领导干部如何提高沟通协调能力

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  领导理论当中一个重要的方面,就是领导干部的沟通与协调能力。许多领导者应该都有非常丰富的管理经验、领导艺术和管理的才能,而把它从理性上、理念上和理论上加以升华,变成管理的规律性的东西,是本文所探讨的重点。所以我想从两点来探讨,第一是怎么把握人的差异,进行组织协调;第二是如何进行协调沟通能力的培养。
  领导者要把握人的差异,善于进行组织协调
  
  一、协调沟通能力的认知。国家行政学院在对市局级领导培训的过程中曾经做过一项问卷调查,列出十种能力,请他们回答在这十种能力当中最需要培训的是哪种能力,这些能力包括决策,用人,协调,沟通,对下属的谈话等等。问卷结果显示,排行榜首占到79.8%的是协调、沟通。排序第一位的是协调沟通能力,这说明在领导干部管理当中协调沟通已经变得非常重要。
  协调是指领导者运用自己的权力,威信以及各种方法,技巧,使领导活动中的各种资源各种关系,各种层次,各个环节,各个因素整合起来,行动一致,形成组织活力,社会合力,达到组织目标,取得组织绩效。如果一个领导者不善于协调管理就会使组织没有效益;相反,领导者善于管理,可能会使同样的权力产生不同的权力效益。
  沟通跟协调是一个什么关系呢?首先沟通是达到协调管理的一个工具、桥梁、方法。具体的讲沟通是讲人和人之间传达思想转移信息的过程。一个人通过沟通来获得他人思想,感情,见解,价值观,人们通过这种思想的桥梁,可以彼此分享感情和知识,达到增进了解消除误会的目的。我举两个70%的关系,管理中第一个70%是什么,在管理中所进行的大量工作或者70%的工作是在进行协调沟通,比如谈判、座谈、面试、发E-MAIL、发传真、发文件,或者对下属进行批评表扬来进行沟通,通过沟通来达到协调,来达到管理的目的;第二个在管理中的70%凡是在管理中出现障碍,70%是由于沟通不畅所引起的问题,矛盾,不协调。无论是东方管理还是西方管理,协调沟通在现代管理中都占有非常重要的地位和作用。
  
  二、组织目标的协调。刚才我讲了哈罗德?孔茨,主管人员的中心任务就是把大家分散的目标协调到组织目标上来,究竟应该怎么样进行组织目标的协调这是首要管理的职能,毛泽东作为一个领导者有两个职能,第一个是出主意,尼克松在《领袖》这本书里也说领导的第一要职就是决断,明确正确的目标,无论是毛泽东所的决断是出主意还是尼克松的觉得明确正确的目标,这对现代管理当中的从组织角度就是决策,从领导者个人角度就是决断,组织目标协调当中领导的首个重要职能是决断明确目标
  
  三、工作关系的协调
  权变理念与权变管理
  在组织协调当中,工作关系的协调是比较重要的。为什么要强调在工作关系中的协调呢?因为我们的组织是由千差万别的、个性不同的下属共同参与进来,去完成组织目标。领导者在工作当中就会采取千差万别的领导工作方法,来领导不同的下属。因此怎样在工作关系中协调,一个重要的管理理念就是权变管理。领导权变理论主要研究与领导行为有关的情境因素对领导效力的潜在影响。该理论认为,在不同的情境中,不同的领导行为有不同的效果,所以又被称为领导情境理论。
  
