通讯企业采购管理模式的优化研究

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  摘 要 人力资源管理是现代企业管理的核心,是企业实现可持续发展的关键所在。转型时期,电信企业进行组织机构再造战略、人才结构优化战略、市场化改革战略以及制度化规范战略等改革,取得了一些明显成效,也存在企业人才战略高度不够、企业制度规范力不够和员工薪酬管理结构不佳等问题。因此,着眼于企业可持续发展,进一步推进转型期电信企业人力资源管理,应坚持树立“以人为本”的人力资源管理理念,坚持发展科学合理的人力资源管理体制,真正实现电信企业可持续发展。
  关键词 电信企业 人力资源管理 路径
  
  采购管理是供应链管理的一个重要内容,20世纪末,随着供应链管理研究的进一步深入,一段时间以来,力争在供应链条件下提升采购管理的职能成为重要的研究课题。所谓采购管理是指为保障企业物资供应而对企业的整个采购过程进行计划、组织、指挥、协调和控制的活动。一般情况下,企业产品的成本中外购部分占比较大的比例,约为60%—70%,外购条件与原材料的采购成功与否在一定程度上影响着企业的竞争力,因此采购管理不仅是企业组织生产的先决条件,而且是降低成本,获取利润,从而提升企业核心竞争力的重要手段。随着经济社会的加速发展,通讯企业在近几年获得了史无前例的发展,这也为在新形势下优化通讯企业采购管理模式提供了契机。
  
  一、我国企业采购管理存在的主要模式
  
  采购是供应物流与社会物流的衔接点,它是依据市场需要、企业生产计划所要求的供应计划制订采购计划,并进行原材料外购的作业层,需要承担市场资源、供货商家、市场变化等信息的采集和反馈任务;同时,还要兼顾采购决策。而采购决策内容除市场资源调查、市场变化信息的采集和反馈、供货商家选择等外,还要决定进货批量、进货时间,因为这些可以使企业在生产不受影响的情况下,有效地降低成本。这些有效组合就需要一种合理的采购管理模式,所以采用什么样的采购模式对企业生产的发展具有至关重要的作用。总体来说,当前我国企业采购管理存在的主要模式有以下三种:
  
  (一)集中制的采购管理模式。
  集中制的采购管理模式是指只有一个部门开展采购,例如统一由企业的物资部门采购。这种模式具有以下优点:首先是可以很好的节约成本,因为采购功能集中,可以精简人力,节约人力资本;其次这一模式推行专业分工,使采购作业成本降低,效率提升;第三,可以统筹规划供需求数量,从而避免各自为政,产生过多的存货,并且各部门的过剩物资也可以互相转用;第四,集中制采购下,企业所有的需求集中在一起,可以使采购数量增加,提高与卖方的谈判力量,比较容易获得价格折让和良好的服务;最后,由于这种模式下的管理统一,采购方针与作业计划容易统一实施。但是这种模式下采购流程过长,延误时效;零星、地域性及紧急采购状况难以适应;而且非共同性物料集中采购,并无数量折扣利益;更为明显的不足是采购与使用单位分离,采购绩效比较差。
  
  (二)分散制的采购管理模式。
  分散制的采购管理模式是指由几个部门开展采购,即企业各部门设立单独的采购处。这一模式的灵活性强,各部门可以根据需要,对临时性的、紧急需要的材料自己购买,并且因为可以就近采购,节约了运输成本;其次采购绩效比较高,由于在同一部门或地区,采购部门能在部门内进行及时沟通,节省时间,提高效率;最后,这一模式可以提高部门内部人员的工作积极性,因为可通过采取措施降低采购成本,提高部门的利润。但是这种模式的采购渠道分散,采购环节增加,使得总体采购成本加大;而且可供选择的供应商范围小,竞争对象也少,这就使得讨价还价也很难降低采购的成本;此外,分散的采购使得各采购处信息渠道窄,难以采购到质优价廉的物资,购买产品的质量风险大,并且这种模式下容易出现暗箱操作的情形,如果经办人贪图私利,企业将会蒙受巨大的损失,最明显的一点是共同性物料分散采购,不能取得较好的折扣利益。
  
