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【摘要】伴随着信息化的不断发展，网络和计算机的广泛运用，电子文件将会更多的代替纸张为载体的文件，档案管理的工作也会转变成数字化的管理，本文从档案信息数字化的优势以及所存在的问题进行分析，提出相关的优化方法。
【关键词】档案信息；数学化；认识
一、档案信息化的优势
档案信息数字化是档案管理中的一个重要组成部分，也是提升档案信息管理的重要内容。同时更是实现档案信息安全有效的管理基础。
（一）方便检索。档案进行信息化以后，就可以保存在电脑中，包括U盘或是云盘当中，查询容易。同时，因为计算机本身强大的搜索功能，让信息档案管理更加方便和快捷。同时，信息数字化后还可以改变原有陈旧的纸质材料的操作方法，最大限度避免因为人为操作不准确带来了的信息不完整，大大提升了工作效率，只需要在电脑上就可以完成了，大大减少操作的时间，方便、快速，效率高。
（二）方便储存。数字化之后与传统的档案进行比较，可以避免发霉、虫蛀和一些不确定情况的问题，可以重复进行使用，不单能节省大量的纸张，而且非常环保，并且能在一定程度上延长使用的年限。同时，储存的容量很大，所占用的空间也不大，可提升档案信息管理质量。
二、档案信息数字化进程当中所存在的问题
档案信息数字化的优势是非常明显的，但是其所存在的问题也是不可以轻视的。只有充分认识到档案信息数字化进程当中所存在的问题，才能在实际的工作中采取有效措施去避免这些问题，才可以将档案信息数字化工作做好。
（一）归档比较困难。根据相关了解，当前许多企业、事业单位都采用了办公自动化系统，而同一个单位要用的档案管理系统是档案行政管理部门为了让档案现代化管理标准化、规范化而推广的档案现代化管理软件。由于两套系统的设计单位不同，所以不一样的软件环境下所形成的数据难以进行转变。例如：神华准能公司采用的办公自动化系统是委托慧典公司设计的软件，并于今年进行了系统升级；而所使用的档案管理系统是由世纪科怡公司所设计的档案现代化管理软件。所以在电子文件进行归档时经常出现问题，有时甚至无法进行电子文件的归档，给原始数据的录入、收集工作造成了一定的困难。
（二）不确定因素影响到保存的问题。电子文件具有操作方便、传递快速等优点，但因为一些不确定的因素也会带来保存上的困难。例如，电子文件对于软件、硬件设备的依赖、无法直接进行读取、容易被更改、数据选择问题、病毒问题。这一些都带给电子档案的安全和长期的保存带来一定的问题。而且，信息容易被改变，同时改变后不会留下痕迹，容易导致档案的失真。在网络中对于操作者身份的认定技术也暂时没有得到彻底的解决，让电子文件处于在一个危险的状况中。
（三）利用率不高。因为数字档案的利用率不高，在一定程度中限制了档案数字化的进程，虽说办公自动化系统推行也有了一定的时间，但是很多单位仍未将提升电子信息文件管理意识当成是任务。就神华准能公司来说，档案的管理与利用还是处于档案信息数字化的初级阶段，一般都还是延续传统、陈旧的管理观和方式，对于档案的检索、借阅基本上还是由人工完成，计算机在整个过程当中的运用，一般只限于电子文件从OA系统归档、部分档案实现图文并茂、打印、编辑。人们只是看到有限的档案，但未能重视以网络形式传达庞大的资源库，不单在一定程度了消耗了人力、财力、物力，而且这让电子文档因为未能得到合理开发的运用而导致不必要的浪费。
三、优化的方案
（一）优化档案信息数字化业务。面对知识经济的快速发展，档案信息工作也需要以企业、事业单位的大局为主。应该要加大档案信息资源的收集、扩大信息资源的范围，增加信息资源的储存，尤其是加大对于单位的战略格局和管理的方法，同时还要科学地圈定馆藏档案数字化的范围和顺序，将利用率高的档案优先数字化。重新审视档案的质量、结构，增加高层次档案信息内容，丰富其载体方式。此外，要加强档案整理、确保档案信息资源优化，制定合理的归档保存期。在档案信息鉴定基础上，对一些永存纸质档案采取必要保护方法，构建信息化数字化档案。