  四、人际资源的协调
  人际资源的协调,是领导者把组织当中人和人之间的关系,作为一种重要的资源进行整合的管理过程和管理能力。因为组织当中,都是由人组成的,每个人都有不同的利益。只要人参与到组织当中,利益必然会带进来,只要组织存在着带有利益的人组成的,组织的冲突和矛盾必然会存在。实际组织中的领导者每天都是在产生矛盾和解决矛盾的过程中去发展组织,协调组织目标的。人际资源的协调,重点谈下行协调和上行协调。就是对下级资源的协调整合,对上级领导资源的整合。
  1.下行协调
  作为领导者,首先讲下行协调。
  组织目标定了,怎么去协调组织目标,是靠管理者带领下属去实现组织目标,叫下行协调。
  调动下属的积极性
  让大家跟着你干,又要有积极性,怎么去协调呢?下行协调的第一点叫调动下属的积极性。怎样善于把大家的积极性、资源整合起来,有一个约翰定律。约翰曾经说过,在人和人之间关系结构中,不是通过把非凡的人集合在一起,这个组织就是有效的,而是通过使平凡的人干不平凡的事业,这个组织才是有效能的。
  调动积极性的两个方面:人本化管理与激励管理
  那么究竟要从哪些方面调动积极性呢?大概有两个方面,第一个是强调人本化管理,以人为本开发人才资源;第二点是善于激励管理,是调动下属积极性的一种动力、根源。
  (1)人本化管理
  首先讲以人为本、开发人才资源,就是善不善于把下属的资源协调、整合出来为组织目标去奉献力量。韩非子在《八经》里把领导分成三种类型,一是下君尽己之能。就是只会用自己的力量干活,大包大揽,这样的领导不怎们样。二是中君尽人之力,就是一般的使用别人的力量,平平而已。三是上君尽人之智,就是能最大限度的调动下属的智慧、知识、经验、能力、积极性,那应该是管理上的高手,是高明的管理者。怎么样做一个高明的管理者,在协调下属资源过程中,我觉得应以人为本。
  (2)激励管理
  激励理论,最早是汉代的司马迁提出来的“激励”两个字,他在《范雎传》里面说,“内无良将多敌国,吾是以忧”。我很忧虑,内部没有好的将才,我们的事也不能干成功。他说“欲以激励应候”。司马迁在《范雎传》里面提出激励的观念和理念,最后把这个激励理论发展得比较完善的,是在西方现代管理的组织行为学领导科学中进一步完善、系统化,有各种各样的观点,期望理论、人格理论、激励理论等等。但有时也起相反的作用。
  2.上行协调
  上行协调主要是和上级一种沟通协调的关系,上级领导和你是组织关系、工作关系、同事关系。那么你工作中有没有绩效,能不能整合上级的资源,上级领导支持不支持你,是不可或缺的资源,所以一定要上行协调。怎么能够上行协调作的比较恰当呢?
  要当好下属。怎么当好下属,从六点来谈:
  (1)对工作负责,追求卓越
  强调对自己职责范围内的工作要有很强的事业心、责任感,自觉地、积极地、主动地去做,力争拿出成效。《追求卓越》这本书,世界畅销上百万册,是很有名的。
  (2)准确领会上级工作的意图
  就是对领导的目标、职责范围,是不是很清楚、明确。如果不清楚,不明确,就要请示问清楚,否则你无法执行目标、任务。
  (3)调整工作思路,配合领导工作
  强调的是面对领导所遇到的困境,所面对的压力,所遇到的难点、焦点,你是不是清楚,要调整你的优先工作的次序,使自己的目标融入组织的目标,融入领导的目标,配合领导过程的完成。
  (4)爽快地接受指令,诚恳地接受指正
  这里所强调的是对领导临时交办你的任务,一旦承担下来,就要有头有尾,尽职尽责,尽力去做,讲信用,让领导放心。诚恳地接受指正,强调在工作中会出现一些差错、过失,这时候要不推卸责任,勇于承担责任,也别急着就把矛盾上交。
  (5)事先请示,事后报告
  事先请示,是希望在工作中得到领导对你的支持;事后报告是这个工作任务完成了,要完整地加以汇报,以便让领导全面掌握情况。
  (6)当意见不同时,采取老板定律,强调按照组织理论
  组织一旦作出决策,你就要不折不扣的执行。上级决策定了,要不折不扣的执行,有不同意见,可以保留,可以反映。但是按照组织理论,确实要下级服从上级,这是管理原则。
  如何提高领导干部的协调沟通能力
  协调沟通能力是指根据工作任务,对资源进行分配,同时控制、激励和协调群体活动过程,使之相互融合,从而实现组织目标的能力。一般认为组织协调能力要包括:组织能力;授权能力;冲突处理能力;激励下属能力
  (1)培养坚强的意志苦,不被困难吓倒,不让失败和挫折压垮。
  (2)明确追求目标。目标明确,才能增强一个人的自信,并积极排除干扰和克
  (3)提高知觉的能力。这是提高人的观察能力,获取信息和加工信息的主要通道。
  (4)积累丰富的经验。经验可有效地引导人们处理好日常工作,并提高人的决策判断能力。
  (5)提高记忆能力。记忆力是提高领导者及管理时地提取必要的信息。
  (6)勇挑工作重担。重要的工作经验及疑难问题的处理,可以锻炼、检验和表现人的组织才能。
  (7)提高交际及沟通技巧。这可帮助一个人协调好各种人际关系,发挥团体组织功能的作用,调动员工的积极性,形成良好的群众基础和干群关系。
  (8)养成良好的工作习惯。良好的工作习惯可以提高工作效率,节省时间,分清主次。
  (9)培养广泛的兴趣。广泛的兴趣可扩大知识面,提高综合能力和统揽全局的能力。
  (10)克服保守思想和惰性心理。可以增强人的活力,培养创新的能力。
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