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【摘要】成人教育档案是成教学生在学校教学活动中形成的记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习以及活动表现等的历史记录。而成教档案在收集整理、归档立卷等方面却不尽人意，给毕业生的继续深造、就业、职称评定、落户等方面造成了一定的影响，也给学历认证机构及毕业生所在学校的工作增加了不必要的麻烦，应在管理对策上给予重视。
【关键词】成教档案；存档现状；管理对策
高校档案是高等学校在长期的教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的不同载体的材料。它真实地见证了学校的建立和发展的历程进程。然而，随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。面对社会一些办假证的不良行为，成教毕业生在专升本、就业、职称评定以及落户等问题迫使某些学校和单位不得不对毕业生学历的真伪进行学历认证，并希望通过原就读学校档案部门的原始存档资料证实毕业生的在校学习情况。由于成人教育学生相比于全日制的在校生有其特殊性，因此，做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。
一、成人教育档案存档材料的现状
随着成人教育越来越被社会所承认，其办学层次、形式和内容日趋多样化，成人教育档案的整理、立卷、归档等工作也逐渐走向正轨。但是，在实际工作中，尤其是在提供学历认证的工作中，部分成教的教学档案仍然存在着存档不科学、不规范等问题，不能建立完整的成人教育档案的管理机制，难以适应新形势、新任务的要求。
（一）汉字书写不规范
在原始档案材料中，同音字、写错字、漏字等情况时有发生，比如常见的将“芹”写成“琴”、“冬”写成“东”、“斌”写成“彬”等；由于字迹较草，有的把姓氏写错，错将“孙”姓写成“孔”姓；有的个别生僻字当时在计算机中不能被打出来，造成姓名中某个字缺字或者少字现象。此外，还有当时填写的出生年月与身份证日期不符的，其中，有些是个人原因随意填写造成的，而有些则是摘抄或错误录入引起的。 这一字之差给学生本人在求职、继续深造、职称评定、出国等学历认证时无形中设立了一道门槛。
（二）字迹模糊不清晰
档案材料是由立卷部门形成的，在形成过程中，必定有人参与其中，所以错误在所难免。由于当时某些兼职档案员不清楚归档立卷规则，有些原始材料是用蓝色圆珠笔书写的，或是用复写纸复写的复印件，更有甚者，还有用铅笔填写档案材料的。这些档案经过若干年存放，有些字迹模糊褪色，有些早已不能辨别其内容，这对日后的档案查询利用、出具证明等工作产生了一定的影响。
（三）归档材料不完整
几十年前，档案管理工作没有统一的规则，制度不健全，人员轮换也比较频繁，加上合校、搬迁等一些客观原因的存在，致使归档范围随意性较大，错将某些有价值的档案材料遗漏的现象也时有发生。例如，学生入学时的三联单、在校时的学籍、成绩以及毕业生名单都有漏存现象。此外，由于某些政策的原因，允许“先上车，后买票”，导致很多学生当年没有通过成人高考，第二年也没考过，或是干脆没参加入学考试，稀里糊涂地修完了所学的课程，结果就出现了没有录取三联单的情形。
二、成教档案不完整的原因
档案的整理工作繁琐乏味，重复劳动多，劳动强度大。归档立卷过程中，尽管有统一的标准，但因每个人的理解能力不同，想法各异，往往是立卷人根据自己的理解对文件进行分类，使得同一类档案在不同时期有不同的分类方法，因此不可避免的产生分类不准确、连续性差的现象，给日后的档案利用工作带来不便。
（一）档案材料收集不及时，审核不认真
兼职档案员收集、整理材料时往往不清楚哪些材料应该归档哪些不需要，这样务必造成档案归档不全面。首先，某些材料的形成具有时间性，如不及时收集整理，可能被当事人随意堆放，或是管理人员工作调动，造成某些材料的丢失，无法存档。其次，有些材料的数量虽然较准确，但由于缺少公章或是归档材料是复印件等原因也造成档案材料的不完整，因而归档材料的审核极为重要。