（二）优化管理方式。传统信息管理一般都是封闭形式的，档案材料的收集只是限定在本单位的特定范围内，服务对象也主要是本单位的一些主要部门及负责人。伴随着信息化发展，当代企业对于信息资源的依赖性越来越大，之后的档案信息管理应该是一个开放式的形式。因此档案信息化要融入企业或单位的整体信息化系统，发挥其信息共享的特点，让档案可以成为单位信息服务的重要组成。
（三）优化档案工作技术。技术上的优化是档案信息数字化工作的基础方法。档案信息管理要改变原来的通过人工操作方法以及分割式的组织体系，就要大力引入当前科技化的方法，构建起档案的信息中心，实现档案信息收集、整理、保存、运用、传达的自动及网络化。实现信息的一体化，借用多个媒体技术，对档案进行加工和保存，使档案信息资源达到图、文、声一体化传输服务，让重要的资源可以得到更加完善的保存。
（四）优化人才队伍的构建。实现档案信息的数字化最重要的一个内容就是构建现代化的人才队伍，所以，人才是关系到档案信息数字化构建成功与否的一个关键点。档案管理人员不仅仅满足一般的计算机操作，同时更需要有较高层次的知识与先进的技术水平。当前，档案管理已由原来的劳动密集型变成了以现代化办公设备为根本的知识密集型工作方式，档案数字化构建的过程和新知识与技术的普及必须保持同步。企事业单位虽然引进了现代化的一些设备，但是人员培训跟不上，这些设备仍无法发挥其充分的作用。所以，一定要加大在职的档案管理人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的知识。同时，还需要重视引进相关的专业性人才，以此来适应档案信息化建设的需求。
四、结束语
综上所述，当前社会是一个信息高速发展的社会，档案信息为档案管理的组成，也是历史的重现者，其数字化已成为档案管理最先进及重要的手段。优化科学的管理，保证档案电子信息的可靠性，让其在社会生活、工作中发挥更好的作用，有着非常重要的现实意义及作用。
参考文献：
[1]高雪红. 档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案,2010,(04):89-90.
[2]姜欣. 公共图书馆纸质档案信息数字化探究——以辽宁省图书馆为例[J].图书馆学刊,2010,(08):47-49.
【关键词】档案信息；数学化；认识
一、档案信息化的优势
档案信息数字化是档案管理中的一个重要组成部分，也是提升档案信息管理的重要内容。同时更是实现档案信息安全有效的管理基础。
（一）方便检索。档案进行信息化以后，就可以保存在电脑中，包括U盘或是云盘当中，查询容易。同时，因为计算机本身强大的搜索功能，让信息档案管理更加方便和快捷。同时，信息数字化后还可以改变原有陈旧的纸质材料的操作方法，最大限度避免因为人为操作不准确带来了的信息不完整，大大提升了工作效率，只需要在电脑上就可以完成了，大大减少操作的时间，方便、快速，效率高。
（二）方便储存。数字化之后与传统的档案进行比较，可以避免发霉、虫蛀和一些不确定情况的问题，可以重复进行使用，不单能节省大量的纸张，而且非常环保，并且能在一定程度上延长使用的年限。同时，储存的容量很大，所占用的空间也不大，可提升档案信息管理质量。
二、档案信息数字化进程当中所存在的问题
档案信息数字化的优势是非常明显的，但是其所存在的问题也是不可以轻视的。只有充分认识到档案信息数字化进程当中所存在的问题，才能在实际的工作中采取有效措施去避免这些问题，才可以将档案信息数字化工作做好。
（一）归档比较困难。根据相关了解，当前许多企业、事业单位都采用了办公自动化系统，而同一个单位要用的档案管理系统是档案行政管理部门为了让档案现代化管理标准化、规范化而推广的档案现代化管理软件。由于两套系统的设计单位不同，所以不一样的软件环境下所形成的数据难以进行转变。例如：神华准能公司采用的办公自动化系统是委托慧典公司设计的软件，并于今年进行了系统升级；而所使用的档案管理系统是由世纪科怡公司所设计的档案现代化管理软件。所以在电子文件进行归档时经常出现问题，有时甚至无法进行电子文件的归档，给原始数据的录入、收集工作造成了一定的困难。
