号、分录数据记录号等为查询条件的一切会计信息都可以在准确快捷的提取出来。
【关键词】信息化 会计 审核
在探讨会计信息化的账表审核之前，人们对作为会计信息处理工具的计算机系统，也应是由计算机硬件、软件和会计软件构成的人云亦云信息系统必须有一个肯定的认识前提。那就是计算机技术发展到今天，应该、也有理由相信机内的存储是稳定的，机器的运行也是稳定的。若上次运行的结果正确，就足以说明在那时的数据环境下计算机程序是正确的。而当前运行出现差错，就一定是数据环境变了。则数据本身差错会导致错误的运行结果，新出现的数据类型(整数、小数)和数值界限(正负数、多于或少于某位数、零值)也会使程序本身的缺陷显现出来。正如俗话所说的“没病不死人”，计算机本身不会错，出错的是人，出错的是人们给定的数据及其处理程序。
在这样的前提重要依据下，我们总结了几个多年应用中积累起来的账表审核方式。有结账审核、表间勾稽关系检查、表内检查与账表不符、会计科目数据文件与记账凭证数据文件不符、账证不符与账实不符等实用有效的账表审核方式。
1 结账审核
月底结账报表前，对某些会计科目的发生额、余额或几个科目数据的“和”、“差”计算值进行审核，已经成为会计核算的必要一环。这些需要审核的项目一般具有一定的特征值，若不满足相应的特征值，则可判定为有错账或漏账。下面 介绍常见的四个特征类型。①大于等于零值类。如现金、原材料等科目，期末余额应该大于等于零值。②等于零值类。如生产成本、产品销售收入等科目，期末余额经过结转账项处理后应该为零值，称为“平账”。③等于常数值类。如，因为企业一定时期固定资产原值不变、折旧率也不变，所以在“累计折旧”科目的贷方每月发生额应该等于一个常数值。④两“项目”相等类。常见的如“总账”的“借方结余合计”必须等于“贷方结余合计”。手工处理条件下，上述内容一般都是通过“总账余额表”来查阅，信息化条件下仍然可以这样做。但是由于这些数据对于计算机数据处理来说是结构化的，所以很容易利用报表处理功能设置一张“结账审核表”，其中包含需要审核的项目及运算控制关系。并可列出分析判定结果供结账时参考。下表是这种方式的简单举例。
2 表间勾稽关系检查
表间勾稽关系的检查也可与手工处理条件类似，可以在报表填列输出时通过人工核对各个相关报表来完成。但是对于那些固定的、规范的勾稽关系检查，有些会计软件提供了“报表处理”的“审核公式”功能。还可以按照结账审核表的思路设置一张“报表勾稽关系检查表”，期末报表时在各表填列计算之后，再选择计算该表便可以进行常规表间勾稽关系的检查。
3 表内检查与账表不符
对于一个上期报表时数据准确无误的报表，本期填列计算时却发现出错，可以从四个主要方面考虑。
3.1 报表填列计算公式误改动。上期报表正确填报后若对某表的填列计算公式有所改动，则应重点查核改动之处，并特别注意改动之处与报表原内容的关系。
3.2 会计科目变动引发出错。本期若有总账科目或其明细子目的变动，如增加、减少等，主要的应该是增加，则可能引发三类差错。①会计科目误变动：若会计科目的变动不合理、不正确，则可能引起报表出错。②会计科目变动，相关报表未调整：由于会计科目平时很少变动，在会计信息化核算中这些变动又不够直观，并且确定变动的会计业务人员与实施变动的上机操作人员又可能不是同一个人，而报表可能又是另一个人负责，所以很容易出现会计科目变动了，相关的报表束进行必要调整，因此引起报表出错。这时主要表现为账簿中数据在相关报表上没有反映出来，即发生“漏填”现象。③会计科目变动，使报表填列计算公式的故有缺陷显露出来有些报表填列计算公式的设定原来就有缺陷，此前填报时为何不出错?是因为有关的一些会计科目还未设置，计算机处理报表时往往会将其视同零值，现在新增设了这些科目，且有会计事项发生，则报表填列计算公式故有的缺陷就会显露出来。这时主要表现为表中小计、总计等由明细项求和的表单元出错，有时表中的“其中”项也会出错。例如：某单位设有“医药卫生费”总账科目及若干明细费用项目，费用拨款的结转年底一次进行。设置“医药卫生费明细表”时，底行“总计”单元的填列计算公式取“医药卫生费”的借方余额(考虑贷方的冲减账项及贷方的收入账项)。平时报表都准确无误，到十二月份时为了处理费用拨款的结转，在“医药卫生费”科目下增设了“结转拨款”的子目，并填录了结转医药卫生费拨款的记账凭证。当月底填列打印出报表时发现表中“本月发生额”的“总计”单元为一负数，而“累计发生额”的“总计”单元为零值。这显然是错误的，出错的原因是“总计”单元应取“医药卫生费”的借方余额减“医药卫生费、结转拨款”的借方余额，这样无论结转拨款账项是否发生，该公式都可以正确地从账中取得数据。
3.3 新形式会计事项的发生，使报表填列计算公式的故有缺陷显现出来。当某一报表出错时，若本期发生了与该表有关的新形式会计事项，也就是本年内首次发生的会计事项，则也可能是导致报表填列计算公式故有缺陷显现出来的原因。例如：某单位本月“资产负债表”填列计算后发现“资产总计”的期末数出错，经仔细查核发现“存货”项中缺少本月记入的一笔“超储积压物质”额。但该表年初调整后各月填报一直正常，本月没有调整该报表，“超储积压物资”科目是上年结转且有余额的，为何出错呢?通过逐字审核“存货”项“期末数”的填列计算公式，发现其中“超储积压物资”科目本应取“借方余额”，却被误写为“年初余额”，由于本年内该科目一直没有账项发生，所以报表填报不出错，填列计算公式的故有错误便一直被掩盖着，直到发生了与之相关的会计事项，错误才显露出来。
