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美国《联邦行政法规》（CFR）第36编 公园、森林及公共财产 第12章 国家档案馆与档案管理局（NARA）分章B 档案管理 第1236节：电子档案管理
分节A 总则
§ 1236.1 第1236节的授权（生效日期：2012年10月12日）
授权本节的法律法规是44 U.S.C.（《美国法典》第44编） 2904、3101、3102及3105节；OMB（管理预算办公室）A-130公告《联邦信息资源管理》，适用于存有档案的档案及信息系统。
§ 1236.2 适用于本节的定义
（a）见本分章§ 1220.18的定义与术语。
（b）在本节（§ 1236）中使用的还有：
电子信息系统，是指包含并能提供利用计算机化联邦档案及其他信息的信息系统。
电子邮件系统，是指用于形成、接收及传输讯息及其他文件的计算机应用程序。该定义不包括文档移交功用（即，在使用者之间传输文档但并不保存所传输数据的软件）、用于收集和处理数据的数据系统（即，这些数据基于个人计算机或主机计算机分别被组织成数据文档或数据库），以及并不在电子邮件系统上传输的文字处理的文件。
元数据，指包含描述历史、痕迹，以及（或）电子文件管理而保存的背景信息。
非结构化电子档案，是指使用自动化处理软件，如电子邮件和其他讯息应用程序、字处理或显示软件等所形成的档案。
§ 1236.4 本节指南所采用的标准
本规章与ISO 15489–1：2001《档案管理：通则》相一致。其中的9.6存储与处置与本节（§ 1236）相关。
§ 1236.6 机关电子档案管理职责（生效日期：2011年11月1日）
机关必须：
（a）将电子档案管理纳入到本分章1220节～1235节对档案管理活动的要求中。
（b）将档案管理、保存的要求与电子信息系统的设计、开发、改进和实施整合。
（c）电子档案管理要符合“分节C”的要求（电子档案附加要求）。
分节B 电子信息系统设计实施中档案管理与保存的要点
§ 1236.10 对电子信息系统中的档案，机关必须确定档案管理控制点
以下几种档案管理控制点需要具备，以确保无论多长时间，只要这些信息是机关业务所需要，电子信息系统中联邦档案都能具备充分和恰当的资料说明。机关必须将控制要求纳入电子信息系统，或将其集成到信息系统外部的档案管理系统中。（见本节§1236.20）
（a）可信性：控制并确保事务、活动或实事数据的完整和准确的展现，使其能证明并作为后续事务或活动依据。
（b）真实性：控制并保护档案免于非授权添加、删除、篡改、使用及隐藏。
（c）完整性：控制，如审计追踪，并确保档案是完整的并且未被改变。
（d）可用性：以机制确保档案能被定位、检索、展现及理解。
（e）内容：以机制确保所保存档案中的信息确实是由档案形成者所产生。
（f）背景：以机制保证反映机构、职能及运行环境的相关档案建立互相参照，这些记录可能会因业务活动的行业、法律及法规要求不同而变化。
（g）结构：控制并确保对档案的物理及逻辑格式，以及数据元素之间的关系的维护。
§ 1236.12 其他应纳入电子信息系统设计、开发与实施中的档案管理与保存要点
作为资金计划和实施周期过程组成部分，机关必须确保：
（a）档案管理控制（见§1236.10）能纳入系统规划和实施。
（b）无论多久，只要机关业务活动需要，系统中所有档案应能检索和利用（如NARA所批准的保存期限）。当档案保存期限超过系统预期寿命，机关必须对档案及其相关元数据迁移到新的存储载体或格式提出计划和预算，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。（见§1236.14）
（c）向NARA移交永久档案，按照本分章第1235节。
（d）当需要允许在机关之间采用不同的软件或操作系统交换电子文件时，应规定标准交换格式（如，ASCII或XML）。
§ 1236.14 机关应对技术过时必须采取的档案保护措施
尽管系统产生和采集了档案，但只要档案要超越信息系统生命期维护和利用，机关就必须设计和实施迁移战略以应对档案对硬件和软件的依赖。为成功保护档案应对技术过时，机关必须：
（a）确定是否NARA所批准的档案保管期限，比现在保存着档案的系统寿命长。如果是，要在线性系统退役之前对档案向新系统的迁移作出规划。
（b）以保存电子档案在形成时系统的功能和完整性方式，施行硬件和软件升级。要保留档案系统的功能和完整性需要：
（1）直到授权的处置期限前，都要以可用的格式保留档案。当迁移包括档案的转换，要确保在转换后档案的授权处置得以实施。