  (三)混合制的采购管理模式。
  这种模式兼采集中制和分散制的优点而成。在这种模式下,凡是共同性物料、采购金额比较大或者进口品等,,均集中由公司物资供应部门办理,而小额的、因地制宜、临时性的采购,则授权分公司或各相关部门执行采购工作。虽然混合制集中了前两者的优势,但也存在一些明显的不足,例如在如何界定物品、何种情形下采用何种方式等方面会产生困难。因而划分不好,就会同时产生前两种采购制度的问题。
  
  二、当前我国通讯企业采购管理模式中存在的问厢
  
  一直以来,降低采购成本是企业采购管理的核心,而现代采购管理赋予了采购更多更广泛的职能。目前,我国的通讯企业基本上根据自身实际合理地选择以上三种模式进行采购管理,但通讯企业的物资采购部门与其他物资采购部门一样,经历了由计划经济向市场经济、由资源缺乏向资源极大丰富的转变,在具体的采购管理模式内部,由于是大企业管理,在具体实施中存在一些问题。
  
  (一)采购需求计划分析模糊。
  采购需求计划是整个采购管理的开始,合理的制定采购计划对于企业的采购管理至关重要,不仅可以节省企业的成本,而且可以提高企业生产的效率和水平。但是在集中制的采购管理模式下,通讯企业采购需求分析所做出的采购单,采购部门一般较少对它进行分析。在计划分析上也存在问题:由于填报物资采购需求计划不是需求部门的专职工作,而且填制表格也不是他们自己所用,因而容易出现填表人填表不认真、数字未经认真审核计算、造成采购需求计划不准确的现象;另外,需求计划是需求部门按计划上报,需求部门本职工作繁忙时,容易忽视物资需求计划上报,只要有一个单位的采购需求计划没到齐,采购部门就不能进行整个需求的整理和统计工作。
  
  (二)对采购人员监督不足。
  不论是集中制、分散制,或是混合制的采购管理模式,许多企业在采购环节中都存在采购活动没有进行有效的监控、采购权力过分集中于少数领导手中的现象,使得采购管理部门形同虚设。主要表现为:只对采购的物品数量进行计划,而对整个采购的过程不制定计划,出现盲目采购、乱采购的现象;采购的论证和评审不到位,缺乏市场调查分析,资金和生产双受损;有些企业采购不进行公开的招标,有些企业进行招标,但是招标不规范;与供应商签约后出现不认真执行合同的现象,有的企业甚至不签采购合同,事后也对合同的执行情况不闻不问,有的报销数额竟大大高出当时市场价格或合同价款,造成损失浪费。此外,有些通讯企业会出现采购验收不严、帐物不符的现象,最终导致经济纠纷,使企业蒙受经济损失。
  
  (三)价格管理手段单一。
  分散制的采购模式下,企业在进行采购的过程中,采购人员常常未科学合理地对供应商的成本进行分析,在谈判过程中经常会尽可能采用简单的方法随意压价或一律直接采取招标手段。当采购价格大大低于市价时,经常造成买方断料或缺货;这种不择手段的作法虽然使企业获得了合同,但一味追求价格也会使得产品质量下降,导致经 常的退货,造成各种管理费用增加,而经常性的退货,则会造成经常性变更企业计划,这就增加了相应的成本,并且会影响到交货期,使得通讯成品品质不良率加大,造成客户投诉与退货增多,最终会降低企业的信誉和产品竞争力,威胁到企业的生存。
  
  (四)采购评估体系不完善。
  采购管理中的组织实施阶段需要与供应链中的供应商进行协商、谈判,并签订合同,在采购以后需要进行采购后的评价和调整,所以供应商的管理是采购管理中十分重要的一环,如何在较为宽松的采购环境中选择合格的供应商,是通讯企业采购管理中首先要解决的问题。但是目前有些通讯企业没有建立对供应商采购评估体系,有的即使建立了评估体系,也不够完善,缺乏可操作性,不能对供应商做出全面、具体、客观的评价,对供应商的管理有些主观臆测。在混合制与分散制的采购管理模式下,其中独立的部门采购活动使得对重要物资的采购活动难以按照相应的分类进行采购评价,分散的采购中,对供应商的激励约束机制不够健全。
  
  三、优化通讯企业采购管理模式的主要策略
  
  在生产资料价格放开的买方市场条件下,改进和加强通讯企业采购管理工作,不仅是降低成本、实现资产经营目标的迫切需要,也是从机制上构筑反腐防线、维护企业合法权益的有效途径。因此,在既定的三种模式下,我们需要不断优化通讯企业的采购管理模式。
  
