【中图分类号】R276【文献标识码】A【文章编号】1550-1868（2015）04
　　随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，无纸化办公正在医院各部门稳步推行。电子文件作为载体与轨迹重要记录形式，已成为医院工作中所接触的最普通的内容之一。以往手续繁杂的办公行文、来往函件都可以通过网络在计算机上完成。极大的便利了日常工作生活，从而为医院的信息化建设添砖加瓦。其中，探讨研究电子文件归档的方式，存在的问题以及解决的方法，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是医院档案管理工作中一个需解决的课题。
　　一、电子文件归档的现状
　　电子文件，即为能被计算及人事处理存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上并可在网络上传递的代码序列。
　　目前，电子文件归档方式主要有三种：
　　1、转换介质法：即将电子文件打印出来，按照传统方式立卷归档。其优点为不会出现较大失误，不足为无法满足提高档案利用率的要求。
　　2、脱机储存法：将电子信息存储在硬、软盘、或光盘上，将其按照档案实物保管。但在浏览信息之前，需安装各种背景来进行有效的查询活动。导致背景目录信息多而资料少的情况。
　　3、数字介质目录管理法：将磁盘、光盘作为档案实体进行分类、编目、上库、上架。摘录其档号、题名、关键词以及归档时间，将信息编成册或者与局域网等网络工具相结合，通过查询档案目录了解资源的情况。其不足之处在于，查阅档案室需到档案室方可进行查阅工作。
　　二、电子文件归档目前存在的问题
　　1、网络安全影响问题
　　电子文件生存的基础为网络，同时也是产生问题的根源所在。网络安全决定了电子文件的安全性，其安全威胁主要表现在：非授权访问、冒充合法用户、破坏数据的完整性、干扰系统的正常运行、利用网络传播病毒等。
　　2、档案信息化建设问题
　　目前的档案信息化建设的不足之处主要有，对档案信息化的认识落后，设备条件落后，档案信息化建设没有纳入医院信息化建设总体规划等。医院档案电子信息归档意识较为淡薄，热衷于传统的手工操作。档案信息化的设备条件较为落后，收传统档案管理模式的影响，一些医院的档案管理在医院中心工作中处于被动地位，办公自动化、网络信息化的设备条件比较弱。而档案信息化建设也未纳入医院信息化建设总体规划。
　　3、医院电子信息的局限性
　　医院多职能部门的电子信息并行，多类信息格式共生，电子文件归档困难。这也是对于医院办公电子文件管理的一项重大挑战。
　　三、解决办法
　　1、提高思想认识，即为进一步提高管理人员素质，为工作探索新思路新举措，提高管理工作水平
　　2、保证网络的安全，从而保证电子文件的安全性，存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此需要采取安全有效的措施，修补网络管理漏洞，对防火墙和杀毒软件进行升级，做好档案上传下载的安全工作。
　　3、加强对电子文件元数据的管理，保护数据的完整性。对于文件在管理过程中经过修改的，需在复件上标注该文件历次修改的痕迹。
　　4、医院各职能部门对电子信息进行规范化管理，医院办公室人员在档案管理工作中需提前介入，以保证文件的真实、完整、有效和可读性。
　　电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，使得医院档案管理工作生活更加便捷。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战。需要辩证的、针对性的采取措施，改进和完善电子文件归档工作，以便进一步的提高工作管理水平。