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专栏 Michael 的 E-mail 秘籍
Michael Song
MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司创始人和首席执行官。CKS 是一家电邮技巧培训公司 , 向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座 ,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件 , 在你被它控制以前》一书已于今年 2 月由电子工业出版社出版。
如果你看了上一期我对 COTA 的介绍并且已经开始练习使用的话 , 相信你已经初见收益。这一次 , 我决定介绍 6 个让你使用 COTA 如虎添翼的方法。即便不使用 COTA 系统进行归档的人 ,多数也能从这些秘密中受益 , 把自己的信息储存工作变得更有效率。
1. 在“我的文档”(My Documents) 里显示“详细信息”(Details View)。
你可以把所有的 Windows“我的文档”文件夹都设置成显示“详细信息”, 这样所有的文件和文件夹就会整齐地从上到下排列开来。它还能显示小小的文件夹图符 , 帮你清楚地浏览并找到你需要的文件。办法是打开浏览器的“我的文档”, 点击菜单上的“工具”(Tools)/“文件夹选项”(Folder Options)/“查看”(View)/“应用到所有文件夹”(Apply to All Folders)。
2. 用数字分出优先顺序。
遇到长长的一串文件夹或文档时 , 可以给最重要或最常用的四五个文件夹或文档题目加上数字 , 这样它们就能排到列表的最上端。
3. 使用“强力底稿”(Power Drafts) 以保证文件夹分类连贯一致。
“强力底稿”是一个主文件夹 , 包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新的文件夹 ,只需把“强力底稿”复制下来重新命名就行。比如说 , 在你的 COTA“客户”文件夹下 , 有许多不同客户的子文件夹 , 每个文件夹里又包含很多子目录。因为有可能你给所有的客户类似的项目和建议书 , 但却是用不同的方法给它们命名的 ,你可以建立一个标准的“客户文件夹强力底稿”,它就相当于一个文件夹模板 , 包含了以统一顺序排列的标准化子文件夹 , 比如 : 客户信息、建议书、项目、活动计划表、发票等。每次有了新客户 ,需要建立新的文件夹时 , 只需把强力底稿复制一遍就可以了。
我一般会在强力底稿文件夹的名字前面加上ZZ 两个字母 , 这样它就会沉到文件夹列表的底部 ,我会很清楚在哪里找它。
4. 扩充访问途径以节省时间。
Windows 用户 : 给 4 个 COTA 文件夹全部建立桌面快捷方式。然后把 4 个快捷方式图标拖到屏幕最下方的显示栏上 ( 可能需要先点鼠标右键给下方显示栏解除锁定 )。这样 , 即使是在打开了很多其他的文档时 , 你也能以最快的速度进入你的COTA 文件夹。你还可以把“我的文档”COTA 文件夹导入“我的收藏夹”(My Favorites)。做完之后 ,你会发现一个神奇的快速工具 , 可以让你在不打开新窗口的情况下在 COTA 文件夹中跳进跳出。
5. 为网络链接创建 COTA 文件夹。
很多用户保存了数百个互联网链接 , 为“我的收藏夹”中的链接创建 COTA 文件夹 , 这样你再寻找起链接来速度至少快一倍。
6. 把文件柜转换成 COTA 体系。
把文件柜中所有的文件搬出来 , 按 COTA 重新进行分类。把电脑里的分类系统和旁边文件柜里的分类系统匹配起来。
一些电邮文件夹 , 每个里面都塞着几百封电邮 , 想要都转换到 COTA 体系很费时间。你可以建立一个过渡性的“旧存档”文件夹 , 有时间就转一点儿。根据我的经验 , 多数用户花上三四个月的时间就能把如此庞大的电邮文件夹整理完。而且 , 出于工作需要 , 多数重要的电邮都会在日常工作中被调用 , 打开它们时就可以顺手转存到新的 COTA 文件夹里。
栏目编辑：王默 [email protected]
Michael Song
MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司创始人和首席执行官。CKS 是一家电邮技巧培训公司 , 向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座 ,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件 , 在你被它控制以前》一书已于今年 2 月由电子工业出版社出版。
如果你看了上一期我对 COTA 的介绍并且已经开始练习使用的话 , 相信你已经初见收益。这一次 , 我决定介绍 6 个让你使用 COTA 如虎添翼的方法。即便不使用 COTA 系统进行归档的人 ,多数也能从这些秘密中受益 , 把自己的信息储存工作变得更有效率。
1. 在“我的文档”(My Documents) 里显示“详细信息”(Details View)。
你可以把所有的 Windows“我的文档”文件夹都设置成显示“详细信息”, 这样所有的文件和文件夹就会整齐地从上到下排列开来。它还能显示小小的文件夹图符 , 帮你清楚地浏览并找到你需要的文件。办法是打开浏览器的“我的文档”, 点击菜单上的“工具”(Tools)/“文件夹选项”(Folder Options)/“查看”(View)/“应用到所有文件夹”(Apply to All Folders)。
2. 用数字分出优先顺序。
遇到长长的一串文件夹或文档时 , 可以给最重要或最常用的四五个文件夹或文档题目加上数字 , 这样它们就能排到列表的最上端。
3. 使用“强力底稿”(Power Drafts) 以保证文件夹分类连贯一致。
“强力底稿”是一个主文件夹 , 包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新的文件夹 ,只需把“强力底稿”复制下来重新命名就行。比如说 , 在你的 COTA“客户”文件夹下 , 有许多不同客户的子文件夹 , 每个文件夹里又包含很多子目录。因为有可能你给所有的客户类似的项目和建议书 , 但却是用不同的方法给它们命名的 ,你可以建立一个标准的“客户文件夹强力底稿”,它就相当于一个文件夹模板 , 包含了以统一顺序排列的标准化子文件夹 , 比如 : 客户信息、建议书、项目、活动计划表、发票等。每次有了新客户 ,需要建立新的文件夹时 , 只需把强力底稿复制一遍就可以了。
我一般会在强力底稿文件夹的名字前面加上ZZ 两个字母 , 这样它就会沉到文件夹列表的底部 ,我会很清楚在哪里找它。
4. 扩充访问途径以节省时间。
Windows 用户 : 给 4 个 COTA 文件夹全部建立桌面快捷方式。然后把 4 个快捷方式图标拖到屏幕最下方的显示栏上 ( 可能需要先点鼠标右键给下方显示栏解除锁定 )。这样 , 即使是在打开了很多其他的文档时 , 你也能以最快的速度进入你的COTA 文件夹。你还可以把“我的文档”COTA 文件夹导入“我的收藏夹”(My Favorites)。做完之后 ,你会发现一个神奇的快速工具 , 可以让你在不打开新窗口的情况下在 COTA 文件夹中跳进跳出。
5. 为网络链接创建 COTA 文件夹。
很多用户保存了数百个互联网链接 , 为“我的收藏夹”中的链接创建 COTA 文件夹 , 这样你再寻找起链接来速度至少快一倍。
6. 把文件柜转换成 COTA 体系。
把文件柜中所有的文件搬出来 , 按 COTA 重新进行分类。把电脑里的分类系统和旁边文件柜里的分类系统匹配起来。
一些电邮文件夹 , 每个里面都塞着几百封电邮 , 想要都转换到 COTA 体系很费时间。你可以建立一个过渡性的“旧存档”文件夹 , 有时间就转一点儿。根据我的经验 , 多数用户花上三四个月的时间就能把如此庞大的电邮文件夹整理完。而且 , 出于工作需要 , 多数重要的电邮都会在日常工作中被调用 , 打开它们时就可以顺手转存到新的 COTA 文件夹里。
栏目编辑：王默 [email protected]