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一、应收账款的内涵
应收账款是企业因赊销产品和提供劳务等原因造成的应向购货方和接受劳务方收取的款项,它是被无偿占用又不能为企业创造效益的流动资产。应收账款的增加,不仅会成为企业的负担,而且还会引发企业的经营危机,因此加强应收账款的管理就成为现今企业管理的重中之重。
企业一方面想借助于应收账款来促进销售,扩大销售收入,增强竞争能力,同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给企业带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。应收账款管理的目标即通过应收账款管理和回收机制,在应收账款发生后,通过一系列管理措施监控账款,保障账款按时回收。
二、应收账款产生的基本原因分析
(一)企业经营负责人(厂长、经理)受政治、经济利益驱动,对赊销挂账的经营政策宽松。
从某种意义上说,企业扭亏为盈,创造良好经营业绩,既是一项经济任务也是一项政治任务,对厂长、经理而言,完成这项任务可能仕途光明。此外,很多国有企业的厂长、经理执行年薪制,任期内年薪收入能否兑现,很大程度上取决于企业的经营状况。在这些情况下,为了表现其才能,体现政绩,兑现年薪,厂长、经理们就有粉饰财务报表的动机,而销售量、销售收入是评价其经营业绩的主要指标。
(二)销售部门风险意识薄弱,赊销随意性大。
大多数企业为激励销售人员工作积极性、主动性,采用销售承包提成办法,即:按照销售量、回款额相应比例计提奖金,销售人员为提高奖金额度,均愿使用赊销的经销办法,产品赊销缺乏严密、科学的内部控制机制,随意性大,销售承包方案中,一般均未采用赊销发货需要销售人员交纳风险抵押金,且呆死坏账的形成对销售人员无惩罚或惩罚力度很小,致使相当额度的应收账款无款可回、无物可抵、无帐可转、呆死坏账不断增加。
(三)销售人员调动不办理交接手续,现任对前任遗留应收账款清欠力度不够。
企业中对销售人员调动调整比较频繁,后任销售人员与前任销售人员基本不办理交接手续,人员几次调整后,应收账款坏账风险责任非常模糊,加之相关人员之间相互推诿,使得落实形成坏账的责任人十分困难,最终结果是应收账款余额高挂、无人问津,坏账不断增加,国有资产大量损失。
(四)财务部门对账不及时,核算管理力度不够,账目混乱。
应收账款会计核算理论上讲非常简单,实际业务操作却比较复杂,试想,大中型企业经营规模庞大,赊销用户几百乃至上千户,记帐核算工作量可想而知,而且发货、退货、开发票,重开发票以及原始票据传递、记账失误、回款时间差异等等各种因素不可避免地存在,账务处理完全正确十分困难。
三、如何加强应收账款的管理
(一)事前控制阶段,即:货物发出、发票开具之前。“未雨绸缪,防患于未然”,事前控制阶段应收账款管理工作的核心就是防范风险。
1.对赊销用户全面进行信用等级分析。
企业必须对客户的资信状况,包括客户的信用品德、偿付能力、资本实力(尤其是有形资产净值和留存收益)以及适应环境的应变能力等予以缜密的考察,依据发货量、回款周期、回款额、前期应收账款余额等指标,结合市场占有率、市场趋势变化、目标销售量等因素,区分不同客户信用差别,逐户分析确定赊销限额、回款周期,并按信用等级不同,授权职务级别不同的审批发货人。
2.与用户签订分期收款合同,保留货物追索权,降低坏账风险。