（二）档案保管条件差，设备陈旧落后
一是库房保管条件相对较差，不符合保管档案的要求。纸质档案的耐久性取决于纸中纤维素的性质，不适宜的温湿度以及灰尘对纸张均有不同程度的影响等二是为了防止原始材料的遗失或损坏，利用率较高的档案材料应及时复制。一旦利用者需求的材料出现磨损或损坏，对利用者来说是十分不幸的。
三、做好成教档案管理的主要对策
档案工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利用好，把握档案工作发展新机遇，在服务利用上取得新进展。
（一）领导高度重视，突出成教档案的重要性
成教档案是高校档案管理中不可缺少的重要部分，必须得到学校领导的高度重视，使成教档案管理工作成为学校档案管理的重要工作。保持成教档案的系统性和完整性，既可以丰富学校的档案内容及数量，更重要的为毕业生查询和认证提供完整、有效的依据。
（二）发挥兼职档案员作用，抓好成教档案收集环节
吴宝康先生说过:“档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。”“收集是起点，利用是目的。”档案员的知识结构和管理素质在其中起到非常关键的作用，因此，提高高校档案员的综合素质和管理水平是十分必要的。
（三）改善保管条件，确保成教档案保存完好
在密集架中设立专门区域存放成教档案，注重资料的收集和整理，建立系统的、科学的索引目录，是解决成教档案长期分散存放、遗失严重问题的基本物质保障。库存应经常通风换气，保持最佳的温湿度，库存档案也应经常消毒。另外，库房应做好防火、防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗工作，方便多种载体的保存。这样，既能为学校提供分类齐全、内容系统、完整和准确的成教档案，还能满足认证机构或单位及个人的查询需要，满足日益发展的成人教育对档案资料的管理要求。
【参考文献】
[1]赵汝荭.由于电子文件与纸质档案保管条件的不同引发的管理差异[J].呼伦贝尔学院学报,2006年6月,第14卷第3期
[2]彭栋霞.高校档案工作的现状与改进[J].湘潭师范学院学报(社会科学版),2002年11月，第24卷第6期
【关键词】成教档案；存档现状；管理对策
高校档案是高等学校在长期的教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的不同载体的材料。它真实地见证了学校的建立和发展的历程进程。然而，随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。面对社会一些办假证的不良行为，成教毕业生在专升本、就业、职称评定以及落户等问题迫使某些学校和单位不得不对毕业生学历的真伪进行学历认证，并希望通过原就读学校档案部门的原始存档资料证实毕业生的在校学习情况。由于成人教育学生相比于全日制的在校生有其特殊性，因此，做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。
一、成人教育档案存档材料的现状
随着成人教育越来越被社会所承认，其办学层次、形式和内容日趋多样化，成人教育档案的整理、立卷、归档等工作也逐渐走向正轨。但是，在实际工作中，尤其是在提供学历认证的工作中，部分成教的教学档案仍然存在着存档不科学、不规范等问题，不能建立完整的成人教育档案的管理机制，难以适应新形势、新任务的要求。
（一）汉字书写不规范
在原始档案材料中，同音字、写错字、漏字等情况时有发生，比如常见的将“芹”写成“琴”、“冬”写成“东”、“斌”写成“彬”等；由于字迹较草，有的把姓氏写错，错将“孙”姓写成“孔”姓；有的个别生僻字当时在计算机中不能被打出来，造成姓名中某个字缺字或者少字现象。此外，还有当时填写的出生年月与身份证日期不符的，其中，有些是个人原因随意填写造成的，而有些则是摘抄或错误录入引起的。 这一字之差给学生本人在求职、继续深造、职称评定、出国等学历认证时无形中设立了一道门槛。