3.4 账务处理时有误操作，导致账表不符。账务处理时、主要是“填录记账凭证”时若发生误操作或系统故障，则可能导致账表不符，详细分析见下面的“‘会计科目数据文件’与‘记账凭证数据文件’不符”部分。
3.5 计算机系统“病毒感染”。导致账表不符。计算机病毒会引起程序运行的混乱或存储数据的丢失，所表现出的症状也是各种各样的，有时会表现为账表不符。但请注意。“病毒”不会凭空产生，只有与外部带“病毒”软件(通过磁盘或网络)有接触的计算机，才会被感染，所以不应该轻意怀疑。
4 “会计科目数据文件”与“记账凭证数据文件”不符
目前会计信息系统都设有科目数据文件和记账凭证数据文件。从理想情况来讲，为了减少数据冗余、保持数据的高 度一致，会计科目数据文件中只要有会计科目编码、名称和年初结余额等数据项就可以了，需要各期的借、贷方发生额及结余额等数据时，由记账凭证数据文件中临时归集计算即可。但是，这样每次都要从整个记账凭证数据文件中逐个科目、逐笔会计分录的进行检索和汇总。而发生额、结余额等数据，尤其是本期(月份、季度、年度)各项数据都是会计的基础数据，平时用账及期末报表时都要使用。因此，为了保证会计信息系统的数据处理时效，目前人们普遍采用平时分散处理的方法，也就是在每录入一笔或一批会计分录后将借、贷方发生额由记账凭证数据文件累加到会计科目数据库文件的方式处理本期的发生额，使会计科目数据库文件中有与填录后的记账凭证同步或接近同步的发生额汇总数据，方便了会计信息系统的数据使用。但因此也就会出现上述两数据文件不符的情况，这是目前会计信息化核算中所特有的，也是导致核算中各种“不符”现象的最深层根源。我们可以把这种情况称为“会计数据文件不一致”。
4.1 会计数据文件不一致的出错表现及原因。①记账凭证数据文件中某账户的会计分录准确无误，可是会计科目发生额及余额表中该账户发生额不正确，两者不一致。②某账户明细账或“现金”等特种日记账的各笔会计分录都准确无误，但累计发生额和结余额不正确。③从记账凭证数据文件生成的“序时分录簿”中看到某笔会计事项已准确无误地记入相应账户，但在有关报表中没有反映出来，查阅该报表的填列计算公式又正确合理。这类会计分录与相关计科目的累计发生额及余额不一致的差错现象对于不同的会计软件都会有所不同，但都是由于会计科目数据库文件与记账凭证数据文件出现不一致造成的。而这种不一致的出现，对于一套合法、可靠的会计信息化系统来说，只能是使用人员的误操作或计算机设备的意外故障导致系统运行的非正常中断所产生的。
4.2 造成会计数据文件不一致的原因。最常见的原因是正处于记账凭证的“登账”操作运行状态中，被强行中断了系统的运行。一般有：①误操作强行“中断”：如系统中"Esc"键在程序中没有关断，被无意按动；进行“热启动”或“复位”操作；直接“关机”，也就是正常退出会计系统之前关断电源。②设备故障：如供电系统意外断电、电源设备故障、供电线路接触不良等。这些事故的结果都是使录入了新的会计分录后，没有向会计科目数据文件过入发生额数据就被意外地中断了系统的正常运行，当重新启动运行时，不一定直接出现异常现象，但当用账或报表时就会出现以两个数据文件不一致为根本原因的各类“不符”情况。
关于这个问题，虽然各类数据库管理系统都提供了程度不同的数据安全恢复机制，会计信息系统软件的安全控制功能也越来越强，但是也不能保证万无一失。因此大家必须清楚两点，一点是不同实用会计软件系统中对基本数据文件的称呼都不相同，文件结构也不同，因此在系统维护时要具体对待和分析；再一点是一套功能完善的会计软件应该设有“登账中断恢复”之类的功能，以帮助用户自动进行安全可靠的“文件不一致”维护操作，同时还必须通过软件的安全控制功能和会计管理制度来限制对系统数据文件的随意修改，以保证会计信息系统的安全可靠运行。
5 账证不符与账实不符
这里的“账”是指存入计算机数据文件的会计分录数据及由此而提取加工的各式账表数据。“证”和“实”则是指用来记载描述企业经济活动的原始单据和企业的实际资金、物资状况。对于它们之间的差错检查方法和过程，信息化条件与手工条件基本是相同的。但对于会计信息化条件下的核算工作，其所能提供的数据种类和形式。数据提取加工的速度、准确性和详略程度都远远高于手工条件。例如，各总账科目、直至各级明细子目的年初余额、月份、季度、年度的发生额和期末结余额，任一会计科目、任意期间的借、贷方发生额。任一会计科目在一定金额范围内的会计分录，等等。一般来说。在会计科目的末端明细分类程度基础上，在填录的会计分录的业务描述基础上，以日期、借方科目、贷方科目、金额、摘要、凭证序号、分录数据记录号等为查询条件的一切会计信息都可以在准确快捷的提取出来。