税法规定,除企业与客户签订分期收款发出商品合同外,企业发货无论发票是否开具、是否回款,均视同销售并交纳增值税金。产品赊销,在企业资金被占用的同时,也对国家形成了负债,即应交税金,且增值税不允许拖欠,税务部门执行以票制税的办法,企业一旦欠税,发票将被收缴,账户被冻结,这又会极大影响企业销售活动。因此建议企业尽量与客户签订分期收款发出商品合同,并申请税务部门批准,使销售企业能够在合同规定的回款日分期缴纳税金,同时购货单位也可以分期支付货款,以减轻购销双方的资金压力。分期收款合同中应注意明确:销售所在地为诉讼管辖地,回款前货物所有权不转移。购货方一旦恶意拖欠货款,企业可以利用合同中规定的有利条款,运用法律手段,清收欠款。
3.调整销售承包方案,增加销售人员承担坏账风险的连带责任。
很多企业的销售承包方案提成奖励比例大,坏账比例的扣减比例小,利益与风险的不对称性使得赊销随意,发货谨慎性不足,应收账款及呆死坏账逐户递增,企业应对销售人员采取销货抵押制,即按照销售员销售额的比例缴纳抵押金,坏账损失较大比例应由销售人员承担(一般应超过60%),年终提成兑现时从提成奖中一次性扣除,提成额度不足以扣减的从抵押金中扣除。
4.慎用经营负责人“一支笔”审批方法,充分发挥业务部门监控作用。
几乎所有的企业都实行重大经济业务(销售、采购、付款、报销等)由主要经营负责人签字审批的办法,这种办法一旦脱离监督,很容易变成滋生腐败的温床,况且在产品赊销的业务上有意无意间主要经营负责人(厂长经理)受政治经济利益诱惑,建议在企业中成立由销售、财务、纪检监察、工会等相关部门业务人员组成的信用评估小组,最后审批复核赊销发货业务,这样既能避免销售部门对市场过度乐观造成的赊销随意风险,又能解决财务人员,职工代表对市场具体状况不了解难以监控的矛盾,同时也达到了对企业经济业务全员动态监督的目的。实践证明,这一办法是较为有效的内部相互牵制控制制度。
(二)事中控制阶段,即货物发出,发票开具,至赊销信用期内回款。这一阶段,应收账款管理工作的核心就是严格控制,具体措施如下:
1.评析应收账款账龄结构质量,明确收账工作方向,检验并改进销售政策与收账策略,为提高账款的收现效率和质量奠定基础。
2.建立销售人员变动办理交接手续制度。
3.将应收账款对账与销售承包方案相结合,坚决执行账目不清楚、销售人员不提成兑现的办法。
应收账款管理的最大难点是对账,一般来讲,对账函(发对账单)是双方对账常用的简单有效的方法,但我国目前信用环境较差,如企业之间相互拖欠货款,三角债严重,企业信用品德较低,相当大比例债务人不予回函,发函对账效果并不理想。较大规模的企业赊销用户多达几百家乃至上千家完全依靠财务人员逐一对账是不现实的,可行的方法是将财务对账工作与日常销售工作结合起来,由账务部门出具对账函,定期(一年或半年)要求销售人员与客户对账,并应取得用户加盖财务专用章、单位公章的对账函,未取得用户盖章对账函的销售人员一律不得兑现。
(三)事后控制阶段,即在正常的赊销信用期内没有回款且用户信用品德较低,不再发生经济业务,账龄尚未超过法律诉讼时效。这一阶段的工作重点是催收清欠。
一般而言,企业应收账款的账龄越长,账款遭受拖欠或形成坏账损失的风险程度相应越大,企业应对逾期(超过规定信用期)的账款予以高度重视,查明并开列清单,调查具体情况,逐户判断有无坏账损失,采取各种措施积极崔收。
1.账龄超过信用期低于两年诉讼时效期,债务人处于持续经营状态,应合理运用现金折扣、抵物抹账及债务重组的方法,促使债务人早日还款。