（2）任何所需的存储载体转换，要具备与现行硬件和软件的兼容功能。
（3）在转化或迁移过程中，要维护档案与其元数据的连接，包括在迁移时刻所采集的所有相关的元数据（即档案元数据和迁移元数据）。
（c）确保迁移战略能兼顾到离线存储的非现行电子档案。
分节C 电子档案特殊要求
§ 1236.20对电子档案的档案管理系统特定要求
（a）总则。机关必须根据其业务需要，采用基于电子、纸质或两者结合的档案管理系统，对其所产生的档案进行管理。电子邮件可按照§1236.22（c）执行。
（b）电子档案管理。档案管理功能应嵌入电子信息系统，或者档案能转存到电子的存储库（如DOD5015.2STD认证的产品）中。以下为电子档案管理必备功能： （1）确认归档：对档案进行唯一标识。
（2）捕获档案：从其他来源输入到档案管理系统中，或将档案与其他系统关联。
（3）整编档案：按照批准的档案保管期限与处置表进行组织。
（4）档案安全：防止未授权利用、修改、删除已归档的档案，确保有关审计记录的保存以追踪档案的利用。
（5）利用检索：为利用者利用档案设定相应授权，促进档案的查询和检索。
（6）保存档案：确保系统中所有档案，不管多长时间只要需要，在机关开展业务活动中都可检索和使用，并按照NARA批准进行处置。机关必须开发相应程序，确保档案及其相关元数据向新的存储载体和格式迁移，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。
（7）实施处置：按照NARA批准的档案保管期限表，确定并实行向NARA移交永久档案；确定并删除可以处置的临时档案；申请保留档案或当需要时冻结档案处置。
§ 1236.22 电子邮件档案管理特殊要求
（a）机关必须针对所有人员制发电子邮件档案保存与管理要求：
（1）为使理解所发送信息的环境，信息发送者姓名及所有收信人名单和发送日期，必须作为电子邮件档案记录保存。机关要确定其他所需元数据，以满足机关业务的需要，例如，接收信息。
（2）电子邮件的附件属于电子邮件档案的组成部分，必须作为电子邮件档案保存，或与其他档案相关联。
（3）如果电子邮件系统是以编码或别名来识别使用者，或仅以邮件发送清单来识别接收者，须保留智能识别系统，或名录上的全名，或发送清单等，以确保能识别档案中的信息发送者和接收者。
（4）有些电子邮件系统为使用者提供日历和任务列表，这些也许符合联邦档案定义。符合联邦档案定义的日历要按照《联邦第23号通用保管期限表》第五项的规定来管理。
（5）在电子邮件系统中传阅修改的文件草稿，如果满足36 CFR 1222.10（b）特定标准，可能就属于档案。
（b）允许其雇员利用非机关所管理的系统发送和接收公务电子邮件讯息的机关，必须确保在这些系统中发送和接收的属于联邦档案的信息，要保存到机关档案管理系统中。
（c）机关可自行选择在机关电子邮件系统管理NARA所批准的短期电子邮件档案的保存期限（第23号《通用保管期限表》第7款中规定的定期档案中小于等于180天，或NARA所批准的机关档案保管期限表），并且不需要拷贝成纸质档案，或转存到电子档案管理系统中，但前提是：
（1）利用者在NARA批准的保管期限到期前没删除。
（2）系统的自动删除规则确保档案在NARA批准的保管期限到期前的保存。
（d）除了本节（c）段范围内的电子邮件档案：
（1）机关不得使用电子邮件系统存储被确认为属于联邦档案的电子邮件讯息档案拷贝，除非该系统具有本节§1236.20（b）所规定的功能特性。
（2）如果电子邮件系统不包含档案系统，机关必须指示其雇员，将联邦档案从电子邮件系统拷贝到档案管理系统中。
（e）保存永久电子邮件档案并准备向国家档案馆移交的机关必须以某种格式存储在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或当要移交时保存能够将档案转换到所要求的格式和媒体上。
（f）维护纸质档案管理系统的机关，必须按照机关电子邮件指令要求，对电子邮件档案及其相关传输和接收数据进行打印并立卷。
§ 1236.24 非结构化电子档案管理特殊要求
（a）以电子方式管理非结构化电子档案的机关，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期电子邮件外，必须确保档案按照§1236.10要求，在档案管理系统中立卷。