  (一)优化采购的管理组织。
  建立在现代采购意义上的采购管理组织,不仅要求将所需材料采购进来,而且还需要所采购的服务或产品具有更好的质量,只有这样才能保证企业最终的产品质量。因而,优化采购管理组织是优化采购管理模式最为重要的措施。在优化通讯企业的三种管理模式中,我们首先要对采购处进行了机构改革,可以尝试在采购处设立监察科、集中采购组织科、限价管理科、采购物品管理办公室等相关科室,并明确界定了各自职能。这样不仅可以杜绝采购人员权力过分集中的现象,也可以有效的对机构内部工作人员进行监督,并且可以有效的对价格进行监管。其次是根据采购管理中出现的新问题、新情况,不断调整、制定物资采购供应办法、限价与招标管理办法、物资监察办法等,并对工作标准进行量化和细化。这里我们提出并设计了一种借助计算机网络,将采购管理组织机构划分为两个互相独立的制约型采购竟价体系,初步进行了模拟运转。该系统分为三个下属机构:物资管理中心、物资竟价中心、物资采购实施及配送中心,三个中心之间无行政关系,而是相互独立的。
  
  (二)优化对供应商的选择、评估机制。
  采购是企业为满足特定需要而发生的外部购买行为,在这种行为中,供应商和客户之间的利益关系并不完全一致,必须在变动的采购利益关系中准确界定企业的利害关系,并以此为基础开展采购行为。对采购进行有效的控制,是企业挖潜增效的重要手段;在此过程中对供方的评价和选择显得尤为重要。组织应该规定详细的评价、在评价和选择供方的准则,组织只有完善、健全采购文件,以法治取代人管,才能适应日益激烈的市场竞争。
  在对供应商进行选择时,首先的一项是标准问题,这要求供方的产品必须满足质量标准的要求,这一要求既包括国际、行际的要求,也包括企业的标准要求,依照标准来实施选择供应商的活动;其次是如何进行评价的问题,可以在实施招标的过程中,将标底保密不公开,各部门、使用单位、采购单位主管领导分别由不等的投票权,根据得票多少确定最终夺标的供方,以此为依据实施采购,防止由于采购人员素质不高而给组织带来不应有的损失。最后,对于一些需求量大的紧俏物品,可以采取走出去的方式实施采购,在此过程中,要尽可能的走访较多的供方,这样才能形成供方之间的竞争,使得采购物品在质量和价格上达到要求,同时也获得了选择的余地。
  
  (三)优化采购信息的管理模式。
  在信息时代,由于采购管理的复杂性,以及采购物品的多样性,采购信息的优化对于采购管理过程的优化至关重要,对采购信息的管理宜采用采购计划与采购合同、领导审批与产品实物质量验证双管齐下的模式。这种宏观管理与微观协调相结合的办法可以有效地化解信息分析中出现的问题。
  一方面,采取以分级管理的模式对物品进行有效的界定,可以把握问题的关键,防止在采购信息的分析中出现问题。即不论在集中制、分散制、或是混合制的管理模式下,在每一需要采购的部门设立一层负责的领导,主管采购信息的收集与反馈工作,这种分级制的管理模式十分有利于采购信息的及时收集和分析。另外,需建立计划采购与储存验收分工负责的机制,并且使用单位与采购部门之间的相互制衡、相互制约,以便适应市场经济的客观要求。
  另一方面,以完善文件和管理制度作为开始,努力使采购信息在传递中畅通无阻。这就需要制定切实有效的规章制度,要求采购文件应当清楚地说明所采购的产品或服务的信息,并且要求采购文件在发行前,采购部门应确保对其规范要求的适宜性,制定合适的规范,不模糊、具有可操作性,从而堵塞采购管理信息分析的漏洞。使得组织的采购管理更上一个新台阶。
  
  (四)优化采购人员管理模式。
  采购管理优化的根本是要人员管理的优化,因此在管理上要体现出制衡,并且在职责匹配、资源配备上要全方位考虑,突出对组织内部员工的采购行为进行规范,保证采购管理更为有效。规范通讯企业采购部门员工的行为,企业应当相应调整采购部门的收入分配办法,对物资采购供应部门的员工,企业全额拨付员工工资总额,不留缺口;同时注重实行绩效挂钩的考核,这就可以极大地调动了员工,从而搞好采购员工工作的积极性,进而杜绝盲目采购、乱采购,以及浪费企业资源的行为。
  
  参考文献:
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