应收账款一旦超过信用期,坏账风险就会大幅增加,如果用户尚处于持续经营状态,具有货币偿还账款的可能性,国有企业须抓住这一有利时机,适度延长回款期,并提供相应额度的现金折扣,通过让利方式,刺激债务人回款,以减少坏账损失,但现金折扣额度必须小于销售该债务人产品销售利润净额。
债务人虽处于持续经营状态,但资金短缺,货币还款难度极大时,应考虑抵物抹账,用于抵帐的物品以具有社会使用价值的房屋、运输设备或企业生产中可使用的原料为主,从而尽力降低损失。
对于既不还款也无货物可抵又不是恶意拒付的债务,企业考虑作出一定程度的让步,放宽还款条件,重组债务关系,防止债务人财务状况进一步恶化,应收账款全部无法收回。
2.账龄超过信用期低于两年法律诉讼时效期,债务人处于持续经营状态,但恶意拒付货款,国企应设立清欠机构,全力清收账款。
对账龄超过信用期且债务人恶意拒付的账款进行崔收,是一项周期长、难度大,极为费时费力的工作,对该类债务人,企业不宜与之发生后续销售业务,应成立由企业法律顾问、财务、销售等人员组成的清欠机构,考虑应收账款余额、地理位置、清欠难度等因素,按先大后小、先近后远、先易后难的原则,逐户分析,合理运用法律手段,最大限度的清收欠款。但在采用这种方法时,应尽量避免對其他客户造成负面影响,同时应考虑成本效益原则,即清偿回款额大于诉讼成本。
此外,还应注意诉讼权的保护。根据经济法有关规定,债务人最后一笔业务发生时间距离清欠日超过两年的,法院不予受理。企业对债务人最后一笔业务至今超过一年以上的应收账款必须高度重视,在时间达到两年前,通过对账获得加盖债务人公章、财务专用章的对账单,或派专人清收债务人小额回款等办法,取得发生业务证据,以延长诉讼时效期限,保留诉讼追索权。
综上所述,企业应收账款管理不善,将会导致经营黑洞,造成巨大损失,直接制约企业的生存和发展。因此,对销售、收款业务循环全过程实施严格有效的控制,使资产保值、增值,是企业经营管理者义不容辞的责任。
应收账款是企业因赊销产品和提供劳务等原因造成的应向购货方和接受劳务方收取的款项,它是被无偿占用又不能为企业创造效益的流动资产。应收账款的增加,不仅会成为企业的负担,而且还会引发企业的经营危机,因此加强应收账款的管理就成为现今企业管理的重中之重。
企业一方面想借助于应收账款来促进销售,扩大销售收入,增强竞争能力,同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给企业带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。应收账款管理的目标即通过应收账款管理和回收机制,在应收账款发生后,通过一系列管理措施监控账款,保障账款按时回收。
二、应收账款产生的基本原因分析
(一)企业经营负责人(厂长、经理)受政治、经济利益驱动,对赊销挂账的经营政策宽松。
从某种意义上说,企业扭亏为盈,创造良好经营业绩,既是一项经济任务也是一项政治任务,对厂长、经理而言,完成这项任务可能仕途光明。此外,很多国有企业的厂长、经理执行年薪制,任期内年薪收入能否兑现,很大程度上取决于企业的经营状况。在这些情况下,为了表现其才能,体现政绩,兑现年薪,厂长、经理们就有粉饰财务报表的动机,而销售量、销售收入是评价其经营业绩的主要指标。
(二)销售部门风险意识薄弱,赊销随意性大。
大多数企业为激励销售人员工作积极性、主动性,采用销售承包提成办法,即:按照销售量、回款额相应比例计提奖金,销售人员为提高奖金额度,均愿使用赊销的经销办法,产品赊销缺乏严密、科学的内部控制机制,随意性大,销售承包方案中,一般均未采用赊销发货需要销售人员交纳风险抵押金,且呆死坏账的形成对销售人员无惩罚或惩罚力度很小,致使相当额度的应收账款无款可回、无物可抵、无帐可转、呆死坏账不断增加。