（b）维持纸质案卷作为档案管理系统的机关，必须制定方针，并对雇员制定指令，确保非结构化档案打印立卷，并要以采集所有相关隐形但所需的文本内容（如评注）或结构关系（如表单或其他复杂的文件中的操作工作单）方式，满足机关业务需求。
§ 1236.26 机关维护电子信息系统必须采取的措施
（a）机关必须维护电子信息系统的目录清单，并按照44 U.S.C. 3506的要求，将已制定的机关工作程序、标准及方针，作为系统一致性定期评估的内容。评估应当确定档案是否被恰当识别和著录、保管期限填注和期限是否反映出现行信息内容及使用情况。如果不是，机关必须向NARA提交SF115表格，以获得档案处置的授权。
（b） 机关必须维护有关电子信息系统充分的最新资料：
（1）对所有阅读和处理系统中档案所必需的技术特性具有详细说明。
（2）识别所有输入和输出。
（3）明确案卷和档案中的内容。
（4）确定档案获得和使用的限制。
（5）能理解该系统的作用和功能。
（6）描述在系统中添加、改变或删除信息的最新周期或条件及规则。
（7）确保档案的及时、授权处置。
§ 1236.28 适用于保存永久档案的电子档案存储载体的选择和维护特殊要求
（a）机关必须对包含永久及尚未划定期限档案的电子档案存储载体加以维护，其存储和测试场所的温度和相对湿度范围是：
（1）温度：62°F～68°F。
（2）相对湿度：35%～45%。
（b）包含永久或未定期档案的电子载体存储库及测试或评价场所必须禁烟。
（c）对维护和存储CD和DVD的特殊指南，机关可参考国家标准技术研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵护和处置》。
（d） 对使用磁带存储的电子档案，机关应在使用前六个月内进行测试。测试应当验证，用计算机磁带做永久保存载体，应是零差错并符合NIST或工业标准。
（e）对所有包含永久及非定期档案的计算机磁带载体，机关必须每年进行统计抽样读取，以识别数据损失、发现并纠正数据损失的原因。具有1800盘及以下的磁带载体库，应抽样读取20%或者50盘；超过1800盘的磁带载体库，应读取384盘载体。超过10盘出错的，必须进行载体替换；如有可能，损失的数据要重新存储。所有受到同样原因影响的磁带载体（如质量差的、利用率高的、环境差的、处理不当的）必须读取并做相应纠正。
（f）在载体寿命达10年时，机关必须将磁带载体上作为档案保存的永久或未确定保管期限的数据，拷贝至经测试和验证过的新电子载体上。
（作者单位：国家档案局 来稿日期：2013-08-14）
分节A 总则
§ 1236.1 第1236节的授权（生效日期：2012年10月12日）
授权本节的法律法规是44 U.S.C.（《美国法典》第44编） 2904、3101、3102及3105节；OMB（管理预算办公室）A-130公告《联邦信息资源管理》，适用于存有档案的档案及信息系统。
§ 1236.2 适用于本节的定义
（a）见本分章§ 1220.18的定义与术语。
（b）在本节（§ 1236）中使用的还有：
电子信息系统，是指包含并能提供利用计算机化联邦档案及其他信息的信息系统。
电子邮件系统，是指用于形成、接收及传输讯息及其他文件的计算机应用程序。该定义不包括文档移交功用（即，在使用者之间传输文档但并不保存所传输数据的软件）、用于收集和处理数据的数据系统（即，这些数据基于个人计算机或主机计算机分别被组织成数据文档或数据库），以及并不在电子邮件系统上传输的文字处理的文件。
元数据，指包含描述历史、痕迹，以及（或）电子文件管理而保存的背景信息。
非结构化电子档案，是指使用自动化处理软件，如电子邮件和其他讯息应用程序、字处理或显示软件等所形成的档案。
§ 1236.4 本节指南所采用的标准
本规章与ISO 15489–1：2001《档案管理：通则》相一致。其中的9.6存储与处置与本节（§ 1236）相关。
§ 1236.6 机关电子档案管理职责（生效日期：2011年11月1日）
机关必须：
（a）将电子档案管理纳入到本分章1220节～1235节对档案管理活动的要求中。
（b）将档案管理、保存的要求与电子信息系统的设计、开发、改进和实施整合。
（c）电子档案管理要符合“分节C”的要求（电子档案附加要求）。
分节B 电子信息系统设计实施中档案管理与保存的要点
§ 1236.10 对电子信息系统中的档案，机关必须确定档案管理控制点
以下几种档案管理控制点需要具备，以确保无论多长时间，只要这些信息是机关业务所需要，电子信息系统中联邦档案都能具备充分和恰当的资料说明。机关必须将控制要求纳入电子信息系统，或将其集成到信息系统外部的档案管理系统中。（见本节§1236.20）