（二）不确定因素影响到保存的问题。电子文件具有操作方便、传递快速等优点，但因为一些不确定的因素也会带来保存上的困难。例如，电子文件对于软件、硬件设备的依赖、无法直接进行读取、容易被更改、数据选择问题、病毒问题。这一些都带给电子档案的安全和长期的保存带来一定的问题。而且，信息容易被改变，同时改变后不会留下痕迹，容易导致档案的失真。在网络中对于操作者身份的认定技术也暂时没有得到彻底的解决，让电子文件处于在一个危险的状况中。
（三）利用率不高。因为数字档案的利用率不高，在一定程度中限制了档案数字化的进程，虽说办公自动化系统推行也有了一定的时间，但是很多单位仍未将提升电子信息文件管理意识当成是任务。就神华准能公司来说，档案的管理与利用还是处于档案信息数字化的初级阶段，一般都还是延续传统、陈旧的管理观和方式，对于档案的检索、借阅基本上还是由人工完成，计算机在整个过程当中的运用，一般只限于电子文件从OA系统归档、部分档案实现图文并茂、打印、编辑。人们只是看到有限的档案，但未能重视以网络形式传达庞大的资源库，不单在一定程度了消耗了人力、财力、物力，而且这让电子文档因为未能得到合理开发的运用而导致不必要的浪费。
三、优化的方案
（一）优化档案信息数字化业务。面对知识经济的快速发展，档案信息工作也需要以企业、事业单位的大局为主。应该要加大档案信息资源的收集、扩大信息资源的范围，增加信息资源的储存，尤其是加大对于单位的战略格局和管理的方法，同时还要科学地圈定馆藏档案数字化的范围和顺序，将利用率高的档案优先数字化。重新审视档案的质量、结构，增加高层次档案信息内容，丰富其载体方式。此外，要加强档案整理、确保档案信息资源优化，制定合理的归档保存期。在档案信息鉴定基础上，对一些永存纸质档案采取必要保护方法，构建信息化数字化档案。
（二）优化管理方式。传统信息管理一般都是封闭形式的，档案材料的收集只是限定在本单位的特定范围内，服务对象也主要是本单位的一些主要部门及负责人。伴随着信息化发展，当代企业对于信息资源的依赖性越来越大，之后的档案信息管理应该是一个开放式的形式。因此档案信息化要融入企业或单位的整体信息化系统，发挥其信息共享的特点，让档案可以成为单位信息服务的重要组成。
（三）优化档案工作技术。技术上的优化是档案信息数字化工作的基础方法。档案信息管理要改变原来的通过人工操作方法以及分割式的组织体系，就要大力引入当前科技化的方法，构建起档案的信息中心，实现档案信息收集、整理、保存、运用、传达的自动及网络化。实现信息的一体化，借用多个媒体技术，对档案进行加工和保存，使档案信息资源达到图、文、声一体化传输服务，让重要的资源可以得到更加完善的保存。
（四）优化人才队伍的构建。实现档案信息的数字化最重要的一个内容就是构建现代化的人才队伍，所以，人才是关系到档案信息数字化构建成功与否的一个关键点。档案管理人员不仅仅满足一般的计算机操作，同时更需要有较高层次的知识与先进的技术水平。当前，档案管理已由原来的劳动密集型变成了以现代化办公设备为根本的知识密集型工作方式，档案数字化构建的过程和新知识与技术的普及必须保持同步。企事业单位虽然引进了现代化的一些设备，但是人员培训跟不上，这些设备仍无法发挥其充分的作用。所以，一定要加大在职的档案管理人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的知识。同时，还需要重视引进相关的专业性人才，以此来适应档案信息化建设的需求。
四、结束语
综上所述，当前社会是一个信息高速发展的社会，档案信息为档案管理的组成，也是历史的重现者，其数字化已成为档案管理最先进及重要的手段。优化科学的管理，保证档案电子信息的可靠性，让其在社会生活、工作中发挥更好的作用，有着非常重要的现实意义及作用。
参考文献：
[1]高雪红. 档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案,2010,(04):89-90.
[2]姜欣. 公共图书馆纸质档案信息数字化探究——以辽宁省图书馆为例[J].图书馆学刊,2010,(08):47-49.