(三)销售人员调动不办理交接手续,现任对前任遗留应收账款清欠力度不够。
企业中对销售人员调动调整比较频繁,后任销售人员与前任销售人员基本不办理交接手续,人员几次调整后,应收账款坏账风险责任非常模糊,加之相关人员之间相互推诿,使得落实形成坏账的责任人十分困难,最终结果是应收账款余额高挂、无人问津,坏账不断增加,国有资产大量损失。
(四)财务部门对账不及时,核算管理力度不够,账目混乱。
应收账款会计核算理论上讲非常简单,实际业务操作却比较复杂,试想,大中型企业经营规模庞大,赊销用户几百乃至上千户,记帐核算工作量可想而知,而且发货、退货、开发票,重开发票以及原始票据传递、记账失误、回款时间差异等等各种因素不可避免地存在,账务处理完全正确十分困难。
三、如何加强应收账款的管理
(一)事前控制阶段,即:货物发出、发票开具之前。“未雨绸缪,防患于未然”,事前控制阶段应收账款管理工作的核心就是防范风险。
1.对赊销用户全面进行信用等级分析。
企业必须对客户的资信状况,包括客户的信用品德、偿付能力、资本实力(尤其是有形资产净值和留存收益)以及适应环境的应变能力等予以缜密的考察,依据发货量、回款周期、回款额、前期应收账款余额等指标,结合市场占有率、市场趋势变化、目标销售量等因素,区分不同客户信用差别,逐户分析确定赊销限额、回款周期,并按信用等级不同,授权职务级别不同的审批发货人。
2.与用户签订分期收款合同,保留货物追索权,降低坏账风险。
税法规定,除企业与客户签订分期收款发出商品合同外,企业发货无论发票是否开具、是否回款,均视同销售并交纳增值税金。产品赊销,在企业资金被占用的同时,也对国家形成了负债,即应交税金,且增值税不允许拖欠,税务部门执行以票制税的办法,企业一旦欠税,发票将被收缴,账户被冻结,这又会极大影响企业销售活动。因此建议企业尽量与客户签订分期收款发出商品合同,并申请税务部门批准,使销售企业能够在合同规定的回款日分期缴纳税金,同时购货单位也可以分期支付货款,以减轻购销双方的资金压力。分期收款合同中应注意明确:销售所在地为诉讼管辖地,回款前货物所有权不转移。购货方一旦恶意拖欠货款,企业可以利用合同中规定的有利条款,运用法律手段,清收欠款。
3.调整销售承包方案,增加销售人员承担坏账风险的连带责任。
很多企业的销售承包方案提成奖励比例大,坏账比例的扣减比例小,利益与风险的不对称性使得赊销随意,发货谨慎性不足,应收账款及呆死坏账逐户递增,企业应对销售人员采取销货抵押制,即按照销售员销售额的比例缴纳抵押金,坏账损失较大比例应由销售人员承担(一般应超过60%),年终提成兑现时从提成奖中一次性扣除,提成额度不足以扣减的从抵押金中扣除。
4.慎用经营负责人“一支笔”审批方法,充分发挥业务部门监控作用。
几乎所有的企业都实行重大经济业务(销售、采购、付款、报销等)由主要经营负责人签字审批的办法,这种办法一旦脱离监督,很容易变成滋生腐败的温床,况且在产品赊销的业务上有意无意间主要经营负责人(厂长经理)受政治经济利益诱惑,建议在企业中成立由销售、财务、纪检监察、工会等相关部门业务人员组成的信用评估小组,最后审批复核赊销发货业务,这样既能避免销售部门对市场过度乐观造成的赊销随意风险,又能解决财务人员,职工代表对市场具体状况不了解难以监控的矛盾,同时也达到了对企业经济业务全员动态监督的目的。实践证明,这一办法是较为有效的内部相互牵制控制制度。