（a）可信性：控制并确保事务、活动或实事数据的完整和准确的展现，使其能证明并作为后续事务或活动依据。
（b）真实性：控制并保护档案免于非授权添加、删除、篡改、使用及隐藏。
（c）完整性：控制，如审计追踪，并确保档案是完整的并且未被改变。
（d）可用性：以机制确保档案能被定位、检索、展现及理解。
（e）内容：以机制确保所保存档案中的信息确实是由档案形成者所产生。
（f）背景：以机制保证反映机构、职能及运行环境的相关档案建立互相参照，这些记录可能会因业务活动的行业、法律及法规要求不同而变化。
（g）结构：控制并确保对档案的物理及逻辑格式，以及数据元素之间的关系的维护。
§ 1236.12 其他应纳入电子信息系统设计、开发与实施中的档案管理与保存要点
作为资金计划和实施周期过程组成部分，机关必须确保：
（a）档案管理控制（见§1236.10）能纳入系统规划和实施。
（b）无论多久，只要机关业务活动需要，系统中所有档案应能检索和利用（如NARA所批准的保存期限）。当档案保存期限超过系统预期寿命，机关必须对档案及其相关元数据迁移到新的存储载体或格式提出计划和预算，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。（见§1236.14）
（c）向NARA移交永久档案，按照本分章第1235节。
（d）当需要允许在机关之间采用不同的软件或操作系统交换电子文件时，应规定标准交换格式（如，ASCII或XML）。
§ 1236.14 机关应对技术过时必须采取的档案保护措施
尽管系统产生和采集了档案，但只要档案要超越信息系统生命期维护和利用，机关就必须设计和实施迁移战略以应对档案对硬件和软件的依赖。为成功保护档案应对技术过时，机关必须：
（a）确定是否NARA所批准的档案保管期限，比现在保存着档案的系统寿命长。如果是，要在线性系统退役之前对档案向新系统的迁移作出规划。
（b）以保存电子档案在形成时系统的功能和完整性方式，施行硬件和软件升级。要保留档案系统的功能和完整性需要：
（1）直到授权的处置期限前，都要以可用的格式保留档案。当迁移包括档案的转换，要确保在转换后档案的授权处置得以实施。
（2）任何所需的存储载体转换，要具备与现行硬件和软件的兼容功能。
（3）在转化或迁移过程中，要维护档案与其元数据的连接，包括在迁移时刻所采集的所有相关的元数据（即档案元数据和迁移元数据）。
（c）确保迁移战略能兼顾到离线存储的非现行电子档案。
分节C 电子档案特殊要求
§ 1236.20对电子档案的档案管理系统特定要求
（a）总则。机关必须根据其业务需要，采用基于电子、纸质或两者结合的档案管理系统，对其所产生的档案进行管理。电子邮件可按照§1236.22（c）执行。
（b）电子档案管理。档案管理功能应嵌入电子信息系统，或者档案能转存到电子的存储库（如DOD5015.2STD认证的产品）中。以下为电子档案管理必备功能： （1）确认归档：对档案进行唯一标识。
（2）捕获档案：从其他来源输入到档案管理系统中，或将档案与其他系统关联。
（3）整编档案：按照批准的档案保管期限与处置表进行组织。
（4）档案安全：防止未授权利用、修改、删除已归档的档案，确保有关审计记录的保存以追踪档案的利用。
（5）利用检索：为利用者利用档案设定相应授权，促进档案的查询和检索。
（6）保存档案：确保系统中所有档案，不管多长时间只要需要，在机关开展业务活动中都可检索和使用，并按照NARA批准进行处置。机关必须开发相应程序，确保档案及其相关元数据向新的存储载体和格式迁移，以避免由于载体失效和技术过时带来的损失。
（7）实施处置：按照NARA批准的档案保管期限表，确定并实行向NARA移交永久档案；确定并删除可以处置的临时档案；申请保留档案或当需要时冻结档案处置。
§ 1236.22 电子邮件档案管理特殊要求
（a）机关必须针对所有人员制发电子邮件档案保存与管理要求：
（1）为使理解所发送信息的环境，信息发送者姓名及所有收信人名单和发送日期，必须作为电子邮件档案记录保存。机关要确定其他所需元数据，以满足机关业务的需要，例如，接收信息。
（2）电子邮件的附件属于电子邮件档案的组成部分，必须作为电子邮件档案保存，或与其他档案相关联。
（3）如果电子邮件系统是以编码或别名来识别使用者，或仅以邮件发送清单来识别接收者，须保留智能识别系统，或名录上的全名，或发送清单等，以确保能识别档案中的信息发送者和接收者。
