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[摘 要]随着电脑等硬件设施以及数字技术在机关单位办公过程的应用不断推广，电子文件以及档案资料大量增多，网络化办公已经成为未来机关办公的常态，而档案管理作为对机关办公的记录，实现信息化管理也是大势所趋。档案管理是各种机关管理工作中的重要环节。科学的 、现代化的管理档案，对有效提高机关管理工作，促进机关有序、高效管理，有至关重要的作用。笔者从事档案管理工作多年，结合实际经验，谈谈网络环境如何做好机关档案管理工作。
[关键词]机关档案管理；网络环境；档案信息化；档案管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）40-0338-02
引言
随着互联网时代的到来，数字技术使管理领域的面貌发生了巨大的改变。网络技术的应用提高了信息处理和管理的速度和效率，并且能够及时地最大限度实现档案管理的工作目标。所谓的档案信息化建设是国家档案行政管理机构将信息化技术应用于其单位档案管理的全过程，运用信息技术对其档案管理制度和体系进行统一规划，实现电子归档，使单位档案管理工作跟上信息时代步伐的综合举措。档案管理信息化建设对于机关单位而言，既是机遇，也是挑战。
1 基于网络技术的档案管理应具备的特征
1.1 信息内容及时性
随着网络技术的广泛应用，我国大部分机关单位都建立了以信息化技术为基础的管理平台，平台数据和信息量十分庞大，信息化数据平台不仅有效解决了传统档案管理中信息资源缺乏、服务范围有限、服务能力有限的瓶颈，还使得档案信息和资源有了一定的外延特性，为机关单位档案库建设扩充了丰富的信息资源，也为机关单位用户提供了更加全面的档案信息服务，保障了用户对档案资料的查阅能够及时获取。
1.2 档案利用的高效性
现实中，机关单位都保存和管理着各类档案资料与文件，档案中的信息量极大，还会涉及到个人的重要信息和隐私信息。机关单位人员众多，各类档案数量也在成倍的增长，面对信息化对机关单位工作的冲击，传统的人工档案管理模式显然不能实现海量信息的提取与处理，而且人工档案管理效率低下，不利于档案管理水平的提升。信息化技术的应用，不仅充实了数据库，使得档案信息更新速度加快，也使得资料数据查询功能有所提升。
1.3 资料保存永久性
在网络时代，提高档案管理的规范化和科学化可以使档案资料和数据统计更容易，使档案资料可以得到更全面、长久的保存，不受时间、空间所限。因此，提高档案管理的信息化水平，是提升机关单位管理效能的关键，是促进档案管理工作改革的必然要求。
2 网络环境下实现机关单位档案管理信息化建设的重要意义
2.1 提高档案管理工作的效率
对于多数机关单位而言，档案管理工作都是纷繁复杂，千头万绪的，涉及单位工作的方方面面。在传统的档案管理制度下，由于资料繁杂，加上人手不足等原因，很多档案因为管理上比较落后，会出现利用困难甚至遗失的后果。借助现代化的信息技术手段，档案管理工作人员能够极大地提高工作效率，方便档案及时有效地得到整理和保存。
2.2 方便对历史陈旧档案进行整理和利用
机关单位的档案管理是一个历史过程，在这一过程中，许多具有高度历史价值的文件资料都得应得到充分的保管。然而由于传统的纸质档案不易保存和查询，保存空间有限等原因，珍贵的历史资料都只能被长久尘封，不能得到很好地利用。借助網络技术，能够极大地扩充档案存储空间，并且方便以后对这些历史资料进行查询和调用。在恢复历史陈旧档案的价值上，档案管理信息化建设也有重大作用。
2.3 有利于对档案信息资料进行共享，促进资料的综合利用
在传统的档案管理制度下，受限于物理空间，机关单位内部的档案保存一直处于分散的状态，不利于对档案进行综合利用和规划。但是，信息化技术却能够很好地弥补这一不足。借助互联网平台，不同部门甚至不同单位之间的信息共享都更加便捷，档案的利用效率更高。
2.4 有利于保障档案储存的稳定性和安全性
相较于传统的纸质档案存储方式，电子档案的保存时间较长，且备份方便。此外，电子档案的储存和读取方便，保密性强，在满足稳定性的同时，也能够很好地保证信息存储和传输过程的安全性。
3 网络环境下档案管理的原则
3.1 标准性原则
标准性是档案信息网络化的前提条件。标准化是实现档案信息网络化管理的最实质性的保障措施，是前提基础和保障，也是最重要的一个方面。
3.2 先进性原则
档案数字化的系统工程建立在现代信息技术普遍应用的基础上。要利用数字手段，以高度有序的档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施，为生产、管理、决策等各方面提供优质服务。