(二)事中控制阶段,即货物发出,发票开具,至赊销信用期内回款。这一阶段,应收账款管理工作的核心就是严格控制,具体措施如下:
1.评析应收账款账龄结构质量,明确收账工作方向,检验并改进销售政策与收账策略,为提高账款的收现效率和质量奠定基础。
2.建立销售人员变动办理交接手续制度。
3.将应收账款对账与销售承包方案相结合,坚决执行账目不清楚、销售人员不提成兑现的办法。
应收账款管理的最大难点是对账,一般来讲,对账函(发对账单)是双方对账常用的简单有效的方法,但我国目前信用环境较差,如企业之间相互拖欠货款,三角债严重,企业信用品德较低,相当大比例债务人不予回函,发函对账效果并不理想。较大规模的企业赊销用户多达几百家乃至上千家完全依靠财务人员逐一对账是不现实的,可行的方法是将财务对账工作与日常销售工作结合起来,由账务部门出具对账函,定期(一年或半年)要求销售人员与客户对账,并应取得用户加盖财务专用章、单位公章的对账函,未取得用户盖章对账函的销售人员一律不得兑现。
(三)事后控制阶段,即在正常的赊销信用期内没有回款且用户信用品德较低,不再发生经济业务,账龄尚未超过法律诉讼时效。这一阶段的工作重点是催收清欠。
一般而言,企业应收账款的账龄越长,账款遭受拖欠或形成坏账损失的风险程度相应越大,企业应对逾期(超过规定信用期)的账款予以高度重视,查明并开列清单,调查具体情况,逐户判断有无坏账损失,采取各种措施积极崔收。
1.账龄超过信用期低于两年诉讼时效期,债务人处于持续经营状态,应合理运用现金折扣、抵物抹账及债务重组的方法,促使债务人早日还款。
应收账款一旦超过信用期,坏账风险就会大幅增加,如果用户尚处于持续经营状态,具有货币偿还账款的可能性,国有企业须抓住这一有利时机,适度延长回款期,并提供相应额度的现金折扣,通过让利方式,刺激债务人回款,以减少坏账损失,但现金折扣额度必须小于销售该债务人产品销售利润净额。
债务人虽处于持续经营状态,但资金短缺,货币还款难度极大时,应考虑抵物抹账,用于抵帐的物品以具有社会使用价值的房屋、运输设备或企业生产中可使用的原料为主,从而尽力降低损失。
对于既不还款也无货物可抵又不是恶意拒付的债务,企业考虑作出一定程度的让步,放宽还款条件,重组债务关系,防止债务人财务状况进一步恶化,应收账款全部无法收回。
2.账龄超过信用期低于两年法律诉讼时效期,债务人处于持续经营状态,但恶意拒付货款,国企应设立清欠机构,全力清收账款。
对账龄超过信用期且债务人恶意拒付的账款进行崔收,是一项周期长、难度大,极为费时费力的工作,对该类债务人,企业不宜与之发生后续销售业务,应成立由企业法律顾问、财务、销售等人员组成的清欠机构,考虑应收账款余额、地理位置、清欠难度等因素,按先大后小、先近后远、先易后难的原则,逐户分析,合理运用法律手段,最大限度的清收欠款。但在采用这种方法时,应尽量避免對其他客户造成负面影响,同时应考虑成本效益原则,即清偿回款额大于诉讼成本。
此外,还应注意诉讼权的保护。根据经济法有关规定,债务人最后一笔业务发生时间距离清欠日超过两年的,法院不予受理。企业对债务人最后一笔业务至今超过一年以上的应收账款必须高度重视,在时间达到两年前,通过对账获得加盖债务人公章、财务专用章的对账单,或派专人清收债务人小额回款等办法,取得发生业务证据,以延长诉讼时效期限,保留诉讼追索权。
综上所述,企业应收账款管理不善,将会导致经营黑洞,造成巨大损失,直接制约企业的生存和发展。因此,对销售、收款业务循环全过程实施严格有效的控制,使资产保值、增值,是企业经营管理者义不容辞的责任。