（4）有些电子邮件系统为使用者提供日历和任务列表，这些也许符合联邦档案定义。符合联邦档案定义的日历要按照《联邦第23号通用保管期限表》第五项的规定来管理。
（5）在电子邮件系统中传阅修改的文件草稿，如果满足36 CFR 1222.10（b）特定标准，可能就属于档案。
（b）允许其雇员利用非机关所管理的系统发送和接收公务电子邮件讯息的机关，必须确保在这些系统中发送和接收的属于联邦档案的信息，要保存到机关档案管理系统中。
（c）机关可自行选择在机关电子邮件系统管理NARA所批准的短期电子邮件档案的保存期限（第23号《通用保管期限表》第7款中规定的定期档案中小于等于180天，或NARA所批准的机关档案保管期限表），并且不需要拷贝成纸质档案，或转存到电子档案管理系统中，但前提是：
（1）利用者在NARA批准的保管期限到期前没删除。
（2）系统的自动删除规则确保档案在NARA批准的保管期限到期前的保存。
（d）除了本节（c）段范围内的电子邮件档案：
（1）机关不得使用电子邮件系统存储被确认为属于联邦档案的电子邮件讯息档案拷贝，除非该系统具有本节§1236.20（b）所规定的功能特性。
（2）如果电子邮件系统不包含档案系统，机关必须指示其雇员，将联邦档案从电子邮件系统拷贝到档案管理系统中。
（e）保存永久电子邮件档案并准备向国家档案馆移交的机关必须以某种格式存储在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或当要移交时保存能够将档案转换到所要求的格式和媒体上。
（f）维护纸质档案管理系统的机关，必须按照机关电子邮件指令要求，对电子邮件档案及其相关传输和接收数据进行打印并立卷。
§ 1236.24 非结构化电子档案管理特殊要求
（a）以电子方式管理非结构化电子档案的机关，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期电子邮件外，必须确保档案按照§1236.10要求，在档案管理系统中立卷。
（b）维持纸质案卷作为档案管理系统的机关，必须制定方针，并对雇员制定指令，确保非结构化档案打印立卷，并要以采集所有相关隐形但所需的文本内容（如评注）或结构关系（如表单或其他复杂的文件中的操作工作单）方式，满足机关业务需求。
§ 1236.26 机关维护电子信息系统必须采取的措施
（a）机关必须维护电子信息系统的目录清单，并按照44 U.S.C. 3506的要求，将已制定的机关工作程序、标准及方针，作为系统一致性定期评估的内容。评估应当确定档案是否被恰当识别和著录、保管期限填注和期限是否反映出现行信息内容及使用情况。如果不是，机关必须向NARA提交SF115表格，以获得档案处置的授权。
（b） 机关必须维护有关电子信息系统充分的最新资料：
（1）对所有阅读和处理系统中档案所必需的技术特性具有详细说明。
（2）识别所有输入和输出。
（3）明确案卷和档案中的内容。
（4）确定档案获得和使用的限制。
（5）能理解该系统的作用和功能。
（6）描述在系统中添加、改变或删除信息的最新周期或条件及规则。
（7）确保档案的及时、授权处置。
§ 1236.28 适用于保存永久档案的电子档案存储载体的选择和维护特殊要求
（a）机关必须对包含永久及尚未划定期限档案的电子档案存储载体加以维护，其存储和测试场所的温度和相对湿度范围是：
（1）温度：62°F～68°F。
（2）相对湿度：35%～45%。
（b）包含永久或未定期档案的电子载体存储库及测试或评价场所必须禁烟。
（c）对维护和存储CD和DVD的特殊指南，机关可参考国家标准技术研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵护和处置》。
（d） 对使用磁带存储的电子档案，机关应在使用前六个月内进行测试。测试应当验证，用计算机磁带做永久保存载体，应是零差错并符合NIST或工业标准。
（e）对所有包含永久及非定期档案的计算机磁带载体，机关必须每年进行统计抽样读取，以识别数据损失、发现并纠正数据损失的原因。具有1800盘及以下的磁带载体库，应抽样读取20%或者50盘；超过1800盘的磁带载体库，应读取384盘载体。超过10盘出错的，必须进行载体替换；如有可能，损失的数据要重新存储。所有受到同样原因影响的磁带载体（如质量差的、利用率高的、环境差的、处理不当的）必须读取并做相应纠正。
（f）在载体寿命达10年时，机关必须将磁带载体上作为档案保存的永久或未确定保管期限的数据，拷贝至经测试和验证过的新电子载体上。
（作者单位：国家档案局 来稿日期：2013-08-14）