3.3 安全性原则
数字信息可以不留任何痕迹地被修改，事故原因也有可能造成数字信息的改变。因此，档案保管部门提供数字信息是否真实可靠，是档案数字信息利用者十分关注的问题。为此，保证数字信息的真实可靠性、安全性，是十分重要的。
4 机关档案管理中存在的问题
4.1 领导重视程度不够。财务、组织、人事部门的档案，往往是各个机关单位中的重视热点，造成部分机关档案管理工作被忽视。此外，机关档案管理工作资金投入不足，资源配置不合理，专业人员数量少、素质参差不齐、待遇低等方面问题，使得档案管理工作的进行，遇到了一定的阻力。
4.2 档案管理模式落后。由于大部分单位的档案，仍然以陈旧而厚重的纸质版本为主。各科室管理各科室的档案，科室之间缺少沟通，档案工作相对封闭，加大了档案管理的难度，造成档案查找、利用困难。合理、有层次的档案管理模式，才是我们需要并且符合时代的管理模式。
4.3 档案管理现代化水平低。电子档案管理具有高效、易沟通、存储简单、修改方便等优点。但是，由于网络本身的不稳定性、易损坏性等特点，使得电子档案的保存，相较于传统纸质档案的永久存储，有一定的缺陷。同时，电子档案的方便复制，使保密工作面临一定挑战。因此，档案管理现代化过程中存在的问题，还得利用现代化技术加以解决，才能使档案管理更加方便日常工作。
5 网络环境下实现档案管理科学化的有效策略
5.1 机关单位要高度重视档案管理信息化
机关单位领导必须转变观念，提高对档案管理工作的认识，要加强组织和领导，要求档案管理部门和管理人员做到科学化和规范化管理，强化档案管理部门的责任意识和安全意识。机关单位要加大投入，有效整合人力、物力等资源。对档案管理的思想认识是做好档案管理工作的基础。因此，机关单位要进一步建立完善的档案管理工作制度，加大制度的执行力度，将档案管理工作作为单位的基础管理工作，将其纳入考核体系中，明确档案管理部门的责任和义务，做好人员分工，积极拓展档案资源，认识到位、组织到位，确保档案管理工作的科学化。
5.2 加大投入，完善信息化硬件建设
随着网络时代的到来，数字化技术的广泛应用使我们的工作效率大大提升，机关单位的档案管理工作也如此。若想提高档案管理效率，机关单位必须要加大投入，保证档案管理信息化的基础硬件设施建设，确保配备足够的基础设备，包括计算机、扫描仪等。档案管理人员要能够掌握基础设备的操作，定期对设备进行检查和维护，发现问题及时上报，便于找到适当的措施解决。档案管理人员要在实际工作中强化现代化管理理念，引进先进技术，实现档案管理的规
[关键词]机关档案管理；网络环境；档案信息化；档案管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）40-0338-02
引言
随着互联网时代的到来，数字技术使管理领域的面貌发生了巨大的改变。网络技术的应用提高了信息处理和管理的速度和效率，并且能够及时地最大限度实现档案管理的工作目标。所谓的档案信息化建设是国家档案行政管理机构将信息化技术应用于其单位档案管理的全过程，运用信息技术对其档案管理制度和体系进行统一规划，实现电子归档，使单位档案管理工作跟上信息时代步伐的综合举措。档案管理信息化建设对于机关单位而言，既是机遇，也是挑战。
1 基于网络技术的档案管理应具备的特征
1.1 信息内容及时性
随着网络技术的广泛应用，我国大部分机关单位都建立了以信息化技术为基础的管理平台，平台数据和信息量十分庞大，信息化数据平台不仅有效解决了传统档案管理中信息资源缺乏、服务范围有限、服务能力有限的瓶颈，还使得档案信息和资源有了一定的外延特性，为机关单位档案库建设扩充了丰富的信息资源，也为机关单位用户提供了更加全面的档案信息服务，保障了用户对档案资料的查阅能够及时获取。
1.2 档案利用的高效性
现实中，机关单位都保存和管理着各类档案资料与文件，档案中的信息量极大，还会涉及到个人的重要信息和隐私信息。机关单位人员众多，各类档案数量也在成倍的增长，面对信息化对机关单位工作的冲击，传统的人工档案管理模式显然不能实现海量信息的提取与处理，而且人工档案管理效率低下，不利于档案管理水平的提升。信息化技术的应用，不仅充实了数据库，使得档案信息更新速度加快，也使得资料数据查询功能有所提升。
1.3 资料保存永久性
在网络时代，提高档案管理的规范化和科学化可以使档案资料和数据统计更容易，使档案资料可以得到更全面、长久的保存，不受时间、空间所限。因此，提高档案管理的信息化水平，是提升机关单位管理效能的关键，是促进档案管理工作改革的必然要求。