（二）字迹模糊不清晰
档案材料是由立卷部门形成的，在形成过程中，必定有人参与其中，所以错误在所难免。由于当时某些兼职档案员不清楚归档立卷规则，有些原始材料是用蓝色圆珠笔书写的，或是用复写纸复写的复印件，更有甚者，还有用铅笔填写档案材料的。这些档案经过若干年存放，有些字迹模糊褪色，有些早已不能辨别其内容，这对日后的档案查询利用、出具证明等工作产生了一定的影响。
（三）归档材料不完整
几十年前，档案管理工作没有统一的规则，制度不健全，人员轮换也比较频繁，加上合校、搬迁等一些客观原因的存在，致使归档范围随意性较大，错将某些有价值的档案材料遗漏的现象也时有发生。例如，学生入学时的三联单、在校时的学籍、成绩以及毕业生名单都有漏存现象。此外，由于某些政策的原因，允许“先上车，后买票”，导致很多学生当年没有通过成人高考，第二年也没考过，或是干脆没参加入学考试，稀里糊涂地修完了所学的课程，结果就出现了没有录取三联单的情形。
二、成教档案不完整的原因
档案的整理工作繁琐乏味，重复劳动多，劳动强度大。归档立卷过程中，尽管有统一的标准，但因每个人的理解能力不同，想法各异，往往是立卷人根据自己的理解对文件进行分类，使得同一类档案在不同时期有不同的分类方法，因此不可避免的产生分类不准确、连续性差的现象，给日后的档案利用工作带来不便。
（一）档案材料收集不及时，审核不认真
兼职档案员收集、整理材料时往往不清楚哪些材料应该归档哪些不需要，这样务必造成档案归档不全面。首先，某些材料的形成具有时间性，如不及时收集整理，可能被当事人随意堆放，或是管理人员工作调动，造成某些材料的丢失，无法存档。其次，有些材料的数量虽然较准确，但由于缺少公章或是归档材料是复印件等原因也造成档案材料的不完整，因而归档材料的审核极为重要。
（二）档案保管条件差，设备陈旧落后
一是库房保管条件相对较差，不符合保管档案的要求。纸质档案的耐久性取决于纸中纤维素的性质，不适宜的温湿度以及灰尘对纸张均有不同程度的影响等二是为了防止原始材料的遗失或损坏，利用率较高的档案材料应及时复制。一旦利用者需求的材料出现磨损或损坏，对利用者来说是十分不幸的。
三、做好成教档案管理的主要对策
档案工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利用好，把握档案工作发展新机遇，在服务利用上取得新进展。
（一）领导高度重视，突出成教档案的重要性
成教档案是高校档案管理中不可缺少的重要部分，必须得到学校领导的高度重视，使成教档案管理工作成为学校档案管理的重要工作。保持成教档案的系统性和完整性，既可以丰富学校的档案内容及数量，更重要的为毕业生查询和认证提供完整、有效的依据。
（二）发挥兼职档案员作用，抓好成教档案收集环节
吴宝康先生说过:“档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。”“收集是起点，利用是目的。”档案员的知识结构和管理素质在其中起到非常关键的作用，因此，提高高校档案员的综合素质和管理水平是十分必要的。
（三）改善保管条件，确保成教档案保存完好
在密集架中设立专门区域存放成教档案，注重资料的收集和整理，建立系统的、科学的索引目录，是解决成教档案长期分散存放、遗失严重问题的基本物质保障。库存应经常通风换气，保持最佳的温湿度，库存档案也应经常消毒。另外，库房应做好防火、防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗工作，方便多种载体的保存。这样，既能为学校提供分类齐全、内容系统、完整和准确的成教档案，还能满足认证机构或单位及个人的查询需要，满足日益发展的成人教育对档案资料的管理要求。
【参考文献】
[1]赵汝荭.由于电子文件与纸质档案保管条件的不同引发的管理差异[J].呼伦贝尔学院学报,2006年6月,第14卷第3期
[2]彭栋霞.高校档案工作的现状与改进[J].湘潭师范学院学报(社会科学版),2002年11月，第24卷第6期