2 网络环境下实现机关单位档案管理信息化建设的重要意义
2.1 提高档案管理工作的效率
对于多数机关单位而言，档案管理工作都是纷繁复杂，千头万绪的，涉及单位工作的方方面面。在传统的档案管理制度下，由于资料繁杂，加上人手不足等原因，很多档案因为管理上比较落后，会出现利用困难甚至遗失的后果。借助现代化的信息技术手段，档案管理工作人员能够极大地提高工作效率，方便档案及时有效地得到整理和保存。
2.2 方便对历史陈旧档案进行整理和利用
机关单位的档案管理是一个历史过程，在这一过程中，许多具有高度历史价值的文件资料都得应得到充分的保管。然而由于传统的纸质档案不易保存和查询，保存空间有限等原因，珍贵的历史资料都只能被长久尘封，不能得到很好地利用。借助網络技术，能够极大地扩充档案存储空间，并且方便以后对这些历史资料进行查询和调用。在恢复历史陈旧档案的价值上，档案管理信息化建设也有重大作用。
2.3 有利于对档案信息资料进行共享，促进资料的综合利用
在传统的档案管理制度下，受限于物理空间，机关单位内部的档案保存一直处于分散的状态，不利于对档案进行综合利用和规划。但是，信息化技术却能够很好地弥补这一不足。借助互联网平台，不同部门甚至不同单位之间的信息共享都更加便捷，档案的利用效率更高。
2.4 有利于保障档案储存的稳定性和安全性
相较于传统的纸质档案存储方式，电子档案的保存时间较长，且备份方便。此外，电子档案的储存和读取方便，保密性强，在满足稳定性的同时，也能够很好地保证信息存储和传输过程的安全性。
3 网络环境下档案管理的原则
3.1 标准性原则
标准性是档案信息网络化的前提条件。标准化是实现档案信息网络化管理的最实质性的保障措施，是前提基础和保障，也是最重要的一个方面。
3.2 先进性原则
档案数字化的系统工程建立在现代信息技术普遍应用的基础上。要利用数字手段，以高度有序的档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施，为生产、管理、决策等各方面提供优质服务。
3.3 安全性原则
数字信息可以不留任何痕迹地被修改，事故原因也有可能造成数字信息的改变。因此，档案保管部门提供数字信息是否真实可靠，是档案数字信息利用者十分关注的问题。为此，保证数字信息的真实可靠性、安全性，是十分重要的。
4 机关档案管理中存在的问题
4.1 领导重视程度不够。财务、组织、人事部门的档案，往往是各个机关单位中的重视热点，造成部分机关档案管理工作被忽视。此外，机关档案管理工作资金投入不足，资源配置不合理，专业人员数量少、素质参差不齐、待遇低等方面问题，使得档案管理工作的进行，遇到了一定的阻力。
4.2 档案管理模式落后。由于大部分单位的档案，仍然以陈旧而厚重的纸质版本为主。各科室管理各科室的档案，科室之间缺少沟通，档案工作相对封闭，加大了档案管理的难度，造成档案查找、利用困难。合理、有层次的档案管理模式，才是我们需要并且符合时代的管理模式。
4.3 档案管理现代化水平低。电子档案管理具有高效、易沟通、存储简单、修改方便等优点。但是，由于网络本身的不稳定性、易损坏性等特点，使得电子档案的保存，相较于传统纸质档案的永久存储，有一定的缺陷。同时，电子档案的方便复制，使保密工作面临一定挑战。因此，档案管理现代化过程中存在的问题，还得利用现代化技术加以解决，才能使档案管理更加方便日常工作。
5 网络环境下实现档案管理科学化的有效策略
5.1 机关单位要高度重视档案管理信息化
机关单位领导必须转变观念，提高对档案管理工作的认识，要加强组织和领导，要求档案管理部门和管理人员做到科学化和规范化管理，强化档案管理部门的责任意识和安全意识。机关单位要加大投入，有效整合人力、物力等资源。对档案管理的思想认识是做好档案管理工作的基础。因此，机关单位要进一步建立完善的档案管理工作制度，加大制度的执行力度，将档案管理工作作为单位的基础管理工作，将其纳入考核体系中，明确档案管理部门的责任和义务，做好人员分工，积极拓展档案资源，认识到位、组织到位，确保档案管理工作的科学化。
5.2 加大投入，完善信息化硬件建设
随着网络时代的到来，数字化技术的广泛应用使我们的工作效率大大提升，机关单位的档案管理工作也如此。若想提高档案管理效率，机关单位必须要加大投入，保证档案管理信息化的基础硬件设施建设，确保配备足够的基础设备，包括计算机、扫描仪等。档案管理人员要能够掌握基础设备的操作，定期对设备进行检查和维护，发现问题及时上报，便于找到适当的措施解决。档案管理人员要在实际工作中强化现代化管理理念，引进先进技术，实现档案管理的规